公司制度档案管理制度

公司制度档案管理制度一、制度目的为规范公司档案管理工作，确保公司档案的安全、完整、真实、有效，充分利用档案资源，提高公司综合管理水平，加强公司的知识产权保护，特制定本档案管理制度。二、适用范围本制度适用于公司内部所有档案管理人员及涉及公司档案管理工作的各级领导、部门负责人和员工。三、基本原则1.保密原则公司档案管理应保证档案的安全和保密，不得随意泄露档案信息。2.完整原则公司档案管理应保证档案的完整性和准确性，不得删除、篡改档案内容。3.有效原则公司档案管理应保证档案的有效性和符合实际情况，便于检索和使用。4.便民原则公司档案管理应便于员工及外部人员查询和使用，提高档案的利用价值。四、档案管理工作职责1.公司档案管理部门应及时收集、整理、存储、保护公司档案。2.各部门应主动核对、审计本部门档案，并及时通报公司档案管理部门更新资料。3.公司档案管理部门应对公司各部门或个人的档案使用情况进行监督，及时核查和淘汰无用的档案。4.向外部人员提供公司档案查询和复制服务。5.管理档案室中的档案，确保档案要件齐全，不得乱放、丢失、损坏。6.及时处理公司涉及到的法律案件，特别是涉及到公司档案的法律案件，配合法庭的调查工作。五、档案的分类和保管1.档案分类（1）立卷单位：根据立卷单位的不同划分为公司档案、部门档案、个人档案等。（2）档案材料：根据档案材料的性质、用途和类型进行分类，包括财务档案、人事档案、生产档案等。（3）电子档案：按格式、存储介质、数据内容等要素进行分类。2.档案保管（1）公司档案管理部门应配备专人负责档案保管工作，规范档案的接收、归档、借阅、移交、销毁等环节。（2）公司档案管理部门应建立健全保管制度、安全制度和备案制度，确保档案的安全和保密。（3）公司档案管理部门应配备专人监管档案保管环节，防止档案遗失、损坏等情况的发生。（4）档案室要求干净、整洁，确保档案的货架、档案柜的完好，避免因存放不当造成的遗失、损坏等情况。（5）档案室应对温度、湿度、光线等因素进行控制，以保证档案质量。六、档案的借阅管理1.借阅范围：公司档案管理部门应规定各类档案的借阅范围及借阅时间。2.借阅流程（1）读者应向公司档案管理部门提出借阅申请，并提供身份证明。（2）公司档案管理部门进行借阅审批，由借阅人签订借阅协议。（3）借阅人在规定时间内查阅，并遵守档案管理规定。（4）借阅人应按期归还档案，并不得私自带走档案。七、档案的淘汰销毁1.淘汰条件：公司档案管理部门应对公司档案进行定期检查和淘汰，归纳为以下几种情况：（1）保管期满。（2）已无实际用途。（3）已复制成电子档案。（4）遭到损毁。2.淘汰程序（1）档案管理部门应组织有关部门针对需要淘汰的档案进行归纳和整理。（2）应制定淘汰方案，按照规定程序提请公司领导审批后，向有关部门发出淘汰通知。（3）在通知规定期限内，淘汰的档案应交由档案管理部门进行销毁。八、档案的电子化管理公司档案管理部门应积极推进公司档案的电子化管理，提高资料检索效率，提高档案的保管水平，为公司的信息化建设提供支持。九、档案管理考核为进一步推进公司档案管理工作，对公司档案管理部门及各部门进行考核，考核内容包括档案保管、档案回收、档案利用、档案电子化等方面，考核结果应向公司领导汇报