我要去开会了!(自学手册)

SSW-PAGE2我要去开会了！第一部搞砸的会议第二部面对“威胁”自学手册目录前言 SSW-2目标 SSW-2本手册包括哪些内容 SSW-3如何使用本手册 SSW-4第1单元：前言 SSW-5第2单元：我要去开会了！ SSW-6第3单元：对会议造成消极影响的行为 SSW-9第4单元：行动计划 SSW-15参考答案SSW-16要点总结 SSW-20©VideoArtsChina2003©VideoArtsChina2003前言 尽管现代通讯技术已经取得了很大的发展，但是目前还没有任何通讯技术能够取代会议的作用。会议在我们的工作中是必不可少的。如果能够有效地召开会议，我们的企业就能更加顺利地发展，我们的团队就能进一步提高工作效率。会议是我们每个人充分展示和发挥自己才能的舞台。当然，如果无法有效地召开会议，那就另当别论了。有效地召开会议并不仅仅是会议主持人一个人的工作。所有与会人员都必须进行充分地准备、准时到达会议现场、有效发言、避免表现出具有消极影响的行为，并且要了解当他人表现出这类行为时应该如何应对。《我要去开会了！》培训课程将帮助你学会应对会议上遇到的这些行为。目标 本自学手册将帮助你合理地安排时间和进度，对《我要去开会了！》培训课程进行系统有效地学习。在完成本课程的学习之后，你将能够：了解与会人员（也包括你自己！）会造成哪些问题；了解如何通过采取以下措施，在会议上更好地发言：做好准备工作发言要言简意赅保持冷静，彬彬有礼了解如何有效地应对以下几种类型的与会人员表现出来的具有消极影响的行为：唠叨型好战型扼杀型强势型干扰型制定一份行动计划，使自己的发言更具建设性作用。

本手册包括哪些内容 录像《我要去开会了！》在本课程的学习过程中，你将观看两部录像。在这两部录像中，登场人物都是某个大医院的一群中层经理。录像由约翰克里斯进行讲解。在第一部录像开始的时候，经理吉米正准备去参加某个例会。但实际上他并没有做什么准备工作，他只是“拿了一些文件赶到会议现场，而且还迟到了。”于是这次会议对吉米来说简直就是一场灾难。后来在约翰克里斯的指导下，吉米进行了充分地准备工作，在会议上取得了非常好的成效。可是吉米遇到的问题还没有完。首先，在没有轮到他发言的时候，吉米没有闭上他的嘴，而且拒绝按照议程行事，惹恼了会议主持人。接着，吉米采用了一种完全错误的方式，对他的一个同事的观点提出异议，这又导致他和这个同事之间发生了争执。约翰克里斯向吉米指出他在这两种情况下都犯了哪些错误并且告诉他应该简短发言、保持冷静和彬彬有礼，从而对他的行为进行改变。第二部录像通过5个简短的场景，介绍了如何有效地应对以下几种类型的与会人员表现出来的具有消极影响的行为：唠叨型、好战型、扼杀型、强势型和干扰型。在每一个场景中，经理一开始都没有能够有效地对消极行为进行相应处理。但是在约翰克里斯对经理进行指导之后，他们正确地应对了这些消极行为。参考答案每个练习都配有参考答案。关于这些参考答案，请注意以下两点：这些答案并不一定是唯一正确的答案，它们只是一些参考建议，目的是启发你对练习中遇到的各种问题进行思考；请不要作弊！你要在经过独立思考之后再去查阅参考答案。课程要点总结本手册对录像中的关键学习内容作了总结以供你参考。行动计划在本课程的最后一个单元中，你将制定一份行动计划。在行动计划中记下你将采取哪些具体行动，使自己的发言更具建设性作用。

如何使用本手册 请根据你的具体需要和自身情况去使用本手册；也就是说，你可以：循序渐进地学习本课程。本课程分为以下4个单元：前言（在这个单元中，你要确定你的具体目标并列出你曾经遇到过的与会议有关的问题）我要去开会了！：要做些什么以及怎么做对会议造成消极影响的行为：如何应对这些行为行动计划尽管你要按照以上顺序进行本课程的学习，但是你不必一次就完成全部学习内容。调整本课程的学习时间如果你希望减少本课程的学习时间，只要跳过练习部分就可以了。在练习部分中，你被要求把问题的答案记录下来。全部课程（包括练习）的学习时间不要超过4个小时。在本次课程的学习过程中您需要哪些设备和材料一台录像机和一台电视机。

第1单元：前言 在开始学习本课程之前，请在下面的方框里记下你希望从本课程中学到哪些知识和技能。我的目标：想一想你曾经出席过的会议以及你曾经主持过的会议。与会人员（也包括你自己！）造成的一些问题：

第2单元：我要去开会了！ 录像现在你将观看录像《我要去开会了！》（第1部分：搞砸的会议）。这部录像介绍了与会人员在什么情况下会把会议搞砸以及如何避免会议被搞砸。这部录像中的登场人物是某个大医院的一群中层经理，但是录像中介绍的原则适用于任何企业召开的各种会议。录像由约翰克里斯进行讲解。在观看录像的同时，请在下面的方框里记下录像中的要点。现在开始播放录像。录像《我要去开会了！》（第1部分：搞砸的会议）中的要点包括：把你的答案和SSW-16页上的参考答案进行比较。

关于准备工作的进一步说明想一想你曾经出席过的一些会议以及你发现的一些问题。在进行会议的准备工作时，你认为要对哪些其它的问题加以考虑从而更好地对会议进行准备？把你的答案和SSW-17页上的参考答案进行比较。

问题从录像中可以看到，在会议上提出问题是非常重要的；为了保持冷静和彬彬有礼，与会人员必须提出问题。当然你可以提出各种不同的问题，不同的问题可以实现不同的目标。一个优秀的沟通者会有意识地考虑如何通过提出问题来实现他们的目标。开放式问题（开放式问题采用的疑问词包括“谁”、“为什么”、“怎样”、“在什么地方”和“什么时候”）和封闭式问题（封闭式问题引出的回答是“是”或者“不是”）之间存在着非常明显的区别。提出开放式问题可以实现哪些目标？提出封闭式问题可以实现哪些目标？把你的答案和SSW-17页上的参考答案进行比较。第3单元：对会议造成消极影响的行为 在这个单元中，你将观看第二部录像《我要去开会了！》（第2部分：面对“威胁”）。在这部录像中，你会看到以下5种类型的与会人员表现出来的具有消极影响的行为：唠叨型好战型扼杀型强势型干扰型录像《我要去开会了！》（第2部分：面对“威胁”）中包括5个场景，每一个场景都介绍了一种具有消极影响的行为。你将分两段观看每一个场景。在每一个场景的第一段中，他们将看到某种具有消极影响的行为，以及没有能够有效地进行处理所引起的后果。然后他们将想一想那个没有能够有效地对具有消极影响的行为进行处理的经理在哪些方面做得不正确，以及该经理如何能够有效地进行处理。在第二段中，他们还将看到经理是如何有效地对这种具有消极影响的行为进行处理的。把他们的答案和约翰克里斯提供的建议进行比较。

唠叨型当你观看“唠叨型”这个场景的第一段时，请在下面的方框里记下吉米在哪些方面做得不正确，以及你认为如何有效地对这类与会人员的行为进行处理。播放录像《我要去开会了！》（第2部分：面对“威胁”）的第一个场景。当约翰克里斯说“这就是危险。如果你想要从正面截下一辆汽车，就会被它撞倒。那么，你该怎么做呢？”这句话时，停止播放录像。吉米在哪些方面做得不正确？你认为如何有效地对唠叨型的与会人员的行为进行处理？把你的答案和SSW-18页上的参考答案进行比较，然后播放这个场景的第二段。

好战型当你观看“好战型”这个场景的第一段时，请在下面的方框里记下吉米在哪些方面做得不正确，以及你认为如何有效地对这类与会人员的行为进行处理。播放录像《我要去开会了！》（第2部分：面对“威胁”）的第二个场景；当约翰克里斯说“原本可以是一次互助有建设性的会议，又变成了彼此的争斗。那么解决方法是什么？”这句话时，停止播放录像。吉米在哪些方面做得不正确？你认为如何有效地对好战型的与会人员的行为进行处理？把你的答案和SSW-18页上的参考答案进行比较，然后播放这个场景的第二段。

扼杀型当你观看“扼杀型”这个场景的第一段时，请在下面的方框里记下吉米、潘妮和马修在哪些方面做得不正确，以及你认为如何有效地对这类与会人员的行为进行处理。播放录像《我要去开会了！》（第2部分：面对“威胁”）的第三个场景；当约翰克里斯说“等等，等等，等等。完美的系统性的创意扼杀。但是，有一个很好的对付它们的技巧。”这句话时，停止播放录像。吉米、潘妮和马修在哪些方面做得不正确？你认为如何有效地对扼杀型的与会人员的行为进行处理？把你的答案和SSW-18页上的参考答案进行比较，然后播放这个场景的第二段。

强势型当你观看“强势型”这个场景的第一段时，请在下面的方框里记下吉米在哪些方面做得不正确，以及你认为如何有效地对这类与会人员的行为进行处理。播放录像《我要去开会了！》（第2部分：面对“威胁”）的第四个场景；当约翰克里斯说“很精彩，我们看到的似乎是个有创新的，富有成果的会议。又或者不是？”这句话时，停止播放录像。吉米在哪些方面做得不正确？你认为如何有效地对强势型的与会人员的行为进行处理？把你的答案和SSW-19页上的参考答案进行比较，然后播放这个场景的第二段。

干扰型当你观看“干扰型”这个场景的第一段时，请在下面的方框里记下吉米在哪些方面做得不正确，以及你认为如何有效地对这类与会人员的行为进行处理。播放录像《我要去开会了！》（第2部分：面对“威胁”）的第五个场景；当约翰克里斯说“如果反击不能带来效果，你该怎么办？”这句话时，停止播放录像。吉米在哪些方面做得不正确？你认为如何有效地对干扰型的与会人员的行为进行处理？把你的答案和SSW-19页上的参考答案进行比较，然后播放这个场景的第二段。

第4单元：行动计划 请在下面的方框里，记下你将采取哪些具体行动，使自己的发言更具建设性作用。行动计划：

参考答案 第2单元：我要去开会了！：要做些什么以及怎么做录像《我要去开会了！》（第1部分：搞砸的会议）中的要点包括：吉米没有准时到达会议现场，没有进行充分地准备工作并且把由此产生的问题归咎于他的同事（吉米说：“老实说，这些人实在太蠢了。”）；但实际上吉米的同事没有任何错。错在吉米没有进行充分的准备工作：他错过了对议程上列出的第一个议题的讨论；他没有事先仔细看过议程，因此他不知道会议的进度；最为重要的是，他没有说服他的同事采纳他提出的关于对医院的接待区域进行改建的计划。在接下来的场景中，我们看到吉米遵守了第一条原则：做好准备工作。调查情况；专业地表达你的提案；准备好应对反对意见。在会议的进行过程中，吉米的以下言行举止惹恼了会议主持人泰莎。首先，在别人发言的时候，吉米私下里问潘妮：“我们是不是只开一个会就行了？”。接着，吉米又开始闲聊瞎扯：“我有一个侄子，20岁了，17岁就离开了学校，对，我是说他从没干过什么正式工作。”最后吉米又离开了讨论正题，开始讨论排在议程上比较靠后位置的问题（吉米说：“我认为我们应该开始考虑诊所的人员。”）。在接下来的场景中，我们看到吉米遵守了第二条原则：发言要言简意赅。要切中要害；不要偏离议程；无话可说，闭上嘴！吉米最终和马修发生了争执（马修说：“哦，我说，你在听我说话吗？”）。这时吉米把事情搞得更糟了（他火上浇油地说：“整天坐在电脑屏幕前作点数字游戏总是很轻松的。”）。在接下来的场景中，我们看到吉米遵守了第三条原则：保持冷静，彬彬有礼。提出问题，而不是对质；表明你在倾听，尊重他人意见；承认自己的弱项，认可他人的强项。关于准备工作的进一步说明在进行会议的准备工作时，你可以对其它一些问题加以考虑从而更好地对会议进行准备：你的目标：你希望在会议上实现什么目标？你的发言：你将在会议上发表什么观点？你将提出哪些问题？你在上次会议上作出的承诺：你是否已经履行了你的承诺？如果要在会议上作出决策（查看一下议程），你是否有权批准这些决策？在会议开始之前，你是否要和其他人谈谈会议上将要讨论的一些问题？问题提出开放式问题能够鼓励大家对问题进行讨论，并且能够允许对方去选择将要进行的讨论的重点和方向。提出封闭式问题能够对具体的实际情况加以明确，并且确认双方对哪些问题达成了一致。当你不确定是提出开放式问题还是封闭式问题时，你必须清楚自己提出问题的目的是不是：要求对方提供信息：“有多少？”要求对方提出他们的想法：“你认为我们应该如何处理这个问题？”验证你是否正确地理解了对方说过的话：“你的意思是不是……？”

第3单元：对会议造成消极影响的行为：如何应对这些行为唠叨型吉米在以下方面做得不正确：吉米没有对这类与会人员进行控制，因为他采用了一种粗鲁和讥讽的方式要求对方停止闲聊瞎扯。这样做只会引起一场争执。关于如何有效地对这类与会人员的行为进行处理的一些建议：予以认可；通过以下方式，掌握主动：插话表示赞同改变话题让其他人发言不要粗鲁地打断。现在看看这些建议在这个场景的第二段中是如何发挥作用的。好战型吉米在以下方面做得不正确：吉米犯的错误是对这类与会人员进行猛烈批评。对方是保安部门的负责人，吉米批评对方说：“保安在周末形同虚设”。关于如何有效地对这类与会人员的行为进行处理的一些建议：不要挑起争执；尊重他们的权限；让他们回答问题。现在看看这些建议在这个场景的第二段中是如何发挥作用的。扼杀型吉米、潘妮和马修在哪些方面做得不正确：他们的问题在于他们一味热情地提出创意而不反击扼杀型，因而他们提出的想法全部都被扼杀型否决了。关于如何有效地对这类与会人员的行为进行处理的一些建议：让他们提出自己的想法；向他们施加压力；不断施压。现在看看这些建议在这个场景的第二段中是如何发挥作用的。强势型吉米在以下方面做得不正确：吉米一开始向这类与会人员表示“屈服”，然后又开始“反击”。关于如何有效地对这类与会人员的行为进行处理的一些建