ＸＸ电机公司-文件管理规则

东莞ＸＸ电机标准名文件管理规则登录番号改订次数页数BB-26-014PagePAGE49ofNUMPAGES50A-26-0102(02.09.02)A4VP 东莞ＸＸ电机承认权者董事长公司标准汇报书汇报审议决定登录№BB-26-01周红张龙哲严永河张龙哲严永河刘晓星改订№410/3111/111/2公司的标准（FORMCHECKBOX制定，FORMCHECKBOX改订，FORMCHECKBOX废弃）如下：标准名文件管理规则汇报部门品质经营Group品质企划PART汇报者周红(TEL：-1350)汇报日2005.10.31登录日2005.11.02事由内容检证：修订，补充标准化事务局内容提要-对记录中记录错误的内容进行修正时，修正后应署名并记录日期。并在修正后的10日内重新进行制定，决裁及配布管理。-标准制、改、废承认权者:由各TEAM长进行，该部署无TEAM长时，由GROUP长进行承认。张龙哲11/2合议光M制造制造2TEAM购买TEAM经营支援TPOWER制造G经营改善G财务管理G开发LD制造毛超群吴中焕丘在声金世哲徐明源朱金良李基峻李秀权南廷林11/211/111/111/111/111/111/111/211/1意见配布处配布处:全公司总计:18份*汇报部门要记录配布处部门名及配布部数A-26-0100(02.09.02)A4VPPage1改订履历制、改订NO.制、改订日主要内容制、改订者信息01234A-26-0101(02.09.02)A4VPA-26-0101(02.09.02)A4VP样式采用2002.11.152003.09.172004.01.162004.09.132005.10.31-标准管理规则-标准制、改、废流程-文件样式管理方法-记录管理方法-部门代码追加改订-ISO/TS16949内容追加改订-业务流程图作成方法追加-用语的定义中内容追加-DCC及ProcessMap等-实施步骤中内容补充，完善-公司标准登录号体系修订，完善-对记录中记录错误的内容进行修正时，修正后应署名并记录日期。并在修正后的10日内重新进行制定，决裁及配布管理。-标准制、改、废承认权者:由各TEAM长进行，该部署无TEAM长时，由GROUP长进行承认。品质运营PART闵南燕品质运营PART金春花品质运营PART阳柯品质企划PART周红品质企划PART周红目的

本规则是为了使东莞ＸＸ电机有限公司（以下称“公司”）标准化业务及关联的管理程序、方法合理化，从而建立有效的标准管理体系。其中，规定了公司标准制定、改订及废弃的方法，文件、记录管理的方法，文件样式从设计、登记、印刷到使用等全过程事项。适用范围

本规则适用于公司的ISO9001,ISO/TS16949等品质经营体系的步骤书,技术标准,顾客文件,外部文件等标准文件的处理以及记录相关的处理过程。用语定义标准管理标准化与公司标准

为了达到公司的运营方针及经营目标，使产品、材料、部品、设备等营业、技术制造管理等的业务统一化、单一化，以此制定公司标准来提高效率的组织行为叫做标准化。公司标准包含各种制定的作业标准，图面，图解或实物等基准，如:品质/环境手册，规则，指南，规格，作业/设备标准，管理工程图，管理计划，FMEA，PPAP，设计图面，设计规格，数据，检查/试验规格，资材承认书，制品承认书组织图，ISO/TS16949要求事项，外部标准(ISO，顾客图面等)，经营计划等。DCC(DocumentControlCenter)

是进行标准作成，登录，印刷，配布等所有标准化业务的职能部门。基本标准

公司的组织，业务经营方针及程序，员工的服务及待遇等关联公司全部事务的标准。品质标准

以制品品质保证为目的的有关产品生产的研究/开发及购买、生产、品质经营、销售、A/S等业务的标准。技术标准

有关于产品，部品，原材料，设备，工程等要求的各种品质，特性和工作方法，试验检查方法，包装方法，简略记号等的技术事项(主要为作业指导书，管理范围，CP，FMEA，SPEC等)。环境标准

指和组织的活动或产品的生产、提供服务等有关的整个活动中，直、间接与环境安全卫生相关的所有行为有关联的标准。品质手册

是记述公司品质经营和品质经营体系的运营基准，是规定ISO9001，ISO/TS16949，的主要构成要件及体系运营方针的最高标准文件。ISO9001（InternationalOrganizationForStandardization）

是关于品质保证的国际标准，不是对制品自体的品质保证，而是为判断制品生产过程等程序可信赖与否的基准。

ISO/TS16949（TechnicalSpecification）

ISO与IATF（InternationalAutomotiveTaskForce）是2003年3月第2次改订的综合欧洲和美国全球适用的汽车关联品质经营系统的要求事项。ProcessMap

ProcessMap是针对标准化Process的输入物及输出物，步聚及Process施行结果进行成果评价，并对项目进行整理的图表。规则

受品质手册的约束，记述有效执行公司业务而需遵守的具体的处理程序和方法。指南

受规则的约束，记述比规则更详细的事项或特殊部门的具体业务处理程序及方法。规格

为了统一产品、半成品、原材料、部品、设备、工程等要求的各种品质特性和性能尺寸、

工作方法、试验/检查方法、包装标记及各种单位记号、符号、样式等而规定的有关技

术方面的事项。永久标准/临时标准永久标准

指经汇报部门充分检讨及有关部门合议，最终决裁者承认完了的标准。临时标准

新制定只适用于现在，以后要求再检讨补充的标准或已适用的标准中有必要变更，

但因受一定期间，适用范围等的限制而临时适用的标准，其适用期一过自动作废。配布（Distribution）

把承认后的文件发送给使用方的过程。原本（OriginalDocument）

被承认后但在配布以前的电子版标准文件或书面文件,一般作为原本存档。管理本（ ControlledCopy）

指标准化主管部门或汇报部门公式性的配布给与业务直接有关部门的标准文件。非管理本（UncontrolledCopy）

指与生产活动无直接关系，但由于公司内外的参考要求而配布的标准，之后若有变更也

无再配布的义务。管理工程图（ControlPlan）

产品生产的工程中，把每个工程的作业顺序、品质特性、制造条件、管理方法等随生产

线流动的方向编写为规格，供现场管理者参考使用于工程品质经营。作业标准

规定产品生产过程中，各单位工程要遵守的各种作业方法，管理事项及确认事项，不管

什么人什么时候工作，都不会因人因时间而改变的规定。Single(SamsungINtegratedGlobalinformationsystEm)

ＸＸ集团用于内外信息传递的电子邮件系统。SingleBB（Singlebulletinboard）

SingleBB是Single系统中用于公告信息发布的功能模块，本公司的SingleBB用于公

司标准（手册、规则、指南/规格）查阅。SingleApproval

SingleApproval是Single系统中用于文件审批的功能模块，制改订的标准从汇报、

校对、审议、到决定的全过程都在SingleApproval中审批完成。文件样式管理文件样式(Format)

由于业务需要，按一定格式构成的，可以在相应的项目内记录内容的文件。文件样式的管理

文件样式的使用中，包含设计基准，新旧样式登记，改订，废弃，印刷，配发，保管等

全部业务。文件样式的制定、申请部门

为处理业务，制定文件样式并向文件样式承认部门申请以得到承认的部门。文件样式使用部门

使用文件样式进行业务处理的部门。文件样式承认部门

检讨文件样式的制定及改订适当性，决定使用与否的部门，一般由品质经营部门负责。文件样式印刷部门

印刷文件样式时，向印刷厂家联络印刷的部门，一般由总务部门负责。记录管理品质/环境记录(Quality/EnviornmentRecords)如： 禀议书/报告书 技术资料 检查记录书 品质日报 TEST记录书 内部审核结果 经营者检查 环境教育训练记录 环境事故报告书 确认环境因素 环境关联工程及产品信息等 关于检查、维持及纠正的记录 购买，协力公司，营业关联的记录 其它有关的品质/环境记录 识别(Identification)

指掌握品质/环境安全卫生记录的内容是什么或什么用途，比如：记录的题目，制定者，

制定日期及保管年限等。索引(Indexing)

广义上：指按记录种类进行分类(大，中，小)的记录管理基准表。

狭义上：指记录各方面内容的每个记录名和记录目录表。 记录整理(Filing)

把记录按记录分类编号整理成册保管。 保管(Storage)

保存在可以防止记录损坏(如变色、烧毁、浸水)，且能很快检索到的适当场所。 保存及维持(Maintenance)

指被保管的记录在保管年限内无损坏的状态管理。 使用(Use)

指保管期内的记录，记录的管理部门可使用，当非管理部门要求使用时，需得到使用部

门的同意后方可使用。 废弃&处置(Disposition)

超过保存年限的记录销毁,删除等处理。 保存年限(RetentionTime)

指记录指定的从发生到废弃的保管时间期限。 记录夹(Folder)

为装订同类记录而使用的夹子。 记录箱(FileBox)

保管同类记录夹的文件箱。 责任与权限标准管理标准管理的责任与权限规定如下：

公司原本标准为SingleBB中所登录的标准，除标准化主管部门负责人外，公司其他任何人员只有查阅权限，不可对原本标准进行更改及复制活动。 区分内容原本管理标准化主管部门负责对手册，规则，指南/规格的原本进行管理：其他原本可由汇报部门管理。相关原本管理主管部门有责任防止非授权情况下对原本的改动，删除，拷贝的活动。管理本管理手册，规则，指南及规格的电子版管理本管理由标准化主管部门管理，其它管理本管理由汇报/使用部门进行管理，所有汇报/使用部门都具有对管理本的合理保管、防止破损、丢失、删除的责任与权限。非电子版管理本要加盖管理本章。非管理本管理当有顾客要求或特殊情况需要查看公司标准时，手册，规则，指南/规格管理本经标准化主管部门批准后配布。其他管理本由相关汇报部门批准配布。电子版非管理本在配布时要设定UncontolledCopy标记，打印件则加盖非管理本章。旧标准管理①改定了的手册，规则，指南及规格的标准处置旧标准原本由标准化主管部门识别、保管、回收、删除/废弃。旧标准管理本由标准化主管部门删除。②其他标准原本/管理本由汇报部门进行识别、保管、回收、删除/废弃。注：转化成PDF以前的原始电子文件，如Word/Excel电子标准，由标准化担当负责对其进行识别，保管，维护，使用，删除等管理。标准查阅权限SingleBB中登录的公司标准为：品质手册、规则、规格、指南。其查阅权限为分类查阅权限手册/规则全公司所有成员(不具有SINGLE权限人员，其上级管理人员有责任对其进行关联内容的宣传及教育)规格/指南部门权限（各部门只有查阅本部门规格/指南的权限）,必要时可由标准化主管部门授权查阅。在SingleBB中登录的标准，除标准化主管部门有登录、打印、删除的权限外，其

他任何人员均只有查阅标准的权限，不可以任何形式复制公司标准。标准化主管部门（标准化事务局）权限按标准的特性，分类主管，推进公司标准化业务的部门，实施标准的记录、审议、

配布、原本保管及履历管理的业务，各类标准的标准化主管部门如下：区分标准化主管部门基本标准品质/环境/安全部门品质标准品质部门环境/安全卫生标准环境/安全部门技术标准品质/生产/技术部门对各标准最终承认者承认完了的标准赋予登录号，并配布给相关的部门。重要标准以开说明会公布为原则 标准承认者

有权批准标准及监督遵守状态。汇报部门制定明确的标准使关联部门可以顺利的使用。使用部门

使用部门接收到标准化主管部门标准配布消息后，部门标准化负责人组织全部门人员学习并在标准教育日志上署名。（标准回览教育日志样式见样式1）（各部门参照此样式作成）标准分类承认者合议者使用部门基本标准规则董事长关联Team长全部门指南、规格关联Team长关联部门课长关联部门品质标准品质手册规则董事长关联Team长全部门指南、规格关联Team长关联部门课长关联部门环境安全卫生标准环境手册规则董事长关联Team长全部门指南作业指导书关联Team长关联部门课长关联部门技术标准受入检查规格出货检查规格中间检查规格作业标准书管理工程图/CP/FMEA作业指导书承认书/示方书关联Group长关联Group长关联部门标准的制、改、废过程中，汇报部门、合议部门、承认者、使用部门按如下规定实施

*承认者及决裁者，该部署无Team长时，由Group长进行承认。

文件样式管理文件样式使用部门─各部门

文件样式的制定，改订，废弃事项发生时应向文件样式承认部门（品质部门）申请承认。在各部门内持续地实施改善，推行文件样式的标准化管理。文件样式承认部门（品质部门）对文件样式制定、改订、废弃进行承认，决定承认与否，并且赋于文件样式管

理编号。文件样式内容变更时，向有关部门迅速通报。按照各部门文件样式使用现况制定文件样式目录台帐(见样式2)，编号整理文件

样式。保管，管理已承认的文件样式样品，并配发给有关部门。文件样式印刷部门

只对已登记的文件样式进行印刷。对要印刷的文件样式的校正，必要时与印刷申请部门

一起实施校正。对要印刷的文件样式，总务部门收入时检查文件样式印刷质量，对不合

格印刷要求再印刷。维持文件样式一定的在库量，以防止因文件样式量的不足而带来的

损失。记录管理本公司全部部门有责任遵守本规则中的记录管理事项。 全部部门保管经部门经理决裁后的最新的记录管理基准表(6个月制定1次)实施步聚

对顾客的文件要进行对外秘管理，未经关联部门长承认时不得配布给其他部门或外部。标准的构成要素

标准构成体系原则上遵守规定的要求，但也可以按其内容调整。品质手册/规则/指南/规格

品质手册规则/指南/规格1.公司介绍2.颁发令3.适用范围4.品质经营体系5.经营职责6.资源管理7.品质实现8.测量，分析及改善9.备注事项10.附录目的适用范围用语的定义4.责任与权限5.实施步聚6.品质记录管理7.关联标准附件业务流程说明附件ProcessMap(过程图)*重要（样式、表格等）可添附注:原则规则必须追加ProcessMap,特殊情况经检讨后可以不追加.环境作业指导书的情况应包含如下内容：目的环境因素及环境影响作业程序紧急事态及事故的类型及处理方法技术标准试验规格检查规格目的适用范围用语定义责任与权限业务处理顺序主管部门试验实施顺序判定基准实验结果处理 实验试料处理附录适应范围用语定义LOT的构成及检查单位检查项目、方式及条件采样方法试验/检查方法及设备判定基准LOT的处理及设备检查结果的记录保管及使用附录管理工程图作业标准/作业指导书适用范围投入资财工程FLOWCHART要因管理特性管理关联不良项目－ISO9001基准的以作业标准制定及管理规则为准－ISO/TS16949关联的作业指导书参照本规则5.3项注：各规定的构成，原则上遵守上述内容，但在特性上可以增减一部分项目，其它规格

也按以上的顺序制定。CP或FMEA的构成遵守“CP制定管理规则”和“FMEA制定管理规则”。ISO/TS16949基准的作业指导书根据制定的量产CP中内容进行作业标准或作业指导书的制定，其内容要包含CP中

规定的全部内容，并且与CP的内容要保持一致。 在工程作业，检查，试验或试验室的作业中采用的作业指导书或作业标准书无论使

用何种样式，都要包含下列的内容 作业工程名及可以与工程图(CP)连接的编号部件(包含半制品)名及编号

内容要与BOM的内容保持一致目前的工程等级及日期

顾客最新承认制品的编号 需要的工具，GAGE及其他设备

作业中使用的所有的工具，JIG，GAGE及组立，测定设备部件的识别及废弃处理指导书

良/不良的识别方法，废弃不良的方法顾客指定的或本公司自定的特别特性

顾客指定的特别特性按顾客的要求标记，本公司的自定特别特性用☆标记SPC管理项目(样本数，周期，方法，判定等)

与量产CP中的规定内容一致关联技术及制造标准检查及试验指导书

量产CP中规定的检查方法，样本数，周期，测定项目，SPEC，测定系统等对策方案计划

异常发生时的处理方法，如报告路径，行动等改订日期及承认(决裁)

记录最近的改订日期，版本号及决裁者(承认) 外观辅助内容(标准/限度样本等)

记录标准/限度样本的编号，名称，数量，型号等 使用工具的设定及交换周期

机器，设备，检查仪器的设定方法，必要时添附关联指导书 记录工具，JIG，GAGE

等需要定期交换的物件的交换周期及点检方法 标准的管理程序 标准制定、改订及废弃事由

公司内标准在如下情况下可以制定，改订及废弃：对业务程序、方法等的基准认为有必要标准化时实施新的制造方式或变更改善制造方法时生产新产品或有关标准内容变更时公司内标准的内容，体系，运用方法等发生疑问时其它认为有必要的情况标准的制、改、废顺序（具体业务流程见附件1,2）：

标准制、改、废承认权者说明分类审议者决定者品质手册TEAM长董事长规则TEAM长董事长规格/指南课长TEAM长*审议者、合议者及决裁者,该部署无TEAM长时,由GROUP长进行承认。汇报、审议有关部门如果发生需汇报事由，使用标准样式作成，提交标准化主管部门校对

【Agree】，再将合格的标准提交本部门内审议/决定【Approval】。记入和标准有关联的合议部门及配布部门合议汇报部门中决裁【Approval】后，选定业务有关合议部门来合议【Agree】（合议部

门在接收到合议请求后3日内完成合议）合议关联人员决裁后发生合议的效力。合议部门有不同意见时，登录意见,并通报汇报部门以便加以完善。决定/决裁

合议通过的标准递交相应决定权者决裁【Approval】。校对、检讨、配布汇报部门再将合议及决裁后的标准递交标准主管部门（标准化事务局）【Agree】，由标准化主管部门再检讨标准的样式及表现方法等，登记登录号、汇报者等信息。检讨后把有问题的标准送回到汇报部门完善，然后由标准化主管部门登录SingleBB配布标准。标准主管部门接受承认完了的标准，在3日内完成标准的登录工作。效力的发生

标准由标准化事务局登录SingleBB后开始生效。废弃汇报部门中发生标准的废弃事由时，得到有关部门长的决裁及关联部门合议后到标

准化主管部门，但作业指导书和管理工程图只废弃有关页数。标准化主管部门接受标准废除申请后，进行检讨，然后给予废除，废弃标准记录在

废弃台帐上。标准化主管部门将废弃的标准，通知给已配布了标准管理本的部门，使它马上废弃。标准的制定方法公司标准汇报书（见样式3）

标准正文作成时基本字体为“宋体”，字号为“12号（即“小四”）”，改订时以蓝色斜体表示，技术标准改订时可使用*，△，_(下划线)表示

ISO/TS16949正文反映时用“黑体”+“_”表示

ISO/TS16949正文改订时用“蓝色斜体”+“黑体”+“_”表示承认权者

遵照4.7及5.4.2项原则。登录号

制订标准，递交标准化主管部门赋予登录号，登录号赋予方法遵照5.11；改订标准，

还使用原标准的登录号。改订次数

记录标准改订的次数，其中制订时为“0”次，改订从“1”开始向后记录。汇报日及登录日

汇报日：汇报部门完成有关标准的日期

登录日：标准决裁后，标准化事务局接受的日期，

事由及内容概要：简单明确地记入标准的制定、改订、废除事由及内容要点。合议及意见

在合议栏上签名及记录日期来表示关联部门长的合议，如果有意见就使用意见栏，

这时意见记入者必须记入名字和日期。（此过程由Single合议完成，信息录入由标

准化事务局代为转录与公司标准汇报书中）配布

汇报部门在配布处一栏中记入标准的业务关联部门及配布数。改订履历书（见样式4）改订次数栏上记入有关页的修改次数，编号体系遵守5.4.3中（1）中③项制、改订日期栏上，记录有关标准的最新改订的年月日。

例：2002.10.02 主要内容栏上，简明记录有关标准的修改内容。若修改次数过多，修改栏上无法再填写时，可以修改栏上的前面部分。内容页（见样式5）

内容页的制定方法订次数数

遵照中5.4.3中（1）中③项的原则填写。页数栏

公司标准汇报书及改订履历表为第1、2页，内容页从第3页开始。正文的标号方法

标准的正文按项目类区分，如下编号

例：1.OOOO----

1.1OOOO----

1.1.1OOOO----

(1)OOOO----

①OOOO----

1）OOOO--

若项目繁多且文本较长，则所有编号也可采用左对齐的排列方式。业务流程图的作成

业务流程图按下面的基准制定。业务流程图中流程方向一定要遵守从左到右或从上到下的方向，传递流程线要用带

方向的实线，反馈（FEEDBACK）线要用带逆方向的实线或点线。绘图不便时，流程线允许交叉。作业标准书及作业指导书的制定按“作业标准作成及管理规则(BB-34-01)”制成。管理工程图/PMP/CP/FMEA制定顺序。以工程的管理为目的，制定管理工程图/PMP并维持。各部门根据实际选用不同的管理方式，但ISO/TS16949认证部分必须采用CP来管

理CP关联内容参照“ControlPlan制定管理规则”FMEA参照“FMEA制定管理规则”标准的配布及管理 一切标准类文件限制配布部数，无标准化管理部门的许可绝对禁止流出公司外，但在

顾客要求或其它特殊情况下，通过标准化主管部门的确认，打印并加盖标准管理的“非

管理本”印章后可外流。标准化主管部门，将决裁完毕的标准，按照标准配布处，登录在SingleBB东莞ＸＸ

电机标准管理相应的部门栏目下。标准登录配布后，必须把已配布的标准的相关信息记录在标准管理台帐中。（见样式6）标准化主管部门在最终承认日起3日之内配布已制定或改订的标准。标准化主管部门为了掌握标准改订的履历，制订并维持“标准制改废履历台帐”

（见样式6、7）标准的保管 登录SingleBB的标准是具有公司法律效力的重要文件，除标准化主管部门有打印配

布的权限外，其他公司任何人员只有查阅的权限，不允许以任何方式打印公司标准，

并且，未经部门长同意，禁止非本公司人员登录SingleBB查阅公司标准。 原本

标准化主管部门负责原本（手册，规则，指南/规格电子版标准或文件化标准）

的管理，有责任防止原本被改动、打印、丢失，可限制原本标准的阅览权限，作

业标准由汇报部门管理，环境作业指导书的原本由环境标准主管部门管理。品质标准主管部门管理技术标准范围内的试验/检查规格及作业标准，生产部门(技

术)保管并管理管理工程图（CP）、FMEA、作业指导书、制造SPEC、顾客图画等(制

改废的管理及登录配布的方法同上述，由技术部门负责，业务流程同标准化主管部

门内容一样)为了便于区别，旧标准保管在其它文件本中。制造SPEC由各生产部门(技术)从本社入手进行原本管理。 管理本

由于特殊情况（顾客要求等）收到管理本标准的部门，要确保标准的安全性，禁止复印。管理负责人

管理负责人是各部门的标准化负责人，负责人变更时，所属部门要在三日之内通知标准化主管部门，标准化主管部门接到通知后再编制新的标准管理负责人名单。旧标准的管理

为了履历管理，不废弃的旧标准原本由标准化主管部门标记“旧标准”保管。废弃

旧标准原本由标准化主管部门永久保管，有必要废弃时由汇报部门同相关部门合议后废弃，并在标准废弃台帐（见样式7）上记录。因特殊情况配布的旧标准的管理本由标准化主管部门回收废弃。事后管理 标准的定期适用性评审标准化主管部门应至少1次/2年对关联品质/环境/安全卫生标准进行全面评审，以

确保修正不适合条款，并确保其准确性及适合性。标准化主管部门对标准评审时，必要成立T/FTEAM，并对评审的记录进行适当保管。公司标准制改定后，每经三年起案部门都要确认标准，若发生改定、废弃的事由，要进行改定、废弃。顾客技术标准管理 为了确保ISO/TS16949要求的有关顾客的标准为最新版本，由营业部门一年向顾客

确认1次，有新标准或标准更新时及时入手，并转交标准管理部门，按以下程序处

理。检讨承认

对于所有来自顾客的技术标准(规格/图面等)，由各出货检查主管在接受日当日内完

成检讨及承认。 登录及配布

各出货检查依MODEL别或顾客别制定标准制定改订台帐(见样式7)及标准配布管理台

帐（自行制定）来管理顾客的技术标准 标准名及登录号原则上按顾客提供标准原名或登录号，没有时依据标准管理规则的关

联内容进行编号，原则上只在首页上编号 制改订日期按顾客提供标准原制改订日期，没有时以第一次收到日期作为制定日期，

变更内容发生时以接到变更通知日期为改订日期 将关联技术标准复印后按本规则的有关规定配布给关联部门(生产，技术，入货检查)

并用业务联络单的形式简单说明关联内容(标准接受日起3日内) 实施及确认 关联部门原则上在接受标准后2日内改订内部关联标准(检查规格，作业指导书，管

理工程图，CP，FMEA，PPAP等)并将改订完了日期及实施日期通报顾客标准主管部门(出货检查)。 出货检查部门作为顾客标准主管部门有责任监督实施情况并记录。关联部门是否已改订相关标准(检查规格，作业标准，CP，FMEA，PPAP等)记录变更的内容在生产上实施的开始日期或制品编号或S/N，LOTNO等确认中发现相关标准未改订时，有权利令其立即改订有关标准，同时对涉及产品的部

分有权利停止出货检查或令生产部门对相关产品进行再检查或再加工。 同种顾客的标准再发生变更时，管理方法同上。 文件管理文件样式文件样式的种类

文件样式种类按使用范围区分如下:分类说明共同文件样式(A)本公司各部门共同使用的样式部门文件样式(B)各部门自己制定使用的文件样式法定文件样式(C)依法律规定而使用的文件样式，直接使用法定样式NO.本公司不再编号。文件样式构成

文件样式由前言，正文，结尾三部分构成前言—在文件样式最前面记载的项目，一般包括以下事项:文件样式名:在文件前面明确写出为原则决裁栏:发信部门栏为右侧，收信部门栏为左侧文件分类编号:依照文件管理系统运营指南制定日期:依据原本制定日期保存年限:依据文件管理系统运营指南制定部门制定者电话号码(可以不要)正文

是文件样式中最重要的部分，设置并设计有关处理业务的适当项目，参考以下事项。项目记录以简单记录为原则。记录栏的行间距以6MM为原则，但根据文件样式的项目及使用情况作具体调整，以

总体上较合适为原则。结尾

结尾栏记录文件样式的管理内容，构成如下:管理编号:左侧下端登记文件样式NO.PAGE记录栏:右侧下端可记载有关PAGE(如总3页中第2页，应表示为2/3)公司LOGO(标识语):在下端中央，但可视情况省略文件样式规格及纸质，依情况可在左侧下端记录，但不明确或非标准时不记录文件样式设计

文件样式设计要包含文件样式构成各要素，并按规格，纸质空白基准进行文件样式

设计。规格基准：文件样式设计时，为了统一规格，应尽量使用标准规格。当使用

非标准规格时，与文件样式承认部门协议后决定。

规格基准：A3297x420mmA6105X148MMA4210x297mmA774X105MMA5148x210mmA853X74MM纸质基准

文件样式纸质按标准选定，标准纸质以外的与文件样式承认部门事前协议后决定（标

准纸质）种类规格使用处再生纸RP45gr/m只使用一次的文件样式不必要长期保存的文件(保存3年才满)打字纸TP33gr/m用打字控制的文件样式同一内容1次制定2-3张的文件样式NCR纸NCRP同一内容1次制定2-5条的文件样式图纸VPnogr/mVPsogr/mVP150-220gr/m有必要长期保存(3年以上保存)对外发送文件样式两面印刷时使用，海外发送文件样式CARD类Tracing纸TRP设计制图使用样式空白基准：文件样式的上下端，左右端空白规定如下:横样式

8-10mm25-30mm8-10mm25-30mm8-10mm25-30mm25-30mm8-10mm8-10mm25-30mm8-10mm25-30mm8-10mm25-30mm25-30mm8-10mm文件样式承认及印刷程序:文件样式承认/登记/废弃

文件样式承认部门（品质和环境安全部门）检讨各部门申请的文件样式，没有明显问

题时，赋于文件样式管理编号后，在台帐中登录，表示已承认，并向申请部署通报。当申请文件样式经检讨不适当时，文件样式承认部门向申请部门反馈，以便改订文件样式的设计。当使用部门废弃文件样式时，向文件承认部门通报（业务联络单形式）。文件样式管理编号赋于方法（遵照5.12）文件样式印刷(使用部门担当/印刷担当)

已登记的文件样式中，对有必要印刷的文件样式进行印刷。文件样式使用部门在已登记的样式需要印刷时，向文件样式印刷部门提出依赖(业务联络传)及文件样式样品，经确认后，向文件样式印刷部门委托印刷。文件样式印刷部门对要印刷的文件样式进行校正。文件样式印刷部门收入样式时检查印刷的质量，合格时入库，如不合格时采取返品措施及相应对策。文件样式承认部门收取各部门合格的文件样式样本两份后，对各样式最新版进行保管。申请的文件样式的效力发生

从文件样式承认部门对有关文件样式承认日(文件管理编号赋予)起发生效力。文件样式保管

文件样式承认部门以保管最新承认使用的文件样式原本两份为原则。文件样式改正

时废弃旧本注:具体文件样式管理流程(见附件3)记录管理记录的制定、承认 一切记录必须记录制定日期、制定者、决裁栏、页数、保存年月日等。（决裁栏不必要时可以省略，保存年月日可统一标识于记录夹封面上）页数包括封面在内，每张都必须记录，即应在文书右下端记录：本页数/总页数，如总3张中的第2张，记录为2/3。 对记录中记录错误的内容进行修正时，修正后应署名并记录日期。并在修正后的10日内重新进行制定，决裁及配布管理。使用样式:在记录中使用的样式以本公司规定的记录管理样式为使用原则。 制定方法 一切记录的制定以包含题目、目的、适用范围等为原则。规则、指南、规格以标准制改废方法为基准，其它的记录制定以有关标准作为基准。决裁者一切记录根据组织上的业务关系，采用向上式决裁顺序。一切记录按决裁基准，决裁后方可实行。紧急事项，事前要口头报告，实行后应在最短的时间内制定记录并决裁。合议 汇报记录如果需要有关部门的合议时，应得到有关部门长的合议后才能实行。合议部门长对汇报有不同意见时，应尽快表示理由，签字并记录当时的日期。合议应先得到汇报部门长的决定后，再得到合议部门的决定。 决裁的种类

一切记录决裁分为转决、代决、后决3种。转决 属于最终决裁者权限，但依据转决规定，一部分决裁记录由其他决裁者代行汇报审议决定转决依据转决规定决裁的记录同最终决裁者决裁的记录有同样的效率。

（转决例）审议者

转决时

代决

最终决裁者不在时，由其他人员代为决裁。后决

指需要最终决裁者决定的文书，由于特殊情况（出差、学习）暂时不能得到决裁，事

后进行决裁。决裁表示

指决裁者在决裁栏里签字及记录日期。 记录的配布

必要时，记录的发行部门应登记配布处及配发日期，如未收到配布部门签字时，

发行部门可以自己签字来表示配布完成。 记录的管理程序 记录识别:为区分记录的用途，遵守记录的制定规定，记录中要包含有：题目、制

定者/联系电话、制定日期、保存期限（可记录于记录夹封面）等要素。 记录分类：经过检讨，合议后，关联部门(制定或接受)的担当者根据记录管理基准

表区别制定及收信的记录，收集后按以下要求分类。 记录分类的基本原则 一贯性的原则:根据分类的目的，确定分类基准。相互排斥原则:做到尽量细分，但不可以重复。 记录分类方法

按记录大中小分类来区分。大分类(序号:01-49)主要业务机能区分。（遵照5.11.1第（3）项）中分类(代号A-Z)把大分类再细分的重要业务名称。 小分类(代号01-99)把中分类再细分，同一中分类的记录按具体业务内容再细分。（可参考5.11.1第(4)中的<例>）小分类的区分方法

按顾客别，地域别，项目别分类。

形式类分类:禀议书，报告书，业务联络单，传票等。

按事件分类:同一业务目的从发生到完成按顺序的整理。记录分类代号的使用 一个记录中包含两个以上不同业务时，按主要业务分类使用代号。一年中只有两三件的小分类，或有共同关系不必要独立分类的项目使用“一般业务”为中分类名。 记录管理基准表 根据记录分类法把记录分类后，为了快速检索，要制定记录管理基准表

(见样式8,9)。 记录管理基准表要有页号，部门长决裁后，各部门只保管最新版本。 记录装订装订顺序

记录作成后要装订保管，按下列顺序进行：判断是否要装订(不要装订的马上废弃) 确认记录的规格，整理状态，附录等依据记录分类体系来决定分类及确认 对于已有的记录夹判断是否要更换后装订(页数等)如果是新记录，那么应将各类信息记录在记录管理基准表上(分类号、记录名、

记录保管位置等) 记录装订方法 装订方向：标题是竖向的记录采用—上装订

标题是横向的记录采用—左装订记录夹左面的文书目录表中记录记录信息，记录的台帐也可贴附于此面。有规律发生的记录不用记录台帐(每日，每周，每月等)记录夹(FOLDER)使用法（见样式10）记录夹封面 分类记号—按5.7.2记录分类原则编号发生期间—记录开始发生的时间，只记录年月即可记录夹左上角保存年限—按记录的性质规定保存年限 记录名称—用大号宋体黑体字清晰显示记录夹中间所属部门—部门名称制成者—记录管理者记录夹右下角

（负责记录的放、取、保管、定期整理、废弃等） 记录夹侧面

标识记录的分类记号及记录名称（双面均要记录）

以上标识均使用白纸打印后贴于记录夹的相应区域。文件的保管 文件的保管单位

一般以每个部门为一个保管单位，有必要时可分成几个保管单位。 文件保管箱的使用（见样式11） 把有关中分类以下的小分类文件夹装入文件保管箱。 一个文件箱中以装5个文件夹为基准。同一个分类的文件夹装在同一箱中为原则。 文件保管箱分两面使用（有手拉孔面注明“活用期间”无孔面注明“保存期间”）

活用期间：当前正在不断发生（使用中）的文件记录。

标识方法

活用期间文件保管箱12345大分类序号中分类序号大分类序号中分类序号小分类序号保管场所区分A：铁抽柜B：书柜部门名保管柜编号大分类内容中分类内容小分类内容（小分类以5项内容为宜）保管柜编号

保存期间：与活用期间标识方法同，但同时要在文件箱指示位置注明保存年限、

保存期满日期，便于即时废弃整理。（3）文件保管位置的区分

区分代号说明抽柜A抽屉式的4层柜书柜B推拉门式的书柜（2、4、5层书柜）注:文件柜有多个时按位置编号（1号柜、2号柜…）

文件柜各层需要贴索引表（1层、2层…）

编号按从上到下的顺序

若为抽柜，在抽柜各层表面要贴索引表标识记录的分类记号和记录名称。文件的保存保存年限制定原则法定保管期间与制品寿命有关的保存期间文件的日常使用度和有效性有技术积累和开发的必要性区分文件的种类永久（15年）-公司的基本规范的文件(政策，规范)-重要的合同书，协议书，登记权力证-关于登记所属及工业所有权的重要文件-重要财产关系的基本文件(土地，建筑文件)-规定，规则类文件-公司判定为必要永久保存的文件13年-与制造物责任(PL)相关的品质记录文件10年-营业上的重要文件 -综合计划及实施分析文件 -重要的政策性的调查研究报告的基本文件 -法定的10年保存限的文件 -其它有必要保存10年的文件 （2）保存年限设定基准

公司应规定与质量体系有关的文件和记录的保存期限，至少满足法规和顾客要求。

文件的保存年限除法定的保存年限外，其它按内容的重要度和部门的必要性分为永久（15年）、13年、10年、5年、3年、1年、即时处理（业务终结后废弃）等6种

5年-部门别当期计划及实行分析文件 -全社的会议记录 -法规要求的文件(安全，环境，公害) -其他有必要5年保存的文件 -各种制定的计划文件 -顾客不满关联文件(主要事项) 3年-基本运营计划关联文件 -制定技术关联文件 -改定措施及计划关联文件 -其他有必要保存3年的文件 1年-生产及设备关联点检表 -品质关联CHECKLIST -记录管理基准表 -其它有必要保管1年的文件 即时处理-必要的一时的处理文件 -要求，通报，回览性的业务联络 注:顾客有特殊要求的文件按顾客的要求保管

如:作业标准诊断报告、内部审查报告保存限期为3年（3）保存年限的有权决定者

保存年限由各部属长决定。品质记录的保存年限有限考虑关联标准的规定，标准没有明细的品质记录由所属部门长判断后确定定保存年限并管理。（4）保存期满的计算

文件保存年度开始为下一年1月

例1：2001年发生的文件，保存0.5年期限

期满为：2002年1月＋0.5年＝2002年06月30日

例2：2001年发生的文件，保存3年期限

期满为：2002年1月＋3年＝2004年12月31日（5）标准规定的记录的保管年限顾客服务用产品(部件)的承认书，工具记录，购买订单等的品质记录按顾客(特别

关系到汽车的)要求的品质保证，服务期间+1年保管。问题分析，试验结果，检查结果，管理图等的品质改善活动结果的保存年限最少在

制定年度基础上加1年保管。 内部品质审查，经营者审查等品质体系关联记录保存年限最少3年以上接受的品质记录的保存年限一般同原本一样，管理资料以外的一般品质记录由收信

部门长决定。

上述保存年限的规定不能违背任何政府或法规的规定。（6）记录的使用记录是为方便组织内的成员参考使用而进行保管，关联人员可随时参考使用部分重要的关系到公司秘密的记录只有指定的人员可以阅读 必要的记录，顾客或其代理人可调阅。 记录借阅时要记录借阅文件名称，借阅日期，归还日期，借阅者签名等信息。（7）记录废弃①保管记录的废弃 1）不必要保管的记录及时废弃其它记录保管期满时废弃，并登记记录废弃台帐（记录记录名称、废弃日期、废

弃者等）废弃时的注意事项简单的记录用手撕掉即可 重要的记录用安全的方法(碎纸机废弃或烧毁) 两面纸使用可能时作两面纸使用(但要加盖"此面作废"印章或对角划斜线表示)

见样式12 废弃日期定期废弃：半年1回整理记录，废弃保存期满的记录（一般为每年1月，7月进行半年的记录整理）随时废弃：各部门需要废弃的记录可以随时废弃（8）记录管理的环境要求

记录管理的时候，为防止其损坏，遗失，变质，其环境应为通风良好的地方，并防止管理期损坏(风化，火灾等)管理地方温度控制在10-40度之间。（9）电子记录(NETWORK记录或E-MAIL等收发信，报告，联络，决裁等)遵守本规则的规定，电子决裁的记录在PRINT后不需要再决裁，电子记录PRINT后进行保管的情况，NETWORK内的记录视为原本。（10）记录管理基准表：每半年更新一次，保存年限为1年。（一般为每年1月，7月进行

半年的记录整理）工程规格

公司以顾客的要求日程为依据制定保证所有顾客规格/仕样书及其变更的时间,配布及施行的Process。彻底的时间检讨不能超过2个工作周。ProcessMap的构成要素为输入物相应Process必要的事项

例)对制品的情报,顾客要求事项,运营计划,原资材等运营相应Process而显示的结果物或重要特性

例)完制品,结果报告书,制品特性值(回路宽,制品厚度)等为运营相应Process需要的物力，人力资源(Infra)

例)人力资源,教育制度,电算体系等为运营主要活动相应Process的步骤或基准

例)业务流程图是为把握对测定指标相应Process效果的指标，一般以输入物对比输出物测定

例)收率,生产性,生产LeadTime,纳期遵守率,测定器检校正等周期：测定测定指标的周期使用格式：为报告对测定指标的评价结果的格式。

格式要尽量标准化，标准化困难时记录包含指标的报告书名。ProcessMap的标准化

ProcessMap以各标准别地检讨必要性，要求必要性时活用[见样式13]上添附的格式

后，添附在相应规定、规则、指针的业务流程图后面。公司标准登录编号体系规定、品质手册、规则、指南标准

(1)(2)(3)(4)标准大分类：

基本标准（A）品质标准（B）环境标准（C）区分手册规则指南记号ABC标准细分类：

记号区分记号区分记号区分01经营战略13外注管理25开发0214IT部门26品质经营03分支社管理15生产27技术企划0416生产管理2805总务17设备管理29工场革新06环境安全18购买30模具加工07人事19购买企划3108教育训练20外资管理3209工务21产品管理33计测器管理10物流22国内营业34制造技术1123海外营业35外部标准12财务24销售企划36其他业务机能分类：

序号

注:登录在SingleBB上的名字(Subject)统一为:登录编号+下划线+标准名+左括号

+Rev.+改订次数+下划线+改订日期+右括号

例:BB-26-01_文件管理规则(Rev.0_2002.11.30)技术标准

(1)(2)(3)(4)产品或资材的品种区分制品资材CODE制品群CODE资材群S01－S20SPK类R01－R20其它类K01－K20KBD类SP，DP，KP，FP…PRESS类F01－F20FDD类SM，DM，KM，FM…MOULD类Y01－Y20DY类SE，DE，KE，FE…电子类M01－M20POWER类SR，DR，KR，FR…其它类C01－C20CD－DECK类P01－P20P/U类制品CODE的⑴段为3位，资材CODE的⑴段为2位S代表SPK，K代表KBD，F代表FDD，Y代表DY，M代表POWER，C代表CD-DECK，

P代表P/U，R代表其它，E代表环境。

注:新增的产品名以全称作为CODE，并可适当地增加⑴段位数,如：

LBP代表LBPM/T,MLCC代表MLCC,LD代表LD,……. 型号（机种）分类各型号（机种）标准制定时的单纯序号标准分类记号规格设计（DS），资材（PS），制品（SS）试验（TS），检查（IS），其它（XS）作业标准WP设备标准EP环境作业指导书 WE工程图FC指导书WI 文件样式管理编号方法标记例A－26－0102（02.11.30）A4Vp4531245312赋予方法1文件样式种类CODE编号12A：共同样式B：部门样式C：法定样式2业务别CODE编号（记录管理大分类）记号区分记号区分记号区分01经营战略13外注管理25开发0214电算、SAP26品质经营03分支社管理15生产27技术企划0416生产管理2805总务17设备管理29工场革新06环境安全18购买30模具加工07人事19购买企划3108教育训练20外资管理3209工务21产品管理33计测器管理10物流22国内营业34制造技术1123海外营业35外部标准12财务24销售企划36其他3文件样式发生连续编号：文件样式制定顺序别连续编号34文件样式发生日期：文件样式制改订日期表示（年/月/日表示）45文件样式纸质：表示文件样式的纸质5形态大小变更或纵横的位置不同可使用一个文件样式编号业务流程图作成方法区分栏中要按照P（PLAN）D（DO）C（CHECK）A（ACTION）循环的形式做成。内容栏中主管部门，关联部门的沟通（Communication）表示符号作成。备注栏中使用的样式和标准名等作成时按照5.3.2表示的记号作成，如果使用其他

的记号时要标记并进行说明。表示业务技能的确认，检讨，承认判定或决裁阶段使用菱形（）品质记录管理文件管理台帐3年内部审查结果报告书3年关联标准品质手册（BA-26-01）PPAP（生产品承认过程）规则（BB-26-30）

附件1.品质/环境手册、规则、指南/规格的制/改/废流程（MySingle）注：在Approval过程中，任何一个审批者（Approver）拒绝（Reject）了汇报的标准，标准汇

报者都应根据拒绝理由，修改标准，再次汇报（Submit）。区分责任者FLOW说明备注PLAN汇报者汇报部门Group长/课长标准化事务局管理者及DCC担当合议部门Team长或/Group长董事长/汇报部门Team长或Group长标准化事务局DCC担当汇报审议内容版式评审合议决裁汇报审议内容版式评审合议决裁SingleBBS登录配布确认&登录编号NGNGNGNGOKOKOKOKFlow操作说明：1.登录

MySingle/Aapproval/编辑审批内容

2.主题

主题：填写汇报标准名称3.审批路径

①审议：选中协议输入审

议者名字②版式评审：选中协议输入DCC担当名字③内容评审：选中协议输入标准化事务局管理者名字④合议：选中协议输入合议者名字（可以选择并行协议）⑤决裁：选中审批输入决裁者名字⑥通报：关联部门人员⑦文件整理，MySingleBBS登录，配布，台帐管理◎使用公司标准汇报书（样式3）作成◎部门课长或Group长◎DCC担当

◎DCC管理者

◎各关联Team长或/Group长

◎DCC担当◎标准履历台帐（样式6）DO/C