1-文件控制程序

文件控制程序文件编号AEQ/HX-QP4.2.3/AEP4.4.5版本/更改B/0文件类别程序文件页次第3页共8页目的本程序规定对质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件和资料的控制办法和要求，确保与质量、安全有关的所有文件和资料处于受控状态。适用范围本程序适用于与质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件（质量、环境、职业健康安全管理手册、程序文件和部门编制的质量、环境、职业健康安全第三层次文件）和资料，包括外来文件（如国际、国家、行业标准，法律法规，顾客提供的图样和工艺等）；本程序规定的编号办法，也适用于质量、环境、职业健康安全管理体系文件以外的管理制度及工作标准。3.相关文件AEQ/HX-M《质量、环境、职业健康安全管理手册》AEQ/HX-QP4.2.4/AEP4.5.3《记录控制程序》Q/HX-质管-701《质量文件编制格式规定》4．职责4.1质管部负责质量、环境、职业健康安全管理手册和程序文件的编制、发放、更改的控制和管理；负责从文件体系的一致性方面审查各部门编制的质量文件。4.2总经办负责环境、职业健康安全第三层次文件相关制度及其它管理性文件和资料的编制、发放、更改的控制和管理；负责从文件体系的一致性方面审查各部门编制的环境、职业健康安全第三层次文件。4.3各部门负责职责范围内第三层次质量、环境、职业健康安全管理文件的编制、发放、更改的控制和管理。5．程序5.1质量、环境、职业健康安全管理文件的分类与标识5.1.1质量、环境、职业健康安全管理体系文件由三个层次的文件组成：a）质量、环境、职业健康安全管理手册（第一层次文件）；b）程序文件（第二层次文件）；c）部门编制的管理制度、工作作业标准、工作细则、作业应用的电子软件等质量、环境、职业健康安全文件，和公司管理活动中形成的质量、环境、职业健康安全记录（第三层次文件）。5.1.2质量、环境、职业健康安全管理体系文件分为“受控文件”和“非受控文件”两类：a）受控文件：按本程序进行控制的文件，包括公司内部使用的所有质量、环境、职业健康安全管理体系文件，提供给供方的文件，向认证机构提供的文件等，这些文件影响质量、环境、职业健康安全管理绩效。b）非受控文件：不受本公司文件更改控制的文件，例如向兄弟单位提供的文件，向相关方提供的‘质量、环境、职业健康安全管理手册’等一次性发放的文件。5.1.3文件编号5.1.3.1质量、环境、职业健康安全管理手册（第一层次文件）和程序文件（第二层次文件）的编号AEQ/HX-------版本号质量、环境、职业健康安全管理体系标准中，主要条款编号（手册无此号）M：质量、环境、职业健康安全管理手册AP、EP、QP：程序文件企业标准代号/企业代号：A：职业健康安全方面；E-环境方面；Q：质量管理方面。5.1.3.2部门编制的第三层次质量文件（其中，质量记录的编号规定见下节）和其他文件的编号AQ/HX------版本号同上文件类别（第一数字）和顺序号（后两数字）部门名称的前两位汉字上述编号中，文件类别数字的规定见表4-1。部门文件编号实例如：Q/HX-总经-101-A“总经办组织机构和职责”表4-1文件类别（第一数字）的规定数字文件类别1部门组织机构、职责、各岗位工作标准2各类管理制度（除质量管理体系管理制度外）3与管理制度有关的支持性文件，如工作细则、规定4备用文件编号、文件名称、有效版本号等，并负责及时更新文件清单。部门编制的和更新的文件的清单应送交质管部一份备案。5.3文件的审批5.3.1质量、环境、职业健康安全管理手册由各部门经理、各职能总经理及总工程师审阅和提出意见、质管部修改、管理者代表审核、总经理5.3.2程序文件由主要相关部门经理/职能总经理会签，质管部经理审核，管理者代表批准；5.3.3第三层次质量、环境、职业健康安全管理文件，由编制部门经理审核，主要相关部门（在文件说明中应注明）的经理会签，主管的职能总经理/总工程师批准，总经理直管部门由总经理批准5.3.4其他文件由编制部门经理审核，按文件的重要性，分别由职能总经理或总经理5.3.5质量、环境、职业健康安全记录的填写、审批，按AEQ/HX-QP4.2.4/AEP4.5.3《记录控制程序》规定执行。5.4文件的发放与归档5.4.1质量、环境、职业健康安全管理手册和程序文件的发放和归档，由质管部负责发放和回收，质量、环境、职业健康安全管理手册和程序文件换版后应及时向总经办归档备份。具体的质量、环境、职业健康安全管理手册和程序文件发放范围见附录A。5.4.2第三层次质量、环境、职业健康安全管理文件的发放和归档，由文件的编制部门负责发放和回收，发放范围应包括该文件涉及的部门和上级管理人员。同时应将换版后的第三次文件及时向总经办归档备份5.4.3外来文件控制a）与质量管理体系有关的文件，由质管部处理、控制和归档；b）与环境、职业健康安全管理体系有关的第三层次文件，由总经办处理、控制和归档；c）行政性文件，由总经办处理、控制和归档；d）技术性文件、标准，由总工办处理、控制和归档。其中与设计有关的技术性文件、标准由设计部负责归档；与工艺有关的技术性文件、标准由工艺主管负责归档；与检验有关的技术性文件、标准，由质管部负责归档；与安全技术有关的标准、文件由安保主管负责归档。e）商务性文件，由营销总经理/事业部总经理的秘书处理、控制和归档。f）法律法规性文件，由法律事务部处理、控制和归档。5.4.4发放文件时，发放部门应填写“文件发放、回收记录表”，发放人在发放文件的同时，必须同时收回失效的文件。5.4.5文件发放后，应确保在使用处可获得适用文件的有效版本。5.5文件的更改5.5.1文件更改，应由文件的原编制部门进行，更改后的文件应按原编制文件时的同样流程会签、审核和批准。如由于原编制部门撤并或职能调整，需由另一部门负责更改时，该部门应了解原文件编审批所依据的背景资料、本次提出更改所依据的资料、与本次更改文件相关的其它文件等，保证文件内容的连续性，还必须注意某一文件的更改是否会引起其它相关文件的更改。质管部负责确认质量文件更改后，该文件与质量文件体系的一致性；质管部应编制和更新有效受控质量文件清单；总经办负责确认环境、职业健康安全管理第三层次文件更改后，该文件与环境、职业健康安全管理文件体系的一致性；总经办应编制和更新有效受控的环境、职业健康安全管理文件清单。5.5.2更改包括局部更改、换页和升版。当更改次数多或进行重大更改时，可进行文件换页或升版。5.5.3文件更改时，由文件更改提出人填写《文件更改申请审批表》，说明更改文件编号和文件名称、更改理由、更改内容等；5.5.4文件更改后，负责文件更改的部门，应及时将更改文件发放到需要的场所，并规定更改文件的生效时间；同时更新本部门的适用文件清单，报告质管部、总经办备案。5.5.5当受控文件破损或被污染影响使用时，填写“文件和资料补发、复制申请单”，可以旧换新、新文件按原文件同样标识。5.6失效作废文件的管理5.6.1文件的有关控制部门，应负责及时收回、销毁失效作废的文件，以防止误用。销毁文件前，应填写《文件销毁申请审批表》，经文件原批准人批准后执行。5.6.2文件的编制部门，应至少存档保留二份已失效作废的文件备查。所有存档保留的失效作废文件的封面上，必须加盖明显的“作废”印章标识；这些失效的存档备查文件，只准查阅不得外借。5.6.3对于因法律需要或工作参考目的，在有关部门保留的失效作废文件，同样应在封面上加盖明显的“作废”印章标识。此类失效作废文件的数量，必须由文件的有关控制部门严格控制，确定使用责任人和交回时间。5.7收文部门对文件的管理5.7.1各部门应指定专人管理收到的质量文件，一般情况在文件发放、回收记录中签收；必要时，收文部门还应填写“收文登记表”，对文件进行登记、编号、保管；以便于文件的查阅和使用；5.7.2受控文件不得流失、不得擅自复印，如果遇到文件持有人调离本部门或离职，人力资源部在没有得到质量主管、安全主管的签字认可不得在“转岗审批单”或“离职审批单”上签批，应及时与有关的文件控制部门联系，收回调离人持有的受控文件。5.7.3每个部门应编制本部门的“部门有效适用文件清单”，清单包括本部门编制发布的质量、环境、职业健康安全6.记录表式Q/HX-QR4.2.3-01质量记录表式清单A/HX-AR4.4.4-01职业健康安全记录表式清单Q/HX-QR4.2.3-02文件发放、回收记录Q/HX-QR4.2.3-03文件更改申请审批单Q/HX-QR4.2.3-04收文登记表Q/HX-QR4.2.3-05部门有效适用文件清单Q/HX-QR4.2.3-06文件和资料补发、复制申请单