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文档简介

市场部对外邮件发送流程因市场部为公司与客户方业务联系的重要枢纽，日常工作中常需对外发送邮件，为了继续维护我们公司的本质形象，进一步规范我部对外部邮件的发送流程，根据公司经营特点及目前邮件处理的实际情况，特制定重要类、普通类邮件的拟写要求，及重要类邮件发送流程。一、对外邮件类别对外发送邮件的可大致分为两大类别：㈠重要类对外邮件反馈投诉、整改单类客户更改配餐要求或我司申请调整餐谱类协调合同、餐价变更类㈡普通类对外邮件1.申请调拨物资类2．订单及相关咨询业务类二、拟写邮件要求拟写邮件时应充分考虑是否对我司的收益、商誉、形象有所影响，特别是对于客户提出我司较难接受的要求时，应充分从客户方面着想，逐条列明因由，并向客户请求谅解。对于邮件格式等的拟写要求如下：㈠语义清楚向客户发送邮件的语气应表现出我司积极为客户着想，字句的段落分明、语意的清楚连贯，避免跳跃性的思考，以免对方产生误解或摸不找头绪。㈡避免情绪化用词在情绪不好时应调整心态，以避免语意的表达较激烈，对双方关系造成伤害。因每人背景不同，对于文字表达上的认知也会有所不同，所以在文字的使用上，需小心斟酌。㈢引言及署名在信件往返之间，保留适当的引言，有助于提醒收信人上一次双方谈话的内容。但若引言太多太长的话，则可能会造成对方的困扰。对不同的收信对象，可能会有不同的署名。但无论如何，在信件最后署名，以表示对对方的尊重。㈣大纲归类邮件编写前应编排大纲，以大纲及主要内容为中心进行编写，注意章与节之间序号的顺序。㈤文法/错别字/标点符号检查在邮件发送前，必须从头到尾先检查一遍，是否有文法错误、错别字、标点符号使用不当，特别注意核对客户名、网站地址是否准确。►三、重要邮件发送流程：对于各类重要邮件如：投诉及整改单类、客户更改配餐要求

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