ZWSH-代购材料管理规定

ZW/SH-01-21代购材料管理规定目的：为了加强代购材料的采购、仓储、领用等管理，特制定本规定。适用范围：适用于各中心维修材料的采购。名词解释：本规定中“代购材料”是指为商场进行日常维修、保洁等所耗用的直接材料，该材料由物业公司代为采购、仓储、领用等，由商场审核付款、监督使用，包括五金、电器、水暖、保洁材料等，不包括物业公司提供服务所使用的工具、劳保用品等。具体要求：采购管理物业公司应会同商场对供应商进行评审，每类材料应确定2-3家合格供方，合格供方应能提供增值税发票（如提供普通发票的价格低于增值税发票的不含税单价，则可考虑接受普通发票）。物业公司采购员应关注市场行情和变化，如发现更好的合格供方应及时提出调整合格供方建议，经与商场共同评审合格后再进行调整。每月22日前，物业公司根据日常维修消耗经验用量制定下月代购材料采购计划，报至物业公司采购员处（电子版），计划中应详细注明编制依据。物业公司采购员应立即对所有合格供方进行询价、比价，并于每月26日编制完成材料月采购计划审批单（应分材料类别编制）报至商场总务部，经商场内部审批流程审批后，复印一份交物业公司采购员安排采购。对用量较大的日常消耗性材料，原则上按2-10天用量安排采购，即库存量低于2天用量时采购补库，最大库存量以10天用量为限。对用量较小的日常材料，可一次性按月计划购入。对偶发性的非日常材料，商场管理处应提前两天通知采购员安排采购。对于超计划或计划外的材料，商场管理处应编报材料临时采购审批单，经采购员询价、比价后，报至商场总务部，经商场内部审批流程审批后安排采购。对于突发紧急维修，则可根据灵活性原则，先采购维修，再补办相关审批手续。对于部分容易损坏，但又无法确定何时会损坏的五金等部件（如：挂锁），可确定最低库存数，以满足维修的及时性。发生领用时，商场管理处再以临时采购审批单的形式经审批后补充最低库存。采购员采购时应严格进行比价，在同样的质量要求下，选择性能价格比最佳的单位签订供货协议，严禁不调查、不比价、盲目采购。比价时不同质量的材料无可比性。大宗材料的采购，物业公司应组织以招标形式进行采购，同时应通知购物中心指派相关人员参与。仓储管理入库验收材料入库时，由采购员和商场管理处相关主管对材料的质量进行验收，必要时，可请工程部相关主管协同验收；仓库保管员对材料的数量进行验收。验收合格后采购员应填写入库单。入库单上应标明供货单位名称、材料编号、品名、规格型号、计量单位、数量、不含税单价、不含税金额等要素，入库单上必须有采购员、保管员、及验收人签字。《入库单》一式三联，一联仓库用于记帐，一联总务用于对帐，一联随发票用于付款。未经点验的材料，仓库管理员不得办理入库手续。验收不合格的材料，采购员应立即办理退货或换货。单独保管代购材料收验入库后，应存放在代购材料专用货架上，不得与自购材料混放。代购材料在仓储管理的要求上应与自购材料同样严格，要分类存放，堆放整齐。仓库内严禁烟火，要配备必要的消防器材；有特殊保管要求的材料应按要求单独存放，防止腐烂变质。仓库材料的安全完整由仓库保管员实行责任管理。建卡建账牲代购材料应单聪独建卡建帐，毯帐簿采用数量注金额式，收发从应序时登盏记，定期盘点阵。领用管理据材料领用时，器由领用人填写魔领料单，经管港理处经理审核欲签字后，据以举到仓库领料。炊领料单上应标姨明领用单位、台用途、材料编腹号、品名、规棚格型号、计量核单位、请领数吨量等要素，领章料单一式三联楼，一联仓库用价于记帐、一联奋总务用于对帐顶、一联管理处狡留存。添仓持库保货管员必须凭阴单市发货困，禁止用白条御领用。仓库保钳管员发货后，藏应在领料单上怎填写实发数量科、不含税单价权和不含税金额潜并签名。一次钢领用数量按以迁下原则掌握：护领用日常消耗讯性材料，可以腔在每天上午九说点以前按当天涂的港估计用量一次茎性领用，周五取可按三天的估啊计用量领用。钟当天未用完的漠材料应于第二阿天上午领料前酱办理假退库手狮续。对存放在深管理处临时仓掠库的材料，管虾理处应按照库巡存材料管理的桶要求加强该材分料的实物管理丽。羊领用偶发性的滩非日常材料，墙应随用随领。甩对于节假日时扑急用的维修材框料，按应急程漂序由保安主管欣办理临时发料歼手续。财务结算竞对代购材料原鸟则上应采取按窄月一次性结算钱，结算时由采早购员将发票、鸟入库单、材料训月采购计划审仁批单交商场总升务部办理请款堡，商场付款审算批手续完毕后老，由商场总务找部将支票交给职物业公司采购迅员，采购员再惑转交供货单位勒办理清帐手续把。支票交接时半应办理交接手房续。抚需带款提货的议，由采购员将让材料月采购计番划审批单（注帝明现款现货）框交商场总务部劝办理请款，商民场付款审批手胳续完毕后，由牵商场总务部将层支票交给物业强公司采购员办龄理采购提货并资索取发票，货粉到验收入库后混，再将发票和塘入库单交商场资总务部。支票谅和发票交接时苍应办理交接手励续。度当月按计划采沫购的材料应当哗月办理财务结卵算。月末处理督盘点并编制收敞发存报表因每暖月钉2级5戴日，仓库保管专员应对库存材石料进行盘点，欺将入库单、领盈料单分类整理摄，编制《材料照收、发、存月示报》一式两份执，一份于每佛月梁2艘6驶日随鞭材料月采购计姻划审批单一起惠报购物中心总息务部（附入库度单和领料单的凶总务记帐联）膀、一份仓库留泳存。《材料收齿、发、存月报途》应包含材料况编码、品名、码规格型号、计乏量单位、期初屋数量、期初金仆额、本期入库温数量、本期入格库金额、本期经领用数量、本宇期领用金额、鹊期末结存数量孤、期末结存金哈额。《材料收系、发、存月报裁》应与材料帐用核对一致，做央到帐、表、物量相符。维修单汇总仿商场管理处应绕将每份维修单打所耗用材料的赢数量、单价、漂金额在维警修单上详细列选出，并每月进得行汇总，螺于每盼月盏2惜6蜜日随《材料收爸、发、存月报舟》葱一起红报购物中心总敲务部审核。赵材料采购汇总新分析表约每栽月选2爽5全日，采购员应喜编制《材料采砖购汇总分析表爷》一式两份，蛙一份于每庄月蠢2罗6屑日随楚材料月采购计滤划审批单一起孝报购物中心总星务部，一份仓磨库留存。《材组料采购汇总分鸣析表》应包含坛材料编码、品适名、规格型号际、计量单位、叹计划采购数、