物业管理有限公司公文资料管理制度

物业管理有限企业公函、资料管理制度目的为了保证企业对有价值的文件、资料进行规范、科学的管理。合用范围合用于企业全部文件、资料的管理，包含公函、大厦资料、客户资料、管理文件与资料、质量管理系统文件、财务资料、工程资料等。职责各有关部门负责本部门文件及有关文件的寄存管理工作；行政管理部负责检查、敦促、指导其余部门文件、资料的管理以及企业全部文件的归档管理工作。管理要求4.1文件资料管理全过程文件的归档范围：a)行政文书：内部通启、对外发文、外面来函。b)人力资源：职薪资料、培训档案、薪资档案。经营财务：经营管理、财务管理、合同管理。d)客户管理：住户资料、回访记录、大厦文化娱乐管理、消防治安管理、洁净卫生管理、绿化管理、泊车场管理。e)工程技术、设备管理：大厦设计、施工图及资料、大厦完工查收资料、改造改正资料、房子及公共设备使用及维修（保护）资料、设备管理及技术资料、设备运转保护养护资料。质量管理：质量系统文件、质量管理资料。文件的归档要求：归档的文件资料一定笔迹工整，纸张及文件格式切合国家要求。归档时一定进行仔细查收，并办理交接登记手续，同时一定保证文件资料的完好、系统、正确、真切性。基建工程、改造工程的完工查收等一定有行政管理部参加，凡文件资料（含有关图纸等）不完好、不正确、不系统的不可以进行查收。归档的文件一定是原件，在特别状况下可使用复印件，但一定附上说明。归档文件一定进行科学分类、立卷和编号，档案目录应编制总目录、模卷目录、卷内目录。文件的归档时间：财务档案在会计年审后，由财务部门保存一年，一年后由财务部门编制清单，移交档案管理部门。文书及管理资料在次年第四时度前经由职能部门判定，按归档要求整理后交档案管理部门归档。基建项目、改造工程的资料，由工程管理部在完工后一个月内向档案管理部门归档。工程、设备运转资料一定在次年一季度前由职能部门整理并向档案管理部门归档。质量管理文件的归档见《文件控制程序》。文件、资料的保存：寄存档案一定使用专用柜架，在摆列上架时，应依据类型和保存单位的序次，自左而右、自上而下地摆列，以便于管理和查找。档案寄存室内应严格做到“七防”（防火、防盗、防高温、防潮、防虫、防尘、防有害气体），禁止抽烟和使用明火。每年年末进行一次对库存档案的清理、查对和保存质量检查工作，做到帐物符合，对损坏或变质档案要实时进行修理和复制。档案的借阅：本单位人员调阅档案，档案管理员应依据阅档赞同权限办理手续后借出档案；外单位人员查阅档案须持所在单位介绍信和自己有效证件，经有关领导赞同并办理有关查阅手续后在档案室内阅读。非财务人员查阅财务档案须经财务部门经理及总经理赞同，财务人员因工作需要借阅的须经财务经理赞同。b)文书档案只阅不借，技术档案借出后15日内归还，书本30日内送还；如需长久使用者，须送还后办理续借手续。外借档案不得任意折叠和拆开，禁止对档案任意改正、涂写。听从档案员管理，在借阅范围内借阅，仅供阅览的档案只在档案室内查阅，保密档案阅读后不赞同互相泄漏。借出和送还档案时，应办理盘点、登记手续，由档案员和借阅者当面查对清楚。档案若有丢掉、破坏或机密资料泄密，不得隐瞒不报，应立刻写出版面报告，并按情节追查当事人的法律和行政责任。档案的判定和销毁：档案判定工作由档案判定小组（特别设组织）负责进行，判定小组由主管档案工作的部门经理、档案员和有关管理人员构成。判定小组负责制定、订正档案保存限期表，对到期档案提出明确的存、毁建议。判定小组应列出需销毁档案的清单并报主管领导审批后方可进行，档案销毁时，要由判定小构成员两人以上监销并在销毁名册上署名。销毁档案时要严格履行保密规定，对在销毁档案过程中出现失密或对单位造成损失的将予以相应处分。判定工作应按期进行，原则上每年进行一次。4.2分项管理要求公函管理要求：内部通启：内部通启是部门与部门之间的文件联系，任何部门对其余部门的建议、要求，均要以文代言，之内部通启的形式进行交流、联系。内部文件送审：各部门呈交给总经理的文件一定是电脑打印件。所呈文件一定经部门经理署名认可后方可呈交总经理。内部文件发放：文件形成电脑稿后，由发文部门经理署名认可并盖印后发放；发文部门文员依据发文范围进行发放，发放时要求做好签收记录；为防止文件丢失，一致由部门文员进行收文；收文部门文员收到文件后，第一时间交部门经理批阅，由部门经理在文件上注明能否传阅、张贴、学习或是作为保密件存档。文员依据经理批改，对文件进行办理，保证文件、制度的上传下达、贯彻到位。对外发文：凡是对外的发文均代表企业形象，所以对外发文一定由建议部门草拟报行政管理部，经行政管理部、一致打印、编号，并呈总经理签认可意后方能发放，任何部门及个人均不得以企业的名义发文。外面来函：外面来函一致由行政管理部接收，任何部门及个人均不得签收及转发；行政管理部保存外面来函的原件，复印件依据总经理的批改建议转发给有关部门，同时做好签收记录；若有需要，行政管理部应付批改的履行状况进行监察、检查。客户资料管理要求：客户资料由经营中心指定专人管理。为便于掌握各客户的基本状况，推行一户一档联合电脑化管理入企业局域网。客户资料应包含房号、客户姓名、人员状况、室内装饰状况、花费支付方式、紧急联系电话及联系人、付费状况等等。客户档案成立后，需将全部的状况输入电脑，以便实时查找，改正有关内容。对已走开大厦客户的档案需另存一档，不得抛弃。客户资料要严格保密，禁止外借。4.3工程技术、设备资料管理要求：工程技术资料由工程管理部、设备资料由设备运营部指定专人管理。工程资料包含工程设计图、工程改正资料、工程施薪资料、工程完工查收资料等；设备管理资料包含工程完工图、设备产品说明书和使用指导书、设备操作规程、设备维保规程等。工程资料的管理分为文件档案管理和