OA系统使用管理制度VIP

OA使用管理制度一、总则1、公司办公自动化系统（以下简称OA系统）是以泛微E-Office网络智能办公系统为管理平台，采用服务器/客户端/浏览器结构，建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公、无纸化办公和信息资源共享。OA系统是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。2、为了加强对公司OA系统的管理，提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，最终解决部门自身与部门之间协同工作的效率问题，从而系统地推进管理工作朝着制度化、标准化和规范化的方向发展，结合公司实际情况，制定本制度。二、组织职责OA系统的运行中，公司各部门各负其责，协同配合。职责如下：1、公司行政人事部是公司办公自动化OA系统的归口管理部门。主要职责为：（1）、负责制定OA系统规章制度；（2）、负责OA系统核心工作流程设计、修改；（3）、负责OA系统各职能部室工作流程设计的审核；（4）、负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限；（5）、负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转；（6）、负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询；（7）、负责OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督；（8）、负责对系统内的保密设置进行定期检查；2、OA系统管理员负责OA系统的建设、维护和服务支撑工作，负责服务器的管理维护和日常运行。主要职责为：（1）、负责OA系统软件的配置升级管理；（2）、负责OA系统的数据备份；（3）、负责制定OA系统应急方案和系统技术管理规章制度；（4）、负责公司领导、各部门人员的培训和技术指导工作；（5）、负责OA服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行；（6）、负责系统用户注册、注销等管理；（7）、负责OA平台功能模块各部门书写权限的设置。3、人事人员负责为OA办公系统提供现行的组织机构设置，提供OA办公系统中用户的流动信息。主要职责为：（1）、负责现有用户、及新增用户的审核；（2）、负责提供用户（变更或注销）信息给OA系统管理员。三、基础管理1、使用OA系统的各级用户应保证各类文件处理的响应时间。系统所有用户至少在每个工作日上午、中午的上班后一个小时内，中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送，最好能长期登陆进OA办公。2、协同及固定表单工作处理流程所涉人员，在接收到待办事项后，正常处理时间应不超过8个工作小时（即一个工作日内）。如有应长期外出、请假、调休等特殊原因造成无法使用OA系统的，必须将所有或部分权限授权给关联人员，以保证各类业务的正常流转。3、每位OA用户的登录名和登录密码应予以严格保密，并做到定期更新密码，以防他人盗用账户，由于密码泄漏造成的损失由用户名所有人负责；同时为保障系统安全，各个用户不得在网吧和其他公共场所使用公用电脑登录OA系统，而应使用公司或家中的电脑登入。4、每位OA用户要保证在OA系统上发布、流转的信息和文件的准确性、完整性和规范性，并对所发布和审批的内容负责。在OA系统中的意见和审批与原书面签署具有同等效力和权威，相应人员应予以执行和遵守。5、OA系统中的各分类公告及新闻均由有权限人员予以发布和更新，具体内容由本单位负责人确定，新闻内容不应涉及相关商业机密；人事公告或日常行政公告由行政人事部负责统一发布和管理，主要涉及各级人员的职务任免、调动和重大奖惩（包括通报表扬、重大表扬、严重警告）以及员工录用和辞退等人事信息；各公司和总部发布的日常行政公告，主要涉及本单位的制度发布、管3、OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。4、未经管理人员的同意，任何人不得随意让公司无关人员及外部人员查看OA系统中的内容，更不许下载受控的内容。

六、网络维护为确保网络的正常运行，全体员工都有对OA系统维护的义务；

1、公司OA管理员是公司OA系统栏目，版面变更唯一的指定人；

2、禁止在OA系统上传带有病毒的文件、图片等；

3、未经许可，不得私自改变OA系统的桌面内容；

4、不得对网络运行进行人为设限。

七、考核为强化OA系统的健康运行，发挥其有效作用，实施考核管理。1、OA系统自动对协同工作进行跟踪，对每位同事工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录。并将使用情况纳入季度或年度考核范围。2、对长期不使用OA系统、不按统一要求进行规范使用；网上办公数据不准确，对工作造成不良影响的，将按照事务的后果情况进行处理，对考考核周期内处理事务周期较短的奖惩相关规定进行奖励。3、对不遵守规定、影响流程传输正常运行的使用部门和使用人员，依照有关规定追究相关人员和领导的责任。4、对泄落机密，造成不良后果的，按公司有关规定进行处理。八、应急措施应急措施是保证、文件信息、资料不丢失的有效措施。1、对公司制度、报告、考核、档案等有价值的内容、信息，在发布的同时，发布人还应进行备份，以避免信息丢失。

2、公共文档中各部门体系文件，各部门主管应留有本部门相关备份文件。

3、OA管理员对OA系统要及时进行维护管理，防止发生系统失效，每周进行一次系统清理