第五讲：档案和辅助人力资源管理办公自动化6

办公自动化教案标题：第五讲：档案和辅助人力资源管理办公自动化教学目标：1、掌握企业档案信息录入中办公软件的应用；2、掌握企业档案信息管理中办公软件的应用3、掌握企业招聘管理中办公软件的应用；4、掌握企业员工考勤、工资福利、绩效管理管理工作中办公软件的应用。教学重点及难点：.重点是录入和分析员工档案资料;企业员工考勤管理上办公软件的灵活应用.难点是建立文件档案管理系统和办公软件在辅助人力资源管理工作中的灵活。教学内容（教学时数：2课时）教学第一环节：知识回顾复习1、在进行计算中如何应用IF函数计算满足多个条件？2、在EXCEL中如何自定义序列？3、如何在EXCEL中大面积的输入同样的数据？教学第二环节：任务布置一一制作工资条理论知识回复什么是“邮件合并”“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。具体地说，就是在邮件文档（主文档）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料（数据源：如文档（*.DOC）,工作薄（*.XLS）或者表（*.MDB）等），从而批量生成需要的邮件文档，因此大大提高工作的效率，“邮件合并”因此而得名。使用邮件合并的三个步骤：.建立主文档：“主文档”就是固定不变的主体内容，如前面的工资条模板。.准备好数据源：数据源就是标题行的数据记录表，如“工资数据”表。其中包含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是Word表格、也可以是Excel表格。3、完成合并第一步：准备主文档第二步：准备数据源第三步：具体操作1.新建主文档文件（可把上面表格复制到一个空文档中），将文件名保存为“工资条（主文档）.doc”.主文档页面设置为：纸张大小：宽度：20cm,高度10cm,上、下页边距：备注：2cm,左右：2cm。方向：横向。注意:要适当调整表格宽度，使之与编辑区宽度相同并平均分布表格各列。处使得表格在文档中居中排列：文件一一页面设置一一版式一一页面一一对齐方式——居中。.建立主文档与数据源的链接，方法如下：（1）打开主文档。（2）邮件一开始邮件合并一选择文档类型（3）选择联系人（打开数据源）一（4）单击“邮件合并”工具栏上的“打开数据源”按钮，打开“选取数据源”对话框。（5）找到D盘上的数据源“工资数据.xls”，单击“打开”，打开“选择表格”对话框。.把数据源中的字段插入到主文档中，方法如下：（1）先将光标放在“序号”下方的单元格中，单击邮件合并工具栏上的“插入域”按钮，打开“插入合并域”对话框；（2）在“插入合并域”对话框中选择域“序号”，单击“插入”，则把域“序号”插入到主文档中。（3）单击“关闭”按钮，然后将光标放在“姓名”下方的单元格，再重复上面的操作，将域“姓名”插入主文档中。依次将其余的字段插入到主文档中。.合并数据到新文档“工资条（学号姓名）.doc”中。（1）单击邮件合并工具栏上的“合并到新文档”按钮，打开“合并到新文档”对话框。（2）合并记录选取“全部”，单击“确定”，完成了工资条的制作。注意将其另存为“工资条（学号姓名）.doc”，如：“工资条（01234567张三）.doc”o.如何使一页打印多个工资条？浏览一下，看看制作完成的工资条是否令人满意？可以看到，文档中一页纸只打印了一个工资条，这样好像太浪费了。下面我们进行一些操作，使得一张纸上可以打印几个工资条。（1）关闭“工资条（学号姓名）.doc”。（2）重新打开主文档，在主文档中选中整个工资条表格（可以先在工资表下方打二个空行，然后将表格和空行一起选中），并执行复制命令。然后执行粘贴命令。这样就得到了两个工资条了（之间有二个空行）。根据页面的大小重复上面的操作，可使一页纸上容纳六个工资条（每个工资条之间有二个空行）。（3）单击“查看合并数据”按钮，会发现这六个工资条的记录数据是一样的。该怎么处理才能使每页容纳六个工资条呢？先把插入点定位于主文档中第一和第二个表格之间的空行处，单击邮件合并工具栏上的“插入Word域”按钮，在弹出的菜单中选择“下一记录”命令（如图），则第二个表格中的数据变成了数据源中第二条记录的数据。接着把插入点定位于第二和第三个表格之间的空行执行上述的操作，后面的表格以此类推处理。教学第三环节：学生自主学习案例一一学生成绩单制作第一步：给定数据源第二步建立：主文档□L学生成绩通知书〃尊敬的家长：〃您的孩子2010—2011学年第一学期在我校学习期间，所有课程成绩如下：。课程，名称语文数学,英语，设备平均分成绩一AA备注"教师一评语一卜家长。意见一4J家长筌名：我校下学期定于2011年2月11日开学。请督促您的孩子认真完成假期作业.对不及格的科目，请督促其认真复习，争取在下学期的毕业考试中考出好成绩."南昌工学院”2011年1月10日v如果平均分〉=80,请在备注栏中