第三部分秘书与办会

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2007年推荐影片排期第三部分第十章秘书与办会办会第一节会议准备工作——会议概况与会议审批

第二节会议策划方案——会议内容第三节会中服务工作——会议程序与会务服务第一节会议准备工作工作任务：天地公司要在本市召开新产品介绍新闻发布会，秘书高山应该做好哪些申报工作？任务分析：做好会议申报工作也是职业秘书的一项基本工作。秘书应该向上级主管部门提供申报单位的各项材料。其中包括会议的名称、缘由、性质、宗旨、意义、参与人数、时间、地点、经费预算、重要代表名称等。一、会议的涵义会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。二、会议的种类从不同的角度出发，可以将会议划分为不同的类型。（一）按会议规模分：大型——千人乃至数千人参加的会议，如政治和群团组织的全国性大会，一些庆祝大会、纪念大会等。中型——百人至数百人参加的会议，如报告会、庆功会、经验交流会等。小型——少则几人，多则几十人参加会议，如座谈会、办公会、现场会等。人代会、某公司召开的大型商贸会议

某先进事迹报告会、某政论讲坛小型会议室（二）按会议性质分规定性会议——指依法必须召开的，具有法律效力的会议，如各级人民代表大会；决策性会议——指各级政府的常务会议，省、市、县长的办公会议，企业中厂长经理办公会等等；专业性会议——这类会议具有极明显的专业性，多以各部门名义召开，如教育工作会议，金融工作会议，人事工作会议等等；动员性会议——这类会议以宣传动员群众，提高群众认识为目的，如征兵动员会；纪念性会议——纪念重大事件或重要人物的会议，如纪念辛亥革命九十周年大会；外事性会议——指与外宾会谈，与外商谈判的会议等；综合性会议——这类会议多以各级办公室名义召开，讨论和研究各种问题。（三）按时间分常规型定期会议——如学会年会、机关办公例会；非常规型不定期会议——视需要临时召开的会议或处理紧急突发事件而临时召开的会议，如防汛紧急会，抗震救灾紧急会等。（四）按媒介分电话会议：即通过公共通讯系统或专用通讯系统提供的电话会议功能，使多个会场实现异地语音交流的会议形式。电视会议：即运用远程数字传输系统，声音和图像在不同地区的多个会场之间相互联通，使相隔千里的各分会场如同在同一会场内很方便地传输文字、图像和语音信息的会议形式。计算机会议：计算机和数字传输设备在网络支持下可实现非常灵活的网上多方对话。这种网络上多方对话同时也是计算机网络技术支持下的会议组织和管理的新形式。三、另会马议的预申报待与审邪批（一步）会独议申锤报与飞审批骆的形肃式核心吊是确贵立、贞安排拜议题一是对口头只申报见形式某。二是丛书面日申报断形式炼。三是住会议桐申报堵形式销。发布会时间发布会地点发布会主题发布会内容拟邀请新闻单位审批意见申请单位联系方式某新槐闻发温布会威申报哑单某单雨位会劳议申保报单（二微）会愚议审械批的际原则尽管缝各种罚会议晃的申脸报与隐审批产形式厅不同班，但秆精简挡从严占的审贞批原降则却读大体兵一致性。秘书章部门牌对有咏关职井能部逢门申荒报召滩开的恼会议伶，要绒本着梯精简压从严招的审炒批原物则，宪严格畅把好删审批迈关。要分籍析会识议是冰否有偏必要拌开，翼能否愧合并授开，越可否鸟用其君他方嘴式解冠决问妹题等溜。会议港审批夜还应熄遵循“一波支笔傲”（统照一领夫导、泄集中约管理夸）的削原则榨。（三慕）审衡批程壳序如某端政府伟信息知公开承新闻冬发布厕会1、涉锁及综早合性适情况快的政克府信苍息公怨开新互闻发怠布，献经分纱管处柱领导厉同意矮后，烈由举奴办单扫位报鸡区政喊府办阅公室电审核酒，由衫有关啊部门现准备征相关飞文字俗材料胆，由云政府便办公飞室把清握口秀径并洋组织交实施侧；2、涉复及部金门或荡行业骨工作湿情况刷的政柜府信赠息公虚开新嫂闻发油布，蜜经举染办单焦位主给要领响导审的定，昨报政拐府办诉公室径审批辟，由签举办史单位迹组织静实施记；3、突保发事烈件的疫新闻扫发布瓣，按蛇归口质管理副的原谋则，鸦根据屡突发仪事件舍的情污况，姨由参沉与事圣件处觉置的育领导涉确定描发布麻形式冒，按逐分工灶组织娇实施诉，在掏授权矛范围恶内按雹发布六口径纯对外寸发布降新闻震信息哨；4、新伍闻发宴布的湿内容通不得火违反抱国家辆的法汇律、公法规悔和方驶针政猪策，句不得合泄露刮秘密甲、商础业秘求密、李个人信隐私铃；5、任景何单份位未堡经批倡准，酱不得相举办视政府附信息乘公开检新闻约发布乔会，播各新龟闻单责位也晋不得正自选敬组织模或变摄相组殖织新俯闻发悔布会庭。第二迟节贷会驱议策夕划方悄案工作糟任务卧：天地老公司半为了腥开拓文夏季吼服装对市场球，拟腥召开冲一个猜服装据展示略会，喉推出垒一批溪夏季况新款驳时装爹。请允你拟楼定一哪个会守议策仿划预暮案。任务赠分析阁：所谓敬会议谢预案浸就是肤会议匹的筹汪备方凭案，除制定坊好预肠案是脱开好庸会议返的前姓提。会议砖预案奏一般饺包括绒以下胁内容谋：1.会名2.会议鲜时间3.会场蛛开惩会地狱点，斥会场减设置4.出席速范围5.会议呢票证6.会议丙筹备俗班子吸的职燃责分沿工7.会场引布置8.主席职台9.会议录议程10赌.经费朗预算以上当十项草是一蔑般会废议预塘案的抛主要置内容杠，有妄些会斗议还仪有选充举、蜻发奖逼、摄敲影等料活动杀，也恭应列捏入预惧案之柴中。一、亏会务崖工作眯的概贝念与神原则所谓幻玉会务颈工作询是指陵有关友会议疫的具烟体筹况备、邻组织圈和服么务工块作的哭总称蛋。指导毛会务能工作将的原意则：1.准备佛充分齿。2.组织锦严密宰。3.服务大周到泄。4.确保某安全肆。5.节俭着高效序。二、汁大中技型会扮议的扮组织绕工作各种赛会议墨类型议不同锋，内串容各搏异，糕规模弄也有征差别锻，会津务工骗作的纷项目轨也不廊同，约这里次重点哄分析纽奉大中杂型会皮议会峡务工桌作的宁一般油要求炮。大中瘦型会袍议工客作内毒容繁旗多，竭且视扶会议件议题犁，规抚模不惹同而待有差聪别，原但概贴括起扭来说蝴，大口都有肢以下余六个汗环节题：会议预案

会议准备

会议通知

会前检查

会间调度

会后整理

（一故）制软定会凝议预狭案所谓很会议逮预案谣就是尾会议拒的筹运备方莲案，戴制定袜好预叨案是赏开好蝇会议袜的前泛提。会议笼预案吴一般至包括闹以下叛内容已：1.会名2.会议贱时间3.会场亮（开肝会地迈点，竿会场塔设置算，要绍结合赤参加接会议掌的人奸数和爸会议首效果滔来综即合考刃虑）4.出席句范围5.会议怨票证6.会议终筹备樱班子剃的职驳责分撒工7.会场默布置8.主席邮台。开主唇席台令是会刷议参戏加者觉注目延的地虹方，号也是饿会场赏布置稀的重尽点，蠢应预滔案中净单独肤列为林一项陆。9.会议正议程华。伪会议约议程巾通常畏是指陵会议诵所要肤解决哪、处获理问垃题的鞠大体摔安排饲。大择型会黎议的歉议程宾、日绒程、奸程序暑必须爪划分担得很批清楚坐。小产型会逗议则诊将三笼者合帆而为迎一，多统称赵之为道议程离。10拨.经费条预算绝。闻会议容活动淹的经铲费视樱会议卫规模妙大小谣、规声格高涉低而聋定，牢但只揭要会赏议涉诵及经龄费问弦题都刚要事吉先做迷好预辫算，狼以备钢领导脆审核纯。以上懒十项暑是一西般会订议预吃案的井主要呜内容耗，有忽些会狗议还消有选探举、球发奖守、摄院影等季活动辜，也膛应列合入预泽案之喷中。会场泻布置会场格局常见会场形式适用会议优点相对式有中心点的方形、半圆形大中型的报告会、总结表彰会、代表大会等会场场面开阔、较有气势，会场气氛严肃庄重全围式、半围式圆形、椭圆形、多边形、长方形、正方形马蹄形、桥型、T字形小型会议及座谈会、协调会等类型的会议中小型的工作会议，桥型布局适用于咨询、述职、考评和听证等会议等容易形成融洽和合作的气氛，体现平等和相互尊重的精神，便于与会代表充分交流思想、沟通感情。介于相对式与全围式之间，既突出了主席台的地位，又增加了融洽的气氛分散式方桌型、V字形、圆桌型规模较大的联欢会、茶话会、团拜会等突出了领导和嘉宾的地位，给与会代表提供了谈话、交流的中心相对司式全围青式、吗半围冻式分散闷式主席剃台的迫布置主席弦台是半会议涂参加季者注债目的村地方须，也菊是会盯场的牌中心洲，因拌此是饼会场精布置政的重芳点。声一般蚊要在洁主席棚台上海方悬用挂会拿标，斗天幕婶悬挂疯会徽敏或红岸旗以朗及其形他艺态术造拆型，搭主席桶台下搭和讲贩台上泻摆放售鲜花貌，主饼席台奇上放包置座忧位台绑签。会标秃：红叨色横涂幅，精一般虽用艺六术字椒标出歇会议悲名称拜。会徽狗：体割现或已象征时会议哪精神屋的图懒案性浇标志抬。一清种是括以本笼组织乐的徽扛志作菠为会昨徽，厨如国险徽、嘉党徽咱等；店另一搭种是影向社燃会广怠泛征亡集。座次兴：左观为上触（领毫导方扫向）奇数丹、过偶如数（二）烧会议汇文件暖准备会议刻审议往的文奥件材普料，途应在陕会前樱数日禽分送抹与会窝人员兼审阅悬，让堪他们宜有时秤间准盯备意屿见，滨特别晨是研盗究工快作方录案、肠审议串工作嘱计划蕉的会蛋议，然这一恐环很谜重要轰，会肠直接打影响洲会议库的效胆率。为了派准备程好会哥议的稳主要驳文件菊，秘仔书部沿门应迟根据育领导兵意图郑，有埋的放糊矢地孩进行壁调查语研究鞋，提篇出解侨决问庆题的四方案静，拟挨出文醋件。采如有胜必要摘和可甘能，宵还应判将拟读定的僚初稿存，分百送有环关单悔位征皱求意池见，教然后昼修改艇定稿溉。会眯前做乔好有畏关文史件的闪准备胆工作旧，可搜以使愚会议翠议题栽比较制集中某，保溜证会久议的醒基本算目标汗得以庆实现。（三笋）会谎议通贴知会议孕通知赴必须归简明特扼要圆。那舅种用灾“为迈了”岁起句由，然脚后摆乡丰出一薄大堆脊依据狼，把民会议假时间泪、地筑点放俩在最模后的扇写法发，不秧能使叹人开鄙门见心山地絮得到旋会议晕信息馆，应会尽量桃避免掀。会议咳通知库必须漏具备贡七要颠素（路也有移称之盟为“秀七个沈清楚许”）胳：会挨名、委会期梅、开酱始时箱间（述月、嗓日、赤星期厦，上弃、下搅午或患晚上侍几时哑）、水地点布、参居加会绵议人求员范护围、窑入场寺凭证裤、筹池办会档议的亮联系蒜单位素等。会议剖通知排的一尚般体弱例是忠：兹定姻于×月×日（新星期×）×午×时在××地点洁召开××会议含，会丝式期×天，臭参加防人员德为××，凭××入场元，有读关会柴议的颈具体桌事宜疲，请剃与××联系躁（电鉴话号食码××液××鉴××）（四幅）会懂前检牌查会前恋检查甲是落算实预贪案、忠保证笼开好防会议玻的重奇要一洲步，惠重要恐会议查在会枕前要央多次串反复被检查征落实认。（五暑）会毛间调既度1.会议艰签到赌制度2.候会泰制度3.会议惰特殊翼情况好的应侨急措售施4.做好侄会议个记录笼，写同好会他议简但报5.大型日集会荡的现删场指粘挥（六螺）会爱议结镇束和罪会后吧整理1.并非领所有星的会晚议在睁结束肚时都挎要有唱总结2.会议陆纪要3.会议交代表话离会腰工作4.会议鼻新闻搂报道5.会务减经验夏总结6.归还榴借用备物品隶，做俗好财抱务结数算，觉善始托善终平地完粥成整包个会眠议的在会务屡工作勒。三、办公皱会议洗的组葱织工春作（一论）办怪公会枕议题客的收章集整耳理办公健会议拔题收抖集，厦由秘宰书人茅员主涂动向建有关抽行政誉副职富和职唤能部谜门联挺系、扛征询挺。收集版的议位题应接在合爷并整揉理后晴，视煎条件含成熟告与否奇和事绪项的缩慧轻重俗缓急竭，列模出有仁必要悦提交消办公蜘会研报究的研若干岔问题择，送撕主要遍领导车人审绕定。睡由主夫要领幸导人死斟酌袭后增呆删调宪整，快确定括办公唇会议饱题。（二冈）准眉备相通关材防料办公透会议交相关铅材料论的准短备一兆般包娇括：1.与议蒜题相单关的连背景租材料垮及解滋决问堆题的币初步昆方案预；2.议题增提出苹部门子向办所公会外所作醉的专钉题汇骑报材管料；3.拟作钩为会狗议讨赵论的扩文件医初稿虾或拟驼提交雾会议疮讨论倍通过战的决送定草拖案。（三近）会否议通缴知办公筛会因丛属例汉会，震时间沙、地许点一叼般是巷相对府固定敞的。对于戴工作垄程序眠已形很成多范年的片企业祖，办泥公会醒会议监通知沟一般产不必厨另行逗制作守，而有是在永企业迈每周池重大般会议厨活动驾安排边表中玩注明东（见闷会议音活动描安排症表）研。办公盖会组仍成人脱员对竞已成续惯例纵的办究公会画，自挤然会获在看岗到会繁议活答动安查排表阻后预且留出堆时间栗。但对允与议常题相泊关的点职能经部门俭，秘溪书人让员应潮在发抵送会差议活连动安联排表尽时，摇对职蓝能部匪门额绳外叮靠嘱下或周办组公会拆时间沈及出醒席人丸员。某些凡企业慎，因隆工作问程序姿或企推业领瓜导人尘工作寸习惯链等原流因，答办公纹会仍倘需制嘴作会霸议通笨知。（四丘）会遮前检诊查安英排在企俘业中钥，办泼公会篮一般休在固雷定会形议室狠召开骨，秘腾书人诞员应并在会挖前先绘检查团会场仓桌椅冤（包积括烟倘灰缸奖）是畏否整到洁。窑有些议则题涉毫及人氏员较澡多，射座位衬不够叉，应坛事先集预作尸安排反。打开厨会议纲室灯却光和输空调料系统茫并调蔑到合纯适温烤度。（五滑）会敢议过商程中礼的服忠务工撞作秘书拣人员产列席挤会议卷的任播务主谢要是往做好谎会议错记录剖。此偿外，跃随着牌会议叮议题陡进展静，应躺注意吼适时框安排扮与下烛一议丝式题的管相关班人员饱进入锈会场杂。散会短时在写其他午人员俯退场菌后，绝秘书餐人员倚应检伸查会割议室蚂有无碰遗忘回的文沉件，程并收债捡会懒议使洒用的废器材崭，关协闭空捧调及粘灯光喷。（六旱）会全议后承的相呆关工烦作办公说会结棉束后周，秘职书人绑员对泊会议稠决定帆事项冤中需窄要以丢纪要佩方式使通知微相关阅部门展协调射办理仰的内遵容，妈应及旨时整载理出肺会议固纪要炉。（七机）会替议文困件的辱管理办公能会会虾议记厚录，衫应由差秘书皂部门咽妥善迷保管身。作蛾为讨暖论稿钱的相众关文唉件，衣应按街文书寻处理竟的有可关制亭度予皆以妥丑善处嫌理。秘书倾小李载拟了脂一个浑方案呈，内访容如肥下：1．会批议名冒称：鼻“20纲09径XX服装脂集团淡夏季航时装限秀”科。2．参提加会伸议人委员：涂上级惜主管队部门串领导2人；烤行业供协会余代表3人；康全国腰大中板型商蓬场总蚊经理准或业亭务经靠理以坚及其寨他客拍户约15扮0人；坑主办弟方领称导及射工作监人员20名。膜另请母模特调公司丝式服装绢表演情队若峰干人尿。3．会渴议主匙持人府：XX集团鹅公司嫁负责熄销售冻工作留的副妨总经引理。4．会逗议时潜间：20协09年5月18日上吃午9点30至11点。5．会乞议程呜序：兄来宾胞签到岛，发舱调查兆表。肌展巡寿示会歉开幕涛、上歇级领凑导讲墨话。首时亭装表臂演。疗展示吗活动蜜闭幕林、收解调查维表，啦发纪梳念品。第三兄节蔬会议舟服务工作诞任务江：天地故公司栋决定战于20脸08年底羊公司孕召开百年度饲全国洋销售闷商表联彰大佳会，社以表纳彰先搬进、属规划20者09年工音作。予参加酸表彰州大会冠的有景公司雾邀请籍的省浮市的余有关故领导滴、公衰司董牢事会嫌成员茄、全变国各纠分公险司的房诚领导欠、全放国销四售代印理商占代表查以及育公司器著名狡的高厅层管动理人反员和般科技毫人员纺等。批会议盒由秘控书高馒山协猛助总意经理扔组织目筹划仆。螺总经谷理让授高山捧写出怖会议残具体型的议乘程安梦排。任务裂分析柳：会议刃议程属应根忙据到蒜会主叮要领畏导的泥情况用，确肢定会纳议主问持人应；根据垃会议容的主钞题，秃确定闭会议绕发言格人；围绕根会议毛主题利，确蹦定讨他论题晋目和兆方式茶；根据祖会议雕目的家，安胃排主跟要领冲导做避会议座总结娇。相关学知识一、经会议闷通知会议检通知纹的内亩容包男括名屑称、乐时间援、地碑点、醋与会弦人员幅、限议题摆及要播求等僵。会议衔通知目的种堂类有骂书信蓝式和蓬柬帖跨式。会议喇通知滩的发赴送形虽式有袍正式释通知冬和非剧正式骂通知吹。会议陵通知泡的方胁式有肠书面港、口谨头、恐电话诞、邮命件。二、始会议糟通知浇的制钩作：例1：××登×同志踢：兹定曲于11月26日（谁星期熊五）煤下午2:犁30，在柔集团郊公司雾二楼葱会议糊室召墙开部享门经剥理会葬议，倾讨论翅明年纺公司甘发展拳计划宾，请饮按时铃出席早。总经宫理办胀公室20讯08年11月19日大中路型会甩议的躲正式安通知威（信气函型兆）：例2：××喝×同志涂：兹定牛于20野08年11月15日——恨19日在枕湖北于武汉先江汉宜大学线召开谨全国酱高等狼院校极秘书牺学教美学经守验交城流会喇暨中维国高惧等院娘校秘次书学蔑教学怪研究乞会第而一次烛年会屈，请秧届时耻参加洁。注意谦事项睬如下：（1）报圾到时程间：20绑08年11月14日；（2）11月14日大写会筹孟备处砖在武启昌火予车站乏、汉潮口火资车站存、长村航17码头虫设有页接待陶站；诸如乘毒坐飞问机来修汉者碗，请咳乘坐露机场活交通仔车至抱中国降民航舟汉口猴售票亦处，次此处右同时缩慧设有顷接待取站。辜提前策或逾断期来臂汉者赢，请阿乘坐××路公恐共汽乱车至或终点求站××渠×。（3）各押校自抬编教逃材可历提供罢样本绸五册蔑以上临，大齐会准足备进批行教矮材陈叙列、董交流喝活动狮。（4）住恋宿、哨旅差写费用扎自理鬼。（5）其朗他有池关事渴项请逃参照吸江汉匹大学20池08年9月13日《会议厚通知》。（6）大页会筹淘备处响通讯杀地址竭及电闲话：圾湖北涝武汉晶赵家才条江炮汉大结学中密文秘熄书系联系午人：××瞒×电话好：02异7—镰××提××从××倘×全国忘高等逗院校化秘书搜学教盲学经豪验交堪流会二零乐零八鼠年十陷月十鹊五日大中厕型会疑议通摩知（碌公告悼型）扎：例3：关于啄举办糠“并袭购重卖组国刃际高然峰论哄坛”以的通童知经国室务院千批准恐，国钓务院滚国有寻资产管监督卫管理叼委员笑会（愤以下店简称艺国资年委）猴与联匀合国陡发展等组织蚁（UN愿ID栋O，以鹊下简小称联棵合国盘工发因组织排）将荡于20节03年11月19源—2摇0日在垄京共挣同举连办“缓并购泪重组底国际姐高峰勤论坛鹊”。本次兴论坛萄以并贵购重额组——融合蹦全球像经济后的桥正梁为肃主题屈，以威高水腐准专联业知枣识、茅高层挽次参凡会代鹅表、适高质殖量会坚议成全果为采组织否原则艰，紧情扣世汁界中载国并甲购重临组领折域的冒重大熔问题隆，为爆中外案双方杂就并滩购重仓组的支战略赴、趋执势、犹方法为、途狭径、罩立法独、监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11：30大会结束五、案例证分析案例1：一次先重要登的报掩告会圾，办乱公室堂安排凝秘书脂小刘李负责橡会议滚的录递音工岁作。汉小刘惑将无考线话币筒和育录音刺机磁荣带安泽排好艳以后拴，还胡事先爆调试发了一餐番，逃觉得肢效果尿不错赖，小床刘放田心地禽做其议他的绪事情违去了最。会杯议结抄束后阵，主挥任要丸小刘拦把录吃音整卖理出巨来。惕小刘格打开电录音堪机，洞前几圆分钟恩听起秋来还