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文档简介

第8章使用Outlook管理日常工作

本章介绍了在Outlook中创建和管理任务的方法,学习完本章内容后,读者便可以通过Outlook安排日程,并能使用日记功能记录各种日常操作。

通过本章的理论学习和上机实训,读者应了解和掌握以下内容:

Outlook的工作环境任务的含义创建与管理任务通过Outlook安排日程使用Outlook中的日记功能

本章章节内容安排如下:

8.1熟悉Outlook的工作环境8.2创建任务8.3管理任务8.4安排日程8.5记录日记8.6思考与练习8.1熟悉Outlook的工作环境 选择“开始”|“程序”|MicrosoftOffice|MicrosoftOfficeOutlook2003命令,可以打开Outlook2003的工作界面,如下图所示。8.2创建任务用户每天往往要面对很多任务和纷繁复杂的工作内容,这时需要用户有条理地安排和管理这些工作任务。Outlook中的“任务”功能可以帮助用户完成以上这些工作。它能够创建并保存各种工作,还可以追踪任务,并及时了解任务的进度。认识任务创建新任务创建定期任务在日历中创建任务认识任务

所谓任务,就是一项属于个人或工作小组的事务,并且在完成过程中要对其进行跟踪。任务可能发生一次,也可能重复执行,因此,任务可以分为定期任务和不定期任务。其中定期任务可按固定的间隔重复执行,或在标记的任务完成日期基础上重复执行。例如,用户可能固定在每月最后一个星期五向经理发送状态报告,也可能在上次报告之后一个月后再次报告等。

创建新任务

在菜单栏中选择“文件”|“新建”|“任务”命令,可以创建新任务,如下图所示。

创建定期任务

定期任务就是需要按一定规律出现的任务,它可以分为有固定间隔的任务和定期重复执行的任务。如果用户每天、每月或每年都需要执行某项任务,最好将它设置为定期任务。需要重复执行的任务在日常生活或工作过程中有许多的事例,例如,每个星期开始时要写的工作计划,每个月要做一次工作量统计等,这就需要创建一个定期任务。在创建一项新任务的同时,可以将其设置为定期重复的任务,也可以将一个现有的一次性任务更改为定期任务。

在日历中创建任务

在繁忙的时候,可能会积压下一大堆的邮件需要处理,这时候就需要分主次、按先后进行处理。用户在“日历”中可以创建任务,将任务项目同“日历”联系起来还可以有效地预先安排任务的时间。例如,和客户预约了会面的时间,这时就可以从“日历”中创建一项相应的任务来提醒自己。

8.3管理任务

用户在创建任务项目后,除了可以在任务列表中直接修改任务进度外,还可以直接修改主题(即任务名称),对它进行重命名。打开一个任务项目后,可以在“任务”窗口中修改各个选项,例如开始时间、结束时间,或者修改有关任务的注释等。

关于任务的简单操作更改任务的顺序将任务标记为已完成更改任务的优先级

关于任务的简单操作

要管理任务,首先需要了解几个关于任务的简单操作。打开任务编辑任务复制任务删除任务

更改任务的顺序

在“详细列表”等视图中,没有对任务进行排序或分组。当只需要更改少数几个任务的顺序时,可在任务列表中上下移动单个任务以更改其先后顺序。也可对全部任务列表进行排序,然后将新的顺序保存为默认值。这在需要按特殊字段内容对任务进行排列时非常有用,下图所示为“排序”对话框。将任务标记为已完成

在Outlook的任务中,如果用户已经完成了某项任务,可以将其标记为已完成,从而可以使用户不必再考虑该项任务,而把精力放在其他任务上。更改任务的优先级

任务的优先级分为“低”、“普通”和“高”3种,在任务列表中它们分别显示为向下指的蓝色箭头、空白和红色感叹号。由于任务情况的变更,完成任务的先后顺序有可能发生变化,这时就需要更改任务的优先等级。可以在“任务”窗口中更改该任务的优先级:打开要更改优先级的任务,在“优先级”列表框中选择相应的优先级,然后单击“保存并关闭”按钮。这种改变将即时显示在任务列表中。8.4安排日程 使用表格可以清晰地表现和管理文字与数据。Word提供了强大和便捷的表格制作和编辑功能,通过该功能,用户不仅能够快速地创建各种各样的表格,还能够方便地修改和调整表格。认识日历安排约会

事件和定期约会认识网日历启动Ou厉tl乐oo要k后,腰单击Ou悉tl狐oo照k面板催上的雅“日凝历”秤图标调,就糟可以心进入漂“日剩历”芒窗口酒,如持下图宰所示热。系劈燕统默准认的医是按近天查挣看方族式,押显示洒的是箩今天杨的日递程安虹排,堂或者杂是选妹定的誓某一半天的潮日程害安排泡。安排视约会在日拣程安勇排中喊,约亚会是青用户谎在一骨天中狐的特多定时踪蝶间段谜中的很活动林。为塞了避资免遗汽忘已荷安排竟的约品会,挖可以样设置皂约会稳提醒依,这被样在咳约会疏之前目,日鸣历就陕会发卡出提填醒,雄提示医用户效去做墨该做骆的工鸭作。刘如果巩需要疑在固堤定的美时间忍内从迁事某甜项活梅动,曲可以阻设置牛定期援约会挺,按堂规律拒重复盯进行斗。事件匠和定兰期约球会安排惧“事黑件”锣和“捏定期狂约会拖”也漆是Ou脱tl醉oo谅k“日历乳”中品提供梯的功歼能。侮所谓撒事件帐,其剃实就泡是一瓦个约拳会,Ou壮tl劫oo酸k将所娘有持姻续时秘间达24小时伪或超绩过24小时脉的约教会都患作为屡一个轮事件摘。定削期约欲会也羡是一旁种约好会,休只不拥过这染个约蚕会是蝇定期携的而第已,嫩比如氧建立灶在每楼个月策的5日或输每年殖的一望月一仪日的常约会裹就是击定期首约会膀。8.辛5记火录蛙日虽记在Ou蛇tl及oo另k日记妹中,嫌用户办可通配过相洞应的优设置赚,把撞在计冠算机哑上进浇行的湾所有诱相关完活动白都自栽动记伤录下杨来。能用户版还可围以记欢录某棵些不形在计仅算机笨上发屑生的居事件裙,如仿电话翅交谈误、邮嚷寄或困接收赤手写伙信件搂等。疗本节弯将介渡绍如钳何启醉动并岩配置鹊日记刘,如争何设恢置自亮动记慌录和减手工渠记录费选项决,以海及如袜何设把置日扩记视摄图等误。启动乡丰和配缸置日宴记使用柄和管形理日铅记启动鸣和配天置日扑记在Ou犯tl稿oo临k面板涛的菜训单栏寒中选享择“争转到劳”|“日记宋”命债令,骗就可乳以打情开“轮日记能”窗姓口。脚在第柳一次冶打开彻“日桌记”铜文件捕夹时围,会衬打开短一个否消息朋框,茫提示扇用户Ou吵tl顽oo攀k的“遗日记珍”将包自动草跟踪Of纹fi默ce文档纤。单叮击“唱是”腰按钮疼,将潜会自年动跟论踪Of萄fi祖ce文档偏及与肥联系上人相壶关的极电子叉邮件盖,并描打开杏“日就记选堤项”眯对话袄框,油如下刚图所巴示。使用盘和管吸理日划记在日采记的摆管理搬中,始用户湿可以示打开雅、修准改或估删除伞日记伏条目弱,还轰可以卡查看列联系厉人的凯日记剂条目膨和停健止自滩动记嗽录联解系人搬的日际记条杂目。没日记今条目堪就是夫“日艳记”抖中的粗项目愿,代西表某紫个已碑记录偿的活阻动。脸日记筑条目疾是其役所代编表活温动的尖快捷订方式盒。8.银6思考雕与练艘习填空杰题1.在Ou字tl忙oo赠k中任负务的托特性鼓指的之就是办任务练所特素有的希属性息,包烘括、、和。2.在Ou蒜tl卧oo扯k中,迁定期揉任务悦指的梳就是虎那些边需要败按一钥定规休律出贞现的跑任务俩,它敢可以棒分为的任夕务和的任通务。3.在Ou赚tl筝oo揪k的任贸务中节,如貌果用器户已茅经完划成了债某项套任务撇,可娘以将钢其标疼记为,从欲而可呈以使捷用户不锯必再感考虑晴该项贷任务剃,而匀把精坏力放宫在其蓝他任次务上谎。8.币6思考行与练虹习填空料题4.在Ou虏tl山oo花k中,胁“日沾历”发用于捷安排猜约会复、会牧议和凯事件熔等日纳历项故目。庸不同药的日薯历项做目具井有不经同的绵特点和犹用途揪,其烫中是一榨种持膀续24小时烈或更勤长时巴间的残活动蛙,不亭涉及厨邀请遭其他夺人或贺保留阴资源股;是一蠢种邀最请其贼他人亏参加连或保助留资夫源的辈约会欢;是在膛日历浙中安险排的肃一项咳活动验。5.如果宜用户居要通发过设很置Ou深tl孟oo钥k提醒践朋友梳的生盆日,胞则可越以使闯用功能绝。6.右击绞日记部条目鄙,然霜后在奶快捷腿菜单茧中选罚择命令冲,可午以直存接在言“日赤记”群中打凉开其都相关霜的文怀件和意项目唤。8.捆6思考礼与练丝式习选择院题7.在创苏建新露任务掠项目垄时,兔不需溪要设友置(西)信息宿。A.任务标主题B.任务浩优先瞧级C.任务捆持续案时间D.任务储难度8.要按栽优先对级或毯截止漏日期劈燕顺序丽查看脂任务者,可防以通耕过(薯)来实纳现。A.更改错任务桥顺序B.标记困任务C.调整利任务怒优先悼级D.复制像任务8.枣6思考轨与练简习选择轧题9.通过剃“日翻历”询窗口警中的(咱),用搁户可颠以轻帜松查壮看任恰意日楚期当赌天的挡活动娃。A.时间短段B.日程衬表C.日期文选择师区D.任务症板10形.下面傍关于Ou园tl孤oo笑k中的愤“日弓记”德功能意描述米错误料的是(触)。A.用户傲可以锡设置纪日记惨自动朋记录姨哪些争项目毒、联绕系人宾和Of守fi缓ce文档业等B.所有异用户题都可脾以更秒改日西记名沈

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