会务管理常用表格

会务管理常用表格会务管理常用表格为实现对公司各类会议进行有序的组织于管理，确保会议召开的质量和效率，特制定本细则。一、会前准备编号事项负责人（部门）审核审批细则及节点1会议计划申报发起部门部门经理常务副总经理.发起部门填写《会议计划申请表》；.确定会议主题、会议目标和应达成的结果、人员、时间及地点要求等.如有需要，可召开专门会议.需提前20天申请2会议场所的选定行政部部门经理常务副总经理.会前10个工作日确定.了解场地情况（外部环境、内部设施、住宿、娱乐、餐饮等）.费用比较3确定会议议程发起部门部门经理常务副总经理.发起部门填写《会议议程安排表》.需提前8个工作日提交行政部4发会议通知行政部部门经理常务副总经理.应注明会议的时间，地点，主持人，议程，会议的注意事项（包括着装要求，内容保密要求，会议文件的要求，请假的要求，会议的纪律等）及路线图.需提前7个工作日公布5申报会议预算行政部常务副总经理总经理.依据会议的长短及要求确认，费用明细包括：会议室费用，住宿费用，餐饮费用，娱乐费用，食品费，交通费，相关费用，不可预见费等，填写《会议费用预算表》。.需提前4个工作日完成6参会人员确认行政部部门经理常务副总经理.会同发起部门确认人员有无变动.确认住宿、交通、娱乐情况.会前3个工作日完成7预定行政部部门经理.根据征询结果，预定会议室、房间、餐饮、娱乐.会前3个工作日完成8设备准备行政部部门经理详见《设备准备清单》9车辆安排行政部部门经理.根据人数确定车辆，要求是正规出租公司，并有备用方案。.根据会议人员情况，确定路线.至少配两台小车服务领导，一台小车为会务组用车10发会务通知行政部常务副总经理总经理.在所发会议通知的基础上，结合已确定的参会及预定情况，公布所有安排。应包括时间、地点、主持人、议程、房间安排、就餐安排、车辆安排、活动安排、会务组联系方法及房间、会议注意事项及会址路线图.会前3天发给与会者11欢迎牌、横幅、制作行政部部门经理.根据实际情况制作.为议程应包括会议时间，内容，汇报人。.会前1天完成1/10

会务管理常用表格12会议文件准备行政部部门经理常务副总经理.会同发起部门打印文件.会前2天完成13准备会议及人员安排行政部部门主管.就会议准备情况进行通报.两天以上的会议，至少安排三个行政人员服务.会前1天完成14食品的采买行政部部门主管依据会议的长短，采购相应的水果、干果及小点心、瓶装水15会场布置行政部部门主管.所有会议所需用品需在会前2小时运到会场.会议室所需用品（投影仪，胶投，幕布，白板，激光笔）需在会前1小时摆放并调试完毕.所用水果、干果及点心交由服务人员清洗并在会前30分钟摆放完毕.会议室的灯光、音响、空调等设备要求在会前30分钟准备并调试完毕.摆放指路牌，指明会议室及会务组的地点。.台卡、文件于会前30分钟放置.通知汇报人员于会前5分钟就座并准备好汇报资料.茶水需在会前10分钟开始冲泡二、会中工作编号事项负责人（部门）检查审批细则及节点1会议室保障行政部专人部门主管.引导座位，签到.会议的全程要有一名会务人员留在会议室，保障会议的服务，做好摄像、录像工作，每次汇报开始时，要随时关注设备、灯光、室温、音响等情况.协助汇报人员做好汇报文件的调试及资料分发工作.及时了解会议的进展情况并及时通知外部会务人员做好日程安排的调整工作2用餐保障行政部部门经理常务副总经理.结合会议的进程和人数，通知餐厅饭菜的准备情况（人数）及用餐时间.如果下午有会议议程，午餐应安排为工作快餐.做好就餐座位安排，合理搭配，做好人盯人服务.酒水准备到位.晚餐时通知第二天行程3住宿保障行政部部门经理常务副总经理.提前获得房间钥匙，并分发给与会人员.晚上与总台设定较早时间，并提醒早餐.会议结束当天12点前，收齐房间钥匙4娱乐保障行政部部门经理常务副总经理.了解领导的需求，安排人员做好服务.准备好扑克、麻将牌等娱乐设施.准备室外活动5会议纪要发起部门部门经理1.发起部门派专人最好会议纪要，与会后两天发给与会者2/10

会务管理常用表格三、会后工作编号事项负责人（部门）检查审批细则及节点1退房行政部专人部门主管.会议结束当天12点前收齐钥匙.仔细检查一遍房间，看是否遗漏物品.确认所有会议项目均以结束后，结帐并开具发票2车辆安排行政部部门经理.优先安排领导用车.会务组用车.与会人员用车3设备整理行政部专人部门主管.送走所有参会人员后，进行设备的收拾和整理工作.专人检查一■遍，看有否遗漏.归还设备4费用报销行政部常务副总经理总经理在会后三天内进行费用报销，并附此次会议的费用清单5会务总结行政部部门经理常务副总经理会后三天内进行会务总结，总结经验，吸取教训四、注意事项小会议所需仪器应有备份；对所借用品应在出发前进行检测与调试。田会务人员要携带至少5份会务通知，以备查询。小会务组房间应选择与会场距离较近的房间，而每次会议的房间应较为固定。小会议期间如发生紧急情况，会务人员要沉着冷静，及时检查可能导致的原因并尽快解决。附表1：会议计划申请表3/10

会务管理常用表格申请部门申请时间会议主题会议目标参会人员会议时间会议地点会议设备需求会议室要求住宿要求用餐及酒水要求娱乐要求其他需配合事宜部门经理意见行政部意见常务副总经理意见总经理意见附表2：会议地点比较表4/10

会务管理常用表格酒店名称地点简介外部环境内部设施费用情况会议住宿用餐娱乐附表3：会议议程安排表5/10

会务管理常用表格会议议程会议时间： 年 月 日会议地点：参会人员：程序内容发言人12345678910部门经理意见行政部意见常务副总经理意见总经理意见附表4：会议通知单6/10会务管理常用表格通知日期：年月日接收部门：发文部门：联系人：会议名称：会议时间：会议地点：参会人员：-「行政部联系人：联系方式：通知回执会议通知已收到，内容已详细了解，,能‘不能参加。谢谢！签名：年月日附表5：会议费用预算表7/10

会务管理常用表格事项单位数量单价合计备注会议费住宿费用餐娱乐食品交通机动费合计附表6：设备准备清单8/10

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