公文的相关知识

公文的相关知识一、种类决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。二、主要文种的写作方法及要求这里主要介绍我们工作中会经常用到的一些文种。（一）请示请示用于向上级请求指示、批准。由于是向上级机关行文，并且工作中会经常使用，必须严格把握其写作要求。1、基本结构和写法①标题。应该采用“完全式标题”，即由“发文机关＋事由＋文种”三个要素组成，以表示礼貌和庄重。“事由”应待匿名请求什么，不要出现“请求”、“申请”等字样，避免语意重复。病例：《关于申请开展XXXX项目前期工作的请示》；《关于（确定、增加、减少）XXX项目投资概算的请示》。②正文。请示的问题和理由。这部分是重点，只有让上级了解到请示问题的轻重如何、属于什么性质、是否非解决不可，才有助于上级进行判断。所以这部分应当具体、充分，多用事实、数据和对比资料说明，切忌空话、套话。请示批准的事项。请求批准的事项应当具体、明确，请求什么？请求多少？同时请求应当合理、具有可行性。请求的内容多可以分条列出，内容少可以集中陈述。结束语。常用“以上请示妥否，请批示（指示）”、“以上请示如无不妥”“当否、请批复”之类的结束语。③落款。署请示机关的全称或规范化简称，加盖公章。2、注意事项（结合请示的特点）①行文主体的组织性。请示者和受理者必须是一级机关或组织，不能以个人名义向上级机关报送请示；也不能以组织名义向上级机关的领导同志报送请示。②行文关系的直接性。只能向有隶属关系或业务指导关系的直接上级机关报送请示，只写一个主送单位，一般不得越级行文。③行文事项的针对性、规定性。即必须属于请示事项。④行文内容的单一性。即“一文一事”。⑤行文时限的紧迫性。请示问题一般都是急需办理和解决的，要特别注意时间要求。（二）报告报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关的询问。另外，通常还用于报送文件、物件。根据报告的内容和作用，报告可分为工作报告、情况报告、回复报告、报送报告。1、基本结构和写法①标题。采用完全式标题，“事由”要反映要报告的工作的名称（不一定出现“工作”二字）。②正文报告原由（报告语）。简要介绍报告的原因、背景、目的，并以“现将有关工作报告如下”之类的句子过渡到主体（也可以省略过渡语）。报告事项。这是报告的核心，根据不同的报告类型有不同的写法。比如综合性工作报告常用“四部式”：基本情况（含成绩）＋主要做法（措施）或体会（经验）＋存在问题及原因＋今后打算。分类或按发言记录式写出会议讨论的情况和结果，一般包括会议研究的问题、讨论的意见、作出的决定、提出的措施和办法等，这是纪要的核心，常用“会议一致认为”、“会议指出”、“会议强调”、“会议决定”、“会议要求”等惯用语开启每一段落。三是写明会议提出的希望和号召。③结尾。会议纪要是以会议名义而不是以机关名义制发，所以按惯例没有落款和印章，纪要正文结束后，依次写明出席、请假、列席人员，以代替结尾。（五）简报简报是工作情况的简要报道，用于向上级迅速及时报告工作情况、反映存在问题，向下级推广经验、指导工作，向平行机关互通情况、交流信息的一种事务性公文，工作中很常用。1、类别。分为四种：①报道体。及时、简要的反映、报告本单位、行业、系统、领域内最新发生的新情况、新动态，类似于动态信息。②汇编体。在众多稿源的基础上剪辑而成的类似综合消息的简报问题，其信息量大面广，能点面结合的反映全局性情况。③总结体。即一般意义的总结，但内容具有典型推广价值，变成简报能发挥其指导一般的作用。④转引体。即将其他单位、个人有参考借鉴意义的材料完整地或片段的摘编、转引。2、基本写法①按语。即编者按。是简报的编者对简报内容所做的说明性或评论性文字，一般在转引体、总结体常用，但重要的报道体、汇编体也用。按语分为三种：一是题解性按语，类似于前言，主要是对文稿的产生过程、作者情况、主题内容进行简单介绍；二是提示性按语，侧重于对简报内容的理解揭示或针对当前实践应注意事项的提醒；三是批示性按语，往往援引领导人原话或上级机关指示，结合简报内容对实际工作提出批示性意见。②标题。类似于新闻标题，简要反映主旨或基本内容，揭示主题，简洁醒目。③正文。导语。常用简明的一句话或一段话概括全文的主旨或主要内容，以便给读者一个总的印象。导语一般要交待清楚谁（某人或单位）、什么时间、什么事项、结果如何等内容。主体。用足够的、典型的、有说服力的材料，把导语的内容加以具体化。结尾。或指明事项发展趋势，或提出希望或今后打算。如果主体部分已经把事情表达清楚了，就不必再要结尾。（六）函范例（便函）范例（便函）××××××××××000001xx函〔2013〕xx号秘密★x年特急xxxxxx关于xxxxxxx的函xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx秘范例（公函）范例（公函）000001秘密★x年特急××××××××××xx函〔2013〕xx号xxxxxx关于xxxxxxx的函xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx秘范例：范例：会议纪要第×期xxxxx公司xxxx年xx月xx日2009年11月范例：范例：XXX公司XXX项目专题会议记录时间：XXXX年XX月XX日XX时XX