文件控制程序

文件控制程序目的规范公司文件管理、实现文件的增值、满足顾客及第三方认证机构的要求、改善公司品质体系，建立本程序。范围适用于本公司品质管理及环境管理文件的管理和控制。名词术语本公司采用的专业术语使用ISO9000：2015标准的定义。3.1、信息：有意义的数据。3.2、文件：信息及其承载媒体。注：为避免误解，本公司通常所说的文件一般不包括记录，空白的记录表单则包含在文件范畴之中。3.3、规范：阐明要求的文件。3.4、记录：阐明所取得的结果或提供所完成的活动的证据的文件。流程执行方式5.1、文件分类5.1.1、按照文件的来源不同分为公司文件（简称文件）和外来文件；5.1.2、按照文件的规范对象不同分为管理文件、技术文件、合同和财务文件（按照国家有关规定执行，不在本程序管辖范围之内）；5.1.3、按照文件的保密等级分为：a、绝密文件：只有经办人和总经理及董事能查阅的文件，泄露后会对公司造成重大损失的文件均属之，此类文件由董事会直接掌控；b、机密文件：只有经办人及部长以上管理人员能查阅的文件，公司技术文件、商业合同、薪酬表等文件；c、一般受控文件：除a、b之外的其它受控文件。d、非受控文件：不须控制其制作、发放和使用的文件，此类文件改版时不作通知服务。5.2、文件需求各单位认为需要用文件来统一和规范相关过程或对外提供证据时应向主管提出文件编制需求。5.3、评审主管应及时对需求进行评估，并将意见反馈申请人。5.4、确定编写组评审通过的文件需求，主管应及时确定编写小组成员并通知到人。5.5、编制文件5.5.1、编写小组负责人在接到编制任务时应及时与相关部门沟通，收集有关信息，编写文件；5.5.2、编写小组应确定文件的适用范围、目的及文件分发范围；5.5.3、本公司的企业标准类（本公司管理手册及程序文件一般作为公司管理标准）文件格式应按照本文件的编排格式的要求执行，并建立文件履历表；其他文件均应按照统一的格式编排；所有文件均应采用标准页面（A4、A3、A5）制作。5.5.4、文件更改要求时应填写《文件更改通知单》呈报评审。5.6、评审5.6.1、文件编制小组应将编写的文件送呈主管审核，必要时应组织相关单位会签，审核通过的文件应呈报有审批权限的管理者审批。表1：评审权限文件分类审核权批准权管理文件公司级行政文件行政部长总经理/董事长部门级行政文件部长主管副总管理手册/方针/目标管理代表总经理/董事长程序文件部长管理代表/主管副总合约合同/协议/主管副总经理法人代表/被授权人技术文件规格书、图纸等技术文件主管工程师技术部长检验规程、检验指导书品质部长副总经理设备操作规程制造部长副总经理5.6.2、文件被批准后，批准人应确定文件的保密等级，发放范围。5.7、登记、分发5.7.1、文管人员接收到经批准的文件后应及时录入《文件清单》，确定文件编号，制作《文件发放记录》，发放到各使用单位。5.7.2、文管人员接收到经批准的《文件更改通知单》后，应根据原文件的发放记录逐一通知更改，并做好更改标记。5.7.3、文管人员接收到外来文件时，应登记在《外来文件清单》上，并加盖“外来文件”印，制作《文件发放记录》，发放到各使用单位。5.7.4、公司管理手册、程序文件，由文控中心制作为PDF档文件通过内部网络公开发行，发行通知用电子邮件通知公司各部门，各部门登陆文控中心电脑查阅，禁止复制。5.8、执行文件文件生效后，各部门应严格按照文件要求执行。5.9、适用性评估5.9.1、文件执行后，主管部门应跟踪文件的使用情况，必要时应组织相关单位对文件的适用性进行评估；5.9.2、文件适用条件发生变化时或执行2年后主管部门应组织相关单位对文件的适用性进行评估；5.9.3、适用性评估有三种结果：a、有效，继续执行；b、需要修改；c、废止。5.9.3、文件修改时按照5.4-5.8要求执行，文件修改后填写《文件更改通知单》通知文件使用单位5.9.5、文件废止时应填报《文件废止通知单》报原文件批准单位批准。5.10、文管人员接到《文件废止通知单》后，应及时收回所有文件，除原存档件保存外，其余通通销毁（一般受控文件和非受控文件可以考虑加盖“作废”章后作废纸利用）。5.11、外来文件各对外联络单位在接收到外来文件时，应先评估其在我司的适用性：不适用的文件应予以销毁，适用文件则确定好文件发放范围后交文管人员登记发放。5.12、文件补发5.12.1、受控文件破损，脏污，影响使用时，使用单位应将残破文件上交文管人员，并申请补发，补发的文件仍使用原来文件的分发号。5.12.2、当文件遗失时，领用单位应填写《业务联络单》，详细说明原因，经部长及以上管理人员签字后向文管人员申请补发，补发文件使用新的分发号，并在原分发号后注明遗失字样；5.12.3、新单位需领用文件时，直接向文管人员提出，如果在文件发放范围内的单位，可以直接制作发放，按5.7节执行；不在发放范围内的单位，则应请示文件的批准单位后决定是否发放。记录6.1、本程序的记录由公司文档室管理，保存期限为文件废止后1年。6.2、《文件清单》6.3、《外来文件清单》6.4、《文件发放记录》6.5、《文件更改通知单》6.6、《文件废止通知单》附录A文件编号规则A1、标准类文件编号XX/XXXXX—XXXXX版本号（不标识时表示正式发布的第1版，A、B、。。。分别表示修改版次）标准发布年号流水编号标准类别号：QM：质量手册；SM：社会责任手册；HM：环境手册；QP：质量程序；HP：环境程序；SP：社会责任程序PS：产品技术标准XXX电器有限公司A2、非标准类管理文件XX（XX）XXXXXXX版本号（不标识时表示正式发布的第1版，A、B、。。。分别表示修改版次）流水编号发布年月（四位）部门代号：GM总经理OD行政部SD外贸部PD制造部RD技术部QD品质部MD采购部AD财务部XXX电器有限公司A3、非标准类技术文件XX/XX/XXXX/XX