2023年文档管理备案制度

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篇1:文档管理备案制度

文档管理备案制度

为适应学校规模化，正规化进展的需要，保证政令通畅，提高学校管理水平，

确保我校档案的全面性，完整性，可追溯性及平安性，对学校的文书、档案管理特做如下规定：

1、归档单位：

学校设立档案室，管理、存放学校机要档案，归行政部领导，设专管人员负责。

2、归档范围：

1)上级主管部门下发的文件、学校的红头文件、通知、会议记录、协议、看法书、可行性报告、合作合同、购销合同、合作合同、获奖证书、主要会议记录等经营性文件。

2)学校员工档案、老师档案、学员档案、业务关系档案。

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3)学校教研成果、优秀教案、教材等经营过程中的各种总结性材料。

4)学校宣扬的传单、报纸、杂志、广告、剪报等有关学校的报道（报纸、音像）

5)其他的有本校缮印的公文（含正件与附件、批复请示、转发文件、被转发的原件）一律由行政部统一管理。

3、收、交档案、归档案：

1)学校全体员工应具有存档、归档意识，乐观协作学校档案室做好机要档案管理工作。

2)学校经营性文件要准时归档，各分校、部门签收的外来文件要在两个工作日内送档案室归档。

3)各分校部门工作中形成的文书，包括文件、会议记录、决议、照片、图表、录音带、录像带等有保存价值的资料，都必需由承办人收集齐全，分类整理，移交有关人员核对整理后，于年底交于行政部归档，各单位，经办人不得越期自行留存应当归档的文件。

4)学校员工、老师应在签定用工合同两个工作日内由人事部收齐人事资料、身份证、学历证复印件送至专管员归档，如有续签及变更合同的，应由档案室提前两个月通知准时办理，旧合同连续保留，任何分校没有签发、存放权。

5)凡有外联业务的部门、个人，应每周二下班前将新增的具体信息准时送交档案室补充进业务档案。

6)全校全部部门、分校区的总结性材料完成后应由该部门或分校区负责人拷贝收集后每周一下班前准时交档案室归档。

7)学校宣扬中的传单、剪报及音像品由宣扬部在汇总后于每周二下班前准时归档。

8)学校经营过程中的重大活动应由主办人在活动结束后五日内整理归档，应包括：预算、实际费用、举办时间、场地、动用人员、有关报道录像录音等。

9)一项工作由几个部门参加办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归档。会议文件由会议主办部门收集归档。

10)档案管理部门接受后应签收，分类登记归档，对上级来文要附上"文件处理笺'。

11)学校工作人员外出学习，考察、调研、参与上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必需将会议的主要文件资料向校方办理归档手续，经行政部签字认可后财务部才赐予核报差旅费。

12)凡外出带回的文件，应交由档案室统一管理，个人不得存放。

13)本校召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，经行政部签字认可后财务部门才给以报销会议费用。

4、传递、借用、保管：

1)凡外来文件、信函除注明亲启私信外，一律交由行政部拆封，登记接收时要检查信口。对开口文件，信件应查明缘由，密件开口要拒绝签收。

2)凡外来文件，由行政部按来文性质及内容准时送有关领导批示，并交送有关承办部门处理。外来一般文件、通知无需批示，登记编号后直接转有关单位。

3)对于领导批阅批办后的文件，一律退回行政部分转有关部门，承办人应在"公文处理笺'注明办理状况，签字后退回档案室。

4)校内文件传递时要办理签收手续：填写《文件发放登记表》。

5)公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存），工作结束后准时交档案室归档。

6)文件传递过程中，必需办理登记、签收、注销等手续并根据收文检查归档，以防遗漏。

5、立卷归档和保密：

1)凡在本规定范围内的文件均由档案室立卷保存。

2)立卷要分类编目、齐全，调阅借走档案时须持本部门主管签字，并由行政副校长签字后方可借阅，专管人员应仔细做好登记，并注明归还日期，借阅人要留意保密，借阅人不得转借他人。

3)因工作需要复印的文件，须由校长签字后放方可复印，并仔细登记。

4)档案保存要做到"七防'即：防火、防尘、防蛀、防潮，防霉、防光、防盗、严格管理定期清查。

5)没有存档价值和存查必要的公文以及其他需要销毁的档案，应严格登记造册，由行政副校长和校长审批签字后方可销毁，并由监毁人，销毁人在登记本上签字。

6)文件保密等级：绝密、机密、隐秘三种，其他为一般文件。绝密、机密文件打印肯定要用专用磁盘，并加密码。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按批阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。隐秘文件由阅文人妥当保管。

6、相关责任人及责任：

1)相关人员为：全部档案的成文、填报者、接收者、传送者、借阅者、销毁者、行政部副校长、校长。

2)全部相关人员要保证档案真实完整，保密平安并准时补充完善的责任。不得以任何理由拒交、谎交、拖延、推委、失职，否则按学校员工奖惩条例进行惩罚。

3)全部分校和部门的文件管理人员要了解本部门的工作业务，把握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。

4)仔细执行平常归档制度，对本部门承办的文件材料准时收集归档，每年年底前应将归档的文件材料归档完毕，并向校方做好交接签收手续。

5)案卷质量总的要求：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同的价值，便于保管和利用。

6)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

7、归档程序：

各分校（部门）文件管理员

行政部人员

档案收集

档案整理鉴定

行政部档案管理人员

登记档案名目

档案装订盒保存

8、文件的借阅：

文件借阅是行政部门日常性工作之一，要按规定的借阅制度办理。文件借阅工作中，对业务性的文件，凡因工作需要的均可借阅。对机密性文件，不在阅读范围的人不能借阅。对机密文件借阅者要经校长签字。

1)借阅程序：

借阅人员

写借阅审批表

相关人员签字

借阅

2)借阅时间：

原则上借阅文件只能在档案室阅看，如特别需要借离档案室的需在48小时内归还，逾期不还者档案室有权通过其主管校长强行收回并赐予每次50元的负激励。如需长时间借用，只能借用备份件，需经校长签字后方可借出，借出人对所借档案材料负有保管、保密责任。

9、部门保管：

对于各分校（部门）保管的档案仅限于学校所发行政制度、文件、当月同学档案及其它学校经营性材料。各分校（部门）主管要指定专人管理，并加强对相关人员的保密纪律教育，不得私自借阅，严禁乱丢乱放，严禁将隐秘文件带往公共场所和家中，并保持分校（部门）档案管理人员的相对稳定，如有变动准时通知行政部，按本条款特殊事项的程序办理。

10、特殊事项：

档案借出人或分校（部门）档案管理人员如因工作变动或因故离职时，所保管的档案、文件性材料应先交回档案室，或在档案管理员的证明下向接管人员办理材料交接手续，由新接管人员办理相应的签收或借用手续。任何人不得擅自带走或销毁。

学校档案管理员如因工作变动或因故离职时，应提前一个月通知校长，由校长监督向接管人员按上述程序做好清点、交接工作。

11、销毁文件程序：

行政部人员

清点注销

填写文件销毁登记表

主管领导签批

销毁人、监销人

签字备案

文件销毁

篇2:商标使用许可合同协议备案表

商标使用许可合同备案表

收文编号________

收文日期________

国家工商行政管理局商标局:

___厂(公司)注册的第____号____商标(商标注册的影印件/复印件附后),依据《商标法》第26条规定,许可_____厂(公司)使用。经双方协议,签订商标使用许可合同,请予备案。

许可使用的商标:(贴商标图样,并由注册人骑缝盖章)

许可使用的商品:

许可使用期限:

详细使用许可条件,见所附的许可合同附本。

许可人:____(章)被许可人_____(章)

地址:______地址:_______

邮政编码邮政编码

年月日

附:关于商标的使用许可合同

许可人:

地址:

被许可人:

地址:

许可人与被许可人就使用在类商标、(商标注册证号___,使用在商品上)达成下列使用许可协议:

1.

2.

3.

许可人:(章戳)

被许可人:(章戳)

年月日

篇3:北江中学委员会党务公开工作备案制度

为进一步加强党内监督、进展党内民主、增加党组织的生气活力，加强和改进新形势下党的建设，依据《*广东省委办公厅印发＜关于广东省党的基层组织实行党务公开的实施方法＞的通知》的精神，根据市委的布署，结合我校实际，特制定本制度。

仔细做好党务公开工作，确保公开信息与数据的全面、准时、真实、精确     ，保障党员群众的知情权和监督权。

一、党务公开备案的内容：领导班子建设状况，党组织建设、打算及执行状况，思想建设状况，党的组织管理状况，党风廉政建设