工程监理档案管理细则

工程监理档案管理细则(修订)福建省建福工程建设监理有限企业十月

工程监理档案管理细则1、目标经过制订和实施本企业工程监理档案管理细则，使企业监理档案符合要求要求；为每一工程监理项目全过程监理活动，提供可追溯工程质量、投资、进度控制统计和监督管理可靠资料。2、适用范围本细则适适用于本企业每一个工程项目监理活动所形成工程监理档案管理。3、术语工程监理档案是指在每项工程监理过程中形成具备归档保留价值文字、技术数据、图表等形式原始统计。4、职责4.1档案组职责4.1.1负责组织制订工程监理档案管理规章制度并负责组织落实实施、业务指导、督促与检验。4.1.2组织企业年度工程监理档案归档计划实施。4.1.3组织档案业务学习，不停提升档案人员素质。4.1.4组织工程监理档案判定与销毁。4.1.5负责档案库房建设，完善档案保管条件和保护设施。4.1.6负责档案移交、编目、保管、考评统计和利用工作。4.2监管部职责4.2.1会同档案组对项目监理部工程监理资料管理进行指导、检验和督促。4.2.2负责检验各项目监理部待归档工程监理资料规范性、完整性、有效性。4.3项目总监理工程师职责4.3.1认真落实档案管理部门对工程档案方面关于要求，学习专业知识，不停提升业务素质。4.3.2按《项目监理部内业资料整理方法》组织编制本项目工程监理资料归档计划，并进行指导、监督、检验。4.4各项目兼职资料员职责4.4.1负责本工程监理资料搜集、整理、分类、编目、保管和统计工作。4.4.2负责做好工程监理档案分类、立卷工作、案卷质量要符合技术档案案卷质量要求。工程项目监理部监理档案分类按《工程项目监理部内业资料规存标准》执行。4.4.3在工程完工1个月内向企业档案组办理工程监理档案移交工作。5、工作程序5.1业务培训：视工作需要企业档案组不定时派出档案人员参加档案管理专业培训，以提升管理水平。5.2检验与考评5.2.1由监管部会同档案组每年对各项目监理部工程监理资料管理情况进行业务指导、检验与考评。5.2.2检验、考评结果，应形成书面资料，进行通报。5.3搜集5.3.1按照企业归档计划，在工程即将完工前后必须将监理过程中形成具备归档保留价值文字、技术数据、图表、照片等形式原始监理统计搜集齐全。5.3.2归档文件质量要求5.3.2.1归档工程文件应为原件。5.3.2.2工程文件内容必须真实、准确，与工程实际相符合。5.3.2.3工程文件应采取耐久性强书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔等。5.3.2.4工程文件应字迹清楚，图样清楚，图表整齐，签字盖章手续完备。5.3.2.5工程文件汉字字材料幅面尺寸要求宜为A4幅面（297mmx210mm）。图纸宜采取国家标准图幅。5.3.2.6全部完工图纸应加盖完工图章。5.4整理、立卷5.4.1在资料搜集齐全基础上进行分类整理完成，并按要求方式进行编目、立卷归档。5.4.2依照搜集档案资料，按照单位工程、分部工程、专业、阶段等系统联络排系组卷。5.4.3编写案卷页号5.4.3.1案卷内档案材料均以有书写内容页目编页号。5.4.3.2页号编写位置a）单面书写档案在右下角编写页号。b）双面书写档案材料，正面在右下角，反面在左下角编写页号。折叠后图纸一律在右下角。C）成套图纸或印刷成册科技文件材料，自成一卷，原目录可代替卷内目录，无须重新编写页码。5.4.3.3案卷封面、卷内目录（原有图样目录除外），卷内备考表不编写页号。5.4.4卷内目录编制5.4.4.1卷内目录式样见附表Ｂ。5.4.4.2卷内目录项目包含：序号文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页次、备注。a）序号：用阿拉伯数字从“1”起依次标注。b）文件编号：文件应填写文件号；质量统计应填写其编号；图样应填写图号。c）责任者：填写文件材料直接编制部门或主要责任者，有多个责任者时选择主要两个责任者，其余同等代替。d）文件材料题名：亦称文件标题，应照实抄录。e）日期：填写编制文件材料年、月、日。f）页次：填写每份文件材料首页上标注页号，最终一份文件填写起止页号。g）备注：填写需要补充、修改等情况说明和解释。5.4.4.3卷内目录排列在案卷文件材料首页之前。5.4.5卷内备考编制5.4.5.1卷内备考表式样见附表C。5.4.5.2卷内备考要标明案卷内科技文件材料件数、页数（照片张数）以及在组卷和案卷使用过程中需要说明问题。5.4.5.3卷内备考表排列在案卷内科技文件材料尾页之后。5.4.6案卷装订5.4.6.1案卷装订时必须取掉金属物。5.4.6.2案卷内不一样规格科技文件材料或图纸要折叠为统一幅面（图纸采取风琴式折叠法，幅面为A4）。5.4.6.3案卷材料要求左边、底边保持整齐，为了美观能够使右边翻口处整齐，但确保案卷材料不脱落。5.4.6.4案卷左侧装订处留有20mm宽装订低舌，采取三孔一线装订法，取中心点左右相距各80mm。5.5移交5.5.1每一个工程监理项目，所形成全部监理档案资料；在工程完工后一个月内向企业档案组移交归档。移交之前，由企业档案组与监管部对待移交监理档案资料完整性、分类准确性、有效性进行验收，经验收合格方能办理移交手续。对应交而缺乏资料应限期由责任人负责补齐。5.5.2企业档案组与监管部对项目监理部档案验收时，应重点验收以下内容：5.5.2.1工程档案齐全、系统、完整。5.5.2.2工程档案内容真实、准确地反应工程建设活动和工程实际情况。5.5.2.3文件形成、起源符合实际，要求单位或个人签章文件，其签章手续完备。5.5.2.4文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求。5.5.3移交时应填写移交清单，其式样见附表F。5.5.4移交清单项目包含：工程名称、建设单位、施工单位、建设周期、档案资料题名、份数、页数、移交单位、接收单位、移交人、接收人、移交时间、接收日期。5.5.4.1工程名称：填写工程项目标全称。5.5.4.2建设单位：即业主、填写工程项目所属全称或通用简称。5.5.4.3施工单位：填写工程项目施工单位。5.5.4.4建设周期：填写开工和完工日期。5.5.4.5序号：填写工程监理档案资料卷数。用阿拉伯数字从“1”起依次标注。5.5.4.6档案资料题名：填写案卷内文件材料内容。5.5.4.7页数：填写案卷内文件材料总页数。5.5.4.8移交单位：填写移交单位全称并加盖项目监理部公章。5.5.4.9接收单位：填写接收单位全称并加盖公章。5.5.4.10移交人：填写具备移交经办人姓名。5.5.4.11接收人：填写详细接收经办人姓名。5.5.4.12移交日期：填写档案资料移交时详细时间。5.5.4.13接收日期：填写档案资料接收时详细时间。5.6判定与审核5.6.1工程监理档案移交归档后，档案材料内容是否符合关于要求，档案管理人员进行判定和审核，详细判定、审核验收表见附表I。5.7分类、编号5.7.1工程档案代号为“C”。工程监理档案5.7.2分类编号组成：工程监理档案C序号项目名称001九州麒麟002榕能建材企业003建材高级技术学校住宅楼004福清公安大楼005福建省再就业和社会服务中心006福建民政厅住宅007福清广播电视大楼008金明苑新村3#、5#、6#009金明苑新村2#、7#、8#、9#、10#010福泥企业四号窑工程注：项目编号按时间先后次序进行，以这类推。二级目录：010203040506综合

资料质量

控制

资料投资

控制

资料进度

控制

资料协议

管理

资料协调

管理

资料5.7.3工程监理档案编号方法以下。例：C001-02-001次序号次序号质量控制资料九州麒麟工程档案代号若同个监理协议有多个单位工程时，可在项目部编号以26个英文字母以区分不一样单位工程。例：金明苑新村有两个监理协议，第一个监理协议为3#、6#、2#、8#，第二个监理协议由7#、9#、10#，现对5#楼工程监理档案质量控制编号方法以下：C008B-02-001次序号次序号质量控制资料5#楼金明宛新村工程档案代号5.8案卷封面编制

5.8.1案卷封面可采取案卷外封面和案卷内封面两种方式。5.8.2案卷封面印刷在卷盒、卷夹正表面形式为案卷外封面。5.8.3使用内封面时，应将内封面排列在卷内目录之前，再将案卷装入档案盒。5.9案卷封面编制5.9.1案卷封面式样见附表D；案卷脊背式样见附表Ｅ。5.9.2案卷封面内容应包含：档案号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。5.9.2.1档案号：填写档案分类号、项目号和案卷次序号。5.9.2.2档案馆代号：由档案馆填写。5.9.2.3案卷题名：填写卷内文件材料内容。文字要求简明、准确。5.9.2.4编制单位：填写案卷内文件材料形成单位或主要责任者。5.9.2.5起止日期：填写案卷内文件材料形成起止日期。5.9.2.6密级：分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不一样密级文件，应以高密级为本卷密级。5.9.2.7保管期限：分为永久、长久、短期三种期限。各类文件期限详见附录A。5.10工程监理档案登记用材料要求按《文书档案管理方法》执行。5.11利用与统计按《文书档案管理方法》执行。5.12判定和销毁按《文书档案管理方法》执行。6、建筑工程监理文件归档范围和保管期限（见附录A）7、附表7.1《卷内目录》（附表Ｂ）按《文书档案管理方法》7.１表7.2《备考表》（附表Ｃ）按《文书档案管理方法》7.２表7.3《案卷封面表式》（附表Ｄ）按《文书档案管理方法》7.３表7.4《案卷脊背》（附表Ｅ）按《文书档案管理方法》7.４表7.5《工程技术档案移交清单》（附表Ｆ）按《文书档案管理方法》7.５表7.6《档案利用记录表》（附表Ｇ）按《文书档案管理方法》7.６表7.7《档案统计报表》（附表Ｈ）按《文书档案管理方法》7.７表7.8《监理工程完工档案验收表》（附表Ｉ）序号归档文件保留单位和保管单位建设单位监理单位城建档案馆1工程监理招投标文件长久暂存√2监理委托协议长久长久√3监理规划长久短期√4监理实施细则长久短期√5监理部总控制计划长久短期6监理月报长久长久√7监理会议纪要长久长久√8工程开工/复工审批表长久长久√9工程开工/复工暂停令长久长久√10不合格项目通知长久长久√11质量故事汇报及处理意见长久长久√12预付款报审与支付短期暂存13月付款报审与支付短期暂存14设计变更、洽商费用报审与签认长久暂存15工程完工决算审核意见书长久暂存√16监理通知长久长久17工程延期汇报及审批永久长久√18费用索赔汇报及审批长久长久19协议争议、违约汇报及处理意见永久长久√20协议变更材料长久长久√21专题总结长久短期22月报总结长久短期23监理工作总结长久长久√24工程质量评定汇报长久长久√25检验批、分项、分部（子分部）工程验收统计长久长久√26基础、主体工程验收统计永久长久√27幕墙工程验收统计永久长久√28施工承包协议、施工单位管理机构长久暂存√29施工图纸、设计变更、设计会审统计永久暂存√30施工材料质量证实文件及试验汇报长久暂存√31监理日志暂存32施工组织设计长久暂存33其余与监理相关施工文件暂存附录A建设工程监理文件归档范围和保管期限表注：永久是指工程档案需永久保留；长久是指保留期限等于该工程使用寿命；短期是指保留限期以下；暂存是指保留限期六个月以下。打“√”表示应向城建档案管移交。附表7.1卷内目录式样附表B卷内目录序号文件

编号责任者文件题名日期页次备注附表7.2卷内备考表式样附表C卷内备考表本案卷共有文件资料页，其中：文字材料页，图样材料页，照片张。说明立卷人：年月日审核人：年月日附表7.3案卷封面式样附表D档号档案馆代号案卷题名编制单位编制日期密级保管期限共卷第卷附表7.4附表E案卷脊背式样档号案卷题名附表7.５档案（工程监理）资料移交清单附表Ｆ序号档案资料题名份数页数备注移交单位：接收单位：移交人：接收人：交接日期：年月日附表7.4D表档号：企业名称：类目名称：案卷标题：日期：年月日~年月日保管期限：本案卷共件，共页编制单位：编制日期：年月日密级：附表7.６档案利用登记表附表Ｇ利用者查阅时间年月日借出时间年月日偿还日期年月日档号档案名称复印档案页利用对象（人次）利用档案用途利用档案效益（直接或间接）行

政

管

理

人员监

理

项

目

部技

术

人

员基本建

设科

学

技术文化教育历史研究落实政策平息纠纷资质取证经济效益社会效益(次)节约时间(天)节

约

资

金

(万元)节约劳力(个)利

用

效

益

实例附表7.７档案统计报表附表Ｈ填报单位：年度：室存档案室存永久

长久档案本年接收档案档案编目情况全

宗案卷录音

录像

影片

档案照

片

档

案底图突微胶片永久长久案卷录音

录

像

影

片

档

案照片档案底图案

卷

目录全引

目

录分类目录专题目录主要文件

目录平

片开

窗

片卷

片簿

式卡

片

式簿

式卡片式

个