监理资料管理办法

监理资料管理办法批准人： 实施日期：为加强各项目监理部资料管理工作，提高监理资料管理水平，使监理资料管理规范化，依据北京市《建筑工程资料管理规程》（DBJ01-51-2003）以及公司《记录控制程序》（YNW/ZC-02-2006）的要求，并结合本公司实际情况，特制定本办法。公司及各项目监理部监理资料的形成、归档、移交、保管、查阅和销毁，必须遵守本办法。项目监理资料管理实行总监负责制，由总监指定专职或兼职资料员负责组织实施，各专业监理工程师负责具体执行总监指定范围的监理资料的签认、收集和编目。总工程师是监理资料的总负责人，由工程管理部负责项目监理资料的日常检查和各项目归档资料的接收、保存、查阅和销毁工作。项目监理部进场后，由总监指定专职或兼职资料员，分配各专业监理工程师负责管理资料的专业和范围。总监在主持编制《监理规划》时，应按照本办法要求并结合具体项目情况，专项策划工程资料清单和管理措施。专职或兼职资料员负责立卷，对所负责项目资料要求向各专业监理工程师进行交底；向建设单位发出工作联系单，索要合同规定或北京市《建筑工程资料管理规程》（DBJ01-51-2003）表5.1中监理单位需归档保存的建设单位应提供的监理依据资料，并办理移交手续。监理交底时，由专职或兼职资料员向承包单位专题书面对工程资料管理的要求、方法和预控措施进行交底；监理例会每次对上期资料管理情况进行评价，并提出近期资料管理重点和措施。资料立卷应包括不少于北京市《建筑工程资料管理规程》（DBJ01-51-2003）表5.1中监理单位需归档保存的内容。资料立卷应采用标准档案盒，侧标见附件一，应按照北京市《建筑工程资料管理规程》（DBJ01-51-2003）表5.1中要求填写类别编号和工程资料名称，合并或分卷由专职或兼职资料员根据项目具体情况自主决定。立卷档案盒应集中存放，由专职或兼职资料员统一管理，应具有防盗、防雨、防火、防霉变的措施，不得分发到监理工程师个人保管。各专业监理工程师按照分工和交底要求进行本专业监理资料的签认、收集和编目工作。监理工程师验收时必须认真审核报验资料，确保完整性、真实性与有效性，收集应与工程进度保持一致，不得接受经涂改的报验资料，报验资料未经签认合格的工程，不得允许下一道工序施工。监理工程师审核报验资料时限不超过2天，并及时存入相应档案盒和填写目录。专职或兼职资料员应日常指导各专业监理工程师资料管理工作，每月不少于一次审核监理资料完整性与及时性，分析资料管理存在问题，向总监提出改进建议。总监每季度不少于一次抽查所负责项目的资料形成、积累、组卷和归档情况，并随时落实存在问题的改进措施。过程中监理资料（包括住宅分户验收资料）应保存完整，附件随报验表装订，不得缺失；移交前由专职或兼职资料员填写北京市《建筑工程资料管理规程》（DBJ01-51-2003）附录E所要求内容，统一撤除不需归档的附件和其他资料，项目监理部退场前自行销毁。工程竣工验收后2个月内由总监负责组织按规定整理归档资料，向建设单位、工程管理部分别移交并办理移交手续，移交双方签字确认。向建设单位归档并办理移交的范围：北京市《建筑工程资料管理规程》（DBJ01-51-2003）表5.1中监理资料的需城建档案馆归档的内容。向工程管理部归档并办理移交的范围：北京市《建筑工程资料管理规程》（DBJ01-51-2003）表5.1中监理单位需归档保存的内容，除以下变更外：A类基建文件删除A3-8施工图设计及说明；C类施工资料C0工程管理与验收资料增加住宅工程质量分户验收表。总工程审核项目归档资料，在《工程监理档案移交目录》备注中签署审核意见，项目总监按签署意见补齐或编制需说明的情况，报总工程师批准。工程管理部应指定专人编制已审核合格的项目归档资料的台帐（见附件二），并及时转入存放地统一保管，其中单位工程验收记录统一编号于工程管理部办公地保管。提倡利用计算机进行资料管理，应定期进行备份并妥善保管。项目部过程管理资料或工程管理部归档资料其他部门或单位需要借阅时应经部门负责人批准，并办理借阅和归还手续，交接双方签字确认。工程管理部应每月检查和改进项目归档资料的管理状况，每季度提出对单位工程验收记录所载明日期5年后的项目资料销毁申请，报请总工批准，并按批准意见销毁并记录，其中：单位工程验收记录为永久保存资料。附件一：监理资料档案盒侧标格式B2-16监理通知XXXX工程施工资料C7施工质量验收记录（建筑电气）B2-16监理通知XXXX工程施工资料C7施工质量验收记录（建筑电气）XXXX工程基建文件XXXX工程基建文件A2-3建设用地规划许可证、许可证附件及附图A3勘查、测绘、设计文件XXXX工程施工资料XXXX工程监理资料C7施工质量验收记录（结构模板）案卷编号XX案