物业集团收费系统管理制度

物业集团收费系统管理制度1、目的为贯彻物业集团质量体系方针、加强财务及内控管理，规范物业管理收费系统操作、保障系统数据的真实性、完整性、及时性，特制定本制度。2、适用范围适用于物业集团及下属各分公司、物业服务中心。3、主要内容3.1系统权限设定权限类别：系统设超级用户、管理员、管理会计、财务助理、客服收费员五类权限。权限清单：各公司按项目建立权限清单存档备查，若有人员调整及时修订权限清单。（模板见附件）。权限申请：系统上线、员工新进、离职、调职等情况需进行各级权限授权或解除的，通过A8走权限申请或解除审批，终批至分公司第一负责人。审批单附权限清单后存档备查。3.2系统权限运用3.2.1超级用户权限：系统供方工程师使用权限，主要为解决收费系统的专业技术问题。3.2.2管理员权限：系统操作最高权限，设置在物业集团总部。操作人员权限配置，系统后台数据配置，系统前台数据删除、修改。协助新项目系统上线，建立项目基本架构，审核项目基础数据。监控系统使用情况，及时解决系统使用中出现的问题，汇总对接系统供方公司解决相关技术问题。组织系统应用上线、操作培训。安排操作人员考试并进行考核。3.2.3管理会计权限根据审批文件处理所管辖项目系统应、实收数据删除、减免、修改、作废等。监控财务助理和客服收费员日常收费和报表情况，进行指导、监督。考核项目操作差错。按项目编制本公司月度收缴率统计表，复核表内实收数据与金蝶系统管理费收入，对差异进行说明。按项目对月度收缴率波动进行分析。每月对项目收费及系统使用情况进行稽核，稽核报告报务物业集团财务管理部。对系统应用、制度等提出建议，促进系统优化使用。3.2.4财务助理权限每月整理审核各类收费单据，处理相关数据，结账并生成本月常规费用（管理费、本体金等固定费用），分析未成功生成费用的原因。每月将水电表数据录入系统并生成费用。登记有疑问的水电用户，交由物业服务中心工程部查明原因，并按复查结果做出相应处理。每月打印收费通知单，交服务中心客服专员。每月核对业主银行扣款资料，对有变更的账户进行登记。银行托收回盘次日，打印欠费清单交物业服务中心客服专员进行催费。托收成功的收费通知单的存根需保存以备查阅。且日常工作中的现金收费单及欠费通知单的存根同时保存。将银行托收收缴率报物业服务中心经理，对银行反馈有问题的账户进行核对。每日核对实收票据与系统输出的收款日报表，票据及收款日报表存档备查。每月结账后，管理会计复核思源系统输出报表：项目月度收缴率统计表、账龄分析表、欠费及实收年份统计表、管理面积汇总表，并导出报表作电子存档及纸质存档处理。收费系统和金蝶系统结账后，财务助理提交上月报表，包含收缴率报表、账龄分析表、欠费清单（地产空置房单列）、应收账款明细表及现金、银行收款明细表，并将以上表单与对应的通知单存根分类、核对、装订保存。定期核对思源系统管理面积状态汇总表,确保系统收费面积与实际存档文件一致，管理会计做不定期抽查。系统票据的作废处理。因操作差错产生应、实数据修改，通过A8发出修改申请。3.2.4.11过户的办理a)结算老业主费用：水电读数截止至过户当天。b)物业管理收费系统客户资料的修改（老业主的退伙及新业主的新增）、保存。不允许直接对业主进行更名操作。c)建立新业主档案：登记、录入新业主相关资料。3.2.1客服收费权限具有前台收费、系统录入，查询业主欠费和交款情况的权限。根据人员配置情况，可在经分公司负责人审批后，授于客服人员财务助理的部分权限，需在授权清单中列明。3.3收费系统上线3.3.1基础数据导入提前两周提报系统供方对接人上线项目及上线时间节点，由系统管理员建立项目组织架构。按集团下发的基础数据导入模板整理项目基础数据。发送邮件至系统管理员，由系统管理员审核，审核通过后导入思源系统。要求：已交付区域的所有房屋（包含但不限于住宅、商铺、会所、配套建筑如幼儿园等）均应录入系统；所有录入系统的房屋必须建立单价，形成应收数据纳入管理费应收考核；所有应收房屋必须明确应收对象。3.3.1.3导入系统的基础数据由项目财务助理复核数据准确性、完整性。3.3.2财务设置财务初始设置：按要求设定系统内基础参数，确定币种、本金计价方案、预交方案、滞纳金计价方案、收付项目、收付方式、银行账户等重要设置。仪表建立：建立水电仪表、水电分摊仪表，设置仪表倍率及转表参数等仪表数据。要求仪表名称需按培训文件要求建立。另外，不允许随意更换业主仪表。计价绑定：将计价方案与业主仪表绑定，确认业主计费关系，完成系统上线基本工作。（水电费需录入水电读数后才生成相应款项）。3.4应收数据生成月度费用：管理费、本体维修金、水电费等费用在绑定计价条款后，按实际账期生成应收金额。临时费用：包括临时停车费、IC工本费、出入证押金等临时性的收入。项目建立单独“其他收款单”房间，以合同费用的方式录入应收款项。3.5系统数据修改系统生成应收数据后，数据未经审批不得修改。若需修改，需按责权报请审批后修改。录入人员（财务助理、客服收费员）在系统操作中出现录入差错的，通过OA走审批流程，至管理会计审核，经财务职能部门负责人审批后，由管理会计修改系统数据。每月统计错误次数按公司考核制度对责任人考核。3.5.3因房屋数据有误、费用减免、定价调整、删除等非操作因素导致的数据修改，由需求部门发起OA申请，按责权审批后，由管理会计修改系统数据。3.6系统票据使用票据下发：票据下发时应确保纸质票据本编码与系统票据本一致，并按票据号顺序使用票据。无特殊情况，不允许跳号使用票据本。票据保存：系统中显示未用及作废的票据应保持票据四联的完整。已使用完票据本，在核定无误后，在系统中作核销处理，并将票据本归档。票据稽核：管理会计每月进行一次票据稽查工作，了解项目系统票据使用情况，不允许票据号空白的情况。4、附件思源权限操作申请 ETS基础档案整理模 ETS基础档案整理模 01.预交数据--注解模板.xlsx 板（注解）.xls 板（空白）.xls .xls01.预交数据--空白