标准体现文件编号及管理标准

文件编写及文件资料管理控制标准目 次前言 Π1 范围 12 规范性引用文件 13 职责 14 内容 15 记录 5Ⅰ文件编写及文件资料管理控制标准1范围本标准规定了公司所有文件统一编号规定要求及文件资料的管理控制要求。本标准适用于本公司所有文件管理控制。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T1.1GB/T13016GB/T13017GB/T15496GB/T15497GB/T15498GB/T19001JB/T5054.4JB/T9164JB/T9166

标准化工作导则 第1部分：标准的结构和编写规则标准体系表编制原则及要求企业标准体系表编制指南企业标准体系要求企业标准体系技术标准体系企业标准体系管理标准和工作标准体系质量管理体系要求产品图样及设计文件编号原则工艺装备编号方法工艺文件编号方法3 职责3.1行政部负责公司文件的统一编号，所有文件资料的存档归类、发放、回收、修订及销毁工作,但不包含各部门原始记录资料的存档归类、发放、回收及销毁。各部门原始记录资料的存档归类、发放、回收及销毁由各部门根据本标准相关要求执行。3.2公司副总经理负责文件的审批和发布。3.3技术部门负责公司产品图样、工艺文件编号及管理控制。3.4各有关部门按本标准规定组织实施。4．内容4.1文件的编号方法及管理：本公司文件编号统一由企业标准代号、企业代号、各类型标准代号、类别代号、标准顺序号和批准年代号组成。但对于公司行政通知及其他组织决策性或临时性文件编号可遵从公司中文代号、部门代号、年份代号、管理类别代号、月份日期代号及顺序号组成。4.1.1技术标准文件编号示例如下：Q/TRJXXXX-XXXX批准年代号（完整年份四位数字表示如：2015）标准顺序号（用二位自然数表示如：01）类别代号（注1）技术标准企业代号企业标准代号注1）类别代号表示含义：01——技术基础标准； 02——设计标准；03——产品标准（内控标准）； 04——采购标准；05——工艺技术标准； 06——半成品技术标准；07——设备基础设施和工艺装备技术标准； 08——检验、验收和实验方法技术标准；09——测量、检验和实验设备技术标准； 10——包装、搬运、贮存、标志技术标准；11——安装交付技术标准； 12——服务技术标准；13——能源技术标准； 14——安全技术标准；15——职业健康技术标准； 16——环境技术标准；17——信息技术标准。4.1.2管理标准文件编号示例如下：Q/TRGXXXX-XXXX批准年代号（完整年份四位数字表示如：2015）标准顺序号（用二位自然数表示如：01）类别代号（注1）管理标准企业代号企业标准代号注1）类别代号表示含义：01——管理基础标准； 02——经营综合管理标准；03——设计、开发与创新管理标准； 04——采购管理标准；05——生产管理标准； 06——质量管理标准；07——设备玉基础设施管理标准； 08——测量、检验和实验管理标准；09——包装、搬运、贮存管理标准；11——服务管理标准；13——安全管理标准；15——环境管理标准；17——体系评价管理标准。

10——安装、交付管理标准；12——能源管理标准；14——职业健康管理标准；16——信息管理标准；18——标准化管理标准。4.1.3工作标准文件编号示例如下：Q/TRZXXXX-XXXX批准年代号（完整年份四位数字表示如：2015）标准顺序号（用二位自然数表示如：01）类别代号（注1）工作标准企业代号企业标准代号注1）类别代号表示含义：01——决策层工作标准； 02——管理层工作标准； 03——操作人员工作标准；4.1.4各部门行文、通知文件编号示例如下：浙天(X)X[XXXX]GXXXX-XX文件次序代号（用二位自然数表示如：01）月份日期代号（用完整的月份和日期表示如：0312）管理类文件代号文件发布年代号（完整年份四位数字表示如：2015）行文用“字”作代号，通知用“宣”作代号发文部门中文代号（如技术发文用“技”字）企业代号4.1.5相关记录表单的编号示例如下：TRXXXXX-XX表单序列代号（用二位自然数表示如：01）标准顺序号（用二位自然数表示如：01）类别代号（以生成该记录表单文件类别代号为准）标准代号（“J”技术标准，“G”管理标准；“Z”工作标准）企业代号注解：相关记录表单标准代号、类别代号及标准顺序号均依照生成该记录表单文件的标准代号、类别代号及标准顺序号为准。表单序列代号以生成顺序依次编号。4.1.6产品图样、工艺文件编号要求产品图样及设计文件编号参照JB/T5054.4标准规定；工艺装备编号参照JB/T9164标准规定；c）工艺文件编号参照JB/T9166标准规定。4.1.7外来文件编号均遵从文件原编号，不做另外编号处理，但行政或相关部门根据文件类别，以管理类别、技术工艺类别及工作标准类别进行分类保管，重要文件必须予以建档保存。4.1.8公司所有文件编写必须遵从以上规定编号统一为原则，文件的编号管理由行政部门统一管理，产品图样、工艺文件编号由技术部统一管理。每份文件的编号应该具有唯一性和可溯源性，文件修订时编号不变，必须改变年份代号。4.2文件的类别及发放管理：4.2.1公司文件根据编号确认部门及管理类别外，还根据文件的重要性及内容的特殊性给以受控和非受控种类进行区分，受控文件必须在首页加盖“受控”章，非受控文件无需加盖“受控”章。“受控”类别的文件主要定性为涉及到公司经营管理的且属于管理机密、商业机密或技术机密的文件。该类型的管理发放必须严格按照文件“受控”状态进行管理。4.2.2“受控”文件发放定为行政部、技术部和销售部等部门发放，或是其他部门直接委托行政部给予统一发放，“受控”文件发放必须按规定的发放范围发放，详细可见《文件定额发放一览表》。4.2.3文件领用人应在《文件和资料发放、回收、销毁登记表》上填写相应栏目，领取加盖“受控”章和注有发放号的文件，即每份文件都有不同的分发号，便于追溯。4.2.4文件破损严重或字迹模糊不清，影响使用时，应到发放部门办理更换，即交回破损文件，换发新文件，换发的新文件应与原文件标识一致。4.2.5文件丢失时，负责人员应办理申领手续，填写《文件领用申请单》，并在申请单上备注说明，发放部门应注销原分发号文件，给予新的分发号，并通知有关部门做好记录。4.3文件的更改、修订管理：4.3.1文件在不适应或部分内容不适应公司经营管理时，应由更改提出人或部门提出更改或修订原因说明，必要时填写《文件更改、修订申请单》，重要的更改或修订，或是重要的“受控”文件的更改和修订，还应在《文件更改、修订申请单》上注明或另附有充分更改、修订理由的依据。4.3.2文件的更改、修订，提出人或部门负责审批后的实施。4.3.3重要的纲领性“受控”文件的更改、修订，可在实施过程中，由行政办公室收集汇总意见提出申请，经公司副总审核，并上报总经理和董事长批准后集中修改。4.4文件的换版和作废管理：4.4.1文件更改、修订次数超过10次或超过文件总量的2/3内容的，应进行换版，原版文件除原稿加盖“保留资料”章存档外，其余均由原发放部门收回，按作废文件处理。4.4.2作废文件一律由原发放部门按《文件发放、回收、销毁登记表》范围收回、记录、并加盖“作废”章，填写《文件销毁申请表》，经原审批人批准后，统一销毁，需作资料保存的加盖“保留资料”章后归档。4.5外部文件的控制管理：4.5.1公司直接引用的各类外来文件，由该类文件归口管理部门审批后方可使用，文件的发放参照本标准4.2执行。4.5.2行政部及技术部负责核查公司执行的国际、国际及地方有关质量、产品、工艺、检测、环保、法律法规性文件及标准的有效性。4.5.2行政部主要负责外部文件的归口控制及管理。4.6无论什么文件经编制审批后，原版文件应交行政办公室负责汇总，统一登记存档处理，需要临时借阅文件人员，应该填写《文件借阅、复制登记表》。经归口管理部门负责人员同意方可借出，并按期归还，原版文件一律不得外借。4.7公司每年会在各项体系内审和外审的时候，对公司各项文件的有效性进行统一的评估，各部门应在内审和外审前，全面检查一次各类在用文件的有效性，发现问题及时处理。5记录《文件和资料发放、回收、销毁登记表》TRG16-01-01《文件领用申请表》TRG16-01-02《文件更改、修订申请表》TRG16-01-03《文件销毁申请表》TRG16-01-04《文件和资料清单》TRG16-01-05《文件借阅、复制登记表》TRG16-01-06《外来文件清单》TRG16-01-07《文件定额发放一览表》TRG16-01-08xx有限公司文件和资料发放、回收、销毁登记表编号：TRG16-01-01NO：序文件名称编号分发号发放记录回收记录销毁记录号部门签收日期份数签回日期份数日期份数1234567891011121314151617181920编制：日期：xx有限公司文件领用申请表编号：TRG16-01-02

NO：编 号

版本

份数文件名称领用原因：申请人/日期：所在部门意见：部门负责人/日期：文件管理部门意见：部门负责人/日期：主管领导意见：主管领导/日期：xx有限公司文件更改申请单编号：TRG16-01-03

NO：产品代号产品名称零(部)件图号零(部)件名称文件名称及编号更改标记及处数更改实施日期

共 页第 页更改原因更改修订前

制品处理更改修订后

发往部门部门

签字同时更改修订资料会

编制/日期

校核/日期

审定/日期

批准/日期签备注：表格不能满足内容者，可另作附件附录其后即可。xx有限公司文件销毁申请表编号：TRG16-01-04

NO：编 号

版本

份数文件名称销毁原因：申请人/日期：所在部门意见：部门负责人/日期：文件管理部门意见：部门负责人/日期：主管领导意见：主管领导/日期：销毁方式：经办人/日期：xx有限公司文件和资料清单编号：TRG16-01-05

NO：序号

文件名称

编 号

版本

备注1234567891011121314151617181920编制： 日期：xx有限公司文件借阅、复制记录编号：TRG16-01-06

NO：时间

文件名称

编 号

版本

受控状态

借阅、复制份数

签名

归还时间编制： 日期：xx有限公司外来文件清单编号