成本会计应用计算机入门和准备

第1章成本会计应用计算机入门和准备【内容简介】本章主要讨论成本核算的一般流程和方法；MicrosoftExcel和MicrosoftAccess的基本操作以及如何利用VBA使各项操作自动完成。成本会计是运用会计的基本原理和一般原则，采用会计的基本方法，对企业在生产和经营过程中发生的各种耗费和产品或劳务成本进行连续、全面、系统的确认、计量、计算等活动。成本会计是现代会计的一个重要分支，包括成本预测、成本计划、成本决策、成本控制、成本分析和成本核算等具体内容。其中，成本核算是成本会计的基础。成本核算的计算工作量比较大，计算工程很规范，并且基本上每月的工作是重复的，需要编制各种成本计算或分配的表格。因此，成本核算特别适合采用计算机处理。但是，由于各类企业生产经营活动的内容不同，成本核算的过程和方法差别很大，因此，购买商品化的、现成的专用成本核算软件，并非是明智的选择。因为这些软件要么价格过高、要么是不能适应企业成本核算的需要。除非是大型企业可以从企业信息化整体考虑，实施ERP计划。一般的中小企业，自己动手，利用各种能够得到的价格相对比较便宜的通用软件实施企业成本核算，进而开展成本分析、预测、决策、计划等，是一个实用、可行的实施方案。采用计算机来完成成本核算和成本分析、预测、决策等任务，离不开选择适当的应用软件。企业在选择应用软件之前，首先要对企业的实际情况和软件市场有一个整体的了解。软件市场上各种应用软件种类繁多，从使用上讲，可分为两大类：一类是应用面广泛的通用应用软件；一类是专用于企业会计、财务、管理方面的专用应用软件。由于通用应用软件应用的面比较广，操作比较规范、简便，价格也比较便宜。对于中小企业，采用通用应用软件是一种明智的选择。1.1使用Excel建立表格Excel操作界面和主要功能MicrosoftExcel是微软公司推出的很有特色的电子表格软件，具有非常强大的数据处理、数据管理和报表制作功能。对于成本会计人员，Excel是进行成本核算、成本分析、预测决策的最重要的工具。Excel是微软公司Office系列办公软件之一，Excel有很多版本，从5.0版起，功能上已经基本定型，只是在操作的界面和简便性上提高不少，在与网络的结合方面也有较大改进。本书主要介绍Excel2000。Excel的界面如图1-1所示。图1-1Excel操作非常简便，但是功能却非常强大，应用面非常广泛，主要运用在财务、会计、统计、行政等领域。Excel的主要功能有以下几个方面：1．表格制作。Excel可以编制各种样式的财务或统计报表，可以通过建立查询从各种数据库中直接取数完成表格的编制。2．数值运算。Excel的公式和函数功能极大地方便了数字运算和数值处理，几乎可以完成所有的财务和会计日常业务所碰到的各种数据加工、处理和计算工作。3．数据分析。Excel的数据分析功能强大，可以制作各种分析方案和数据透视表，进行各种分析。4．VisualBasicforApplications（VBA）的运用。VBA运用在Excel，使Excel成为完全的开发环境，有时候仅仅使用宏录制器，便可以构建完美的宏，实现程序的自动操作。命抬建立表阔格的格式操绍作胁Excel洁最常用的功洽能就是编制餐各种格式的龙表格，为了双使表格更美谱观，更容易且阅读和理解驴表格的内容维，通常要对居表格进行格瞒式化操作。友Excel蠢把表格看成茧是各个单元泉格的集合，透每个单元格险的格式组成致表格的整体最格式。放单元格格式罩操作主要通夸过使用菜单退栏的格式命醒令打开单元杜格格式面板伴和使用格式怕化快捷工具滚条完成。格长式化快捷工充具条如图1躺-2所示。很图毕川1-2赛使用格式化词快捷工具条滔可以比较方旨便地对单元玻格进行格式舱化操作。但旗是，工具条冒提供的仅仅抛是一些常用雨的格式工具篮，要使用其热他一些比较杯操作，就需旨要打开单元趴格格式面板下进行操作。请单元格格式伪面板如图1判-3所示。甚格式化面板巾有6个标签斥，其中香“千数字紫”悉标签提供各助种数字格式刮，包括数值赖、货币、会迷计专用、日隙期、时间等保格式济，榴并可以根据辩需要自定义驻各种格式。婚“搬对齐团”秀标签提供水塔平和垂直对研齐方式、文怨本的缩进量够、自动换行触、文本方向衔、倾斜角度世等格式功能市。糕“僵字体辽”斩标签提供字诊体、字形、暂字号、下划那线、颜色、绒上下标等格示式功能。贼“翁边框坝”斗标签提供各洪种边框线的纲设置、颜色摧、类型等格葡式功能。毒“漏图案陈”帜标签提供单窃元格底纹图傍案和颜色等骂格式功能。厅“投保护否”妈标签提供单涉元格锁定、盈隐藏和工作秩表保护功能话。刮图理赚1-3浪表1-1是指运用各种格罢式化工具编已制的表格，朴其中，表格喊的标题采用震“拣楷体捷”悠字体、龄“慎粗体贴”背字形、18茎号字号、并拢且跨列置中药。表内各行询的标题和各束列的标题采愁用裹“奋隶书幕”敌字体、处“样标准鬼”蛛字形、11告号字号，表库内的数字采莫用狸“絮Times握世New跑堪Roman登”净字体、风“祖标准折”求字形、11低号字号，所统有单元格都塘居中。饶表1-1楚南希公司伤年度销售情飞况表被产品垮一季度毛二季度燃三季度帅四季度保全年斯A产品帅2530剑2563莫2463核1236单8792黎B产品汗2465拦2856棵2456映1854熊9631贱C产品仿2587非2684洪2543漠1357琴9171即D产品坛2709劲2512棋2630改1425劈9276翁合镰壁计骡10291泽10615灯10092摄5872校36870棵单元格格式庆化使表格更圾加清晰、更那加易于理解猪。腥炊Exc醉el的公式隆和函数运Excel执通过在单元脖格中输入的嫁公式和函数侧进行数值计斜算或处理，摔所有公式和黄函数都是以怪等号开头，巾如号“查=A1悬-絮B熔1紧”想、绳“撒=SUM(沟A1:B1蚊2)耍”挥。如果省略饲等号，Ex凝cel会将筝输入内容作容为文字或数沃值处理。屯Excel紫的公式和函责数依赖于单酸元格引用，吐单元格引用匙有3种方式完：西1．相对引涉用。相对于饥输入公式的攻相对位置引馆用单元格，火当含有公式糖或函数的单传元格移动或徒复制时，相回对位置的列壁差和行差保宋持不变。劲2．绝对引斜用。是对于贺固定位置的殿单元格的引锅用，应在单诱元格的列号谢行号前加上蜓一个美元符格号如纸“利$A$垃1课”左，可以在引政用时按慢“凭F好4糟”撒键，系统会难自动加上拌“哄$状”估。迫3．混合引傍用。该引用腐包含绝对引感用和相对引顿用，如我“条A$盆1闭”席的列为相对奏引用，行为魂为栏绝对引用。习Excel惧的公式和函得数有两种，尚一种是一般拉公式或函数宁，如在C1兵单元格中输宜入公式曲“淹=A1鸽-湖B踪1帅”室，表示将A虏1单元格的悟值减去B1础单元格的值招的结果放在蹄C1单元格览中。驳另一种是数益组公式，数倘组公式由一潮个数值数组毯或一组单元闷格的引用组棵成，一般多字用于函数的挪输入。如：翼在C3单元旧格输入数组骗公式孤“奶{鞋=SUM(幅IF(MO谁D(ROW肉(A1:B枣30),2传)陵谣=0,A1东:B30,犁0))}雅”匪。这个数组迹公式的意思穴是将A1:记B30单元签格范围的各胁偶数行单元另格的值相加演，并将结论听放在C3单郑元格。其中使，签SUM佣用于求和，侦IF弊函数用于判耍断是否是偶五数行，搂“罩MOD(R财OW(A1典:B30)去,2)=坛0狠”肚表示行号除岁以2的余数己是否等于0仙，等于0的内就是偶数行痰。数组公式崇输入时应该刃在输入公式俊内容后，同严时按下闭Shift红+困Ctrl+贡Enter坟键，即先按输住茂Shift形和科Ctrl两拘键，然后再树单击Ent左er键。这焦时，在编辑会栏里可以看织到用花括号讽{}括起来班的数组公式姨。注意，不令要执行输入赤花括号。田单元格引用顾样式也有两坊种，即A1恭引用样式和纯r旺1c鲜1引用样式铸。举A1引用样捕式表示在绝泉对位置上引械用，沾r伤1c彻1引用样式颂表示丈可以在相对犯位置上引用畜。违为了使公式怨或函数能够弄更好地被理绕解，可以给挪单元格或单肌元格区域命炮名。要给单登元格或单元由格区域命名酸，可以先在扰工作表中选省定要命名的短单元格或单溪元格区域，龄再选择锯“赵插入许→副名称呈→吩定义拉”府菜单命令，凭并在挑“深工作簿名称淹”栏编辑框中输只入具体名称盯，或选择羡“严插入躁→川名称御→王指定壳”洲菜单命令，凭指定工作表哥的列标题或野行标题为单星元格区域的愤名称。也可疮以在选定要江命名的单元恢格区域后，辛单击编辑栏舞左端的话“突名称站”炒文本框，并姜直接输入名松称来对选定巴的单元格区历域命名。要活使单元格引参用后在公式甩中能够正确禽的显示单元婚格或单元格杨区域的名称拥，还要选择需“毒插入盲→千名称付→猾应用沉”弦菜单命令。简使用名称可灵以使公式或埋函数更加易裹于阅读，同两时，在创建伏公式时可以嘉粘贴名称。子在输入公式前时，可以使妈用需“岂插入卧→丛名称闯→腹粘贴砌”把命令，并在狠“执粘贴名称等”丛列表框中选染择要用的名妄称。这种方黎法柳既育可以减少击都键，加快操识作时间，也画可以防止输欠入错误。倾图1-4就券是使用了名粱称的公式，好在编辑栏里圣，公式完全稠以汉字表示会。摧图承币1-4喇使用名称的闸公式，更容依易理解，也条比较容易记偶住。近辛Exc打el的图表息和数据透视埋表功能秩Excel索的图表和数边据透视表是值非常有用的岂两项功能。貌图表是以图妈形方式来表坚达表格中的榨数据，通过凤使用图表可素以更形象、拜更直观地理绝解表格数据扎的意义，府图表具有较来好的视觉效瓶果，可方便远用户查看数两据的差异、牺图案和预测友趋势。抖使用者可以旱在工作表上诸创建图表，应或将图表作筛为工作表的编嵌入对象使忧用，也可以岩在Web页碗上发布图表牵。陷Excel盐的图表有两悠种，一种是奔嵌入式图表裂，嵌入式图观表押“血浮缺”流在工作表上昼，是置于工请作表中的图案表对象，保嗽存工作簿时禾，此图表会扣随工作表一橡同保存。当怕要查看或打盛印图表及其辉源数据或工律作表中的其晒他信息时，色嵌入式图表勇就非常有用敢。另一种是会独立图表，午又称图表工议作表，它是锤工作簿中只欢包含图表的喉工作表，独暴立于工作表考数据或数禾据透视表报虎表。该图表装在用户希望施单独查看图迟表或数据透该视图报表时止，图表工作宋表非常有用感。蹦数据透视表喉是一种交互堵式工作表，车用于对已有壤数据清单、绵表和数据库辰中的数据进仿行汇总和分生析。使用弦“巨数据透视表算和数据透视贼图向导割”泼可指定所需往的源数据。渡在创建数据雄透视表报表敏之后，就可轿以通过拖动吊数据字段和沫数据项来显柿示和组织数降据。数据透练视图是为现旋有数据清单闹、数据库和叔数据透视表小报表中数据林提供图形化俭分析的交互咏式图表。在尸创建了数据泼透视图报表垒后，就可以楚查看不同级戴别的明细数腾据，或通过斥拖动其字段咐和项或显示犁和隐藏下拉吹列表中其字租段的项来重牧新组织图表哑的布局。福对于常规图怖表，用户必悟须为要查看深的每张数据闸摘要视图创清建一张图表疲。对于数据加透视图报表谣，则只需创邮建一张图表轧，而用户可若以通过使用仗鼠标以多种锄方式查看汇偷总情况。巷如果要比较峰相关的总计计值，尤其是阿在要汇总较旅大的数字清动单并对每个汁数字进行多形种比较时，碧可以使用数公据透视表报吴表。在要使温用Exce拔l进行排序蹲、分类汇总椅和汇总时，雾就应该循使用数据透铸视表报表顾来达到预期县的目的。灭如果要在E赠xcel中菠创建常规图式表，则可以幼使用办“锡图表向导将”戴。例如某企堆业的历年销搂售情况如表帝1-2所示诚，使用Ex柴cel的图糊表功能绘制劈的数据图表摔如图1-5三所示。型表1-2删历年销售些情况表钓年屯份交销神们售厘且量弄2000年棚563相2001年世572殿2002年慢583拔2003年句594声如果要创建持数据透视图贷报表，则使轻用的方法将划取决于所使妨用的源数据屑。如果要创陕建数据透视勿图报表用以疤反映同一工瓣作簿中已有棍数据透视表知报表的视图骄，则可以使顷用泪“止图表向导阶”瓦。如果要创乞建的数据透仗视图报表并林不基于某个馆已有数据透刑视表报表的如视图，则可晶使用吧“改数据透视表谢和数据透视仪图向导理”锦。使用此向寨导时，Ex健cel会自淘动创建相关冒联的数据透律视表报表。洲图涌态1-5趣常规图表的胶源数据是直诚接链接到工仇作表单元格伐上的，而数鼠据透视图报乔表并不直接我链接到工作州表单元格上芒。它们可基匆于多种类型炉的数据，包轧括Exce担l清单和数正据库、需要简进行合并计典算的多个数服据区域以及灌外部数据源蒸（如Mic叼rosof佛tAcc掉ess数据窜库和OLA捷P数据库）裙。究息Exc痕el的数据浸库功能材“餐数据库腥”研就是为了实洁现一定的目勾的，按某种售规则组织起番来的笼“至数据串”乐的依“亚集合艰”押，勾虽然Exc刷el工作表离最大的用处掀是处理数值递型数据，但鬼是，Exc们el工作表升也可以用于纺存储和检索育文本及其他幻非数字型信末息的数据库辫。从某些方圆面看，Ex室cel是中菜小企业理想压的数据管理躁工具，因为锹Excel冶的数据管理社和分析的功袜能十分强大盏。Exce虏l可以像其昆他专业数据顺库管理系统虎一样进行数渔据查询或检永索。腹在Exce闹l中，数据挡清单是数据内库的代名词倍，根据设计喊元素和使用搏方式，Ex邀cel会自秩动将数据清当单认作为工甜作表，Ex陵cel数据登库表的列可瑞以看作是数浴据库的字段术，行可以看燃作数据库的扭记恳录，一般可破以将列标题嘱作为字段标艺签，可以以路不同的字体些或字形与列太中的数据区腥分开来。感Excel钟数据清单可庆以交互使用圣，或者通过年VBA的自相动技术来使慨用。Exc岸el提供了不很多菜单选说项，可以迅没速方便地对浸数据库表进绪行筛选、排肝序等处理，幼Excel帆的数据库函瑞数能够大大督地提高数据凡清单与外部奋数据处理的行能力。子一般来生说晋，Exce洲l的数据库蜻功能与其他臣各种关系型具数据库管理家系统相比较足，有易学易辉用匠、趴简单方便的璃特点，比较蹦适合管理相岔对较少的数春据集合。当寺记录大于1蔽000条、缓字段超过3肿0个时，应丧该考虑使用公真正的数据器库系统。笑根Exc桌el的分析孟工具嚷Excel丽提供的分析士工具库中包咳括了进行数屑据分析用的诊引用程序和农函数，通过木使用Exc蔽el的分析近工具库，可裳以很方便地背进行数据分画析和各种统义计分析。读图牲湾1-6永分析工具库绞通过加载宏羞菜单命令进可行安装。在喉“印工具写”君菜单选住“雅加载宏蔑”屯命令，在鼠“灶加载宏飘”秀对话框中将霞“蛙分析工具库景”套前面的复选起框选上，确解定后退出即可可，如图1彼-6所示。精打开谈“窃工具隶”介菜单可以找梢到叛“父数据分析肾”虑菜单命令，深单击恰“掠数据分析朴”睛就会出现数糟据分析对话横框，如图1晓-7所示。黄在对话框中着可以拖动滚腾动条，找到演要用的工具粘，双击它或械选中后再单随击役“努确定剪”躺就可以使用乞了。勉图盗烈1-7针数据分析工栽具可以完成近诸如相关系督数、协方差理、直方图、忧移动平均、恰指数平滑、怖抽样、傅立埋叶分析、方勤差分析、描膜述分析、回毯归分析、样旁本检验等各薄种数据分析椅任务。达1.2厌使用Acc娃ess建立掠数据库良刮A晃ccess座简介子成本会计人欢员在日常工费作中也经常毒要帅使用数据库兽应用软件。庸数据库应用落软件种类很龙多，比较适境合成本会计已人员日常工纵作中使用的绩，主要是M缝icros千oftt公烘司Offi梁ce系列办周公自动化软庆件的组件之材一Acce授ss。陵Acces惠s为熟悉数积据库编程的造会计人员和覆不熟悉数据休库编程的新艇手都提供了府一套功能强促大、使用方让便的数据管坛理和分析工阿具。Acc非ess禽适用于小型赵商务活动，书用以存抢储悼和管理商务奋活动所需要册的数据。冻Acces行s风不仅是一个奸数据库，而丑且具有强大狐的数据管理街功能，它可障以方便地利交用各种数据烫源，生成窗串体（表单）绕、需查询采、洁报表和应用堪程序等。猴Acces背s的新版本惊有了对XM壶L的支持，靠会计人员甚继至可以开发怕、创建很容墙易与Web鸟集成的复杂栋的企业级数柔据库解决方汗案。Acc巡ess可以掠帮助会计人肌员更加轻松始地傻开展索工作。也Acces艰s部是重Offic近e哥办公套件中挪一个极为重育要的组成部窄分。现在它叫已经成为世棵界上最流行伍的桌面数据贞库管理系统轮。通过大量债的切改进，微软累公司将拘新版本绸Acces吩s干的功能变得材更加强大。想不管是处理卷公司的客户男订单数据、蓬处理产品制溪造成本数据净、管理自己舟的个人通讯知录、还是大尾量科研数据剑的记录和处弯理，人们都衣可以利用它拨来解决大量谁数据的管理浆工作。豆Acces保s浴的使用也非魔常简便。一踏些很繁琐的宜工作，只需惕几个简单的僚步骤就可以渡高质量地完妻成了。使用洒Acces手s征可以从单一什的数据库文洁件中组织用赔户信息。在旋此文件中，生可将数据分泳开放在名为章“芒表裂”叠，也就是前韵面所说的牛“崭数据表骗”财的容器中，妄然后使用联驰机窗体让网误络用户查看织、添加并更抄新表中的数织据、颈“密查询轿”纽查找并检索槽数据、使用趋“啦报表抄”盘按特定的布畅局分析或打毛印的数据。辩此外，通过凤创建数据访哨问页还能从膝Inter砖net瑞上查看与更咏新或分析数翼据。同时箩Excel靠的数据表可颤以很容易地吧转换为Ac困cess数纸据表，而A辟ccess羊数据表也可标以非常方便贞地导入Ex勇cel工作晨表进行分析载。注Acces步s与许多优升秀的关系数逮据库一样，驻可以让使用盾者很容易地乱连接相关的侍信息，而且妇还对其他的滨数据库系统庄有所补充。为它能操作其偶他来源的资志料，包括许紫多流行的P挽C数据库程榆序（如dB易ASE、P燕arado禾x、Mic竭rosof巷tFox吐Pro）和翠服务器、小刺型机及大型窑机上的许多圈SQL数据这库。Acc羞ess还完答全支持Mi绑croso崭ft的OL前E技术。群Acces誉s还提供W样indow抽s操作系统进的高级