酒店收入控制政策与程序

酒店收入控制政策与程序政策通过有效的收入审计程序和制度，审计人员对所有的收入来源进行控制对于酒店管理来说至关重要，这样能保证收入的精确性和完整性，防止可能出现的对收入的侵吞和遗漏。1、收入审计的作用收入审计的基本作用是确认酒店应该收到的所有营业收入都已经收到，其工作范围可以分割为前台收入审计、餐饮收入审计、以及其他收入审计，如餐厅、酒吧、宴会厅的收入属于餐饮审计范围，客房的房费收入属于前台审计范围，停车场、花店等属于其他收入审计的范围。收入审计审查的工作职责：检查每个营业网点收取和发生的所有费用已经按规定计入客人帐户或已经确认收到了款项，并确认手续是否按照酒店的程序和制度正确的办理。为了确认是否按照规定进行了完整的检查，收入审计必须使用如“收入审计检查表“之类的文件表格来确定每天是否已经做了所有必要的检查。检查表可以根据酒店的具体情况进行定制。收入审计应根据酒店的实际经营情况优化其工作，根据每项收入种类控制的难易程度来确定每项收入的检查和工作的时间，如餐饮收入的控制与客房收入的控制难易程度和工作时间上的差异，因此根据实际情况用更多的时间来审查较复杂的客房收入。此外，很重要的一点是收入审计所做的所有检查都要在有关文件、报告上录入和签字，这是酒店定期进行有效的收入审计工作的主要依据，将提交给相关部门使用，并作为重要的依据。由于收入审计的工作性质，因此不能兼任现金管理工作，这点很重要。2、其他部门的作用虽然在检查收入完整性方面，收入审计起关键的作用，但是这并不是意味着其他部门在它们的工作范围内控制收入方面起的作用不大。产生收入的所有营业部门，都必须有严谨的规章制度来确保收入的完整和精准。程序客房收入审核客房及住宿收入是通过客人入住酒店客房所产生的收入，也是酒店的最多的收入来源，因此，此项收入是收入审计审核的重点必须用足够的时间来确保这笔收入的精确性和完整性。A.客房房间的差异报告及报表核对需要检查的首要范围是每间已入住的房间的费用已经收讫。对此，客房管理部门的人员每天对客房检查是至关重要的。客房管理员应该检查客房实际入住情况（即房间已有人入住还是空的）是否与前台系统所示的房间入住情况相吻合，在客房部的差异报告上应该说明。收入审计应确认差异原因并跟进核查。差异可能是因下列情况引起的：•客房有人入住但前台系统上显示是“空的”这种情况通常是客人因为原先入住的房间有问题，于是换了房间；但也有可能是客人没有按正确的程序办理入住手续或没经批准便入住了。•房间是空的但前台系统上显示是“有人入住”。这可能是因为客人换房，但也有可能是客人已离店了。在上述二种情况下，进行差异检查是非常重要的以便收入不被漏掉。差异报告应该由前台经理跟进审查并签字。收入审计应该检查差异报表并确认有关差异已经作了详细调查并作了解释，其是否对酒店造成了收入损失并报告是否由相关人员负责赔偿。此外，收入审计员应该至少每周一次对有关证据文件的报告进行真实性检查。B・房租价格的差异审核需要检查的第二个主要范围是对客人入住的房间的房租是否正确。房租差异报表上的房租实际销售价格是否有依照相关文件上确认的价格销售，房租差异报告中所列示的特殊价格收入审计应进行审查以确保房间销售价格与酒店经营标准相符合。过低的房租或与相关文件正常房价不符合的房价相关部门（如前台和销售部门等）都应该在报告中进行解释方可。报表中零房价的房间及免费房间、酒店自用房的房间占用应该获得管理层及总经理的批准并有批准的相关文件。（免费房、自用房应有已获得批准的酒店申请免费房表格、同时表格上应注明入住期间、入住人姓名、入住间晚、房型、申请人等对于有其他免费入住形式如入住礼券和入住信函的应有相关文件声明并用固定的格式和授权签字盖章等方可入住。）对于上述情况收入审计要一项一项的核查确认以确保每一项减少收入的项目都有合符标准的手续并是真实发生的。未到店客人费用的审核（NoShowGuest）未到店客人费用的产生：已订好房间的客人没有来酒店但是也没有提前取消房间，这种情况有两种：1、客人订好了房间但酒店没有收取到担保押金，客人也没有入住和取消房间。2、客人订好了房间酒店收取了订房担保押金，但客人未入住也未取消。对于上述情况第一种酒店只为客人保留房间到酒店相关文件规定的时间内，到期客人未入住酒店，将被取消预定届时酒店不为客人负任何责任。第二种情况酒店将为客人保留房间至当晚夜审前（夜审是酒店在每天午夜备份资料数据和更改系统日期的工作项目）对于这种情况客人未入住的押金酒店应规定直接收取。销售部的收入经理或预订经理每天应制作《有担保客人没入住报告》并就对未收取和不收取客人费用的原因写成报告提交给收入审计进行审查，收入审计将按酒店的相关政策进行核实审查，并将报告做成备份登记。延迟离店(LateCheckOut)根据酒店的规定，当天的酒店入住房费是客人入住酒店然后在正常的结帐时间离开酒店，（通常是中午12点离店）来收取，但是对于客人延迟离店情况酒店按规定要额外收取半日房租，延迟到下午6点要收取全天房租。前台经理有时会免收取这部分收入（如酒店入住率不高时客人又是常客要求延迟退房等）收入审计在审核这部份收入时发现有免收的要确认是否有前台经理及相关授权人的签字方可。客人分类帐的审核客人分类帐列出了当前住在酒店内的所有客人的明细帐单。前台负责保管好客人的分类帐明细帐单，同时对客人分类帐进行每天核对监督以确保分类帐表达了客人帐单的真实价值。信贷部每天审查打印“高消费额客人”的报告，弄清所有的高消费余额的房间是否按规定有保证；并按规定时间及时向前台部门发送报告。客人分类帐通常分两种1、个人分类帐2、公司团队分类帐。对于个人分类帐一般在客人离店时全部结清即使有极个别未结的帐户也必须有相关人授权处理。对于公司团队分类帐（PayMastersFolio）通常是用来记录未结清的公司和团队的消费余额。收入审计应该每天审查《未结算余额/PayMasters表》进行检查以确认帐户是在店的公司和团队客人的现实余额，因为按规定相关酒店内部、旅游团或公司所有消费余额都应该在离店前结清。（对于有挂账协议的公司和旅行社要转为挂账CITYLEDGER在日后收款）收入审计应该按每天的高额消费房间报表和PayMaster房报表来核对余额，确保这些分类帐余额为零。如果出现差异，须跟进相关部门解决。临时挂账房间的审核收入审计应该每天对系统中的临时挂账的房间进行审核，以确认在有没有授权和解释的情况下临时开设（临时挂帐房即暂记帐户，在系统中因临时需要而开设的用来输入帐项的PM房间）对于此项应该尽量少用暂记帐户；使用暂记帐户时事先要经过管理层授权。每次使用暂记帐户都应该只是对帐项进行真正相关待询问和确认的事项时使用，并在夜审前清理掉这帐户。没有付清的项目应准备充分的证据转入挂账来清理掉。收入审计每天审查客人分类帐时必须审查暂记帐户以确认是否符合要求。G-宴请以及酒店内部使用房间及消费的审核宴请客房应该事先由总经理签署酒店统一格式的免费/自用房申请表的方法来授权使用，该表在客人到达前就应该交给前台。酒店内部使用客房也须由总经理以签署免费房自用房申请表的方式来授权。收入审计应该审查免费/自用房申请表以确人免费和自用的房间，表格上应有解释和原因以及酒店相关的帐户代码（如管理类、促销类等）按规定此类帐户发生的费用应按期及时结算。对于所有的酒店内部员工消费帐项都应在每月规定的日期前转到员工的分类帐科目上以便能够按规定及时进行月底结算。所有的员工分类帐项必须按酒店规定的时间期内结算清或在员工该月的工资中扣除的方法结清。H・预收订金款项的审核预收账款是客人为了未来住房会务和餐饮消费等其它消费提前付给酒店的款项。使用时应根据客人不同的帐户录入到系统中待客人来店时消费使用。收入审计每天检查每笔款项是否一一对应，有不对应帐款及时跟进确认更改。对于有不知道对应帐户和客人付款用意的钱款，应该由负责应收帐的员工负责登记计入系统中统计以便查询和支付，2.餐饮收入的审核食品饮料的收入来自餐厅、酒吧、宴会、客房送餐、客房小酒吧等等。收入审计的作用是确保所有的收入都按规定输入系统，并按规定进行控制以确保收入不受损失。1、首先所有餐厅的所有食品酒水等消费都应由各销售点的管理系统电脑开出点菜单。如有手工开出点菜单应有专门的表格格式并印有号码（分不同营业点、号码要连续不重号）客人的结账账单必须由电脑系统打出。无特殊原因不得使用手写格式的客人结账账单。收入审计每天应该检查的要点下：•审核每一张客人结账的账单销售额与不同付款方式的结算额应一致，所有客人的结账账单都应附有开出的点菜单作为凭证，客人账单上的消费项目数量应与点菜单上的项目数量一致。每一个营业网点每天所有的消费总数应与付款方式的总数一致。•检查所有开出的点菜单项目都已被记录到系统，对于记录到客人帐单上的项目而被取消和作废账单的情况应由相关授权的负责人签名确认方可。•对于要到前台输入的餐饮消费项目，确认发出的餐饮单据每日都及时正确的录入到了前台相关餐饮科目和客人的费用中。并核对前台系统数据与餐饮系统数据的一致性。•检查录入到客人账项的餐饮账单或转入城市挂账的账单以及公司员工的签账账单都已有客人及员工签字方可。•检查记入管理层帐户的帐单（酒店内部使用费和招待费）都已经由有关管理层人员授权签字，而且在帐单上说明了消费的原因。•核实销售点管理系统上单据总数消费人数与实际现场客人人数的一致性（对于自助式餐厅消费）核对营业网点的备用金数额保证营业收入的完整性。2、会议与宴会收入审核会议与宴会产生各种收入，包括场租、设备租金、食品及饮料收入，还有杂项收入，如电话、传真、花卉等。同其他类型的收入一样，收入审计的作用是检查此类收入的精确性和完整性。宴会和会议的日程安排应该由宴会销售部来制作，日程表上列出某天酒店将要发生的会议和宴会，以及提供什么样的服务标准、预计消费额度、结账方式等，日程表及宴会会议具体项目安排表要发给所有有关部门的负责人收取。收入审计将按收到的这份具体项目安排表进行收入审核：•表上的每项服务都应有合同或由客户签署的确认书，合同或确认书中应列出服务内容和收费标难。这样可以防止后阶段发生争端。每一个宴会应确认一个确认号码便于前台开设结账帐户。•每项服务的费用应该根据合同和宴会项目安排表来确认，是否有少收的服务项目。对于额外服务费用（包括电话/传真费用和酒吧帐单等）应有客人同相关服务组织者签字确认。•服务项目的收费标准是否同合同以及酒店相关规定一致，对于按人数收费的项目人数变动记录情况是否与宴会部门服务日志中一致。对于临时取消的服务项目是否有授权人确认并已发出了更改通知，最好在提供服务的最后一天出具一张所提供的各项服务的最终帐单。同时把此帐单提交给客户签字确认。收入审计应该检查最终帐单有没有费用被遗漏。其他经营部门收入•1、电话收入。入、收入审计每天检查客人电话费用的正确性和完整性确认每笔电话都被记录到客人的帐单内每天通过电话房送交的在店客人电话消费报表与前台系统在店客人电话记录总数核对如发现差异这可能表示打电话情况没有被传入帐户，或者电话接口出了毛病需要调查清楚及时跟进电话房解决并及时通知前台追收。B、对于酒店内部管理使用电话收入审计每天跟据电话房提交的酒店内部电话记录表登记到各部门的经营费用账户中去对于长途电话应有部门负责人确认方可。收入审计发现金额异常高的内部电话费用应该汇报财务总监注意，并应通知有关部门负责人进行查实。2、洗衣收入的审核收入审计应该每天根据洗衣房提交的洗衣汇总表核对洗衣房系统收入总数与前台系统记录的客人消费洗衣金额总数的一致性，如有差异调查清楚是前台漏入数或洗衣房系统接口出错应及时处理解决。收入审计应抽查洗衣房获取衣物接收单，上面列清了所有进来的客人脏衣存放记录，脏衣存放记录可以与洗衣收费报表一起对照查对。对于可以享受洗衣服务的酒店管理人员，每月的此项费用须列成表并与此项服务相应限额进行比较。收入审计应该检查超过限度的那部分洗衣费用是否记录到相应的员工账户中，并核对给予有关管理人员的折扣优惠是否计算准确。3、健身俱乐部每天须用POS系统进行对帐确认该天所产生的所有收入。所有在客人分类帐入帐的费用必须按照F&B相同的程序进行。每天POS系统记录的数据数额应与前台系统数据相符，审核的内容同餐饮相同。如有会员制度的使用健身俱乐部时，应该记录会员费用支付清单并与入帐的收入进行平账。实际审核方式根据酒店的具体情况而定。4、车库（停车场）收入审计应该根据适用的收费系统和酒店的实际规定及制度每天审查收入，以确保收入的完整性。备注除了上面所述的收入审计的审核项目外，财务部应该分析审查酒店每个月的损益帐以便确认收入控制程序中的可能性弱点。对于每个收入种类，这包括：•在前数个月