工程档案管理操作手册

中建三局争先学院1

教师用书

版权：中建三局

版本号：2.0开发人员：易雪梅、朱芙蓉

开发日期：2020.102注意事项

目标学员：专兼职档案管理员、项目资料员课长：

5.5小时学习+2小时测试行政事项：pppp课堂上保持安静，手机静音；

要求参与人员携带电脑；

课间主动调节状态，保证课堂的高效学习；

请勿迟到、早退，按时进入会场。内部资料

请勿外传中建三局争先学院2工程档案管理操作手册

一1、工程档案的定义与职责2、工程档案（E）文件的归档范围、保管期限及相关要求、流程管理3、归档文件质量要求4、工程文件立卷

4.1立卷流程、原则和方法

4.2卷内文件排列

4.3案卷编目

4.4档案的装订及装盒

4.5工程档案录入档案管理系统5、电子文件和声像档案的整理编制要求

5.1电子文件的归档范围（文件材料、声像材料）

5.2电子文件格式及其他要求

5.3声像资料的归档范围和归档要求

5.4

声像档案的整理

5.5

录像档案组卷要求和编目6、档案的验收和移交

课程目标

总目标：通过理论学习、现场操作、案例分析，让学员对工程档案管理基本了解，明晰基本的业务流程，掌握工程档案的归档范围及归档要求，判定档案材料编制的规范性，并能独立的进行工程档案立卷归档。

子目标1：通过对工程档案的管理与职责的学习使学员了解工程档案的基本定义及职责分工。

子目标2：通过对工程档案的归档范围、保管期限、相关要求及流程管理的讲解，使学员熟悉各类工程的工程档案的归档要求及操作流程。

子目标3：通过对归档文件质量要求的学习，使学员掌握档案材料编制的规范性。

子目标4：通过对工程档案的立卷的学习，使学员掌握如何将零散的档案按规范要求进行系统的整理、归档。

子目标5：通过对电子文件和声像档案的整理学习，使学员掌握电子及声像档案的归档范围及归档要求。

子目标6：通过对档案的验收和移交的学习，使学员熟悉档案的验收程序和如何移交不同的单位。内部资料

请勿外传日程时间内容上午8:30-8:488:48-12:001、工程档案的定义与职责2、工程档案（E）文件的归档范围、保管期限及相关要求、流程管理中午12:00-14:00午餐下午14:00-14:1014:10-15:2015:20-15:4915:49-16:0016:00-18:003、归档文件质量要求4、工程文件立卷5、电子文件和声像档案的整理编制要求6、档案的验收和移交7、测试及实际操作中建三局争先学院35时间安排第一部分工程档案的定义与职责内部资料

请勿外传中建三局争先学院4

1.1基本定义

建设工程档案

在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录，简称工程档案。

建设工程电子文件

在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

建设工程声像档案

记录工程建设活动，具有保存价值的，用照片、影片、录音带、录像带、光盘、硬盘等记载的声音、图片和影像等历史记录。（1）负责对中建三局的工程档案工作实行统筹规划、组织协调、监督指导。（2）制定工程档案管理制度，下发并宣贯上级颁布的档案管理制度。1.2职责分工

局总部办公室

（档案室）内部资料

请勿外传中建三局争先学院51.2职责分工二级子企业

事业部（1）贯彻执行档案法及上级颁布的工程档案管理规范、规章、标准，负责建立健全公司工程档案工作规章制度及标准。（2）对所属单位工程、经营档案管理工作实施业务指导和检查或统一管理。（3）负责工程档案的监督、检查与指导。（4）公司工程技术部、经营部门分别负责对工程、经营档案材料的构成、积累、收集和整理。（5）工程停建、缓建、两个月未办理完工工程结算的项目，必须配合分公司经营部门负责此工程的结算、资料收集及归档移交工作。

分公司（经理部）导

。（3）工程竣工后督促项目将档案移交城建档案馆、建设单位及本单位档案室。（4）分公司经营部门负责项目部经营档案材料的积累、收集、立卷和移交归档工作。（5）工程停建、缓建、两个月未办理完工工程结算的项目，分公司经营部门负责此工程的经营资料收集和归档移交工作。1.2职责分工

（1）制定本单位工程档案工作计划并组织实施。

（2）负责总承包范围内从形成到编制的全过程工程档案的监督、检查与指内部资料

请勿外传中建三局争先学院6项目经理部（2）工程档案管理责任人在工程开工之日起，制定“工程档案管理计划和实施方案”，列出归档清单、时间、责任人等，并与各责任人进行书面交底。（3）归档内容和要求执行国家规范、地方规定及企业相关规定。工程档案管理责任人根据工程归档清单和施工进度及时收集工程档案，及时进行审查，发现错项、漏项、不完整等问题时，应责成各资料相关责任人在规定时间内进行整改，直至符合要求。1.2职责分工

（1）负责施工资料的管理工作，实行技术负责人负责制，逐级建立健全

施工资料管理岗位责任制。课程小结

1、了解建设工程档案、建设工程电子文件、建设工程

声像档案的定义。

2、了解局总部办公室（档案室）、二级子企业、事业

部、分公司（经理部）、项目经理部的职责。内部资料

请勿外传中建三局争先学院7第二部分工程档案（E）文件的归档范围、保

管期限及相关要求、流程管理2.工程档案文件的归档范围、保管期限及相关要求及流程管理

房建工程文件材料归档范围、保管期限及填写要求

市政工程文件材料归档范围、保管期限及填写要求

公路工程文件材料归档范围、保管期限及填写要求

铁路工程文件材料归档范围、保管期限及填写要求内部资料

请勿外传中建三局争先学院82.1工程经营档案相关要求及流程管理

工程经营档案归档要求:

工程中标书、施工合同及补充合同、结算书是核心档

案，必须保证是原件，并扫描上传至中国建筑数字档案馆

管理系统。

工程已竣工并办理完结算的项目，必须在三个月内及

时整理归档。工程经营档案管理流程图

说明：项目结算完毕的商务资料若分散在市场部、物资部、劳务、设备等部门，应以项目为单位向商务部门移交，由商务部门兼职档案员将资料集中到相应的工程经营档案中归档。2.1工程经营档案相关要求及流程管理内部资料

请勿外传中建三局争先学院9工程施工档案分类2.2工程施工档案的相关要求及流程管理

施工管理文件

施工技术文件

进度造价文件

施工物资出厂质量证明及进场检测文件

施工记录施工试验记录

施工质量验收文件施工验收文件

竣工图的编制工程声像电子档案等施工管理

文件2.2工程施工档案的相关要求及流程管理

工程概况表

工程名称、结构类型、开竣工时间等关键因素要统一。

开竣工报告盖单位行政公章。

工程开竣工、停工复工报告要求开工报告日期在施工许可证办法日期后，停工复工报告要附报审表，施工、监理和甲方应签字盖章齐全。

施工日志填写

施工管理文件内部资料

请勿外传中建三局争先学院102.2工程施工档案的相关要求及流程管理1、施工日志应以单位工程为记载对象，从工程开工至工程竣工止，按专业（至少分土

建

和安装工程部分）指定专人负责逐日记载，中途发生人员变动应当办理交接手续，并保

证内容真实、连续和完整。2、日期、天气、风力、气温（最高和最低气温）及记录人签字必须完善。3、施工部位：施工部位应将分部、分项工程名称等写清楚。4、记录内容包括：（1）出勤人数、操作负责人；

（2）机械设备使用情况；

（3）主要设备的型号，规格、数量。2.2工程施工档案的相关要求及流程管理

施工日志填写

5.工作内容：当日施工内容及实际完成情况、施工现场有关会议的主要内容；有关领

导、主管部门或各种检查组对工程施工技术、质量、安全方面的检查意见和决定；

建设单位、监理单位对工程施工提出的技术、质量要求、意见及采纳实施情况。

新技术、新材料的推广使用情况。

6.检验内容：

（1）隐蔽工程验收情况：应写明隐蔽的内容、分项工程、验收人员、验收结论等。

（2）试件制作情况：应写明试件名称、日期、试件组数。

（3）材料进场、送检情况：应写明批号、数量、生产厂家以及进场材料的验收情

况，以及送检后的检验结果。内部资料

请勿外传中建三局争先学院11核之后实施，危险性较大分部分项工程施工方案应有专项方案和专家论证。2.施工组织设计应有质量目标和目标分解；专项施工方案应结合该项工程的实际进行布局，所采用的规范和标准应明确。工艺要求、材料、设备使用要求应有针对性，而不应只是一些规范或标准的抄写。施工技术

文件

施工组织

设计及施

工方案2.2工程施工档案的相关要求及流程管理

7.检查内容：

（1）质量检查情况：当日砼浇注及成型、钢筋安装及焊接、砌体、模板安拆等质量检查

和处理记录；砼养护记录，砂浆、砼外加剂掺用量；质量事故原因及处理方法，质量事故

处理后的效果验证。

（2）安全检查情况及安全隐患处理（纠正）情况；其他检查情况，如文明施工及现场

管理情况等。

8.其他内容：

（1）设计变更、技术核定通知及执行情况；

（2）施工任务交底、技术交底、安全技术交底情况；

（3）停电、停水、停工情况；

（4）施工机械故障及处理情况；

（5）冬雨季施工准备及措施执行情况；

（6）施工中涉及到的特殊措施和施工方法、新技术、新材料的推广使用情况。2.2工程施工档案的相关要求及流程管理

1.施工组织设计、专项方案需报企业技术负责人审核；分包单

位的施工方案需要分包单位审核后经总包审核，最后报监理审内部资料

请勿外传中建三局争先学院12由建设单位、设计单位、监理单位和施工单位相关负责人签字，并不得涂改和变更其内容，并盖各单位行政公章。2.2工程施工档案的相关要求及流程管理

应有确切会审时间、参会人员签名，图纸会审应施工技术

文件图纸会审记录应有设计人、审核人签名和设计单位的有效图章；对于结构变更较大的需重新审查。2.2工程施工档案的相关要求及流程管理施工技术

文件

设计变更单内部资料

请勿外传中建三局争先学院13计意图，建设、设计单位项目负责人、施工单位技术负责人，总监签字，并且建设单位盖公章。项目技术负责人应将工序中的关键技术要求向施工管理员进行交底，施工管理员再对作业班组进行交底，三级技术交底要齐全，交底人和被交底人应在记录上签字认可。2.2工程施工档案的相关要求及流程管理

设计交底由设计单位对施工图全面交底，说明设技术交底施工技术

文件工程开工前，建设单位应组织设计、勘测单位向施工单位移交测量控制桩、水准点，交接方签字确认。施工单位测量负责人会同监理单位技术负责人，对设计、勘测所定的规划设计进行定位测量，应将建筑物位置线、重要控制轴线、尺寸及指北针方向、现场标准水准点、坐标点、红线桩、周边原有建筑物、道路等采用适当比例绘制，双方签字。工程定位测量记录2.2工程施工档案的相关要求及流程管理

测量交接

桩记录内部资料

请勿外传中建三局争先学院14工程开工前，施工单位对基准点、基准线和高程进行内业、外业复核，并报监理签字。按规范附简图和说明，验槽结论要明确，建设单位、勘察单位、设计单位、监理单位、施工单位要签字盖公章。地基验槽记录2.2工程施工档案的相关要求及流程管理

测量复

核记录编号、材料的规格、型号、标高、接头形式、试验报告编号、设计变更号等写明，对于主要隐蔽内容在空白处简要说明，节点做法要附图说明。要求隐蔽时间部位填写准确，各方签字齐全。切不可以规范、技术标准的规定数据代替实际检查、量测实物的数据。隐蔽工程检查记录2.2工程施工档案的相关要求及流程管理

应将使用部位、图纸编号、图纸会审及变更单内部资料

请勿外传中建三局争先学院15及试验结果等数据要与现场取样的混凝土试块成型日期、代表批量、试验结果一致，试验单编号与商品砼进场验收记录中配合比编号一致。

混

凝

土施工记录2.2工程施工档案的相关要求及流程管理

施工日期、混凝土数量、标号、试块数量适用于不同施工单位之间的移交检查，“见证单位”栏填写注意：当在总承包管理范围内的分包单位之间移交时，见证单位为总包单位，当在总包单位和其他专业分包单位之间移交时，见证单位为“建设（监理）”单位。中间检查交接记录2.2工程施工档案的相关要求及流程管理内部资料

请勿外传中建三局争先学院16

第一部分（一）所有试验报告接收后，应检查报告字迹是否清晰，无涂改，有明确结论，试验单位签章齐全，如有试验结果不合格的，应查明原因，检查处理证明是否齐全，将处理证明和原检验报告一并归档。检测报告结论应满足设计和施工规范要求。

第二部分(

二

)

砼试块强度统计、评定记录按基础、主体分开统计、评定；按同养、标养分别统计、评定；按不同强度等级进行统计、评定。2.2工程施工档案的相关要求及流程管理按同一进场的各种原材合格证、复试报告要一一对应。收集时应注意合格证有效期，出厂合格证上需注明材料进场时间、使用部位、数量、规格、收料人等内容。应核对质量证明文件的复印件与原件内容是否一致，复印件上应加盖原件存放公章，注明原件存放处，并有经办人签字和时间。各原材料送检批次和检验报告的份数应符合规范要求。涉及安全、卫生、环保的物资应有相应资质等级检测单位的检测报告。进口材料和设备应有商检证明、中文版的质量证明文件、性能检测报告、中文版的安装、维修、使用和工艺标准等相关技术文件。物资核查要录：应按不同的物资类别分开进行填写。如钢筋机械连接和焊接应分开汇总。（1）（2）（3）（4）2.2工程施工档案的相关要求及流程管理内部资料

请勿外传中建三局争先学院172.2工程施工档案的相关要求及流程管理（一）单位工程名称：按照备案合同或投标文件中所列工程名称对应的单位工程名称填写。（二）子单位工程名称：按本次工程划分的子单位工程名称填写。（三）分部（子分部）：按本次工程划分的分部（子分部）工程名称填写。（四）施工单位：与备案合同中公章一致。（五）项目经理：填写备案合同中指定的项目负责人。（六）各分部工程、（子）单位工程质量验收记录要求盖单位行政公章。施工单位自评报告，建设单位工程竣工报告，勘察、设计单位工程质量检查报告，监理单位工程质量评估报告，工程竣工验收会议纪要要求各单位负责人签字、并盖单位行政公章。2.2工程施工档案的相关要求及流程管理内部资料

请勿外传中建三局争先学院182.2工程施工档案的相关要求及流程管理

绘制竣工图的总体要求

绘制竣工图的方法

竣工图的折叠方法

竣工图组卷、归档

竣工图章样式

竣工图档号章2.2工程施工档案的相关要求及流程管理

（一）竣工图应准确、真实。应将施工过程中形成的图纸会审记录、设计变更通知单等全部反映到施工图中，使竣工图能够真实、全面反映工程竣工验收后的全貌。

（二）每张图都有竣工图章，相应的签字栏中应有签字。

（三）图名、图号、比例应与原施工图一致。

（四）图例、线性、绘图方法应符合现行制图规范要求。

（五）纸质、笔迹应符合档案存档的要求。内部资料

请勿外传中建三局争先学院192.2工程施工档案的相关要求及流程管理

竣工图按绘制方式不同分为以下几种形式：利用施工蓝图改绘的竣工图、利用电子版施工图改绘的竣工图、重新绘制的竣工图。（一）利用施工蓝图改绘的竣工图在施工蓝图上一般采用杠（划）改、叉改法，局部修改可以圈出更改部位，在原图空白处绘出更改内容，所有变更处都必须划索引线，并注明更改依据。在施工图上改绘，不得使用涂改液涂抹、刀刮、补贴等方法修改图纸。（二）利用电子版施工图改绘的竣工图将图纸变更结果直接改绘到电子版施工图中，用云线圈出修改部位，出图后应与原图签章一致，盖竣工图章。（三）重新绘制的竣工图当图纸变更内容较多时，重新绘制竣工图要求与原图比例图框相同，出图后应与原图签章一致，盖竣工图章。2.2工程施工档案的相关要求及流程管理

图纸折叠前应按图线裁剪整齐，折叠时图面应折向内侧成手风琴风箱式，折叠后幅面尺寸应以A4纸为标准，图签及竣工图章应露面外面。内部资料

请勿外传中建三局争先学院20专业分包的竣工图应单独组卷。如钢结构、幕墙工程、变配电室等。

4每张竣工图应盖档号章，档号章档号应与盒标识一致。

5竣工图应按设计单位提供的施工图专业序列进行组卷，并按照竣工资料的专业顺序排列。

1竣工图组卷时，应将图纸目录与施工图一起组卷，统一编页码。

2竣工图案卷应有封面、卷内目录、备考表，图纸目录不能替代卷内目录。

32.2工程施工档案的相关要求及流程管理2.2工程施工档案的相关要求及流程管理

（一）每张竣工图应盖档号章，档号章应与案卷盒标

识一致。

（二）竣工图档号章样式档号：档号由全宗号-分类号

-年度-项目号-案卷号组成。

序号：该卷排序后的顺序号。

（注：图纸目录也需编制卷

内目录的序号）内部资料

请勿外传中建三局争先学院212.2工程施工档案的相关要求及流程管理2.2工程施工档案的相关要求及流程管理流程补充说明：1、项目部内业技术工程师开工前编制项目《工程技术资料管理方案》，项目技术总工审核；2、技术、生产、质量、试验等岗位对各自管理范围的资料生成、格式、有效性负责，负责报审工作，办理完毕及时移交项目部内业技术工程师（资料员）；3、项目部内业技术工程师（资料员）负责项目所有工程资料（包括合同分包方）的收集、编目、归档、移交等工作；各分包方接收总包方的监督指导，收集、整理和归档各自的工程施工档案；4、分包单位报监理签字的档案资料由总包项目相关建造工程师审核后，交项目部内业技术工程师（资料员）进行形式、资格审核，再由总承包单位报监理；5、竣工验收后通过档案验收的资料，由项目部内业技术工程师及时向档案馆、交通管理部门、企业档案部门、业主、监理、质监站等单位移交档案。内部资料

请勿外传中建三局争先学院22课程小结

1、熟悉不同类型工程档案的归档范围、保管期限及填写要求。

2、熟悉经营档案的相关要求及流程管理。

3、熟悉工程施工档案的相关要求及流程管理。

4、熟悉竣工图的绘制、折叠及组卷、归档要求。

5、重点掌握工程施工档案文件材料的编制规范要求。第三部分归档文件质量要求内部资料

请勿外传中建三局争先学院23归档文件质量要求1、归档的纸质文件应为原件；当为复印件时，提供单位应在复印件上加盖单位印章，并

应有经办人签字日期，提供单位应对资料的真实性负责。2、工程文件的内容应符合国家现行有关工程勘察、设计、施工、监理等标准的规定。3、工程文件的内容必须真实、准确，应与工程实际相符合。4、工程文件应采用墨水、蓝黑墨水等耐久性强的书写材料，不得使用红色墨水、圆珠笔、

复写纸、铅笔等易褪色的书写材料，计算机输出文字和图件应使用激光打印机，不

应使用色带式打印机、水性墨打印机和热敏打印机。5

、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续应完备。6

、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面。图纸宜采用国标标准图幅。7

、工程文件的纸张应采用能长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。归档文件质量要求8

、所有竣工图均加盖竣工图章和档号章，竣工图章内容包括：施工单位、编制人、审

核人、技术负责人、监理单位、现场监理、总监、编制日期。档号章内容与案卷盒

标识的档案号一致。9、工程文件为外文版的，应用中、外两种文字准确表达。有关文件中文翻译件应由翻译

责任者签证，并与原件一并归档。无翻译件的材料，案卷目录中的案卷题名和卷内

目录中的文件（图纸）名称应用中、外文两种文字准确表达。10

、工程文件不得随意修改，当需要修改时，应实行杠改，并由杠改人签署。11、工程文件宜采用信息化技术进行辅助管理。电子文档、纸质文档并存。内部资料

请勿外传中建三局争先学院241、熟悉归档的文件质量要求及注意事项。2、对归档文件材料的质量进行鉴别和把关。课程小结第四部分工程文件立卷内部资料

请勿外传中建三局争先学院254.1立卷流程原则和方法4.2卷内文件排列4.3案卷编目4.4档案的装订及装盒4.5工程档案录入档案管理系统

立卷原则1、立卷应遵循工程文件的自然形成规律和工程专业的特点，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。2、工程文件应按不同的形成、整理单位及建设程序，按工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件分别进行立卷，并可根据数量多少组成一卷或多卷。3、项目建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程立卷。4、不同载体的文件应分别立卷。

立卷流程1、对属于归档范围的工程文件进行分类，确定归入案卷的文件材料。2、对卷内文件材料进行排列、编目、装订（或装盒）。3、排列所有案卷，形成案卷目录。内部资料

请勿外传中建三局争先学院26

立卷方法1、工程准备阶段文件应按建筑程序、形成单位等进行立卷。2、监理文件应按单位工程、分部工程和专业、阶段等进行立卷。3、施工文件按单位工程、分部工程或专业、阶段等进行立卷。4、竣工验收文件按单位工程分专业进行立卷。5、竣工图按单位工程分专业进行立卷。6、建设工程项目中由多个单位工程组成时，公共部分的文件可以单独组卷；当单位工程档案出现重复时，原件可归入其中一个单位工程，其他单位工程不需要归档，但应说明清楚。7、专业承（分）包施工的分部、子分部（分项）工程应分别单独立卷。8、室外工程应按室外建筑环境和室外安装工程单独立卷。9、当施工文件中部分内容不能按一个单位工程分类立卷时，可按建设工程立卷。

施工文件的应满足以下组卷要求1、按照文件材料的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，将归档的文件材料按《建设工程文件归档规范》或地方、企业规定进行合理的分类、组卷、排列并编制档号。2、以卷为保管单位进行整理。可分为文字和图纸两大部分，分别组成一卷或若干卷，文字材料在前，图纸在后。3、同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。4、案卷不宜过厚，文件材料卷厚度不宜超过20mm，图纸卷厚不宜超过50mm。内部资料

请勿外传中建三局争先学院27

A卷内文件按各分部归档范围和顺序进行排列。

B文字材料应该按事项、专业顺序排列。管理性文件资料排列，批复在前请示在后，正文在前附件在后，汇总表在前原始表在后，文字材料在前图表在后，结论性材料在前依据性文件在后，科技材料按原形成规律排列。

C图纸应按专业排列，同专业图纸应按图号顺序排列。

D当案卷既有文字材料又有图纸时，文字材料在前，图纸在后排列。卷内文件材料页码编写1、卷内文件均应按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，从

页号“1”开始。2、页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，

正面在右下角，背面在左下角。折叠图纸一律在右下角。3、成套图纸或者印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可

以代替卷内目录，不必重复编写页码。4、案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。A内部资料

请勿外传中建三局争先学院281、序号应以一份文件为单位编写，用阿拉伯数字从

1依次标注。2、责任者应填写文件的直接形成单位或个人。有多个责任者时，应选择两个主要责任者，其余用“等”代替。3、文件编号应填写文件形成单位的发文号或图纸的图号，或设备、项目代号。4、文件题名应填写文件标题的全称。当文件无标题时，应根据内容拟写标题，拟写标题外应加“[

]”符号。5、日期应填写文件的形成日期或文件的起止日期，竣工图应填写编制日期。日期中“年”应用四位数字表示，“月”和“日”应分别用两位数字表示。6、页次应填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件应填写起止页号。7、备注应填写需要说明的问题。8、卷内目录排列在卷内文件首页之前。B

卷

内

文

件

目

录

的

编

制内部资料

请勿外传中建三局争先学院291、卷内备考表应标明卷内文件的总页数、各类文件页数或照片张数及立卷单位对案卷情况的说明。2、立卷单位的立卷人和审核人应在卷内备考表上签名；年、月、日应按立卷、审核时间填写。3、卷内备考表应排列在卷内文件的尾页之后。卷内备考表的编制C内部资料

请勿外传中建三局争先学院301、案卷封面的内容应包括档号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、本案卷所属工程的案卷总量、本案卷在该工程案卷总量中的排序。2、档号应由分类号、项目号和案卷号组成。档号由档案保管单位填写。3、案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。4、编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。5、起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。6、保管期限应根据卷内文件的保存价值在永久保管、定期30年、定期10年三种保管期限中选择划定。当同一案卷内有不同保管期限的文件时，该案卷保管期限应从长。7、密级应在绝密、机密、秘密三个级别中选择划定。当同一案卷内有不同密级的文件时，应以高密级为本卷密级。8、案卷封面应印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形式。案卷封面的编制D内部资料

请勿外传中建三局争先学院311、建筑工程案卷题名应包括工程名称（含单位工程名称）、分部工程或专业名称及卷内文件概要等内容；当房屋建筑有地名管理机构批准的名称或正式名称时，应以正式名称为工程名称，建设单位名称可省略；必要时可增加工程地址内容。2、道路、桥梁工程案卷题名应包括工程名称（含单位工程名称）、分部工程或专业名称及卷内文件概要等内容；必要时可增加工程地址内容。3、地下管线工程案卷题名应包括工程名称（含单位工程名称）、专业管线名称和卷内文件概要等内容；必要时可增加工程地址内容。4、卷内文件概要应符合所列案卷内容（标题）的要求。5、外文资料的题名及主要内容应译成中文。案卷题名的编写E1、项目编号是在一个全宗内，每一个年度项目从

0001开始依次编号。2、案卷档号由全宗号、分类号、归档年度、项目号、案卷号组成。其中案卷号从0001开始编号。3、案卷目录的编制（一）案卷应按归档范围的类别和顺序排列。（二）编制单位应填写负责立卷的法人组织或主要责任者。（三）编制日期应填写完成立卷工作的日期。案卷目录的编制F内部资料

请勿外传中建三局争先学院321、

案卷可采用装订和不装订两种形式。2、

案卷内不同尺寸的文件材料要折叠为统一幅面，大小一致、左、右、下三边齐整，并不超出软卷皮。3

、案卷装订时必须取掉金属物，装订要牢固、美观，不应有松散、掉页等现象。4

、装订采用三孔一线,用白色的装订线。5、

图纸不装订。6、案卷内容排列：案卷封面、卷内目录、文件材料、备考表、封底。内部资料

请勿外传中建三局争先学院33案卷装具可采用卷盒、卷夹两种形式，并应符合下列规定：卷盒的外表尺寸应为310mm×220mm;

案卷卷皮尺寸应为310mm×220mm;卷盒、卷皮应采用无酸纸制作。见下图：

01项目级录入

02案卷级目录录入

03卷内级录入

04卷内级核心档案的链接内部资料

请勿外传中建三局争先学院34

01项目级录入

项目层级录入全宗号、归档年度、项目序号、工程项目名称，案卷总数、开竣工时间，合同额、建筑面积、项目经理、建筑高度、工程类别、工程用途、项目地点、承包范围、承包方式、签约单位、勘察单位、设计单位、施工单位、签约时间、归档部门、归档时间、归档人、备注等要素构成。1、项目名称、开竣工时间、建筑面积、结构类型等数据要和备案表、备案合同中数据一致，如有多个单位工程时，录入第一个单位工程数据，其它单位工程数据在备注栏中写明（罗列其他各个单位工程的名称、层高、面积等不同的数据）。2、全宗号：立档单位的唯一编号，按《中国建筑集团有限公司档案分类管理办法》（中建办字〔2018〕132号）执行。3、项目序号：在每一个年度内项目序号从

0001开始依次排列。4、案卷总数：每一个项目的案卷数量之和。5、归档年度：归档时年度时间，格式为四位，如

2020。6、勘察单位、设计单位、监理单位：全部单位名称填写全称。7、施工单位：填写单位全称，有多个单位时，需全部填写。8、纸质档案位置：填写实际存放单位名称。

01项目级录入内部资料

请勿外传中建三局争先学院35

案卷目录录入全宗号、分类号、归档年度、项目序号、案

卷号、档号、案卷题名、责任者、总页数、文字页数、图样页

数、保管期限、编制单位、归档部门、编制时间、立卷日期、

审核日期、归档时间、归档人、立卷人、审核人、备注等。（1）全宗号、分类号、项目序号、归档年度与一级目录保持一致。（2）案卷号：每一个项目从0001开始依次录入。（3）档号：全宗号-分类号-归档年度-项目序号-案卷号，

例如

0300-E8-2020-0006-0005。（4）案卷题名：工程名称+子单位工程名称+专业名称+（概括卷内主

要内容）。具体填写与纸质文件保持一致。（5）编制日期：填写案卷内全部文件形成的起止日期。例：

20150707-20150808（月日必须两位数）。（6）总页数：文字页数与图样页数相加之和。（7）总件数：本卷内所有文件的件数之和。（8）归档日期：备考表中的立卷日期。（9）保管期限：以该卷中文件材料的最长的保管期限为准，与纸质

档案保持一致。（10）编制单位：案卷的形成单位或主要责任者。

02

案卷级目录录入

02

案卷级目录录入内部资料

请勿外传中建三局争先学院36

文件级目录录入全宗号、分类号、归档年度、项目序号、案卷号、卷内顺序号、档号、文件标题、原编制号、文件形成日期、页数、页次、保管期限、责任者、载体类型、归档部门、归档时间、归档人、备注等。

03卷内级录入

（1）三级目录条目数与二级目录总件数要一致。

（2）文件编号：填写文件原有文号或图纸编号，原文没有用

“/”表示或不填。

（3）题名：填写文件标题的全称。

（4）卷内顺序号：应用阿拉伯数字每卷都从

0001起依次标注卷内文件的

顺序，一个文件一个号（四位数）。

（5）档号：全宗号-分类号-归档年度-项目序号-案卷号-卷内顺序号，

例如0300-E8-2020-0006-0005-0001。卷内级录入

（6）文件形成日期：文件材料形成的日期。

（7）页数：每份文件页数。

（8）页次：每份文件首页上标注的页号（从

1开始，本卷最后一份文件要

填写尾页号，例如填写166-176）。

（9）责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择

两个主要责任者，其余用“等”代替。内部资料

请勿外传中建三局争先学院37

核心档案应挂在卷内目录一级，相对应的条目之下。（经营类核心档案含有：合同、中标书、结算书等；工程施工类核心档案含有：开竣工报告、竣工验收单等）

04卷内级核心档案的链接

1、熟悉立卷的流程、立卷原则、立卷方法及施工文件应满足的组卷要求。

2、熟悉文字材料和图纸的排列方法。

3、熟练掌握编制卷内文件页码、卷内目录、卷内备考表、案卷封面、案卷目录等。

4、熟悉掌握各类档案的装订方法及装盒方法。

5、熟悉掌握工程档案项目级、案卷级、卷内级的录入和卷内级核心档案的链接。内部资料

请勿外传中建三局争先学院38第五部分电子文件和声像档案的整理编制要求目录

电子文件的归档范围

（文件材料、声像材料）

电子文件格式及其他要求声像资料的归档范围和归档要求

声像档案的整理

录像档案组卷要求和编目内部资料

请勿外传中建三局争先学院39

记录工程建设活动中形成的，具有保存和利用价值的电子文件及其元数据、照片、影片、录音带、录像带、光盘、硬盘等记载的声音、图片和影像等记录均属于归档范围。

综合性文字材料归档范围（1）建设项目可行性研究报告及批复（2）中标通知书（3）工程勘测、设计、监理、施工合同（4）工程地质勘察报告（5）施工图设计审查文件（6）工程决算和工程审计文件（7）监理总结（8）工程竣工测量（工程总平面图）（9）施工许可证（10）规划许可证建筑与结构归档范围（1）工程概况表（2）工程竣工验收备案表（3）单位（子单位）工程质量竣工验收记录（4）单位（子单位）工程质量控制资料核查

记录（5）单位（子单位）工程安全和功能检验资

料核查及主要功能抽查记录（6）单位（子单位）工程观感质量检查记录（7）施工现场质量管理检查记录（8）工程质量评估报告（9）工程质量竣工验收报告（10）房屋建筑工程质量保修书（11）施工组织设计、施工总结（12）图纸会审（技术交底）记录（11）设计变更、洽商记录及工程变

更单（12）工程定位测量放线、建筑物沉

降、变形观测记录、垂直度、

标高测量记录（13）分部、子分部工程质量验收记录（14）室内环境检测记录（15）重要检验试验资料（16）重要的隐蔽记录内部资料

请勿外传中建三局争先学院40

给排水与采暧工程归档范围（1）图纸会审记录（2）设计变更、洽商记录及工程变

更单（3）分部工程质量验收记录（4）水电反馈检测记录

电气工程归档范围（1）图纸会审记录（2）设计变更、洽商记录及工程变更单（3）分部工程质量验收记录

通风与空调工程归档范围

分部工程质量验收记录

电梯工程归档范围

分部工程质量验收记录

消防与智能建筑工程归档范围（1）消防检测报告（2）分部工程质量验收记录

节能工程归档范围（1）节能验收备案表（2）分部工程质量验收记录

竣工图

建筑竣工图、结构竣工图、钢结构竣工图、幕墙竣工图、室内装饰竣工图、建筑给排水及供暧竣工图、建筑电气竣工图、智能建筑竣工图、通风与空调竣工图、室外工程竣工图、规划红钱内的室外给水、排水、供热、照明管线等竣工图、规划红线内道路、园林绿化、喷灌设施等竣工图。照片、影片、录音带、录像带、光盘、硬盘等内部资料

请勿外传中建三局争先学院41格式要求

归档的建筑工程电子文件应采

用开放式文件格式或通用格式进行

存储。专用软件产生的非通用格式

的电子文件应转换成通用格式；同

时应将相应的背景信息和元数据一

并归档。如不能转换，则应连同专

用软件一并收集保管。工程电子文件存储格式表其他要求(1)

归档的建设工程电子文件应包含元数据，保证文件的完整性和有效性。元数据应符合现行行业标准。(2

)归档的建设工程电子文件应采用电子签名等手段，所载内容应保证其真实性、完整性、可靠性和可用性。(3)

归档的建设工程电子文件的内容必须与其纸质档案一致。(4)

离线归档的建设工程电子档案载体，应采用一次性写入光盘，光盘不应有磨损、划伤。(5)存储移交电子档案的载体应经过检测，应无病毒、无数据读写故障，并应确保接收方能通过适当设备读出数据。内部资料

请勿外传中建三局争先学院42其他要求

（6）扫描型电子文件使用的原文要求为文件原件。页面中带有红头、印章或照片、彩

色插图的文件用彩色模式进行扫描，其余采用灰度模式进行扫描。扫描分辨率不小于

300dpi。

（7）工程电子文件归档的载体应为CD－R/DVD±R档案级光盘。

（8）电子文件的移交三套数，一套封存、一套供检索利用、一套作异地备份。

（9）电子文件应当以国家规定的标准存储格式进行归档，由特殊软硬件生成且无法转

换、确需收集归档的，应将其阅读软件、格式名称与版本以及使用手册等一并收集。

（10）电子档案立卷时，每个工程应建立多级文件夹，应与纸质文件在案卷设置上一致，

并应建立相应的标识关系。（1）所有工程项目均编制照片档案，市级（含市级）以上重点工程编制照片、录像档案。（2）工程声像资料拍摄应图像清晰、内容真实、文字说明准确。使用数码相机拍摄，照片应冲印成6寸光面照片并刻录光盘。数码照相机光学分辨率不得小于

600万有效像素，用数码摄像机、手机拍摄的照片不能作为归档照片。（3）光盘中照片的序号、题名、说明应与冲印照片一致，应在光盘非数据面用光盘笔标明案卷名称。（4）工程照片文字说明内容应包括施工单位、工程名称、拍摄事由、拍摄时间、拍摄地点、摄影者等要素。要求文字简洁、能概括揭示照片所反映的信息。（5）工程录像资料必须进行编辑，配以字幕及说明。说明内容包括工程名称、施工单位、拍摄内容、拍摄长度、拍摄时间、拍摄人员等。后期制作不应对资料进行有失真实性、改变物体颜色的技术处理和修改。内部资料

请勿外传中建三局争先学院43声像资料的归档范围照片档案组卷要求和编目(一)

照片档案组卷要求①照片档案按建设工程项目或单位工程组成案卷，重大事件和重要活动按照专题组卷。②照片案卷由封面、卷内目录、芯页、备考表、封底组成。③照片用双面胶贴固定在芯页上，竖幅照片统一往左转

90度粘贴。内部资料

请勿外传中建三局争先学院44)（二）照片档案的编目（1）

案卷封面排列在卷内目录之前，内容包括档号、案卷题名、拍摄时间、保管期限、密级、编制单位、编制日期。拍摄时间：填写本卷照片拍摄的起止年月。年度编写四位数。（2）卷内目录排列在案卷内芯页首页之前，内容包括照片编号、照片题名、拍摄日期、页次、备注。按下列要求填写：①照片编号：以一张照片为单位，按照片的排列顺序用阿拉伯数字从“1”依次标注。②照片题名：填写单位工程名称+详细部位名称或会议名称+拍摄的具体内容。(有新旧名称的工程，地名办核准的名称在前，原名称用括弧标注在后③拍摄日期：填写该张照片具体拍摄时间。④页次：填写本卷内照片所在芯页的页号。⑤备注：填写所要说明的问题。（1）录像档案按建设工程项目或单位工程、重大事件、重要活动组卷。以盘为单位保存，与纸质档案应建立相应的标识关系。（2）每盘录像档案由带盒外封面、带盒、拍摄记录、磁带内封面、磁带组成。录像档案的编目（1）录像档案编目包括外封面、内封面、拍摄记录的编制。（2）录像档案外封面内容包括盘号、工程名称、序号、项目名称、带长。按下列要求填写：①盘号：填写录像带顺序号。②工程名称：填写建设工程名称。内部资料

请勿外传中建三局争先学院45③序号：填写盘内拍摄不同项目的排列顺序号。④项目名称：填写拍摄的项目具体名称。⑤带长：填写该项目拍摄的时间长度。以分钟为单位。（3）录像档案内封面使用带盒自带标签，内容包括盘号、工程名称。编制应与外封面一致。（4）录像档案拍摄记录放入带盒中，内容包括序号、拍摄内容、带长、拍摄日期。按下列要求填写：①序号：填写盘内拍摄不同内容的排列顺序号。②拍摄内容：填写拍摄段落的内容名称。③带长：填写该段