行政专员测评指标体系设计

人员素质测评期末作业行政专员素质测评指标体系设计方案一、行政专员职位分析运用观察法（通过直接观察方法，记录被观察者某一时期的工作内容、原因和方法的活动）和文件查阅法（职业信息法）收集与测评对象相关的工作信息，制定出该岗位的岗位说明书以及胜任特征模型。（一）岗位说明书行政专员职位说明书基本信息岗位名称行政专员所属部门行政部直接上级行政主管直接下级无工资等级编制日期2014年5月7日职位描述岗位概述在各种行政事务方面帮助和服务于公司员工，通过安排主管日程、填写计划列表、处理信息需求、制作数据报告、安排会谈会议、接待客户来访、维护记录管理，完成文件归档等各项工作，从多方面综合性地完成高质量的行政管理工作。工作职责在行政主管的领导下，负责公司的行政后勤工作，安全保卫和消防管理工作，创造舒适、优美、整洁的工作生活环境；负责公司的食堂管理、宿舍管理、环境卫生管理、绿化管理、厂房管理、基建工程管理和房屋修缮、装修管理等综合事务工作；负责公司资产管理、办公用品和劳保用品的管理工作，避免公司资产流失和浪费；全面负责公司守卫管理工作，包括守卫值班、公司治安状况、消防安全及公司重大活动的安全保卫工作，确保公司人员、财产的安全；负责公司各项规章制度的推行，执行与追综，维护公司各项规章制度的权威；负责公司车辆的管理和司机的管理工作，包括车辆调度、使用、维护保养，确保车辆及人身的安全；负责公司办公楼的日常管理工作和综合服务工作，确保后勤保障到位，工作顺畅和环境优雅；负责对公司突发事件的处理工作，协助公司处理各项突发事件；负责做好各种自然灾害的预防和处理工作，确保安全；

负责公司各部门的办公秩序和纪律状况，确保工作正常有序无违纪现象；配合工务课进行内部维修的管理，保障各部门正常开展各项工作；完成上级交办行政主管的各项工作。任职条件年龄要求18-60岁健康状况健康状况良好，精力充沛要求学历具有行政管理或相关专业本科及以上学历工作经验具有两年及以上彳丁政管理或相关岗位工作经验知识一般知识了解行业状况，熟悉公司的历史、现状、未来发展目标以及相关管理制度、整体运作流程，了解公司体战略规划和战略步骤专业知识掌握的行政管理知识，妥善处理日常行政管理事务；精通日常行政事务处理、公文处理、档案管理和后勤服务管理等相关专业知识能力通用技能1、具有较强的时间管理能力2、良好的沟通协调能力3、良好的中英文写作、口语、阅读能力专业技能1、优秀的外联和公关能力，具备解决突发事件能力2、文档管理能力。熟悉文档的分类、保管等基本常识和相关制度；能够独立完成文档的日常分类、保管等事宜3、良好的文书写作能力4、熟练使用操作办公自动化设备的能力。能够运用office办公软件完成制表、绘图等特殊要求的工作任务职业素养1、工作细致认真，谨慎细心，责任心强2、具有很强的人际沟通、协调能力3、有良好的组织能力4、有良好的团队合作意识5、有较强的服务意识

人格特质有责任心，性格沉稳，为人谨慎，环境适应能力良好工作条件工作场所室内工作环境良好晋升方向行政主管轮岗单位行政部（二）胜任特征模型

二、素质测评标准体系素质测评的内容即素质测评所指向的具体对象与范围，它的确定是以测评目的与所测评的课题的特点为依据。而本测评主要是为企业甄选出适合该岗位的员工，故此次测评将以第一部分的人力资源岗位说明书和胜任素质模型为依据，来确定此次测评的内容。本方案将岗位按：任职资格---测评内容---测评指标---关键要素---测评要素逐层细化分析，确定该岗位的测评指标体系。测评内容测评指标测评要素选择理由生理素质体质身体健康状况、体能与精力身体是革命的本钱，只有拥有一个健康的身体，才能更好地完成工作任务，为公司创造价值个人形象言谈举止、仪表风度拥有良好的个人形象更容易赢得他人的信任，便于工作的开展工作能力相关知识储备对行业形势、公司概况的了解、对行政管理相关知识的掌握程度相关知识能够为工作提供理论基础和解决问题的思路和方法工作经验任职经历及绩效考核情况一个人过往的经历能够折射出一个人的自我认识、工作能力等东西行政事务处理能力速记、打字、阅读概括能力、文书写作能力统计分析能力、自动化办公能力、档案管理能力总览该岗位的职责，只有具有良好的基本能力，才能胜任该岗位自我管理能力时间管理能力、情绪控制能力行政专员的工作十分繁复，故其必须能够做好计划，合理安排时间，有条不紊地处理各项工作人际交往能力语言表达能力、沟通协调能力、组织协调能力、应变能力和危机处理能力行政专员等同于企业中的“管家”，日常工作需要与各部门打交道，他们必须要有良好的人际交往能力，才能更好地完成工作心理素质性格特质自信、谦虚、沉稳、谨慎不同职业有不同的特点，正如人的性格一样，合适的人在合适的地方才能最大限度的发挥作用职业素养责任意识、服务意识、团队意识、成本意识良好的职业素养是事业成功的重要因素

三、测评方法（一）具体的测评方法测评指标具体要求测评方法体质身体健康档案分析个人形象符合职场礼仪的标准结构化面试相关知识储备比较了解行业形势以及公司概况，对行政管理相关知识的掌握程度较好结构化面试工作经验有一定的工作经验，且考核情况良好履历表技术行政事务处理能力能够熟练地进行速记、打字、自动化办公能力履历表技术具备良好的阅读概括能力、文书写作能力、统计分析能力、档案管理能力情景模拟自我管理能力具备良好的时间管理能力、情绪控制能力结构化面试情景模拟人际交往能力具备良好的语言表达能力、沟通能力结构化面试无领导小组讨论组织协调能力、应变能力和危机处理能力情景模拟性格特质谦虚、沉稳、谨慎心理测验无领导小组讨论职业素养具备责任意识、服务意识、团队意识心理测验（二）选择的理由以及具体实施方法根据招聘流程安排测评流程，逐层考察和筛选应聘者。并给出选择相应测评方法的理由。（1）审查简历测评方法具体操作方法测评指标理由档案分析法查看体检报告体质方法简便易行，能够节约成本且较为可靠履历表技术查看相关证书，如计算机资格证行政事务处理能力能够较为全面的了解求职者的过去及相关技能，且成本低查看工作经历及绩效考核工作经验心理测试报名者在线进行艾森克个性测验；收集测试结果，为人员筛选提供依据，选择：满足E分量表高分、N分量表低分、P分量表低分、L分量表低分者。具体分析见附录一。性格特质职业素养易于操作，且能发现深层次的求职者的个性特征等内容第一轮面试测评方法：无领导小组讨论测评指标：人际交往能力、性格特质具体实施：随机将8-10名面试者分为一个小组，给出一个题目但不指定负责人，要求其在规定的时间内讨论出一个结果并予以陈述。理由：无领导小组是一种有效的测评工具，它能够使应试者有平等的发挥机会从而很快地表现出个体上的差异，测试出笔试和单一面试所不能检测出的能力或者素质。能够涉及到应试者的多种能力要素和个性特质，使应试者在相对无意之中暴露自己各个方面的特点，具有很高的效度。能依据应试者的行为特征来对其进行更加全面、合理的评价，并且能对竞争同一岗位的应试者的表现进行同时比较(横向对比)。第二轮面试测评方法：结构化面试测评指标：个人形象、相关知识储备、自我管理能力、人际交往能力具体实施：采用多对一面试的形式。面试提纲见附录二，评分表见附录三。理由：便于考官从而方面了解面试者，挖掘出隐藏在履历表背后的一些信息，有利于检测信息的真实性及可靠性。第三轮面试测评方法：情景模拟测评指标：行政事务处理能力、自我管理能力、人际交往能力具体实施：给出一个具体的情景，要求应聘者模拟工作中可能出现的问题并进行处理理由：模拟测试的环境是拟招岗位或近似拟招岗位的环境，测试内容又是拟招岗位的某项实际工作，因而具有较强的针对性，同时便于观察了解应试者是否具备拟任岗位职务的素质。四、附录附录一：艾森克个性测试量表说明艾森克个性测验(EysenckPersonalityQuestionnaire，EPQ)包括三个维度四个分量表：E量表测量内倾-外倾维度；N量表测量神经质-稳定性；P量表测量精神质-超我机能维度；L量表测量掩饰性，既是一种个性倾向，也可作为效度指标。分析如下：E分量表测量内外倾维度，反映外向、好交际的程度，N分量表一一测量神经质-稳定性维度，反映的是正常行为表现出的情绪是否比较稳定，表明从异常到正常的连续特征。?分量表一一测量精神质-超我机能维度，反映倔强固执和讲求实际的倾向，表明从异常到正常的连续特征。1分量表一一测量掩饰性测定被试的掩饰、假托或自身隐蔽，或者测定其社会性朴实幼稚的水平。附录二：结构化面试提纲评价要素提问项目评价要点求职动机、愿望你为何希望来本公司？回答问题是否诚恳、有说服力思维能力、分析能力、语言表达能力你希望与什么样的上级共事？对问题能否说明透彻、分析全面、料理清晰；能否顺畅表达自己的思想、观点、意见专业知识技能就你的理解行政工作应包括哪些内容？如何才能做好这项工作？应聘者是否具有应聘岗位所需要的专业知识和专业技能工作经验在你任职经历中，你遇到过什么困难，你是怎样处理与应付的？所聘岗位工作经验丰富程度、从其工作经历中判断其工作责任心、组织领导力应变能力在涉外宴请公司合作伙伴时，大部分来宾出现食物中毒情况，你该如何应对与处理？对突发事件的应急处理能力；对主试提出的问题能否迅速、准确地理解，并尽快作出相应回答自知力、自控力领导与同事批评你时，你如应聘者是否能够通过经常性的自我检查，

何对待？发现自己的优缺点；遭受批评挫折的态度工作态度你十分希望达到某个目标，但经过努力之后，仍然未能达到此目标，此时你会怎么做？工作态度如何，谈吐是否实在、诚实，是否热爱工作、奋发向上附录三：面试评分表面试评分表应聘者：应聘岗位：日期：评定结果：评分人：权重测评要素评分要素/参考问题很好好一般差很差10%举止仪表*穿着打扮是否得体*言行举止是否礼貌20%语言表达*内容是否有条理和逻辑性*用词是否得当、意思表达是否准确*口齿是否清晰，语言是否流畅10%求职动机及职业规划*对公司是否了解*对岗位是否渴望20%灵活应变能力*面对压力或问题情绪是否稳定*思维反应是否敏捷*考虑问题是