项目部费用及报销管理制度

XXXXX有限公司运营项目部管理文件费用及报销管理制度批审编年月费用及报销管理制度XXXXX有限公司运营项目部管理文件一、编制目的为规范运营项目部的资金管理、费用管理、报销管理，确保资金安全，控制费用合理支出，理顺费用报销流程；根据XXXXX有限公司有关规定结合项目部实际情况，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于XXXXX有限公司运营项目部的资金管理、费用管理、报销管理。三、资金管理制度3.1项目部使用资金采用备用金制度。3.25万元，具体各项目月度备用金额度由公司计划经营部根据项目实际确定，遇特殊情况可单独申请。3.3.作为财务留存项目借款依据。3.4费用应及时汇总报销；对月度报销不能冲抵的部分作为项目欠款累计，累计欠款达15万元时公司将停止向项目提供备用金。3.5资金账户。项目的备用金由公司财务打入项目部专用资金账户。3.6必须及时登记，必须核对现金帐面余额及库存余额，保证帐款相符。费用及报销管理制度第1页共16页XXXXX有限公司运营项目部管理文件四、借款管理制度4.1经项目经理批准后方可支付。4.21额不得超过3万元。4.3式，对报销不能冲抵的应采用现金方式补齐。4.4单笔借款单的冲抵或还款日期最长不得超过33个月仍不能偿还的在薪资中扣还。4.5还款计划还款，经项目经理批准后方可借款，逾期还款的每月从薪金中扣款。4.6账情况，及时清欠。五、付款管理制度5.1运营项目部的付款分现场付款和申请公司付款两种方式。5.2申请公司付款：5.2.125日前集中邮寄至公司，经分管副总经理审核，总经理批准后由财务直接付款至指定账户。5.2.2申请公司付款的费用项目如下：原材料付款房租付款费用及报销管理制度第2页共16页XXXXX有限公司运营项目部管理文件通过签订合同采购的或能单独开具增值税发票的备品备件的付款票的消耗性材料的付款外委工程的付款固定采购地点且能够集中统一开具增值税发票的其他物品的付款。5.2.3原材料申请公司付款按月度申请，同时随单提供发票、月度进料清5.2.4其他申请公司付款的应随单提供发票、合同或复印件、入库单等。5.3项目部现场付款：5.3.1项目部现场采购的不具备申请公司付款的货款由项目部采购员负责付款。5.3.2项目部招待费的付款一般由经办人先行垫付，然后报销；较大数额的招待费也可先行办理借款然后结付报销。5.3.3项目部临时用工的工人工资由项目部现场支付。5.3.4其他项目部零星付款由经办人先行垫付，然后报销。5.4项目部车辆的油费由公司总部统一充卡付款。六、报销管理制度6.1基本要求：6.1.1项目部的费用报销采取月度报销制，每月25日前项目部将当月应报费用的发票粘贴清楚邮寄至公司报销。费用及报销管理制度第3页共16页XXXXX有限公司运营项目部管理文件6.1.2销费用分类标准》分类填写并分类贴报发票。开在同一张发票的几类费用可按较高额度费用类别贴报，但统计必须按分类标准分开统计。6.1.3审核签字后方可邮寄回公司报销。6.1.4费用报销时间：以发票开具日期为依据，报销时不得超过发票开具日期60日。6.1.5并在发票上签字后至项目计划员处报销。6.1.6项目计划员对项目部个人的报销费用应做好记账并保管好发票。6.1.7正规收据；对于确实无发取得票据的应出具费用的详细说明，并经项目经理签字确认报公司审核。6.2差旅费报销6.2.1出差是指员工因工作需要，受公司派遣前往异地办理业务、开发市场，协调关系或处理公司事务，开会、学习等活动。6.2.2费用；员工定期的回家路费；不包括外出接待客户、洽谈业务、联络关系所需的招待费及购买礼品的费用。6.2.3报销。6.2.4项目部项目经理以下人员出差由项目经理批准。费用及报销管理制度第4页共16页XXXXX有限公司运营项目部管理文件6.2.5项目经理出差由公司总部批准。6.2.5交通费标准：硬卧/高铁二等无)备注：员工级别车程超过4个小时的，火车方可乘坐“硬卧”席别。6.2.6住宿费标准：住宿费包括房费、地方政府收取的保险等费用。以如家、汉庭为标准（应酬除外）。住勤补助标准（元）县级及以下一般城市省会级城市直辖市特区城员工≤120≤150≤200≤2606.2.7生病等原因需延长出差时间或改变差旅路线，应立即请示出差主管领导6.2.8费用及报销管理制度第5页共16页XXXXX有限公司运营项目部管理文件出租车等，以及因此产生的相应的过桥、停车等费用。市内交通以公共交通为主。如需打出租车的在报销出租车票背面上注明打车起点、终点及打车时间。6.2.9员工家距项目部所在地方圆200的报销：专工以上人员（含专工）每隔2个月报销一次，专工以下人员的每隔3个月报销一次。6.2.10员工回家路费仅报销正常的交通费，期间发生的出租车费用、食宿费用不予报销。6.2.11员工回家过程中不得绕道、绕程、恶意中转；不得已绕道、绕程的在报销时应予以主动说明，并按正常行程应产生的费用报销，超出部分自理。6.2.12员工回家乘用交通工具应按《交通费标准》乘坐，回家路费中如有超过标准的交通费，员工应主动说明并按乘坐标准应发生的费用予以报销，超出部分自理。6.3业务招待费报销6.3.1业务招待费是指在项目运营生产过程中需要对外进行的招待类费6.3.2业务招待经办人员须填写《业务招待费申请单》提出申请，经项目经理批准后执行；如因时间原因招待前未能申请的，在招待后3日内补办申请单。6.3.3无申请单的招待费用项目计划员不予报销。6.4报销单填制及发票要求。费用及报销管理制度第6页共16页XXXXX有限公司运营项目部管理文件6.4.1报销单的填制要求6.4.1.1所有报销单据的张数和合计金额必须准确无误填写，粘贴要求整齐、美观。6.4.1.2费用报销单后按票据顺序详细附上各单据明细（详见《费用报销6.4.1.3收据类单据尽量用发票抵用报销，确实没有，按顺序依次粘贴并6.4.1.4单次出差任务的差旅费集中一次报销，所有票据粘贴在一张《费用报销单》中；员工回家路费的报销按月度集中粘贴报销。6.4.1.5员工出差期间发生的订票费、行李托运费等费用可凭发票报销，订票费收据不能做为报销依据的，订票时一定要取得正式发票。6.4.1.6所有报销内容填写完毕后，需要核算总数，并将合计金额大小写填写完整，金额应顶格写，前面不能留有空隙，在涉及金额的地方不得涂改。6.4.2发票取得的注意事项6.4.2.1费用报销时原则上要取得正规真实发票，票据完整、内容清晰，定额发票票面加盖发票专用章或财务专用章，机打发票必须写清发票抬头（XXXXX有限公司）且不能简写，对于虚假不完整发票公司有权退回个人或不予报销。6.4.2.2经办人在索取发票时如能索取增值税专用发票尽量索要增值税专用发票。费用及报销管理制度第7页共16页XXXXX有限公司运营项目部管理文件6.4.2.3必须有票有据。在发票和收据都没有的情况下必须注明事情原由由经各级负责人审核签字确认后方可报销。6.4.2.3对于员工提供的发票、车票不符合报销要求的，超出报销标准且无合理解释的，计划员有权拒绝接收票据。6.4.2.4需凭票报销的项目，若报销单据丢失，除火车票，飞机票外，一律不报销；飞机票，火车票报销按实际金额的给予报销。6.4.2.5员工进行费用报销时应以诚信为原则，如从中弄虚作假，一经查出就按虚报金额的—5的行为,按违纪人处罚金额的处以罚款。七、解释权限该规定的解释权属于公司计划经营部。八、批准执行该制度自颁布之日起生效、执行。费用及报销管理制度第8页共16页XXXXX有限公司运营项目部管理文件九、费用报销流程票上签字分类、贴票、填制《费用报销单》或《差旅费冲抵项目备费用及报销管理制度第9页共16页XXXXX有限公司运营项目部管理文件附表：《备用金申请单》有限公司运营项目备用金申请单项目：申请时间：年月日分管副总总经理财务《借款单》借款单有限公司年月日项目名称小写：备注总经理：财务：工程部计划经营部：部门负责人：费用及报销管理制度第10页共16页XXXXX有限公司运营项目部管理文件《付款申请单》XXXXX有限公司申请人总经理费用及报销管理制度第11页共16页XXXXX有限公司运营项目部管理文件《业务招待费申请单》间参加人员经理签字年月日《报销单