业主档案管理制度(15篇)

10业主档案治理制度(15篇)1物业资料与业主档案治理方案为了确保物业效劳部及本单位物业治理所使用的常规效劳文件的有效性,标准业主档案的保管与跟踪工作,特制订本治理方案。一、资料或档案的收集与保存的房屋修理档案、设备运行档案、投诉回访记录等相关资料,都需要工作人员将其全面收集起来并妥当保管。二、资料或档案的整理与分类于查找。依据档案资料的不同,治理内容可以分类为以下几类。工程技术资料:包括住宅区规划图纸、工程批文、用地批文、建筑许可证、投资许可证、开工许可证、拆迁安置资料、红线图、竣工总平面图、地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告等。业主及各办公部门档案:包括业主及各办公机构具体资料登记表,进出小区人员登记表,业主、各办公机构房间的修理档案等。其中,消防安全责任书、业主家庭状况登记表、钥匙领用登记表、业主证领用登记表、业主入住验房表以及业主的有关证件复印件等。装修档案:包括二次装修申请审批表、相关图纸及装修施工队资料、装修责任书、施工企业资质证明、装修人员登记表、室内设计平面图、装修竣工图等。设施巡检记录等。业主反响信息:包括效劳质量回访记录、业方法见和调查统计记录、业主投诉及处理记录、业主来访纪录等。本部门员工治理资料:包括员工个人资料、聘用记录、员工业绩考核及奖罚记录、员工培训打算、培训档案、考核记录、员工晋升记录、员工薪金变动记录及内务治理记录等。行政文件资料:包括相关值班及检查记录、有关财务记录、主管部门文件、公司文件、内部治理规章制度、通知、通报文件等。三、资料或档案的归档对于全局部类整理好的信息资料,工作人员必需进展归档保存。档案治理实行原始资料和计算机档案双轨制,使储存方式多元化,像带、录音带、胶卷、照片、表格、图片等多种形式保存,使抽象的档案资料具体化、形象化。对本单位利益影响较大的档案应加密保存,使此类档案在计算机中按级别检索,对保存在档案室的原始资料应严格把握借阅。编制名目、分柜保存。依据档案盒规格预备相应的档案标贴纸,在档案标贴纸上打印出标准黑体一号字体的档案类别名称,制作好的档案标志贴应当贴在档案盒左侧上方,并将档案盒整齐排列在档案柜中。档案名目内,具体、清楚地注明序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等内容。档案室应配备相应的文件柜、文件盒以及消防器材等,并随时保持枯燥、通风、清洁,确保储存地点符合防火、防虫防鼠、防潮等要求并定期巡查。档案室钥匙交由档案治理员特地保管,档案室应避开无关人员任意进出,以保证档案的安全和完善。借,未经授权,任何人不得私自复印或打印保密资料或文件。四、资料或档案的运用工作或效劳的过程中应当充分发挥档案资料的作用,内部员工可通过治理中心内部局域网,查阅文件档案授权范围。由于业主档案属绝密档案,借阅原始资料的使用者,应当按档案的不同密级经相关负责人批准方可借阅,特别状况如需查阅须报治理处。五、业主档案的跟踪当业主联络方式发生变化或业主发生更替时,效劳中心应将变化状况庭状况的普查,对拖欠治理费、水电费和其他效劳费一个月以上的业主,治理员应至少每隔两周跟踪一次。六、过期资料或档案的销毁对于作废或失效文件,相关人员应在失效文件上标注作废标记,防止连续使用。依据文档的保存期限和性质,治理人员应当定期对过期和作废的文档进展剔除和销毁,防止档案的积存和混淆。对于已过保存期的档案经主管领导批准后可进展销毁,但销毁的同时必需建立已销毁文档的清单,便于备查。2物业工程业主档案资料治理规定职责范围治理处综合组人员负责档案资料的收集、整理、归档和保管。档案的文件材料,必需字迹清楚、真实、齐全。业主资料要准时归档,归档时要留意整齐,层次清楚,便于快速查找,不得零散堆放,也不得任凭丧失。业主档案的内容包括:业主入住登记表、房屋装修联系表、装潢施工安全保证责任书、室内设施验收表、住户装潢协议书、物业治理合同、住宅移交手续。档案资料属于保密文件,应妥当保管,不准散播其内容,不准给未经领导批准的人员翻阅,不准复印。未经领导同意不得擅自将业主档案调出,如遇特别状况调出,须填写《档案资料调出登记》,并催促借调人准时归还。档案的治理环境必需做到“三防“即:防火、防潮、防变质。日常档案资料检查中觉察破损现象应马上修复。2.质量记录:2.1《档案资料调出登记》c7.5.1-5.20-a2业主档案治理工作规程(二)一、目的标准业主档案的保管与跟踪工作。二、适用范围适用于物业治理处业主档案的保管与跟踪。三、职责1、效劳中心主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。2、效劳中心负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。四、程序要点1、业主档案内容经业主签署后的《消防安全责任书(3(4(5(6(7(8)《违章处理通知单》及处理结果资料。(9)业主的有关证件复印件。(10)其他应保存的资料。2、档案盒(夹)的制作依据档案盒(夹)的规格预备相应的档案标贴纸。式一般是由组织机构、名称组成,如:×××-××-sw-业主档案:表示物业治理××治理处公共事务部治理的业主档案。3cm置上,并排列在档案柜中。3、将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后挨次排列在档案盒(夹)内。4、按档案盒(夹)内的各档案排列挨次将档案有关内容登记在《业主档案名目》内,内容包括:序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。5、业主档案的跟踪:当发生以下状况变化时,效劳中心副主管应将变化状况记录在业主档案中:a、通讯联络方式发生变化时;b、业主发生更替时。业主档案跟踪治理:由效劳中心副主管负责每季度进展一次家庭状况的普查,对拖欠治理费、水电费和其他效劳费一个月以上的业156、业主档案属绝密档案,特别状况如需查阅须报治理处,经效劳中心副主管办理登记手续前方可查阅。7、业主档案应永久保存。8、具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进展治理。9、本规程执行状况作为公共事务部档案治理员绩效考评的依据之一。五、记录《业主档案名目》六、相关支持文件《档案治理标准作业规程》4治理处业主档案治理程序一.目的标准客户档案的治理工作。二.适用范围适用于治理处业主档案的动态治理。三.职责物业部主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。行政接待人员负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。四.程序要点业主档案内容。经业主签署后的《消防安全责任书《违章处理通知单》及处理结果资料。业主的有关证件复印件。业主产权确认登记(产权证书)。其他应保存的资料。档案盒(夹)的制作。依据档案盒(夹)的规格预备相应的档案标贴纸。式一般是由组织机构、名称组成,如:×××-×.×-s.w-业主档案:表示物业治理公司××治理处物业部治理的业主档案。3cm置上,并排列在档案柜中。业主档案袋的制作。26cm×34cm将写有“栋号、楼层号、房号“的标贴纸贴在档案袋封面上。将业主的有关资料存放在相应的档案袋内。案盒(夹)内。按档案盒(夹)内的各业主的档案排列挨次将档案有关内容登记时间、档案页数、备注等栏目。业主档案的跟踪。当发生以下状况变化时,行政接待人员应将变化状况记录在业主档案中:a)通讯联络方式发生变化时;b)业主发生更替时。业主档案跟踪治理,由行政接待人员每季度进展一次家庭状况的15对产权发生变更的业主,治理处应准时为业主建立“业主档案“,同时对原业主的档案另置保管,保管期三年。业主档案属绝密档案,特别状况如需查阅须报治理处经理批准,经物业部档案行政接待人员办理登记手续前方可查阅。业主档案应永久保存。具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进展治理。本规程执行状况作业物业部档案行政接待人员绩效考评的依据之一。档案收集齐全完整,组卷合理,做到类别清楚,排列存放有序,便于检索;档案无虫蛀、霉变、破损、遗失;借阅档案要经过批准,并做好记录。511世界物业业主档案治理规定1.目的2.适用范围2.13.职责客服组主任负责监控业主档案保管与跟踪工作。客服助理负责依照本规定具体实施业主档案的建档整理与保管。4.程序要点:4.1性,加强对业户资料的保密工作,特制定如下治理规定。业主档案内容:收楼资料:《业主家庭状况登记表》;《业主证领用登记表》;业主身份证复印件(业主及家人小一寸照片二张);5.1.4《物品资料及钥匙签收表》;楼宇状况检查表;购房认购书治理公约签约页;12《物业效劳合同》;装修资料:《装修申请审批表》;《住宅室内装修治理协议》;《装修承诺书》;《闭水试验确认书》;《房屋装修工程、防水工程质量、防炎安全承诺书》;《装修人员治理条例》;照及资质证复印件,业户委权/托付书等);入住日常资料:业主来函;催缴费通知单;5.3.4《整改通知单》;6.业主档案袋的整理业户资料整理、分类:业户资料收集装订成册,按时间先后排列,最早资料于最终一页存放,之后增加的资料于其面上增加,编上页码,编写名目,册面填写“业主档案资料状况“表;资料收集按先后挨次主要分为三大部份:业主资料日常治理资料。业户资料归档时间和更:客服组办理完单元交付手续后,将业户资料交于前台;前台中班人员将业户资料输入电脑后,按楼名整理存档;对已收楼业户寻常所增的资料由客服组按上述规定处理;30补救措施,确保档案的安全性及准确性;3销毁档案有关文件必需从严把握,慎重从事;对经鉴定无保存价值的资料,由部门主任审批后销毁。业户资料查阅及印取:查阅人如须查阅/印取业户档案资料,须于客服组前台进展登记,并说明因由;经客服组主任审批同意后,前台效劳人员开启相应的业户档案,抽取有关业户资料;属查阅资料的,由前台客服助理伴随进呈现场查阅;属印取资料的,前台客服助理严格按上级领导审批意见进展印取;保密要求:业户档案柜除业户资料增加、更换、查阅、印取的状况下,须予以上锁;30次更;违反上述要求的,对责任人赐予口头警告处理;泄露遗失业户资料的,对责任人赐予书面警告处理,造成严峻影响的,赐予辞退。业主档案的跟踪:对产权发生变更的业主。治理处应准时为业主建立“业主档案“,同时对原业主的档案另置保管,保管期三年。业主档案属绝密档案,特别状况如需查阅须报物业部经理批准,经客服组主任办理登记手续前方可查阅。业主档案应永久保存。将各业主资料输入电脑进展治理。本规定执行状况作为客服组对档案客服助理绩效考评的依据之一。相关文件和记录《业主资料状况表》wi-nwgz-al.kf-06-4111.2《业主档案名目》〔9〕业主档案治理标准作业规程(九)1.0标准业主档案的保管与跟踪工作。2.0适用于治理处业主档案的保管与跟踪。职责客户效劳中心行政文员负责监控业主档案保管与跟踪工作。客户助理负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。程序要点业主档案内容经业主签署后的《业主临时公约4.1.2《装修申请表》业主的有关证件复印件。其他应保存的资料。档案盒袋的制作依据档案柜的规格预备相应的档案标贴纸。将制作好的档案标贴纸贴在档案柜右侧立面距顶部3cm上。业主档案袋的制作预备适量尺寸的档案袋。将写有“楼层号、房号“标在档案袋封面上。将业主的有关资料存放在相应的档案袋内。将各业主的档案袋按楼层号、房间号的先后挨次排列在档案柜内。按档案柜内的各业主的档案排列挨次将档案有关内容登记在间、档案页数、备注等栏目。业主档案的跟踪当发生以下状况变化时,客户助理应将变化状况记录在业主档案中:业主发生更替时。业主联系方式转变时。业主档案属绝密档案,特别状况如需查阅须客户中心主任或主管批准,经客户效劳中心档案客户助理办理登记手续前方可查阅。业主档案应永久保存。具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进展治理。本规程执行状况作为客户效劳中心档案客户助理绩效考评的依据之一。记录《业主档案名目》相关支持文件《档案治理标准作业规程》7物业程序文件--小区业主档案治理把握程序1.0标准对业主档案保管与查询工作。2.0适用于物业效劳中心对业主档案的保管与跟踪。职责客服部负责监控业主档案保管与跟踪工作。客服部资料专管员负责具体实施业主档案的保管与跟踪。工作程序业主资料的整理,内容包括:收楼资料和装修资料。收楼资料住户资料登记表4.1.1.2(前期)物业效劳合同业主规约签约页证件办理申请表消防安全承诺书业主收楼物品/资料签收单楼宇状况验收检查表业主/住户身份证复印件收楼通知书/物业交付使用通知书交款通知书等装修资料装修申请表复印相关图纸及装修单位证件复件业主授权/托付书闭水试验确认书房屋装修工程、防水工程质量、防火安全承诺书消防安全承诺书整改通知单装修验收申请表等4.1100%。资料装订:将业主档案分类进展装订在档案夹内,装订为收楼资料、装修资料。称、归案日期、归案人、页数/码等。业主档案的跟踪:当发生以下状况变化时,资料专管员应将变化资料记录在业主档案中通讯联络方式发生变化时;业主发生更替时。业主档案查阅按《质量记录把握程序》执行。属绝密档案,不得外泄。业主档案应归为永久保存性文件。支持性文件《质量记录把握程序》6.0质量记录6.1《资料名目》6.2《记录查阅审批表》8金融中心(大厦)业主档案资料治理规定1.目的:标准业主档安资料的治理。2.职责范围2.13.治理规定档案的文件材料,必需字迹清楚、真实、齐全。业主资料要准时归档,归档时要留意整齐,层次清楚,便于快速查找,不得零散堆放,也不得任凭丧失。业主档案的内容包括:业主入住登记表、住宅装饰、装修托付申请表、房屋、设备装修申报表、装饰、装修责任书、住户装潢竣工验收表、物业治理公约。档案资料属于保密文件,应妥当保管,不准散播其内容,不准给未经领导批准的人员翻阅,不准复印。未经领导同意不得擅自将业主档案调出,如遇特别状况调出,须填写《文件借阅、复制记录表》,并催促借调人准时归还。档案的治理环境必需做到“三防“即:防火、防潮、防变质。日常档案资料检查中觉察破损现象应马上进展修复处理。质量记录:1.《文件借阅、复制记录表》zc-05/b055花园业主档案治理标准作业规程(五)1.0标准业主档案的治理工作。2.0适用于客户效劳中心业主档案的治理。职责客户效劳中心主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。治理员负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。程序要点业主档案内容。经业主签署后的《消防安全责任书4.1.3《违章处理通知单》及处理结果资料。业主的有关证件复印件。业主产权确认登记(产权证书)。其他应保存的资料。档案盒(夹)的制作。依据档案盒(夹)的规格预备相应的档案标贴纸。在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其22格式一般是由组织机构、名称组成,如:jch-kh-业主档案:表示zzzz治理处客户效劳中心治理的业主档案。3cm位置上,并排列在档案柜中。业主档案袋的制作。26cm*34cm将写有“栋号、楼层号、房号“的标贴纸贴在档案袋封面上。将业主的有关资料存放在相应的档案袋内。将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后挨次排列在档案盒(夹)内。按档案盒(夹)内的各业主的档案排列挨次将档案有关内容登记时间、档案页数、备注等栏目。业主档案的跟踪。当发生以下状况变化时,客户效劳中心队治理员应将变化状况记录在业主档案中:a)通讯联络方式发生变化时;b)业主发生更替时。业主档案跟踪治理,由客户效劳中心队治理员每季度进展一次家庭状况的普查,对拖欠治理费、水电费和其他效劳费一个月以上1523对产权发生变更的业主,治理处应准时为业主建立“业主档案“,同时对原业主的档案另置保管,保管期三年。业主档案属绝密档案,特别状况如需查阅须报治理处经理批准,经客户效劳中心治理员办理登记手续前方可查阅。业主档案应永久保存。具备电脑办公系统的可以将各业主资料输人电脑进展治理。本规程执行状况作为客户效劳中心队档案治理员绩效考评的依据之一。5.0相关支持文件66业主档案构成规定业主档案业主个人资料业主(法人)姓名、年龄、性别、国籍、爱好、文化程度工作单位、联系、办公业主(法人)联系、紧急事故联系人及联系方式身份证件复印件营业执照、税务登记、企业法人代码证复印件(企业)业主(法人)照片其他(如托付他人办理收楼:托付书、被托付人身份证明、被托付人联系方式、被托付人照片)家庭成员资料(住宅物业)家庭成员姓名,各自年龄、性别、国籍、爱好、文化程度家庭成员工作或学习单位及联系方式与业主关系各自照片各自联系方式产籍资料购房合同复印件房地产权书复印件房屋面积测绘资料收楼通知书收楼证明书及确认书收楼验收表业主领取物品(资料)记录表钥匙托管书防火责任书精神文明公约业主(临时)公约前期物业治理效劳协议(如有)物业使用及治理效劳公约(细则)房屋使用说明书及质量保证书房屋租任凭或转让协议物业使用资料装修治理资料(申请表、设计图、审图意见书、装饰单位装修巡逻检查记录、装修巡逻签到表、装修完工记录、竣工单、装修退款申请表、工程变更核定单)单元物业使用记录单元物业修理保养记录单元物业修理派工单单元物业投诉记录各种业主托付书、授权书、申请书、保证书各种整改通知、费用单据、函件物业出租资料(物业租赁协议、承租人身份证明或营业执联系人及、承诺书、治理公约)业主档案治理规定业主档案由客户效劳部设专人统一负责治理,客户主管负治理责任业主档案必需保持文本资料与电子文档同步共存业主档案应依据《业主档案构成规定》逐步安善内容业主档案应保持完整、准确并及明更客理人员其治理的业主档案文本资料应存入档案保险柜,且做好防盗、防火、防潮、防蛀、防鼠、防灰、反腐蚀等安全措施编号、分类、集中存放业主档案的挨次登记在与内容有关和〈业主楼案名目〉中,依据〈名目〉依次排列存放治理少应马上查找,并确介档案的完整性建立业主档案移交制度,交接双方应共同清点并签字留据业主档案通讯联系方式发生变化及业主发生更替或物业使用发生变化时,应将变化状况准时记录在业主档案中业主档案属绝密档案,任何人不得外泄。特别状况如需查阅须报治理处经理批准,经客户主管办理手续生方可查阅业主档案应永久保存,并留意适时更业产档案应包括的内容(包括但不限于):业主个人资料、家庭资料、购房资料、收楼资料、产籍资料、装修资料、物业使用资料等10-100利益造成损害的予以加重惩罚11赛迪大厦业主档案治理规程建立健全业主档案,把握用户动态,便于用户治理与针对性效劳。2.范围适用于赛迪大厦内全部用户的档案治理。3.职责3.14.程序用户档案内容入驻资料用户姓名、单元号及其他有关资料;c.用户其他资料复印件。迁出资料业主、搬迁登记单。客户档案治理用户由物业部上门办理入驻登记,并向业主(用户)供给《赛迪大厦业主公约书》及《用户手册》等文件。客务主管与用户签定《治理公约书客务主管将各种资料按挨次编号登记在《卷内文件名目用户档案的保管及查阅用户档案分入驻档案及迁出档案,按统一编号存放。文件柜钥匙由客务主管保管。用户档案只允许赛迪大厦治理人员查阅。查阅人必需进展登记前方可查阅。5.监视执行由物业部经理监视执行。6.支持性和相关性文件jc/zy4.9-0406-1998(1)《治理公约书》7.质量记录及表格jc/jl4.5-0103-01-1998(1)《卷内文件名目》jc/jl4.5-0103-02-1998(1)《档案查阅登记表》jc/jl4.5-0103-03-1998(1)《赛迪大厦用户档案名目》jc/jl4.5-0103-04-1998(1)《用户档案》jc/jl4.5-0103-05-1998(1)《赛迪大厦业主(用户)状况统计表》jc/jl4.9-0402-01-1998(1)《用户迁出登记单》〔6〕业主档案治理标准作业规程(六)1.0标准业主档案的保管与跟踪工作。2.0适用于物业治理处业主档案的保管与跟踪。职责公共事务部主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。治理员负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。程序要点业主档案内容经业主签署后的《业主公约经业主签署后的《消防安全责任书4.1.3《业主入住验房表》;《违章处理通知单》及处理结果资料。业主的有关证件复印件。其他应保存的资料。档案盒(夹)的制作依据档案盒(夹)的规格预备相应的档案标贴纸。格式一般是由组织机构、名称组成,如:13住宅园区业主档案治理规定第一条业主档案分类住户档案:业主资料;装修资料;其他资料。商业网点资料:业主资料;装修资料;其他资料。其次条住户档案份证复印件,《入住验房表》,购房