Q文件管理程序

诸深圳市千木走化工有限公雹司票 存文件管理程案序拢文件编号浩版本症生效日期啄页次青QP01医A宿2003/师0句3/01赛第1页共炎6页博制定单位裙制补帝定剑审查方批准螺ISO办公谷室夫修时订激记前爪录杜NO柜章节号项修订爹摘要敏修订人1.目的为确保本公司质量文件的一致性、正确性、有效性、适用性，确保质量制度之相关单位(人员)持有最新之文件，以及防止不适当的文件被误用。2.适用范围凡本公司与质量管理体系相关之内部(质量手册、程序文件、作业指导书等)及外来文件(相关标准或其它与质量活动相关之文件均属之)。3.职责3.1本程序由ISO办公室制定，管理者代表审查，总经理批准，相关人员配合执行。3.2文件的制定：由部门(各部门之最高负责人)制定或专人制定。3.3文件的审查：质量手册、程序文件、三级文件由管理者代表审核。3.4文件的3.4.1质量手册、程序文件由本公司总经理批准。3.4.2三级文件(作业指导书即操作规范、检验规范等)，由管理者代表批准。4.定义4.1质量手册：有关本公司经营组织与各机能之概括性、原则性之摘要说明。4.2程序文件：有关事务之处理方法、手段、顺序等之说明，如采购管理程序。4.3作业指导书：为执行质量要求，在技术上所规定之具体方法、手段与判定要领，如作业指导书等。5.作业内容5.1文件的分类与编号：限即菠本公司质量锻体系文件从身内容上分为竟四级：即一端级为质量手静册；二级为宜程序文件；阻三级为作业难指导书等；社四级为记录售、外来文件扯等。杜5.1兰.2文件编盲号：矩5.画偏质量手册的秋编号为QM息01，其各仇代号是指：拿“核QM另”罢为手册文件摄；枝“赵01柏”淹代表文件序浸号。您5.馅道程序文件的淋编号为QP娱□□决，其各代号邮是指：宝“存QP个”冒代表二级质裹量文件；其才“□□”栗代表文件序贡号。纸5.碰辈三级文件的偶编号为WI辱□□萄，其各代号雹是指：罪“和WI浙”捐代表三级质芳量文件；其螺“□□”蝇代表文件序政号。铃艘桂.4严外来文件惊的编号为W从L锦□□□□□烘□翁-伏□□□协-演□□熄，其各代号退是指：厕“宏WL筹”歼代表外来文页件，其前八唯个隙□富代表外来文超件接收的年香月日，其后盆的四个辆□晕代表文件序嫁号，最后的搞两个秃□楚代表外来文庄件版本，该丢文件需登录迅于币“特文件总览表益”隐并注明杂“庙外来文件愉”由字样（备注欢：该种序号桥可根据需要窃升为更多位吴）。造彻5.1.筹2概.茅5各种表单道的编号原则萄：文件编号彩加序号加版多次。医5.2文帜件的制定、集审查、批准丹及分发层次竟：搁文件名称筐制遮定梁审惨查煮批准局分发单位愚质量手册贺ISO办公蚕室菠管理者代表眨总经理贱各部门负责伐人晒程序文件队各负责人洽管理者代表阶总经理狱各相关负责悦人帜三级文件价单位负责人底管理者代表凉管理者代表圈/总经理解各相关场所剧备悲注悟程序文件以乘下文件的制辩定，可由各星指定的人员殊。瘦5.3文件伶的制定格式朴：何科一、二级文返件的制定格昆式（见如下歇）：匙目的：说明凶制定该文件攻之用意。怒适用范围：艺说明该文件形适用工作范脆围。铸职责：说明摧该文件的制况定与执行相樱关单位。姐定义：说明陡该文件之专注有名词在文拴件中之特有霜意义(质量屑手册不需该材项)。芹作业内容：味说明该文件傍之责任参与棕作业之人员密，以及工作沸范围步骤，近其中内容详雨细说明，有甲流程图则依羽流程图说明拦（质量手册间的该项为4栏.）。啦附件：说明亚该文件所派拳生的表单格脉式或流程图榨等(质量手皮册不需该项戚）。亡参考文件：毕指明制定该柳文件所参考宵之相关文件崭(质量手册蓬的该项为5浸.)。拘美傍一、二级文当件的封面格素式、内页格西式见附件。呢5.颜3.3三级义文件的内容辣格式及封面抚内页格式不锈做具体规定貌。践5.4文岭件的制定：搁5.强4.1各部弃门依质量体跑系作业需要趴制定草案，敢经相关权责幼人审查，相讨关权责授赚人批准有，由文控人揪员作打印和犹发行。蜜5.混4.2文件袖制定的格式捐依5.3进晃行作业。塞5.5腿文件的修订层，各部门依比质量管理体证系作业需要潜，由原制定氧单位人员填粥写存“其文相济件变更申请首表察”哥说明原因及幕变更内容后卖，由相关权趁责人审查、捧批准，将竿“缴文妥疾件变更申请寿表迁”蚁交至文控人吴员叉，冤文控人员将稍原文件作文亡件修订并于叠修订记比木录中作登记肝。搅走外来文件的抄变更由相关念权责人直接腿在原文件上富上注明赔“请作废醉”劳字样，必炭远要时轨以相应的饿“亡内部联络单慕”俊通知原件作弯废及执行的刑新件的编号澡。贝5.6文件寺的分发与销隶毁：庸浮却文件的分发笼统一由文控役影印分发，掠文件的分发早需加盖姨“匀受控文件聪”谱章，掘午受控文遗件的发放统萍一由文控负厉责，接收方羞在职“死文件分发控舞制表嫁”奴上签名象溜确认。泼5.珠6.2文控草需将变更后便的文件除保付留原稿作参巾考外（需在鱼原稿上盖葵“耍文件作废敢”引章以做识别蔬，保存期限洁视实际需要步而定），其枪它作销毁处裂理（如作废摇文件用于再盘生纸，每一歌页须盖上记“造文件作废宪”允章或写上权“丈作废访”呈字样或者打篮叉）。耻5.6拘.3由文控公视文件的相针关与否，确魔定文件的分顶发范围和对猛象。扫5.6奴.4文控负血责文件的发核放和回收、伶变更以及原选件等记录的慎保存。滥5.7文件忘的版本、版羽次、变更、翼编号与作废寸：撤5.7春.1新制定遮的文件由各辩部门制定，缘由文控打印份交相关权责湿人审查、批劲准即可。俩5.7理.2如因作勉业改变或业汉务需要，需更变更文件及根编号。颈牵.1小变更锐：如文件需点要局部修改酸，但不影响确其文件主内锡容，由提出臣人批傻也员用肿“涨文件变更申肾请表破”哄的方式写明基需修订内容升交文控作文构件修改；的积顶修改原习文件的封面眨版本不变，栽该修改只在恭相应的需修估改页的版次除做价执竿升次即诵可（如绍“昨A0廊”丙变更为贡“呆A1避”冤；该变更叠只在内页换寇页，胀“调A9蹦”芒识扮后若再抓变更则变更妇升为大变更宏，此大变更由便升级为B刺0，依次类盆推。浩剥提5.7.丘2尽.2吊大变更：文滔件内容的修现改改变了原驴内容主题或除小变更在一还页有五幼着先章撑节以上或小创变更涉及有泽两页以上时委，需作直接蜘大变更处理蚕；漆需企带敞更叼改文件版本烂号须在文件澡封面修改版怨本号(如纷“垫A史”崖版本大变更馋葵态后冷变成根“危B溜”遮版本，依次练类推)；备线注：单页文葵件可以只有枯版本不视蜜报设削版次。绿5.巡集文件在变更绞时，由提出埋人员填写叫“默文件变更申体请表疑”搅说明原因及柱变更内容后匪，由相关权揉责人审查、肚批准后，将品“赛文件变更申香请表逼”骂交至文控，咳文控在接到抛有批准之赞“寸文件变更申袍请表舟”朋后，将文件与修改变更，碌即收回需作战修改的文件炼，分发新的川文件，并记柔录在末“狂文件分发控尤制表罩”银中。源5.8宁文件的调阅齐与补发：贿5.销8.1如因枣业务需要领秘用文件，应该填写惠“数文件分发控未制表躺”滩，并由相关援人员批准。鸟5.顺8.2文件促破损或遗失颈，须填写育“搅文件分发控管制表竹”混说明申领原繁因，并由相膨础关人之员批准后，档携带破损文往件到文控办片理申领手续拒，文控将损跌坏之骗罢文件作废销傅毁，并在需“痰文件分发控运制表晒”豆中注明。海5.地8.3由于驶业务需要需屡借用文件，吃但不需带出糟文控部门，佩须经文控同宗意才可房枣借用繁。篮5.9受杂控文件用于密供应商、客阿户或认证机洲构时由文控蛙办理相关手铃续，并填写域“下文件分发控锅制表斤”脊。傅5.10印燕章的管理至5.10价.1印章分氧为受控文件珠、文件作废逐、外来文件冠，并由文控堪管理。铸5.10我.2印章遗非失，重新刻狭制时应与原贪印章区别特藏征，并在涉喇及范围内通杯报。鸣戒5.1覆1文控须制锁订潮“放文件总览表耽”障控制管理文怠件，以说明哑现行版本。习5.12刻记录与保存县：文件分发声控制表、文泛件变更申请蚁表、文件申棉领表、文件搜借用失测登记表、有微关内部联络目单由文控保英存一年。6.附件改6.1附言件一、文件衣分发控制表往俯6.2附禽件二、文件吵变更申请表语6.3附体件三、印章肌格式孙6.4附尊件四、文件麻总览表废7.余参考文件缎7.1质捏量手册捏附件一仓案欣慨级贪文件分发控险制表稻柔部门：祥执盲首临谱榜争飞牲NO霜.剪陕文件编号糕文件名称是版本（次）朽签收人员斯旧版(收回飞记录)养备注受说明:修订仆的文件于公由布签收后，昼文控人员请证即做更新的铲动作，旧版钢文件及时从恋各部门收回宫作废。炭QP挪0101-亏1.0衡区柏深连怨宅配众制表：绢附件二针秘帽宣愁吗文件变板更申吉请表卷□妄修订甚□霸作废粘脱愈堡秆步描席叮NO.票申请修订文藏件名称潮修订时文件成版次尚修改后文件膜版次洲希望修订后敌发行日期永申请修订/饥作废原因：芒叙廊筝号恐白疗脏燃搞屈修订/作废亭章节/条文豪应为：葛氧沈惧毯仪衬