第四章：行政管理

第四章：行政管理4.1文件控制程序：文件分类：a)内部文件，包括质量/环境/职业健康安全手册（含程序文件）、支持性文件总汇、公司各项管理制度等；b)相关方文件，包括上级机关、单位及相关单位来文、业主提供的施工图纸及变更洽商等文件；c)外来文件，是指从公开途径包括报刊杂志及各种媒体得到的外来文件，包括法律法规、规范、标准、工艺规程、预算定额等。内部文件拟定、审批：a)质量/环境/职业健康安全手册（含程序文件）由安全管理部负责组织拟订，公司总经理审批；b)公司各项质量/环境/职业健康安全管理制度由其责任部门负责拟定，公司主管领导审批；c)限于部、室、处、项目部范围内适用的各岗位职责、管理制度等文件，由其负责人授权拟定并审批。内部文件的处理：a)凡以公司名义下发的文件，各责任部门拟定文件稿时，应同时在发文稿纸注明打印份数及发放范围等；b)文稿完成后，由责任部门送主管领导审批签发；c)领导签发后，由综合办进行统一登记编号及印制。编号为陶建发【年份】第ⅹ号；d)印出之后，由综合办负责按发放范围要求发放登记，编制发放序号。文件的原稿由综合办公室保留存档；e)凡以部室名义发布的文件，经主管领导审批后，按以下规定编号：办—综合办公室、人—人力资源部、财—财务部、安—安全管理部、工—工会、产—生产经营部、技—技术质量部，综合办统一登记后，各责任部门发放。各项目部形成的文件，由项目经理审批，项目部统一登记发放；f)各部室、项目部收到文件后，应做好收文登记，收文要区分外来文件和内部文件，内部文件要区分受控文件和非受控文件，其中受控文件和非受控文件以分发号章来区分，内部收文要按部门分类，分为安全管理部发文、综合办发文等，以确保文件保持清晰，容易识别和检索。g）各部门要建立部门的发文台帐，其中项目部的发文台帐要按对甲方、监理、公司各部室、劳务公司、专业承包方等分类登记。内部文件评审、更改、借阅、作废控制：a)一体化手册在每年的管理评审会上进行评审，评审由总经理主持，管理者代表负责组织各职能部门参加；b)上述文件在发现有不适宜部分或文件内容有部分不能正确指导公司生产经营管理以及记录有误时，由管理者代表及时组织相应职能部门进行评审；c)其他文件的评审由文件编制部门根据需要安排实施；d)当文件需要更改时，由责任部门提出更改意见，经主管领导审批后，由责任部门负责按原发放范围发出文件修改通知；e)原收文单位接到文件修改通知后，应及时按要求修改文件，并将文件修改通知附在文件后，作为文件修改的依据；f)一体化手册修订换版，由总经理审批，该审批即为原文件的销毁作废审批，安全管理部应及时回收销毁旧版手册，保留一份加盖“存档”章存档；g)管理性文件如有作废，由责任部门向主管领导提出作废申请，经审批后，责任部门向原收文单位发出文件作废通知，原收文单位收到文件作废通知后，及时撤出作废文件。自然失效作废的文件届时应自行撤出；h）文件及档案借阅按公司《档案管理制度》执行，并填写《借阅记录表》；i）文件更改一般采用划改或换页。如果划改，则在需要更改处直接用签字笔在原有文字上划双条横线，在原有文字上方写上更改后的文字；如果换页则撤下原页，再换上更改页。外来文件控制（法律、法规和其他要求控制程序）：a)有关涉及技术质量规范、标准、规程、工艺规程、图集、施工手册、设备管理方面的法律、法规等外来文件由技术质量部负责收集；b)有关涉及施工现场安全、文明施工、消防、环保、节能、现场管理及贯标认证方面的法律、法规等外来文件由安全管理部负责收集；c）有关生产统计、经营、预算、合同管理方面的法律、法规等外来文件由生产经营部负责收集；d)人力资源部负责收集人力资源管理方面的法律法规；e)综合办负责收集交通安全、治安保卫、防汛、防疫、卫生等方面的法律法规；f)人力资源部负责收集和识别有关劳动保护、劳动的稳定性、福利、女工和未成年工保护、职工健康方面的法律法规要求，工会负责推荐；g)各责任部门通过上级主管部门、政府机关、地方监测站、环保局、认证机构、报刊杂志及各种媒体、网络等渠道及时了解法律、法规、规范、标准、规程和其他要求等外来文件的发布、修订、废除情况，发生增删的，均应在清单上标识，并通过相应形式传递到安全管理部及有关部门；h)安全管理部及有关部门应及时通过部门会签或上报主管领导批示的形式评审相关文件的适宜性；i)安全管理部负责按照公司所评价出的环境因素识别出适用的环境法律法规及其要求，并形成《环境法律与其他要求清单》、《职业健康安全法律与其他要求清单》，经管理者代表审批后发布，技术质量部负责汇总形成《质量法律法规及要求总清单》，经总工程师审批后发布，必要时每半年做一次更新或补充发布；j)各部门在收到外来文件的修订、废除信息后，及时在清单或文件上标识以防止误用；k）各项目部获悉有关施工管理外来文件要及时登记并传递到各相关职能部门加以识别，将本部门的法律、法规、规范、标准、图集、施工图纸等建立台帐，确保有效使用要求。4.1.6法律法规和其他要求合规性评价：a）各部门在公司发布的《质量/环境/职业健康安全法律法规和其他要求清单》中识别出本部门适用的法律法规，并组织部门工作人员学习其中的相关条款和内容，在日常工作中，严格执行法律法规的相关规定。b）部门经理在每年四月初，向安全管理部提交本部门《法律法规和其他要求识别与合规性评价报告》，主要内容包括：通过什么渠道收集、识别适用的法律法规和其他要求；日常工作中主要适用的法律法规和其他要求；如何组织学习法律法规和其他要求的相关条款和具体内容；如何贯彻落实法律法规和其他要求的相关条款和具体内容；运用法律法规和其他要求的合规性评价，评价的方法包括文件和评审记录、对设施的检查、对项目或工作的评审、常规性抽样分析或实验结果，验证取样或试验，设施巡视和（或）直接观察等方法。C）安全管理部根据各部门提交的《法律法规和其他要求识别与合规性评价报告》，对公司履行管理方针、遵循法律法规和其他要求情况进行汇总和分析，对合规性评价发现的不符合执行7.7《环境/职业健康安全不符合控制程序》，安全管理部保存对合规性评价结果的记录。相关方文件控制：对政府、上级及相关单位的来文，由各部门及时向综合办公室进行收文登记，并按文件性质分送公司主管领导审阅批示，如需转发，则按内部文件程序控制。公司各部室接到上级文件更改或作废通知后，按要求及时更改或作废，并且将信息及时传递到文件使用场所。使用场所应及时对文件的状态进行更改标识。施工图纸、变更洽商等文件控制：见本手册第七章“施工过程管理”相关部分内容。4.2记录控制程序：记录的填写、标识：记录应字迹清晰，内容完整、真实准确，有关人员签字齐全，并标明相应编号，作为该记录的唯一性标识。记录的分类：a)一体化管理体系运行记录，按《一体化管理手册》相应要求管理；b)建筑安装工程资料，按北京市《建筑安装工程资料管理规程》编号：BDJ01-51-2003相应要求管理；c）安全文明施工资料，按《建设工程施工现场安全资料管理规程》DB11/383-2006的要求进行填写并保存；d）洽商的标识按照《建筑工程技术管理规程》编号：DBJ01-80-2003的要求执行。e）项目部从公司发布的《记录清单》、《建筑安装工程资料管理规程》编号：BDJ01-51-2003、《建设工程施工现场安全资料管理规程》DB11/383-2006中识别出适用的记录表格，并建立本项目部的《记录清单》。记录的编目和归档：公司各部门及项目部资料员应按照记录的类别、发生日期，对记录进行编目以方便检索，并按编目分门别类归档。记录的保管和贮存：a)记录的保管和贮存分别由各部门及项目部资料员具体负责，并组卷归档；公司保存的建筑工程施工资料按公司的档案管理办法归档b）对记录的贮存应做到防火、防潮、防腐、防蛀等要求，保持记录的有效性及可追朔性。记录的保存期限和处置：本手册中明示的记录已规定保存期限，其他记录的保存期限和处置执行公司《档案管理制度》规定。4.3公司办公区域环境/职业健康安全管理：4.3.1公司办公区域环境、职业健康安全管理策划：a）依据本手册2.3条规定要求，公司综合办公室组织对公司办公区域的环境、职业健康安全管理进行调查，确定公司本部办公区域中能够控制或能够施加影响的环境因素、危险源，识别出公司办公区域环境因素/危险源，结合法律法规要求、政府部门和上级要求、员工代表建议、相关方要求等，组织有关人员，对所识别的环境因素、危险源进行评价，评价出重要环境因素/重大危险源，进而建立公司办公区域重要环境因素/重大危险源清单，由公司主管领导审批；b）依据公司办公区域重要环境因素/重大危险源清单中重要环境因素/重大危险源管理方式及所在办公区域的特点，公司综合办公室负责对所在区域的办公环境、职业健康安全管理制定相应管理办法或编制公司办公区域环境/职业健康安全目标、指标、管理方案，报经主管领导审批后下发各部室。4.3.2公司办公区域环境、职业健康安全管理实施：a)办公区域各部室应认真执行办公区域环境、职业健康安全管理办法；b)综合办公室应组织实施公司办公区域环境/职业健康安全目标、指标、管理方案；c)对于公司采购的各种办公用品中，如涉及重要环境因素、重大危险源的管理要求时，应向供货方提出相关要求；d)在与协作单位所签订的协作协议中，均应明确本公司的相应环境管理/职业健康安全管理要求；e)综合办公室负责机动车安全行驶、驾照年检、机动车年检的管理工作，详见公司《公司办公设备管理制度》；f)综合办公室负责办公区域的消防安全、消防设施的检查、年检工作；g)财务部、档案室加强本部门的防火、防盗工作。4.3.3监测：公司综合办公室负责每年对公司办公区域中与重要环境因素、重大危险源有关的活动与关键特性进行监测或检查，该项监测和检查活动应包括对环境/风险管理绩效有关的运行控制，及对环境/职业健康安全管理的目标、指标、管理方案的符合情况进行监测或检查的记录。综合办公室应根据其管理职能范围内历史上所发生的交通安全事故、疾病和火灾等事故（件）的档案记载，对公司办公区域的职业健康安全运行绩效进行监测，以防止再发生。4.3.4违章处理：a)对于来自监测和检查、审核结果，相关方合理抱怨所发现的不符合，公司综合办公室应及时根据相关的制度进行调查、控制、处理；b)采取纠正与预防措施，减少由此产生的不良影响。4.4应急准备和响应程序：a）公司各项目部、安全管理部、综合办公室应分别负责对施工区域、公司办公区域及公司整体发展可能发生的各种意外：水火灾、爆炸、食物中毒、触电、工伤事故、危险化学品泄漏等，制定应急准备措施和应急响应方案；施工区域由项目部制定，公司办公区域由综合办制定，公司整体发展的预案由安全管理部制定，并就预案制定学习、培训计划；b）按照应急准备措施要求，落实防止意外发生的各种预防措施；c）应急响应方案应包括以下内容，并报经主管领导审批：紧急事故处理领导小组成员名单及分工安排；紧急事故响应流程；善后处理安排；紧急事故预防措施及器材配备；关于各种紧急事故一般知识及如何响应的人员教育安排。d)紧急事故发生后，应对紧急事故处理预案及响应流程予以评审，必要时修订；e)应按法律法规的规定和公司应急响应程序的要求定期组织应急响应预案的演练，演练前应编制计划，规定演习的内容、参加人员、演习的程序。对演习的实施应做好记录，事后应做好演练的评价，并对应急响应程序进行评审。必要时对应急预案进行修订；f)应急培训的主管部门为人力资源部，可聘请安全管理部、生产经营部的人员做培训教师；g)综