管理秘书实务知识点

管理秘书实务知识点1、管理书的学科性质综合说：秘书学是近几年来才在我国形成的一门新兴的综合性应用学科。边缘说：秘书是一门新兴的边缘科学，是从写作学和管理科学的边缘中产生的，就秘书学的整体而言，既不属于写作学，又不属于管理科学，而是这两门学科的知识圈交叉重叠的产物。分支说：秘书学从科学体系上讲，属于人文科学的范畴。从今天这一学科的具体分支来说，现代秘书学又属于人文科学中的行政管理学科的分支，秘书应属于管理类应用技术型的人才。管理说：秘书属于管理应用技术型的人才。2、秘书认知能力：观察感知能力，辨别是非能力，分析综合能力，随机应变能力3、管理书实务的原则：系统性，服务第一，全面质量管理，时效性，经济性4、走姿要求：（1）上体正直，不低头，两眼平视，面带笑容。（2）两臂前后自然摆动，摆幅度-——35（3）肩部放松，重心可稍向前，这有利于挺胸收腹，身体重心在脚掌前部。（4）行走的轨迹应是一条直线，脚尖指向前进方向，双脚内侧应落在一条直线上。（5）步幅要均匀（步幅指行进时两脚之间的距离，一般标准是前脚的脚跟与后脚尖相距为一脚长。男士步幅约在40米，女士则为30厘米左右不宜太大；步态要轻盈。要走做到这些，膝盖、脚踝都要富于弹性，行走时要有节奏感。5、气质四种类型：胆汁质、多血质、粘液质、抑郁质6TPO则是选择服饰的最基本原则表示时time示地place表示目的（TPO原则的基本含义是人们在着装、化妆和佩戴首饰时，要兼顾时间、地点和目的，三者必须协调一致。7、因人异原则：要与年龄相吻合，要与体型相吻合，要与职身份相吻合，要与肤色相吻合8、秘书际礼仪原则1）自尊与尊人的原则（2）内在美与外在美的原则，（3）自信大方与适应环境的原则，（4）言行适度与明确交往目的的原则、9、握手顺：先女士后男士，先长辈后晚辈，先教师后学生，先上级后下级。在政务接待场合，握手的顺序应当是：按照行政职务由高到低的排列顺序，依次一一握手。礼节性的握手，持续时间以——秒钟为宜。10方位礼节（1）前后。行进时，前面为上，后边为下。晚辈、下级为了表示对长辈、上

级的尊敬，一般不并肩而行，而是先请长辈、上级前行，自己落后半步紧随其后。即使主客之间，在进门、上车、上楼梯时也应礼貌地请客人先行一步，出门、下车、下楼梯时，为表示对客人的关怀，则应主人先出门、下车或下楼梯。（2）左右。右为上，左为下。两人并行，主人为表示对客人的尊敬，应请客人走在自己的右侧；在就座时，也请客人坐在自己右侧。（3）中间和两侧。中间为上，两侧为下。两侧又以右为上，左为下。三人行走或就座，都应该请长辈、上级在中间，晚辈、下级在两侧。11、三种接待规格：高规格接待、对等规格接待、低规格接待12接待计划的内容：1.主要陪同人员2.主要工作人员（接待小组成员）3.住宿地点、标准、房间数量4.宴请地点、标准、人数5.会见、会谈地点、参与人员6.参观游览地点、陪同人员133Sstandup（站起来（注视对方微笑）14沟通指人与人之间传递和接收具有某种信息思想和情感的符号化信息的过程。其有三要素：信源、信道、信宿15有效沟通的原则：可信赖，一致性，内容，明确性，连贯性，渠道，接受者的接收能力16秘书与同事相处应遵循的原则：（1）平等原则（2）真诚原则（3）宽容原则（4）知人知己原则（5）人际互动原则17与上司相处的方法与技巧（1）摆正位置：要维护上司的威信，要尊重上司的意见和决策，要尊重上司的职权，要体谅上司的困难（2）正确领会、贯彻、执行上司意图（3）提高自身素养，增强办事能力（4）树立沟通意识，学会进谏：适时，适地，适人，适言18良好的职业操守（1）诚实而不做假弄权（2）当参谋而不自以为是（3）公正而不搬弄是非（4）受批评而不急不怨19优化办公环境的原则

1、方便

2、舒适整3、和谐统一

4、安全20保密工作需要注意的问题（1）文件保密（2）会议保密（3）科技保密21值班人员应做好三项纪录（1）记好值班电话记录（2）记好值班接待记录（3）记好值班记录22介绍信管理（1）要有一定的审批手续。（2）内容填写应真实、清楚。（3）介绍信开出后，若因故未使用，应说明原因，立即退回，并将其粘贴在原存根处。（4）非经主管领导批准，严禁开空白介绍信或借贷、转卖介绍信，且一封介绍信只能写给一个单位。（5）发放介绍信要进行登记，领用人要履行签字手续。23细分信函的方法：可将信函分U（urgent需要马上处理（wait，需研究或查找相关资料后再做处理（可以交由其他人处理R（，仅供参阅，不许回复）四类，按照顺序，需先行处理的放在最上面。24文件的特征（1）文件是以文字表达的，非文字表达的不是文件（2）文件是由公务产生的，非公务产生的不是文件（3）文件是实际用于处理公务的，没有实际用于处理公务的不是文件（4）文件是由法定作者制成的，非法定作者制成的不是文件（5）文件是有特定格式的，非具特定格式的不是文件25ABCD分类法所谓ABCD分类法，其基本原理是将每天的工作划分为ABCD四类：重要并紧急的，必须立即做、优先做，它们属A类；重要而不要紧的，属B类，应接着处理；紧急而不太重要，属于类，有时间才做；类是既不重要，也不紧急，可以不做。每日从A类依轻重缓急循序着手，就能充分利用时间，取得最佳效益。26成本计算公示：成本X2×N×TX：显性成本N人数J：每小时工资的3倍T:时间27、办公设备的订购方式（1）直接购买

（2）电话订购（3）传真订购（4）因特网服务28、打印机种类（1）针式打印机（2）喷墨打印机（3）激光打印机29、决策的种类（1）决策性会议：代表性会议、领导办公会议（2）非决策性会议：日常会议、专业性会议、庆典性会议、总结交流性会议、座谈恳谈会议，洽谈、谈判性会议30、会议通知的内容包括：被通知部门、被通知人员的姓名、通知事由、会议时间会议召开地点会议出席对象或范围会议程序议事内容注意事项、公司全称、通知部门、通知者姓名和职务、通知日期。31、会场的整体布局（1）相对式（2）全围式（3）半围式（4）分散式32、会议记录的内容（1）会议描述。包括会议类型、时间、日期、地点。（2）与会者姓名。主席的名字在最前面，记录员的名字在最后。（3）记录的主体内容。宣读上次会议记录、会议记录中产生的问题、通信情况、一般事务、决议（包括会议上的确切措辞事务（按在会上进行的顺序记录、下次会议日期（4）主席、记录员签名33、按信息在秘书工作中的作用划分：预测信息、动态信息、反馈信息34、信息工作的基本原则1.价值性原则4.针对性原则2.时效性原则5.全面系统原则3.层次原则35、信息收集要求1.广泛性2.真实性3.客观性36、信息储存要求1.信息储存要有价值2.信息储存要便于利用3.信息储存要逐步实现现代化37、信息编写要注意的问题（1）主题鲜明（2）语言精炼（3）结构严谨

（4）标题新颖（5）客观真实38、常用的信息排列方法：（1）时序排列法（2）来源排列法（3）内容排列法（4）字顺排列法39、信息反馈的形式（1）正反馈和负反馈（2）纵向反馈和横向反馈（3）前反馈和后反馈40、做好信息反馈工作的策略（1）建立反馈系统（2）优选反馈模式（3）订立反馈程序（4）建立反馈制度41、档案的特点1.社会性2.历史性3.原始记录性4.确定性42、档案的作用（1）档案是工作查考的依据（2）档案可为经济建设提供丰富的经验（3）档案是科学研究的基础和条件（4）档案是宣传教育的生动素材43、档案管理工作基本原则（1）统一领导、分级管理是我国档案工作的组织原则（2）维护档案的完整与安全是档案管理的基本要求（3）便于社会各方面的利用是档案工作的根本目的44、人们通常按问题、作者、文种、时间、地区、通讯者六种特征卷。45、案例分析案例一：某企业设宴宴请一外宾外宾对该企业的某个项目很感兴趣投资意向。为了争取外资企业的主要上司都出席了宴会宴会的菜肴极其丰盛最后剩下很多按当地习俗他们没有把剩菜打包带走可是这次奢华的宴请并没有达到目的，外宾反而取消了投资的打算。分析外国企业家尤其是靠自己艰苦奋斗起家的企业家大多不会欣赏这样奢华的宴请他们反而会考虑这样一个问题这些人是否也会这样大手大脚地用掉我

的投资，而不是把它用在生产上？把钱交到这样的人手上，岂不是有去无还！对外宴请一般还是选用中餐，与国内宴请相比，要注意如下几点：（1）宴请环境十分重要，应选用雅致、安静的地方。（2）点菜时不仅要考虑外宾宗教信仰方面的忌讳，还要注意其饮食差别。在我们的山珍海味中，有许多是外宾普遍不能接受的，比如燕窝、鱼翅、海参、国家保护的野生动物，还有动物的内脏、蹄爪、翅膀等。（3）菜肴要有地方特色，可以是精致、丰盛的，但不必奢侈。（4）参加宴请的人员要讲究个人卫生，衣着得体，女士要化妆。最好不要穿白天的工作装参加晚宴。（5）如有需要，秘书要为上司准备祝酒词。案例二：某公司召开年终总结大会，主任讲话时出了个错，他说今年本公司的合作单位进一步扩充，到现在已发展47个音未落，他的秘书站起来，冲着台上正讲得眉飞色舞的主任高声纠正到讲错了！讲错了！那是年初的数字，现在已达到63个果全场哗然，主任羞得面红耳赤，情绪顿时低落下来，他的面子因这一句突如其来的话而丢得干干净净。分析上司出现失误或漏洞时作为秘书应该提醒这是秘书的分内之职但是要注意提醒的方式和场合不能让上司当众出丑丢面子可以事后私下悄悄地告诉上司，也可以当场以巧妙的方式暗示上司，让上司及时更正。切忌当场、当众指责上司，让上司下不了台。案例三：有一位姓王的处长不问青红皂白写信把另外一个部门的属下严厉批评了一顿，批评他办事不力。结果过了几天之后，真相大白，是王处长冤枉了那位属下王处长十分后悔决定亲自打电话向那个属下道歉这时一旁的李秘书得意地说不用了，你那封信我根本没有发出去，因为我知道你会后悔的。所以我就把信压下了处长听了之后如释重负然后又怀疑地问她了整整三个星期？”李秘书说的最近发到欧洲的那几封信也压下了吗？”李秘书说有因为我知道那些信是不该压的没想到王处长大怒事是你做主还是我做主？”李秘书说我做错了吗？”王处长说的这样李秘书被记了一个小过是没有公开李秘书觉得自己满肚子的委屈，逢人便倒苦水、诉委屈。不久整个机关都知道了这件事情。结果，半月之后，李秘书被调走了。分析（1）李秘书不该自作主张地将上司的信件扣押，而没有与上司进行任何沟通。以后一旦有什么问题将会带来严重的后果这样自作主张的秘书上司是

不可能容忍的。（2她不该自以为是觉得上司在这件事情上做错了并且一定会后悔以为自己帮上司避免了一个错误就洋洋自得，以功臣自居。（3她不应该逢人就替自己申冤把原本不大的事情搞得人尽皆知有损上司的威严。案例四：某公司准备在上海开办一家销售公司，租用了某写作楼一层的大厅，其中，大门左边作为产品展厅门右边作为销售分公司办公室括正副经理办公区、接待区销售部财务部该销售分公司的负责人将整个一层大厅全部设计当今很流行的全开放式办公室和半开放式办公室用能够移动的间隔物来分隔没有门，所有人的工作都很清楚。分析运用办公室结构和布局需要考虑的因素，我们可以对案例中的结果进行分析该公司在上海开办的销售分公司产品展厅用开放式办公室是可行的而销售分公司办公区中的各个部门全部采用全开放式办公室和半开放式办公室就不合适了例如大量销售业务使得财务部门工作量会很大现金和支票的流通和保管极为重要应该在安全和保密的封闭办公室中操作因此该公司的办公室应设计为一个混合式办公室。案例五：某公司邀请全国的客户到新疆乌鲁木齐参加一家公司新开发的系列化妆品的洽谈订货会秘书初萌负责安排与会人员的返程工作初萌想先解决容易预