东莞市某高星级酒店采购管理制度

精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档东莞某高星级酒店采购管理制度为使酒店的采购工作走上制度化、规范化,合理控制成本,加强内部工作协调和提高工作效率,特制定本采购管理制度:采购管理部门酒店设立专职采购部,隶属酒店财务部管理,接受财务总监、成本控制、集团稽查部及其它部门的监督,全面负责酒店的采购工作.采购部工作基本要求所有采购项目均需董事会签批授权及酒店财务部批准同意所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质,月结类物品每月每一类至少有三家供货商提供报价单所有采购物品的品质须保持一惯稳定采购部工作人员须对自己采购物品的价格和品质负责采购部须每半个月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库,以书面形式汇报给酒店财务部及董事会所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归档并妥善保管,有人员变动时须全部列入移交.上述资料及采购人员自购物品价格信息采购部每天须录入至采购部价格信息库.采购时间要求:一般物品采购时间为3天;急用物品当天必须采购回来;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采购采购部禁止采购任何未下申购单的物品,否则财务部将不予以报销禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜采购部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜.对到期的应付帐款,酒店应及时支付,以建立酒店良好形象,维护酒店财务信誉,同时也为日后的采购工作提供便利.采购审批程序1.申购单审批程序：使用部门经理(仓库主管)资产会计复查董事同意采购部询价财务总监稽查部行政办董事会申购单返回采购部2.单位价值1000元以下或批量价值在2000元以下的由采购部现金自购的物品,采购部须事先货比三家,并在申购单上注明询价结果和选定的供应商,经董事会最后批准后方可采购.酒店财务部和集团稽查部将对价格及品质进行不定期抽查.2.单位价值1000元以上或批量价值在2000元以上的物品采购审批程序:采购部寻找至少三家厂商比较价格品质评定小组确定供货商采购部与供货商共同草拟合同或采购协议财务审批行政办审批董事会审批盖章或签字执行合同或协议(评定小组由采购部、使用部门、财务部、主管副总、集团稽查组成)3.赊购(月结)物品采购审批程序蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果由各厨主厨直接下单至采购部叫货.其它物品按上述第1、2、3款程序执行.各月结供应商选定办法：采购部每月每类物品均应邀请至少三家供应商报价,采购部、使用部门、主管副总、财务部和集团稽查部组成供货商评定小组,通力合作，进行价格及质量的比较和讨论，选定供应商。采购部及上述相关部门可分头或联合组织市场调查，根椐市场调查的价格，与供应商确定固定的一个月的供应价，在此确认期间内，供应商将按此固定价格提供酒店所需的物料.采购监督采购成本的控制由财务部、采购部、使用部门及集团稽查部共同完成,平时各部门应及时到市场上了解价格行情,以促进酒店采购成本的控制与监督.供应商管理财务部应定期(每月或每季度)牵头,组织财务部、采购部、使用部门及集团稽查部对供应商进行评估(酒店每类物品须有至少三家供货商),淘汰部分不合格供货商.选用供应商角度采用1+2+N原则，所谓1+2+N是指一类商品一个主供应商、2个辅助供应商、N个考察供应商。这类商品只有一个主要供应商，大约70%的物资从他手中购买。2个辅助供应商提供大约20%的物资，一旦主供应商出现问题能有其他供应商立即顶替。数量不限的考察供应商既是辅助供应商的后备力量，也使酒店在采购极其特殊物资时无购买死角。采购部要做好同供货商的联系和接待等工作,维护酒店形象.精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档此资料来自：（）此资料来自：（）联系电话班手机供50万份管理资料下载3万集企业管理资料下载1300GB高清管理讲座硬盘拷贝《中小企业管理全能版》183套讲座+89700份资料/Shop/40.shtml《总经理、高层管理》49套讲座+16388份资料/Shop/38.shtml《中层管理学院》46套讲座+6020份资料

/Shop/39.shtml《国学智慧、易经》46套讲座/Shop/41.shtml《人力资源学院》56套讲座+27123份资料/Shop/44.shtml《各阶段员工培训学院》77套讲座+324份资料/Shop/49.shtml《员工管理企业学院》67套讲座+8720份资料/Shop/42.shtml《工厂生产管理学院》52套讲座+13920份资料/Shop/43.shtml《财务管理学院》53套讲座+17945份资料

/Shop/45.shtml《销售经理学院》56套讲座+14350份资料/Shop/46.shtml《销售人员培训学院》72套讲座+4879份资料/Shop/47.shtml附件一：集团年度采购管理办法（初稿）第一章总则第一条为充分发挥集团规模优势，扩大年度采购范围，降低采购成本，提高工作效率，根据《集团招标管理办法》，结合工作实际，制定本办法。第二条年度采购（以下简称“年采”），是指集团通过公开招标方式进行大宗采购，选择并确定一个采购年度内的中标单位（以下简称“年采单位”），与年采单位建立长期战略合作关系，并以协议书的形式加以固定，由项目单位在协议有效期内选用年采单位或产品的高效采购形式。第三条本办法是规范集团年采管理，明确工作流程，整合各次集团年采计划，强化年采工作高效运行，实施年采价格监督的基本规范。第四条年采工作应遵循集中、公正、公平、公开和诚信原则，保证年采质量，维护采供双方的利益。第五条招标办是集团年采工作的归口管理部门，主要负责年采项目的具体实施，包括招标、评审、考察等运作事项，对年采价格进行审核并监督落实。各次集团为提交年采招标申请的基本单位，所有年采申请必须经次集团的采购业务归口管理部门向集团招标办提交。第六条招标办负责建立和维护集团年度采购目录，每年年初在集团内部公示一次。目录内容主要包括年采项目名称、规格型号、技术标准、年采单位名称和年采有效期限等。第二章采购范围第七条具备以下条件之一者，应当列入年采计划，纳入年采范围：（一）规格或标准相对统一、品牌及厂家较多、市场货源充足、价格弹性不大且需求频繁的通用类产品；（二）工程项目中必须保证连续供应的甲方指定用材；（三）各次集团具有需求共性且提出招标申请的项目；（四）已经实施并正在执行年采协议的项目；（五）经招标办认定的其他应当实施年采的项目。第八条年采计划各次集团于每年的十二月报送次年的年采计划。主要内容包括名称、规格、数量、预计金额以及结算方式等。招标办负责进行整合、归类，征求各次集团意见后制定年采计划，组织实施年采。各次集团提交招标申请书时，招标办应首先查询集团年采目录，能够纳入年采范围的招标项目，在听取项目单位的意见后确定年采单位供货，不再另行招标。各次集团需要年采的项目，应以招标申请书的形式，由主要负责人签署意见后安排专人向招标办提交，由招标办审核后安排合理时间进行年采招标。第十一条对因实际情况变更，各次集团需调整年采计划的，应以补充计划的方式说明变更内容，由主要负责人签署意见后，报集团招标办备案。第三章价格管理第十二条招标办应密切关注同类年采产品的国家或行业标准，广泛收集质量信息、新品研发信息，建立年采产品信息库。第十三条招标办应按照专业分工坚持年采市场询价，一般每两个月询价一次，建立同类年采产品价格台账，做好同期对比、分期对照的分析工作，掌握价格波动规律，为保证年采项目的顺利实施及搞好下一期年采工作打好基础。第十四条招标办应当与集团财务、审计及相关职能部门密切配合，负责对项目单位提供的年采价格信息资料进行核实，对年采价格的执行实施跟踪管理。第十五条集团及所属单位财务、价格监督等相关部门有权对年采价格进行审核。凡年采单位具有以下情形之一的，一律不予结算：（一）无法出具中标通知书（第三联）的；（二）中标产品的规格型号超出年采范围的；（三）年采价格明显异常的；（四）发生重大安全、质量问题尚未处理完毕的。第四章年采单位选择第十六条按照先评审、后定标的原则，年采项目招标应当参照招标工作流程进行。第十七条招标办应当借助信息化平台，加大力度吸引有实力、重信誉的投标单位参加集团年采，实现投标单位及年采产品的大容量，实现年采工作的高效率，为各次集团提供丰富、准确、可靠的优良资源。第十八条在保证产品质量，供货价格低于市场平均水平的基础上，年采单位的选择应以生产商为主，代理商为辅，并分为以下两种方式：（一）中标。对于规格标准相对统一、价格弹性不大的通用产品，通过公开招标的方式直接确定年采单位，一般情况下为一家中标，并由招标办发布中标公告。年采期限内的每批次采购，年采单位根据招标办提供的采购清单制作投标文件，经招标办核准并取得中标通知书后供货。（二）入围。对于规格标准不一、短期内价格弹性较大的产品，通过公开招标的方式，初选三至六家生产商为年采入围单位。遇有采购任务时，各入围单位根据招标办提供的采购清单和市场行情据实报价，经评定择优确定一家单位在取得中标通知书后直接供货。特殊情况下，也可以确定两家单位供货。第十九条确定年采单位后，由集团与年采单位签订年采协议，原则上一年一签。第二十条年采协议终止前一个月内，招标办应当组织相关部门对年采单位开展后评价。后评价结果将做为优选年采单位的主要参考依据使用。第二十一条年采协议期满，需要继续履行协议的年采单位，须由次集团向招标办提交年采展期申请,由招标办批准后实施。第二十二条年采展期仅能展期一个采购年度，期满后应当重新进行年采招标。第二十三条采购清单必须经招标办审核后转交年采