归档文件整理指南

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归档文件整理指南

《归档文件整理规则》中使用的归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、具有保存价值的、应作为文书档案保存的各种纸质文件。

一、归档文件整理方法的主要特点：

（一）取消案卷、实行以“件〞为单位进行装钉、整理、免去了组卷过程，不需装钉案卷；件，是归档文件的整理单位

（二）取消案卷目录和卷内文件目录，只编归档文件目录；不需编写目录号、案卷号。

（三）不需拟写案卷标题和填写案卷封面，只需填写档案盒脊背项目。（四）每份文件加盖并填写“归档章〞，按编号顺序装盒保管。（五）归档文件可以随办随归，不需等到年终一次整理。二、归档程序

1、各单位必需在文件正式签发时，打印出正式的纸质文件，附上经领导审阅签发的行文呈批表，连同相应的电子文件一起，交由档案人员依照本单位制定的文书材料的归档范围及保管期限表进行归档标识。由于各机关工作职能的发展和变化，所产生的文件材料与以往的有所不同，现提供《东山区文书档案保管期限表》，对于本保管期限表中没有涉及的本单位档案范围,各单位可本着①以《东山区文书档案保管期限表》为主②应归档的档案必需归入相应的类③“相近归类、本单位统一〞的原则，对本单位档案保管期限表作出修订和增补来制定出本单位的档案保管期限表。

2、经标识后必需将文件在《森蓝文档管理系统》中进行文书档案目录著录，将相应的电子文件放入电脑指定的归档电子文件夹中。

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3、档案室将附有行文呈批表的正式文件归档。三、归档文件整理步骤与要求（一）步骤：

装钉（件）—分类—排列—编号—编目—装盒（二）要求

1、归档时间：采用“随办随归〞方法。对同一事由的材料可即时行文即时进行归档预处理（加盖归档章、可用铅笔填写归档章栏目等），待收集齐全后正式归档。纸质文件与电子文件同时归档。没有形成电子文件的材料的归档方法为：①会议记录、各种年终报表放在年底归档；②与本单位有直接关系的必需归档的收文，在加盖归档标识和进行文书档案目录著录后方传阅办理，档案员必需跟踪收回归档。

2、归档方法：按文件形成的时间顺序，以件为归档单位整理归档。但有必要保持文件之间的关联性（即反映同一问题的文件材料可放在一起归档）。归档文件应一式二份，一份作档案保存，一份作文件汇编。

⑴一份文件为一件。

⑵各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件，报表册应将空白页去掉。

⑶正本与定稿一般为一件，正本在前定稿在后，原文在前译文在后；假使定稿过厚不简单装订的，也可单独作为一件；重要文件（如法规性文件）需保存不同稿本（包括历次修改稿、探讨稿、征求看法稿、定稿等）的，可将正本与历次稿各为一件。

⑷正文与附件一般为一件，假使附件数量较多，或者太厚不易装订，也可各为一件。

⑸正文与文件处理单（包括文件处理单（表）、拟办单、发文稿头纸、签批条等）作为一件，即文件处理单一律要归档，作为文件的一部分。

⑹请示与批复合为一件。除请示与批复之外的来文与复文，一般都作为两件来处理。对于请示与批复，当年有批复的，请示与批复作为一件处理；当年没有批复的，请示单独作为一件归档，假使次年有批复，要在请

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示的归档文件目录的备注栏中注明。

⑺有缺陷的原件(如字迹线条不耐久、字迹模糊等)与复制件（包括复印件以及抄件等）为一件

⑻转发文与被转发文为一件。3、整理方法：

⑴永久与长期保管的文件必需去掉文件上会生锈的金属物。⑵归档文件统一采用A4纸规格，大于A4规格的要折叠或在不影响原貌的状况下进行适当的裁切；小于A4规格及破损的要托裱。假使整本（册）文件为16开规格的，不用托裱，但必需保持整齐划一。有些如会议记录等小本子，不用改变，也不用打页码。

4、装订，可采用不锈钢钉或线装或用乳胶粘：

装订时，左、下侧分别对齐，采用左侧装订，每件薄的文件用不锈钢钉或乳胶粘；厚的文件用棉线三孔一线装订。

装订时，以件为单位，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；不同文字的文本，没有特别规定的，中文本在前，外文本在后，或者汉文本在前，少数民族文字文本在后。另外，有文件处理单的，可放在最前面，编号时作为首页加盖归档章，以更好地保护正本的原始面貌。

5、分类，可以采用年度——保管期限分类法，就是先将归档文件按年度分类，再在年度下面按保管期限分类。也可以采用年度——机构（问题）——保管期限分类法（此法适用于机构多且分工明确的单位）。

6、归档文件的排列

在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。⑴同一事由内归档文件的排列：按文件形成时间的先后顺序，或者按文件的重要程度排列。

⑵不同事由间的归档文件排列：按不同事由形成时间的先后顺序排列。例如，本单位6月份下发了关于机构改革的通知、召开了一次业务研讨会、举办了纪念建党80周年的演讲比赛等活动，这些活动终止后，就可以按形

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成时间将活动中形成的文件整理归档。

⑶成套性文件的排列：如会议文件（包括会议记录、会议纪要）、统计报表、简报、内部刊物、案件形成的文件材料等分别集中排列。

⑷对未及时归档文件的排列：可以排在相应类别的最终。

⑸采用“随办随归〞这种方法进行归档时，为保证排列、编号后同一事由的文件排列在一起，可以分时间段来进行“随办随归〞，即同一事由的归档文件要等这个事由办理完毕并收集齐全后再进行整理。也就是，对同一事由的文件材料，不要“先来的先整〞，而是要“先全的先整〞。对此，为防止归档文件丢失，可在加盖的归档章中用铅笔填写件号，等到年终文件全部收集齐全后，再用相应的数字码印出确定不变的件号。

7、编号方法：

⑴在归档文件的首页上方的空白处加盖档号章，并填写有关的栏目内容。

①全宗号：档案馆给立档单位编制的。

②机构：文件形成或主管部门的简称或，不分机构编档号的单位此栏可空。

③件号：件号分为室编件号和馆编件号两种。馆编件号是归档文件移交进馆时由档案馆编制的，各单位只需编填室编件号。一个全宗单位内，以年度为界限：

不分部门整理归档的，每个保管期限编一个流水号，如

2000年—永久1、2、3，4……2000年—长期1、2、3、4，……2000年—短期1、2、3、4，……

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分部门整理归档的，每个部门内每个保管期限编一个流水号，如

2000年—办公室—永久1、2、3……，2000年—办公室—长期1、2、3……，2000年—办公室—短期1、2、3……。

④年度：归档文件的形成年度，即形成和处理归档文件的年度。年度采用公元纪年，以4位阿拉伯数字表示。如一九九八年表示为“1998〞，不能简化为“98〞。

⑤保管期限：归档文件保管期限的全称或简称，不用代码，可标注为：永久、长期、短期、临时（三年以下）。

⑥机构：依照分类方案，填写作为分类方案类目名的机构名称。如机构名称太长，可使用机关内部规范简称，如政策法规司可简称“政法司〞，经济贸易处可简称为“经贸处〞，但不能使用“本局〞、“一司〞、“一处〞等难以判定的简称。使用简称的要在全宗介绍中将机构名称与相应简称加以对照说明。

⑵如发现有应归档的文件材料漏归档，该文件可跟在后面编号归档。⑶一件归档文件中，假使有完整页码的不用编页码。几份合订成一件归档的，可编制页码（用号码机打在每页统一的地方）。

⑷每件归档的文件材料，都要在《森蓝文档管理系统》的新管理模块中著录归档文件目录（注意将相应的电子文件存贮路径著录）。

⑸归档文件上的标识、行文呈批表上的标识、归档文件目录著录的标识三者应当是一至的。

8、编目：

归档文