海创电子OA用户使用手册

海创电子OA使用手册公共信息1.1公告栏公告栏提供了一个公共信息公布平台，所公布信息能够面向全部用户，也可限于特定团体，配合图片或附件功效，免去工作中人为通知繁琐。企事业单位能够依照自己需要定制栏目，如通知、公告栏、企业刊物、业界新闻、生日提醒、活动预告等。可指定一个或几个用户为信息维护人员，负责公共信息栏目维护公布。角色划分：栏目管理员：设置公告栏目或子栏目，并为栏目或子栏目指定对应公告管理员。通常员工：查看公告信息，将相关公告转入日程。公告管理员：在负责栏目中，公布新公告，维护已经有公告。1.1.1查看公告信息通惯用户点击功效菜单上公共信息→公告栏菜单，或者经过在“我桌面”上点击最新消息栏目标“更多…”，即可进入公告查询显示主页面，即系统默认“最新列表”页面：此页面中，点击按钮，用户可按查询条件（标题）显示相关公告信息。点击右上角“栏目跳转下拉菜单”，系统会自动跳转到用户选中公告栏目页面。点击公告文章列表中，某一公告后详情链接，即可链接进入该公告内容界面：点击按钮，界面将跳转到“HYPERLINK\o"点击查看"编辑日程任务”界面，该公告内容也自动显示在日程任务正文中。1.1.2公告公布管理具备指定栏目或子栏目管理权限用户，其所看到公告文章列表会与通惯用户有所不一样，以企业公告子栏目管理员为例：在此页面，管理员可对该子栏目内公告信息进行增、删、改、查询等操作。公布公告点击按钮，即可进入“公布公告”页面：管理员可在此选择公告公布栏目，输入标题、关键字等信息，在文本编辑框中填写内容。选中“是否为主要公告”复选框，则该公告公布后带有“主要”标识，且在“公告最新列表”中位置偏前，不然按公布时间先后排序。点击“附件文件”组中按钮可增加（上传）多个附件文件，其中点击按钮时，可在弹出“选择文件”窗口中选择一个要上传当地文件；点击按钮可删除该附件文件。点击按钮，则保留所填信息为初稿（方便管理员修改，不会显示在通常员工文章列表中）；点击按钮，将保留并公布所填公告信息及附件；点击按钮，将取消所填信息；点击按钮，将返回到原来公告栏目页面。修改公告点击公告文章列表中，某一公告后修改链接可修改该公告相关信息。详细操作同HYPERLINK\o"点击查看"公布公告。删除公告选中所要删除公告标题前复选框后，点击按钮，将删除所选公告信息。查询公告点击按钮，可按查询条件（标题、关键字）显示相关公告信息。1.2规章制度主要用于对单位规章制度进行统一管理，方便新员工学习及日后查询，节约培训时间。管理员能够对规章制度进行分类管理，对已过时规章制度进行删除等维护工作。角色划分：栏目管理员：设置规范类别，公布并维护规范信息。通常员工：查看规范信息。1.2.1查看规范信息通惯用户点击功效菜单上公共信息→规章制度，即可进入“规章制度”查询显示主页面:栏目跳转栏目跳转在此页面中，点击按钮，可按查询条件（标题、关键字）显示相关规范信息。点击右上角“栏目跳转下拉菜单”，系统会自动跳转到用户选中规范栏目页面。点击规范文章列表中，某一规章制度后详情链接，即可链接进入该规范内容界面。1.3知识管理知识管理用来存放企事业单位各类知识信息，在此能够公布关于知识技能等方面信息供员工检索学习，给员工提供一个学习场所，使整个单位成为学习型组织。1.3.1查看知识信息普通用户点击功效菜单上公共信息→知识管理，即可进入知识查询显示主页面:点击按钮，可按查询条件（标题、作者、起源、关键字等）显示相关知识信息。点击右上角栏目跳转下拉菜单，系统会自动跳转到用户选中知识栏目页面。点击文章列表中某一文章后详情链接，即可链接进入该文章内容页面。1.4法律法规法律法规（政策法规）用来公布各类行业内部及国家政策和法规。1.4.1查看法规信息通惯用户点击功效菜单上信息中心→法律法规，即可进入法规查询显示主页面:点击按钮，可按查询条件（法规标题、关键字等）显示相关法规信息。点击右上角栏目跳转下拉菜单，系统会自动跳转到用户选中法规栏目页面。点击法规列表中，某一法规后详情链接，即可查看该法规详细内容。1.5惯用电话对单位内惯用电话信息进行管理，方便用户查询。1.5.1查看惯用电话通惯用户点击功效菜单上信息中心→惯用电话，即可进入惯用电话查询显示页面:点击按钮，通惯用户可按查询条件（电话分类、名称、号码等）显示相关惯用电话信息。1.6列车航班列出全国各地列车和飞机时刻表，方便用户查询。1.6.1列车航班查询点击功效菜单上公共信息→列车航班，通惯用户即可进入列车航班查询显示页面：点击按钮，可按查询条件（车次、发站、到站、车型）显示相关列车时刻信息。点击列表中某一车次后查看链接，可查看该次列车详细信息。注：飞机航班查询操作同列车时刻查询。个人办公用户可经过此模块完成个人日常办公，其中主要包含个人日程、即时通讯、待办事宜、通讯薄、个人设置、个人文件库等模块。用户经过这些模块可完成与个人关于办公事务，提升处理公务效率，建立自己办公体系。1.1个人日程系统采取日历形式记载个人个人日程，方便用户对自己工作进行统一安排，并经过提醒功效让用户按照预先安排时间进行工作。点击“桌面”右方图标或者点击功效菜单上→日程安排菜单，能够进入“个人日程”主页面：在此页面中，点击右上方“日期标题”两边箭头或箭头SHAPE可显示前一月或后一月个人事务。鼠标移至某条任务，会自动显示该任务详细主题。点击日历中某一日期，可进入本人已录入当日个人事务列表，以下列图：点击列表中某一任务后删除链接，能够删除该条任务。1.1.1新增日程任务点击按钮，或任务列表中某一任务后修改链接，可进入“编辑日程任务”页面,以下列图：可在此输入任务主题地点，选择起止时间、主要性、是否需提醒，并设置提醒时间。需多人参加办理任务，点击按钮，即进入“任务参加人员选择”页面，如上图右对话框。选择参加人员部门后，选中左边该部门“待选人员列表”中某一员工，点击按钮，能够将其移至右边“已选人员列表”中；选中右边“已选人员列表”中某一员工后，点击按钮，能够将其移至左边“待选人员列表”中；点击或则移动列表中全部员工。注：按住CTRL键不放，用鼠标左键分别点取若干员工，能够选择离散一批统计。按住SHIFT键不放，用鼠标左键点取能够定义连续一批统计。选好参加人员后，点击按钮，则返回“编辑日程任务”页面，同时选中参加人员姓名会出现在“参加人员”内容栏。点击按钮，则取消所选人员。输入任务信息后，点击按钮则保留此次输入信息至“个人日程”主页面（参加人员“个人日程”也会同时新增该任务，且任一参加人员修改该任务，发起人和其余参加人日程也随之改变）；点击按钮，则取消所填信息；点击按钮，删除当前任务。1.1.2重复周期设置对于需重复办理任务，点击按钮，可进入“任务重复周期设置”页面：此页面中，可定义任务无重复或按天、周、月重复，定义任务重复起始、结束日期范围。点击按钮，则保留当前设置任务重复周期；点击按钮，则不保留该次设置并返回到日程任务编辑页面。1.1.3查看日程任务在“个人日程”主页面，单击某条任务，即可查看该任务详情，以下列图：此页面中，点击按钮，会弹出“日程任务转发”窗口：选择转发人员（详细操作同HYPERLINK\o"点击查看不起"任务参加人员选择）后，单击按钮，则转发人员个人日程中也会同时新增该任务，但与参加人员不一样是，转发人员修改该日程，发起人日程不会随之改变。1.2即时通讯用户能够经过系统即时通讯进行方便快捷直接交流，具备发送、接收并回复信息，查看、去除历史统计，按部门或多人同时发送等多项功效。点击“桌面”右方按钮，能够进入系统“人员列表”页面（如右图）：右图中，员工姓名前图标说明该员工处于上线状态，图标说明该员工处于离线状态，图标说明该员工处于暂时离线状态。点击列表中某一部门前图标，将显示该部门全体员工；点击某一部门前图标，将隐藏该部门全体员工。长按或按钮，能够向下或向上滚动查看部门和人员信息。1.2.1收信息系统提醒前或图标闪动时，表示有新系统提醒信息（如“待办”“催办”提醒等）。部门前或图标闪动时，表示有来自部门内部新信息；当前用户姓名前或图标闪动时，表示有来自其余部门新信息。点击闪动或图标后系统提醒、部门名称、员工姓名或弹出窗口中接收链接，即可查看收到“即时信息”内容如右图：对于系统提醒信息，点击消息内容中进入办理链接，能够快速进入相关模块，及时处理相关事宜。点击按钮，界面将跳转到“HYPERLINK\o"点击查看"编辑日程任务”界面，该即时信息内容也自动显示在日程任务正文中。点击按钮，界面将跳转到“HYPERLINK\o"点击查看"编辑即时通讯”界面（见下文）。点击按钮，将关闭收到即时信息。1.2.2发信息在“人员列表”中，单击全体员工或某一部门名称或某一员工姓名，会弹出“编辑即时信息”窗口：输入内容后，点击按钮，全体员工或所选部门或接收人即可收到您所发送消息。点击将不发送消息并关闭编辑窗口。点击按钮，会弹出“在线挚友”窗口（如右图）：右图中，选中挚友姓名前复选框，点击按钮，被选中在线挚友即可同时收到您所发送消息。点击按钮，即可查看当前用户和接收人之间互发消息历史统计。点击能够去除当前用户与接收人之间互发历史消息。点击能够关闭“历史统计显示框”。1.2.3离线设置在“人员列表”下方，点击“在线状态选择”后图标，会弹出一个“状态设置”窗口，如右图：当前用户可在此选择自己状态为“上线”或“暂时离线”。在此页面，点击查询链接，则在“个人桌面”信息区域能够查看到全部收发“即时信息列表”。以下列图：点击按钮，用户可按查询条件（内容、人员、未接收、已接收）显示相关即时信息。点击按钮，将删除选中即时信息。点击菜单，则能够查看到全部接收“系统提醒”信息：在此页面，点击按钮，用户可按查询条件（内容、起源、未接收、已接收）显示相关即系统提醒信息。点击按钮，将删除选中系统提醒信息。点击某一条系统提醒信息内容后面进入、查看分发、进入办理等链接，能够进入对应事务办理页面。1.3通讯薄对员工个人通讯信息和单位公用通讯信息分类进行管理，使单位全部员工都能很方便地查找到所需要关于人员信息。1.3.1个人通讯薄点击“桌面”右方图标，或者点击功效菜单上个人办公→通讯薄，即进入“个人通讯薄”主页面。以下列图：复选框复选框此页面右上方，选中列表前复选框，则以列表形式显示通讯信息（略）；选中名片前复选框，则以名片形式显示通讯信息（见上图）。点击按钮，用户可按查询条件（昵称、姓名、企业、职务、电话、手机、字头）显示相关名片信息。点击排序下拉菜单，可按选中方式对名片进行排列。点击按组分类下拉菜单，可按组管理中定义组分类显示相关个人通讯薄。编辑个人通讯薄点击按钮，或列表中或名片上某一姓名链接，即进入“编辑通讯信息”页面：此页面中，输入或修改通讯信息后，点击按钮则保留此次输入通讯信息；点击按钮，则取消所填通讯信息；点击按钮，则返回页面至“个人通讯薄”主页面。转发个人通讯薄双击某一名片，点击按钮，会弹出“通讯薄转发”窗口，以下列图：在此页面中，选中“转发给其余用户”复选框，并在列表中选择接收用户名后，点击按钮，该通讯信息将被转发到接收用户“个人通讯薄”中；若选中“转发到公用通讯薄”复选框，该名片将被转发到公用通讯薄中。删除个人通讯薄点击通讯薄列表上方按钮，即进入“个人通讯薄管理”主页面：此页面，选中要删除通讯信息前复选框后，点击按钮，将删除所选通讯信息。导入个人通讯薄在“通讯薄管理”主页面，点击按钮，即进入“个人通讯薄导入”页面：点击按钮，选择要导入txt文件或者CSV文件后，点击按钮，将把文件内名片信息导入“个人通讯薄”中；点击按钮，将返回“通讯薄管理”列表。注：导入文件是从outlook导出txt文件或者CSV文件,而且字段、字段数量和次序必须和页面列出一致！附注：将OUTLOOK联络人信息导出为CSV文件方法在OUTLOOK中，选择“文件”/“导入导出”选项；在弹出窗口中，选择要执行操作为“导出到一个文件”，点击“下一步”；选中创建文件类型为“以逗号为分隔符（DOS）”，点击“下一步”；选择“导出文件夹位置”，点击“下一步”；用“浏览”确定导出文件存放位置，点“下一步”；点击“映射自定义字段”按钮，在弹出窗口中，从左向右按提醒次序拖动字段。检验与系统名片字段次序无误后，按“确定”返回，点击“完成”将导出文件。导出个人通讯薄在“通讯薄管理”主页面，点击按钮，即进入“个人通讯薄导出”页面：此页面中，点击按钮，可将OA系统中“个人通讯薄”导出为“个人通讯薄.CSV”文件（箭头处），点击鼠标右键，选择“目标另存为”可下载该文件，将其导入OUTLOOK方法参考上文HYPERLINK\o"点击查看"附注。1.3.2公共通讯录点击通讯薄列表上方按钮，即进入“公用通讯薄”主页面（列表形式）：说明：通惯用户只能对公用通讯信息进行查询和排序操作。而通讯薄栏目管理员（此管理员在系统栏目权限配置时进行配置）还可对公用通讯信息进行添加、修改、删除、转发等操作（在“通讯薄管理”中选择公用组），详细方法同HYPERLINK\o"点击查看"个人通讯薄。1.3.3员工通讯薄点击通讯薄列表上方按钮，即进入“员工通讯薄”主页面（列表形式）：“员工通讯薄”中信息是系统依照员工基本档案中数据自动读出通讯薄相关字段生成。点击按钮，用户可按查询条件（姓名、部门、职务、电话、手机等）显示相关员工通讯信息。点击排序下拉菜单，可按选中方式（次序、姓名、部门、职务等）对员工通讯信息进行排序。1.3.4组管理点击通讯薄列表上方按钮，即进入“组管理”查询显示页面：个人组管理在“组管理”页面，点击按钮，可按查询条件显示相关个人组信息。点击按钮，将删除选中个人组名称。点击按钮，或某一个人组名称链接，可进入“编辑个人组”页面：输入或修改组名称后，点击即可。公共组管理通讯薄栏目管理员在“个人组”下拉菜单中，还可查看到“公用组”选项。选中“公用组”，系统会自动跳转到“公用组管理”页面：管理员可对公共组进行添加、修改、删除、查询操作，详细方法同HYPERLINK\o"点击查看"个人组管理。邮件管理邮件系统是一个发送和接收电子邮件场所，经过该功效可实现各类信息在系统内各分支机构、各部门及员工之间快速、高效传递。同时，系统支持与外部邮件服务器整合，直接面向Internet收发邮件，用户可设定多个POP邮件帐号，并可自由设定回复地址。1.1收邮件点击功效菜单上邮件管理→收件箱，或者“我桌面”上方按钮，即进入“邮件系统”主页面，即“收件箱”邮件列表页面：此页面，列出系统自动收取内部邮件和经过点击接收外部邮件。右上方（箭头处）能够看到收件箱内邮件数、新邮件数和占用空间。邮件列表左侧标识表示邮件已读，标识表示邮件未读；表示邮件优先级为高级，。表示邮件优先级为低级，没有任何标识表示邮件优先级为普通。点击列表上方“请选择文件夹”下拉菜单，能够跳转到发件箱、初稿箱、垃圾箱等其余件文夹列表页面。（右上方对应显示该邮箱邮件数、新邮件数和占用空间）选中要移动邮件前复选框后，点击列表上方“放入文件夹”下拉菜单，则移动所选邮件到指定邮件夹下。选中要删除邮件前复选框后，点击按钮，将删除所选邮件信息到垃圾箱，若点击按钮，系统将永久删除所选邮件。查看邮件点击收件箱列表中某一邮件标题，能够查看到该邮件正文和附件：此页面，点击按钮、按钮或按钮，将自动跳转到“HYPERLINK\o"点击查看"邮件撰写”页面。点击按钮，界面将跳转到“HYPERLINK\o"点击查看"编辑日程任务”页面，该邮件内容会自动显示在日程任务正文中。1.2发邮件点击功效菜单上邮件管理→写邮件，或者“收件箱”邮件列表上按钮，即进入“邮件撰写”页面：在此页面，可经过同时增加多个附件文件；也可经过设置邮件参数（详情见HYPERLINK\o"点击查看"邮件选项）。若发送外部邮件，直接在“外部收件人”、“外部抄送”或“外部密送”栏输入接收人E-mail即可。若在单位内部发送邮件，请点击按钮，进入“选择内部收件人”页面：此页面中，在左侧“待选列表”中选中邮件要发送员工或部门名称，点击按钮，他们将被列入右侧“已选列表”；同理，用按钮可完成逆操作。选择抄送人和选择密送人操作同上。选好内部收件人后，点击按钮，则返回“撰写邮件”页面，选中收件人或收件部门名称会出现在“内部收件人”和“内部抄送”栏。填写邮件主题和内容信息后，点击按钮，能够保留邮件到初稿箱；点击按钮，能够发送邮件到指定收件人和收件部门。1.3邮件参数点击邮件列表上方按钮，或者“撰写邮件”页面按钮，均可进入“邮件参数设置”页面：在此页面中，能够设置待发邮件主要性（低级、普通、高级）；设置