关于会议的主持与决策技术培训讲义

會議主持與決策技巧

國家教育研究院籌備處

陳清溪主任秘書

第一页，共三十五页。會議主持一、何謂會議

三人以上，循一定之規則，研究事理，

達成決議，解決問題，以收群策群力之

效者，謂之會議。一人謂之獨思，二人

謂之對話。

二、會議的種類

（一）各級民意機關之會議

（二）各級行政機關之會議

（三）各種人民之會議

（四）各種企業組織之會議

（五）各種審查會議

（六）各種幕僚會議第二页，共三十五页。三、學校組織會議的類型會議的分類方式很多，可依開會的特性，開會的時限，開會的目的，開會的人數等因素加以區分。學校組織的會議，大致可分為：（一）法定的會議校務會議、教務會議、訓輔會議、總務會議、教評會議、考核會議等（二）一般的會議行政會議、各處室會議、教學研究會議、導師會議等。（三）特別會議校務諮詢會議、營繕採購會議、親職教育座談會、學生獎懲會議、教師進修或研討會。第三页，共三十五页。四、會議的目的（一）溝通互動建立共識（二）使組織計畫順利進行（三）解決問題及排除障礙（四）發掘與會人員的不同想法，以獲得新的啟示（五）提高組織成員的素質及參與工作的意願第四页，共三十五页。五、開會人數之規定（一）永久性集會，得自定開會數額，如無規定，以出席人數超過應到人數之半數，始得開會。（二）處理議案之委員會，應有全體委員過半數之出席，始得開會。（三）會員無定額者，不受開會員額之限制

第五页，共三十五页。六、會議程序

（一）由主席或臨時主席報告出席人數，並宣布開會1.推選主席2.主席報告議程3.主席報告議程後，應徵詢出席人有無異議，如無異議，即為認可;如有異議，應提付討論。

第六页，共三十五页。

（二）報告事項1.宣讀上次會議記錄2.報告上次會議決議案執行情形3.委員會(各單位)或委員報告4.其他報告5.以上各款報告完畢後，得對上次決議案之執行，或其他會務進行情形，檢討其利弊得失，及其改進之方法。

第七页，共三十五页。會議議程及紀錄內容一、會議名稱及會次二、會議時間三、會議地點四、出席人員（如簽到單）五、列席人員六、請假人姓名七、主席姓名八、紀錄姓名第八页，共三十五页。九、報告事項十、選舉事項，選舉方法，票數及結果（無此項者，從略）十一、討論事項，表決方法及結果十二、其他重要事項議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署第九页，共三十五页。（三）討論事項1.前會遺留之事項2.本次會議預定討論之事項3.臨時動議（四）選舉（五）散會第十页，共三十五页。會議議程格式中小學課程發展之相關基礎性研究第9次聯席會議議程壹、時間：民國93年3月19日（星期四）下午4時0分貳、地點：國立編譯館603會議室參、主席：林煥祥教授、陳伯璋主任紀錄：葉雅卿肆、出席人員伍、列席人員陸、主席致詞柒、確認98年2月26日第8次聯席會議記錄及辦理情形第十一页，共三十五页。討論題綱決議承辦單位辦理情形第十二页，共三十五页。決定：捌：業務報告玖：討論事項案由：說明：擬辦：決議：拾、臨時動議拾壹、散會第十三页，共三十五页。會議紀錄格式教育部國家教育研究院籌設工作小組第6次會議紀錄會議時間會議地點會議主持人紀錄出席人員列席人員請假人員第十四页，共三十五页。壹、主席致詞：略貳、報告事項一、參、討論事項案由1、有關說明：一、決議案由2、說明決議肆、臨時動議：無伍、散會：下午12時30分

第十五页，共三十五页。七、如何做主席（一）主席產生方法1.固定的主席：常設會議，例如人評會2.臨時的主席：各種臨時會議，如人民團體成立大會，有臨時請大會會員推選的第十六页，共三十五页。（二）主席的任務1.依時宣布開會及散會或休息，暨按照程序，主持會議進行。2.維持會場秩序，並確保議事規則之遵行3.承認發言人地位4.接述動議5.依序將議案宣付討論及表決，並宣布表決結果。6.簽署會議紀錄及有關會議文件7.答覆一切有關會議之詢問，及決定權宜問題與秩序問題第十七页，共三十五页。（二）主席的任務8.主席應居於公正超然之地位主持會議9.主席對於討論事項，以不參與發言、討論、與表決為原則10.主席應熟悉會議規則及有關法令11.主席應預先詳閱會議資料第十八页，共三十五页。（二）主席的任務12.嚴格控制會議的時間，引導司儀13.確保議事規則，對優先發言權的處理須把握如下的原則：（1）提案人；（2）較少發言者；（3）距離遠者第十九页，共三十五页。(三)主席於會議進行中心理的調適冷靜專心客觀忍耐智慧民主果斷明確第二十页，共三十五页。(四)會議進行中討論提案時應注意事項提案應依議程之順序討論會議進行中，與會人員如針對某議案（主動議）提出附屬動議，則依據優先順序處理，以權宜問題最為優先，次之為秩序問題。如與會人員提出權宜問題、秩序問題，不經討論，主席要加以裁定。每案討論時，須由工作人員宣讀案由應避免表示個人意見摘要筆記與會人士發言內容該做結論時，進行結論作結論前應盡量歸納完整，且結論內容必須合法作決議依據順序如下：法律＞成例＞比照＞良心（公理正義）第二十一页，共三十五页。(五)主席於會議進行中如何處理意見紛爭1.主席的特權(1)可不經動議而將正式事件列入議程(2)有權處理誰取得發言地位(3)可阻止超越範圍的討論，認為討論已充分時，可逕行宣佈討論結束(4)有權判斷「權宜」及「秩序」問題是否合宜(5)未宣佈散會時，與會人員不得自行解散第二十二页，共三十五页。(六)意見紛爭的處理方法1.折衷法2.兼採法3.第三案法4.拖延法5.擱置法6.審查法7.歸納法8.表決法9.裁決法第二十三页，共三十五页。(七)主席應有的修為與態度對方問完問題才開始回答就事論事，別作人身攻擊專心傾聽，贏得尊重自我嘲諷、裝傻，博得對方鬆懈、好感延宕戰術，緩頰雙方情緒第二十四页，共三十五页。(八)結語會議的相關人員是否全部出席特定利益的人是否表達特殊的訊息有無因職別、地位或權威而受到壓抑是否輕易帶過反對意見是否迫於時間限制能否拋開個人的利害關係與感情衝動會議是集合眾人經過討論作成結論的過程，因為結合之眾人的智慧，且交換過許多意見，如此討論後做出了公平決定，理論上是可以信服的。把資源、精力、時間用在最迫切的事務上。第二十五页，共三十五页。八、達成會議目的之相關理論背景（一）溝通理論溝通是只將個人的觀念、思想、意見、資訊和感覺，透過共同的語言或文字，或一系列的行為，傳達給他人的歷程。（二）溝通的功能積極的功能：增進組織成員彼此的瞭解，情感的交融，建立和諧的人際關係，加強良好的團體關係，可以集思廣益，獲得支持，達成共識，使決策更形完善、合情、合理，也可以發揮協調整合的作用，促使單位之間或成員之間合作無間，觀念一致、步調一致。消極的功能：減少誤會、衝突、紛爭、化解敵意，強化團隊精神。如溝通不良，會產生猜疑、迷惑、挫折、謠言、恐懼等。第二十六页，共三十五页。九、溝通的原則(一)溝通先澄清觀念(二)瞭解溝通的真正目的(三)配合情境(四)盡可能徵求別人的意見(五)應注意溝通的內容和語氣或語調(六)傳送的資料要真實而有用(七)要顧及現在和未來(八)要言行一致(九)要多聆聽(十)要追蹤第二十七页，共三十五页。十、衝突理論(一)張德銳（1994）認為組織衝突係指個人、團體或組織間，因目標、認知、情緒之不同，而產生矛盾和對立的互動歷程。(二)秦夢群（1997）認為團體或成員與他方交會時，因利益、思想、作法上產生不相容現象，而形成之對立情緒或行為的狀態。(三)學校組織的衝突，往往因為個人或團體間不同的意見而彼此相當執著己見時最容易產生，尤其是涉及利益、需求或分工不均時也是爭執的重要因素。第二十八页，共三十五页。十一、參與管理理論參與管理（）的概念最早是由於1937年所提出，他將參與管理定義為「一種諮詢式的監督（）,一種過程，在此一過程中，對於有關部屬福利或利益之事項，由部屬和上司共同一起來商討」（1981）教師參與決定有四項功能：1.使學校行政符合民主原則；2.使學校能獲得較佳的決定，並使執行較為有效；3.使學校組織溝通較良好；4.能提高教師工作滿足感，並使組織氣氛獲得改善。第二十九页，共三十五页。N.J.(1984)指出，教師參與學校行政決定有如下的功能：1.可提高決定的品質；2.使教師對學校所決定的事情較為瞭解；3.能改善學校組織氣氛，增進教師的工作滿足感；4.能使教師對學校更加認同；5.能促進教師的自我成長並發展。綜上所述，大致可以將學校參與管理的功能，從學校與教師兩方面可歸納如下：第三十页，共三十五页。1.對學校而言：（1）使學校行政符合民主原則（2）提升學校行政決定的品質（3）減少政策執行時的阻力（4）減輕主管人員的負擔（5）為目標管理奠定穩定之基礎2.對教師而言：（1）促進教師的自我成長和自我實現（2）提高教師的工作滿足感第三十一页，共三十五页。十二、會議的功能（一）資源整合（二）激發創意（三）增進溝通（四）明確分工（五）提振士氣第三十二页，共三十五页。校長啟動變革的步驟一、創造「急迫感」（A）二、建立領導團隊三、提出願景與對策四、溝通變革願景五、授權推動六、創造近程戰果七、不能自滿，乘勝追擊八、深植變革於組織文化領導人面對真實的「急迫感」，領導人的行為應當「要專注於重要事物，持續地排除不相干的活動，把時間用來處理當務之急，以免消耗戰力」。第三十三页，共三十五页。

謝謝聆聽敬請指教第三十四页，共三十五页。内容总结會議主持與決策技巧

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陳清溪主任秘書。會議主持與決策技巧

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陳清溪主任秘書。一人謂之獨思，二人

謂之