政方物业文件管理制度

Word版本，下载可自由编辑政方物业文件管理制度1.目的

为了使公司各部门文件管理规范化、系统化,加强文件起草的精确     性和文件执行的有效性,特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于方正物业管理公司各部门及下属公司。

3.文件的类别、定义

3.1类别:

3.1.1公文按文种分为:管理制度、管理方法、请示、报告、通知、申请、通报、打算、会议纪要、传真、工作联系函等。

3.2定义:

3.2.1对公司范围内的工作事务制订带有约束性的规则制度,用"管理制度"或"管理规定"。规定某些事项的工作流程或各部门的职责、职权的规则制度文件用"管理方法"。

3.2.2向集团领导、::公司领导哀求指示、批准或汇报工作时,用"请示"或"报告"文种。同一级别哀求批准事项时,可用"申请";经领导批示文件,可用传真。

3.2.3上级部门向下级部门传达重要状况,用"通报"或"打算"。

3.2.4对公司内部公布制度、方法及其它需要周知和共同执行的事项、方案、规定等,用"通知"。

3.2.5与集团兄弟公司举行工作接洽,需对方给以反馈时,要求填写中颐集团工作联络函。

3.2.6对周例会、总结方案会、部门工作交流会等会议的内容纲要,规定事项和工作指示等,用"会议纪要",并发给相关与会人员。

4、文件格式

4.1规则制度格式:由首页表头+正文+页数组成。

4.1.1首页表头格式:

说明:首页的表头包括右上角解释、公司商标、权责单位、总页数、生效日期、替代文件、编号、拟稿人、审核人、审批人、主题、归档密级。

[右上角解释]:要求注明发文单位及规则制度的形式。(如公司发的管理制度,为“方正物业公司管理制度”;如公司发的管理方法,为“方正物业公司管理方法”,依此类推。)

[公司商标]:要求全部的文件首页必需加上公司的商标。

[权责单位]:行文部门名称(以便文件阅读者可将有关信息反馈给行文部门)。

[总页数]:共多少页(含附件)。

[生效日期]:文件自何时起生效。

[替代文件]:被新文件取代的原文件编号。

[编号]:由发文单位、年度及三位序数组成。

发文单位普通为各发文单位的第一个字起头。公司部门:行政人事部-“人字”、客户服务部-“客字”、财务部-“财字”、物业管理部-“物字”、平安管理部-“安字”、管理处-“管字”。

如:行政人事部2023年制定的第一项管理制度编号为:人字(06)001;

[拟稿人]:拟稿人签名。

[审核人]:审核人签名。

[审批人]:审批人签名。

[主题]:文件的题目。

[归档密级]按照文件的保密程度,分为一般、机密、绝密。密级以上文件在未归入行政人事部前的保密工作由行文部门负责,密级以上文件的查阅须经行政人事部同意、总经理批准后方可查阅。

4.1.2.正文基本要求

正文通常包括的内容:目的+适用范围+内容+附件。

[目的]:制定文件的缘由及意义。

[适用范围]:收文单位及执行对象。

[内容]:文件详细内容。如遇电子版与原件内容不符,以审批人签名的原件为准。

[附件]:文件中提及的表格、流程图或其它。

4.1.3.字体、字符与行间距

[字体]为使文件有统一的格式,要求使用同一大小的字符与字体。这样可以避开文件在不同电脑系统或不同文字处理器之间互相传送时无法显现。

表头内字体大小及字间距必需根据本制度电子版的表头复制。

内容可使用字体:宋体。

可使用字号:正文使用小四号字。

行间距:1.5倍行距。

页尾:每页页尾设:第几页,共几页。

4.1.4.条款的编排序号

1.

1.1.

1.2.

2.

2.1.

2.1.1.

……以此类推

4.2其它公文格式

除规则制度外,公司其它各类公文如请示、报告、通知、申请、通报、打算、会议纪要、传真、工作联系函等,均统一采纳集团公司规定的公文格式(见附件)印发。

5、文件处理

5.1拟稿与审核。

5.1.1拟稿要符合国家的方针政策、法律规矩及集团公司、公司有关规定;状况真切,观点明确,文字精炼,条理清晰,层次分明,用词精确     、规范,简明扼要;人、地、物名及引文和时光等,要详细、精确     。

5.1.2拟稿部门负责人要对文件内容举行审稿以及对文件格式举行严格把关。

5.1.3规则制度文件除经拟稿部门初审后,均需送行政部人事部与总经理审核。

5.2签发。

5.2.1公司规则制度文件经审批后由行政人事部统一编号发放

,并设立“文件发放记下表”举行发放记下。

5.2.2公司其它各类工作联络函、请示、报告、通知、通报、批复、打算、决议、会议纪要、等,由拟稿部门或单位下发、记下与存档。

5.2.3隐秘公文不得复印,摘抄、转发,传递时必需实行相应保密措施。

5.2.4全部文件一经签发即为有效。对已签发的文件,未经领导同意,对公文内容不得自行修改。

6、宣贯执行

6.1.1公司文件发放后,各部门负责人应准时在本部门内部组织学习宣贯,并落实执行。重要文件学习完后必需组织学习者签名。

6.1.2文件的学习与执行由行政人事部负责抽查。

7、文件的保管、归档与作废

7.1规则制度及公司重要公文,由行政人事部负责保管。设立文件名目便利查索,并将“文件发放记下表”、文件名目、文件原件连同电子版一起存档,建立台帐。

7.2普通往来公文由各部门负责人保管,并定期收拾,设立名目,便利查索。

7.3各部门的以下文件须交行政人事部备案:

7.3.1因特别状况接收并已自行处理的外来文件。

7.3.2重要会议的会议纪要、::规范、打算等未编号文件。

7.3.3政府颁布的法律、规矩、行业管理方法等文件。

7.4文件的作废:当新修订文件下发后,被替代文件同时作废。收文单位在收到新修订文件后须准时将被替代文件销毁。

7.5全部文件均列入责任人离任交接的一项重要内容举行检查。

8、集团文件与外来文件

8.1对于集团公司下发的文件及外来文件均由行政人事部负责接收,其收文的处理程序为:收文、分文、传送、归档。?

8.2行政人事部收文后,应先做好归类、记下,然后按照文件的内容,准时分送相关部门与领导。有关部门与领导准时学习与落实执行,并做好归档。

9、表单

9.1对于公司常用的表单统一表单头格式如下:

10、