资产管理制度

资产管理制度1目标为了明确物业企业对资产管理范围、工作流程和要求，以确保企业资产合理配置及使用安全，特制订本要求。2适用范围适适用于物业企业各部门及管理处对资产购置、保管、使用、转移、盘点、报废管理。3术语定义3.1资产是指过去交易或事项形成并由企业拥有或者控制资源。资产主要包含固定资产、低值易耗品和物料用具三个部分。3.1.1凡符合以下条件之一者为固定资产：3.1.1.1单位价值在500元以上（含500元）、使用年限超出一年物品。（注：单位价值不足500元，但成批购置总价值超出500元，使用年限超出一年物品。）3.1.1.2办公设备（电脑及其部件、打印机、传真机、复印机、摄影机、摄像机、扫描仪、刻录机、微波炉、电视机、空调、沙发等）、办公家俱（办公桌、会议桌、椅子、柜子等）、保安设备（活动岗亭、电子巡更棒、对讲机等）、绿化设备（绿犁机、草坪机、剪草机、水泵、鼓风机、割灌机等）、保洁设备（电动三轮车、吸尘机等）、工程设备（除湿机等）、厨房设备（蒸车、抽油烟机等）。3.1.1.3企业指定作为固定资产管理特殊物资。3.1.2低值易耗品是指单位价值在500元以下，在使用过程中能保持原有形态，使用年限超出一年物品。包含：办公机具（饮水机、电话机、路由器、优盘、移动硬盘等）、耐用类办公文具（订书机、剪刀、文件夹、计算器等）、员工工装、保洁用具、厨房用具、工具器械等。3.1.3物料用具是指在使用过程中不能保持原有形态，使用年限不超出一年物品。包含：印刷品、清洁用具（洗衣粉、尘推油、不锈钢油等）、维修耗材（指涂料、油漆等）、消耗类办公文具（笔、纸、橡皮、电池、订书钉、胶水等）、办公耗材（打印纸、墨粉等）。4管理职责4.1企业综合部行政专员负责资产采购工作，综合部品质监察专员负责对采购工作进行监督和帮助。企业财务部负责组织资产盘存工作。4.2各部门、客服中心主任为资产管理第一责任人，管理处客服部为主责部门，明确一名本单位资产管理员；负责对本单位资产申购、入库、登帐、保管、盘点、报废等实施详细管理，接收企业综合部、财务部监管；针对专业性强物品申购，负责安排专业人员配合综合部采购。4.3企业综合部人事专员兼企业职能部资产管理员，负责对企业本部资产申购、入库、登帐、保管、盘点、报废等实施详细管理。5工作程序5.1资产申购5.1.1一万元以下固定资产、低值易耗品及物料用具申购：（1）客服中心管理处四大部门经理（主管），于每个月20日申报次月采购计划，明确规格和数量，并填写《物资需求计划审批表》（见7.1）。职能部门及客服中心管理处资产管理员汇总后，经客服中心管理处主任审核，于每个月25日前报至综合部行政专员。（2）综合部行政专员对照各单位月度预算、库存情况等，对拟申购物资进行审核汇总，每个月28日前报物业企业总经理、集团招标采购部经理、集团总经理审批。5.1.2单笔一万元（含）以上及预算外购置固定资产，由物业企业总经理、集团招标采购部经理、集团总经理、集团董事长审批。5.1.3填报购置审批表时，要注明申购物资名称、品牌、规格/型号、单位、数量，对未按照要求标准填写，由综合部返回申报单位重新填报，所以影响物资采购及使用由申报单位负担责任。5.1.4员工工装需填写《物资需求计划审批表》单独申购，备注栏中注明员工姓名、部门、入司时间等信息，成衣需明确尺码，经综合部人事专员核实后，再进行报批采购流程。5.1.5紧急生产运行中设施设备维修配件、耗材、维修服务费申购，实施边执行、边汇报、边申购紧急采购方法，所购配件需做出入库账目处理。5.1.6除5.1.5紧急采购外，日常采购要按照每个月25日统一申报要求，其余时间申报物资综合部有权回退（物业企业总经理特批除外）。5.1.7各客服中心不得自行采购，禁止先购后批或未批购入，不然所发生一切费用由申购联络人负担。5.1.8员工节日福利品由企业综合部统一报批实施，不在资产申购之列。5.2资产采购5.2.1企业综合部依照采购物品分类和实际需要，经三家以上实体店询价、三家以上网络店对价，采取实体店价格与网络店价格对比方法，确定供货商，编制《物资采购询价表》（见7.2）。供货商选择以就近、便捷、性价比高为标准。5.2.2企业综合部做好供给商档案，每年末由综合部和各客服中心管理处组成供给商评定小组，负责对待选供货商资质、产品质量、产品价格、服务态度、企业信誉等方面进行评定，最终确定1-2家供货商，并完成《采购竞价审批表》（见7.3）。5.2.3确定固定供货商后一周内，企业按程序与其订立供货协议（总金额1万元及以下采购不需订立协议），协议使用期视情况而定。供货协议中必须(但不限于)注明以下内容：（1）供货产品质量要求(必须是品质优良合格产品)。（2）送货时间和地点要求(必须在指定时间内送货上门)。（3）物品价格要求(确保是市场上同类同质量产品最低价格)。（4）货款结算时间与方式（资产结算标准以月结转帐方式，如货量少可延长至季度结转，不得跨年结算）。5.2.4综合部行政专员必须在接单（全部审批程序已推行完成）次日起七个工作日内，经询价对比后与价优供货商联络送货事宜，并完成送货。急用物资按照要求时间内完成采购送货工作。5.2.5包括采购一些专利技术产品和市场垄断产品，由使用部门说明相关情况，并以专题汇报形式上报物业企业总经理审批后分类处理。5.2.6供货协议到期前15天，供货商评定小组必须召开专题会议，总结前期供货商综合表现，确定是否续约。如确定不予续约，则按照第2条至第4条程序重新确定新供货商。5.3资产入库5.3.1购进物资需经综合部行政专员和各部门、客服中心管理处资产管理员共同验收，检验购进物品品牌、规格/型号、质量、数量等是否符合要求，相关资料是否齐全(含购置审批表、协议、承诺书、发票、送货单、说明书、保修卡、图纸等)。5.3.2验收合格后，由企业综合部填写《物资入库单》（见7.4）及《物资出库单》（见7.5）及时进行分发；各部门、客服中心管理处资产管理员填写《物资入库单》（见7.4）进行保管。5.3.3资产报销须附《OA成本确认单》（单据同资产入库单），综合部依照《资产管理制度》审核，详细参见《费用管理制度》。5.3.4凡属质量、品牌、规格/型号不符合要求物品，综合部行政专员必须及时办理退换。5.3.5各部门、客服中心管理处资产物资入库后，管理员应及时将使用说明书、保修卡、图纸等相关资料存档，以备日后保养、维修使用。5.4资产保管5.4.1各部门、客服中心管理处资产管理员在办理物品验收入库后，按其性能及用途，在三个工作日内对资产进行编号并分类建帐。5.4.2综合部行政专员负责按物品类别建立《资产入库单》《资产出库单》。如：设备设施类、家俱类、电器类、通讯类、杂项类等。帐目内容有：资产名称、规格/型号、计量单位、日期、数量、单价、金额、领用单位、领用人、资产登记人等。5.4.3各部门、客服中心管理处资产管理员负责按部门类别建立《资产入库单》《资产出库单》。如：客服部、工程维修部、保安部、环境事务部。账目内容有：登记单位、资产名称、资产编号、规格/型号、计量单位、页码、日期、数量、单价、金额、领用部门、领用人、存放地点、变更情况、资产登记人等。5.4.4各部门、客服中心管理处资产管理员在登记分帐同时，要在物品上粘贴《资产标签》，标签内容包含名称、规格型号、部门、责任人、领用日期、编号。务必做到帐物相符。5.4.5库存材料要分区摆放，并做好标识。禁止随地堆放物品材料，易燃易爆物品要与其它物品隔离，禁止烟火。5.5资产领用5.5.1各部门、客服中心管理处全部物资出库必须填写《物资出库单》（见7.5），并由资产管理员和领用部门主管签字，确保出仓单、物相符。5.5.2物资要在办理出库手续后方可领用，遇紧急抢修任务，维修用料、设备及仪器可先领用，但必须在一个工作日内补办出库手续。5.5.3设备、仪器及工具借用要办理借用登记，使用完成后应在一个工作日内偿还，各部门、客服中心管理处资产管理员应该面检验完好情况。5.5.4各工种个人必备惯用小工具领用应建立《个人工具卡》（见7.6），由领用部门主管在《个人工具卡》上登记签字后方可领用。5.5.5工具及耐用类办公文具领用必须以旧换新（首次领用除外），不然不予发放。5.5.6凡出库工具或物品，领用人要妥善保管，合理使用。5.6资产调拨5.6.1资产使用遵照“指定使用”标准，未经同意不得调拨使用。确因工作原因需要调拨使用，须经物业企业总经理同意，统一由综合部按《资产调拨审批表》（见7.7）办理相关资产调拨手续。5.6.2《资产调拨审批表》一式三份，综合部一份，资产调配双方各持一份作为部门冲减台帐之依据，综合部行政专员及各部门、客服中心管理处资产管理员须及时在台帐上注明，并更改相关部门资产登记资料。5.7资产盘点（盘点固定资产与低值易耗合并）5.7.1固定资产盘点由企业财务部会同综合部，组织各客服中心管理处资产管理员进行。资产盘点时间为每年5月、11月。5.7.2盘点前一周内，各部门、客服中心管理处资产管理员须认真填报《资产盘点表》（见7.8），并交由财务部、综合部复核。5.7.3资产盘点必须对实物逐一进行清点，发觉问题及时向物业企业总经理汇报。5.7.4员工因工作需要岗位变动或离职时，企业各部门、客服中心管理处资产管理员、部门主管要对该员工管辖资产进行盘点，离岗前要办理资产交接手续，列明偿还物资清单，各部门、客服中心管理处资产管理员存档。5.8资产报废5.8.1自然损耗固定资产，能降级使用要充分利用，确实不能再使用，由各部门、客服中心管理处资产管理员在OA上填写《固定资产报废审批表》（见7.9），经单位责任人、综合部、财务部（成本及账面净值）、物业企业总经理审核，集团总经理审批。5.8.2对正常报废低值易耗品，由各部门、客服中心管理处资产管理员在OA上填写《低值易耗品报废审批表》（见7.10），经单位责任人、综合部审核，物业企业总经理审批。5.8.3各部门、客服中心管理处资产管理员接到物业企业总经理同意报废指示后，在台帐上注明核销，并妥善保管报废资产，由综合部负责询价，会同财务部一起处置报废资产，回收资产残值。如遗失报废资产，视丢失同类资产论处。6责任与追究6.1任何人不得私自采购、占用、挪用、变卖企业资产。6.2全体员工都有用好管好资产义务和责任，依法维护资产安全、完整。6.3有以下行为之一者，给予通报批评，视情况追究直接责任人、资产管理员、单位领导责任：6.3.1不按要求规范填报，造成采购工作延误。6.3.2不按要求权限，私自购置、调拨资产。6.3.3不如实进行资产登记，弄虚作假，隐瞒真实情况。6.3.4对资产严重流失或浪费情况，不及时反应、不采取对应管理方法。6.3.5因交接不清、保管不善而造成资产丢失或损坏。6.3.6不按规范要求进行资产盘点登记和领用登记。6.3.6其余非客观原因致使资产损失严重。6.4对各部门、客服中心管理处资产管理员管辖范围内资产丢失或遗失报废资产，按资产使用年限折旧要求，照价赔偿。6.5资产采购、询价、入库、领用、报废纪律参考集团企业洛凯行字（22）号文件《关于严厉执行关于纪律通知》执行。7附件7.1《物资采购流程》7.2《物资需求计划审批表》7.3《物资采购询价表》7.4《采购竞价审批表》7.5《物资入库单》（企业及管理处）7.6《物资出库单》（企业及管理处）7.7《个人工具卡》7.8《资产调拨审批表》7.9《资产盘点表》7.10《固定资产报废审批表》7.11《低值易耗品报废审批表》附件1：物资采购流程物资申购单位填写《物资需求计划审表》于每个月物资申购单位填写《物资需求计划审表》于每个月25日前报至企业综合部行政专员。计划性物资紧急性生产物资企业综合部行政专员对拟申购物资进行审核汇总，于每个月28企业综合部行政专员对拟申购物资进行审核汇总，于每个月28日前报物业司总经理、集团招标采购部经理、集团总经理审批；单笔一万元（含）以上及预算外购置固定资产，需报集团董事长审批。紧急生产运行中设施设备维修配件、耗材、维修服务费申购，实施边执行、边汇报、边申购紧急采购方法，所购配件需做出库、入库账目处理。企业综合部行政专员编制入库单、出库单，及时分发物资。二次领用耐用物品，以及换新，企业统一处理第二次领用耐用物品，使用部门及岗位人员清领时交旧换新。（工具、批量灯泡等）物资申购部门编制《物资入库单》入库保管，填写《物资出库单》《工具卡》，使用部门及岗位人员清领综合部行政专员，必须在接到审批程序已推行完成采购单次日起七个工作日内，经询价对比后与供货商确定采购送货事宜，并完成送货。急用物资按照要求时间内完企业综合部行政专员编制入库单、出库单，及时分发物资。二次领用耐用物品，以及换新，企业统一处理第二次领用耐用物品，使用部门及岗位人员清领时交旧换新。（工具、批量灯泡等）物资申购部门编制《物资入库单》入库保管，填写《物资出库单》《工具卡》，使用部门及岗位人员清领综合部行政专员，必须在接到审批程序已推行完成采购单次日起七个工作日内，经询价对比后与供货商确定采购送货事宜，并完成送货。急用物资按照要求时间内完企业综合部经实体与网络店比价价，按照就近、便捷、性价比高为标准。确定供货商，附件2：年月份物资需求计划审批表序号管理处使用部位规格型号品牌材料名称单位数量计划进场时间接收人联络电话备注12345678910申报责任人：物业企业总经理：招标采购部经理：集团招标采购总监：单位：申请时间：年月日附件3：年月份申购物资询价对比表序号名称商家情况物品规格单位数量单价总价情况说明所选商家备注1（网1）（网2）（网3）（店1）（店2）（店3）2（网1）（网2）（网3）（店1）（店2）（店3）3（网1）（网2）（网3）（店1）（店2）（店3）附件4：采购竞价审批表采购类别：日期：年月日序号物品名称品牌规格型号单位供货单位备注单位：联络人：电话：单位：联络人：电话：单位：联络人：电话：单价（元）单价（元）单价（元）评标小组评标意见参评人员物业企业总经理意见附件5：物业企业物资入库单供给单位：入库日期：年月日序号物品名称品牌规格/型号单位数量单价（元）总价（元）备注综合部行政专员（资产管理员）：附件6：物业企业物资出库单领用部门：出库日期：年月日序号物品名称品牌规格/型号单位数量单价（元）总价（元）备注综合部行政专员（资产管理员）：附件7：个人工具卡单位：部门：姓名：序号工具名称规格/型号单位数量领用日期部门主管备注1234567891011121314注：如有工具更换、异动等情况，在备注栏里标明。附件8：资产调拨审批表日期：年月日序号资产名称品牌规格/型号单位数量单价（元）总价（元）调拨日期调拨前存放地点调拨后存放地点备注调出单位资产管理员单位责任人调入单位资产管理员单位责任人物业企业综合部意见行政专员综合部主任物业企业财务部意见物业企业总经理意见附件9：资产盘点表单位名