浅析能源行业办事处的规范化管理

办事处的规范化管理管理政策的制定一、区域与时间管理二、人事管理三、销售报表四、岗位工作职责2办事处的作用

层次管理区域决策学习场所培训基地资料贮存

产品仓储财务管理客户沟通卫生机构及政府部门的沟通3区域管理

--办事处的设置市场的预测城市、地点（大小、交通、地段、客户）人员配置管理人员配备办事处功能办事处预算4办事处的管理建立考勤、作息制度建立财务管理制度建立物业管理制度建立会议制度建立人员管理制度建立工作分工制度建立工作汇报制度5区域管理的主要概念区域管理协助我们更有效地运用时间及资源。其中一个主要概念是基于：《80/20定律》。如：20%的人拥有80%的财富。20%的客户会带来80%的销售额。20%的产品会带来80%的生意。6客户管理客户的分类、分级：--医药商业、医院、药店客户档案的建立7销售客户的选择

（一）商业客户经商年限成长和盈利的经利资信能力合作伙伴的规模销售力量的规模及素质客户关系/开发能力领导能力经营范围企业性质归属关系合作态度及声誉业务范围/网络经营品种数量运输能力8销售客户的选择

（二）医院客户地区性医院的级别产品的价格医院的特性销售人员的配置9销售客户的选择

（三）医生及药师医生的类型医生的心态药剂科人员的心态10销售客户的选择四、产品梯队的设置五、拜访客户数量六、每日拜访客户人数11销售品种的选择重点推广产品销售重点产品的医院数量销售政策的倾斜12时间管理一、销售拜访频率二、有效拜访时间的选择三、时间的个人管理13时间管理误区（一）一、因工作没有计划导致时间浪费二、不好意思拒绝三、习惯拖延四、不速之客的干扰五、电话干扰六、会议过多、过长14时间管理误区（二）七、文件满桌八、就餐拖延时间九、事必躬亲导致时间浪费十、欠缺协调十一、上司的干扰15时间管理技巧不重要也不紧急之事重要亦紧急之事不重要但紧急之事重要但不紧急之事时间的优先管理16事务分类表

紧急不紧急ⅠⅡ重●危机●企业及个人发展规划要●急迫的问题●建立人际关系，研发与创新●有期限压力的计划●年度计划制定ⅢⅣ●不速之客●繁琐的工作不●某些电话●某些信件重●某些信件与报告●某些电话要●某些会议●浪费时间之事●某些领导交待的事情●有趣的活动17办事处人事管理

人员的招聘是最重要的管理决策面试目的：发现应聘人员能力、意愿、意向、心态。面试内容：资格：学历、培训工作经历：成就、失败、教训、离职原因工作习惯：单干或团队个人发展：金钱、权力、成就感、心情愉快。个人爱好；运动、阅读性格：内向、开朗健康状况家庭背景18找出喜欢跳槽者的方法一、求职目的二、履历表：工作过的公司，工作时间的长短。三、对过去工作的熟悉程度四、抨击过去的上司五、将所有过错归结于原来工作过的公司六、对以前离职的原因有各种藉口19再次面试了解：此人能做这个工作吗？他喜欢做这个工作吗？此人和整个团队能配合吗？个人性格、工作积极性。背景调查（个人、家庭）20试用期的考核一、工作态度二、培训表现三、销售业绩四、市场分析报告五、试用期工作总结21

业务代表离职

——人员辞职与辞退

辞职：辞职手续财务、物品、资料交接客户档案移交新人、旧人的现场交接交换意见并祝愿

辞退：按劳动合同执行正式通知（面谈）交接提出建议22办事处的支出控制为什么要控制支出一、销售产品应该有利润二、销售产品亦有成本23办事处的支出项目一、薪资二、销售产品所得的预付佣金、红利、奖金及其它报酬三、房屋租金四、办公费用五、交通及通讯费用六、差旅费七、当地促销广告支出八、其它24如何控制办事处的支出一、编制预算二、依核决权限办理三、审批手续四、核销程序五、备用金制度25办事处会议一、周会或月会，临时会议二、会议前的准备三、脑力激荡四、会议中应有的表现1.敏锐地倾听2.免除干扰3.控制会议进度4.心平气和5.总结与计划26报表管理系统（一）业务人员都不喜欢填写报表A：太花时间B：填写复杂C：不愿暴露实际工作时间为什么需要填写报表准时的报告是公司情报系统的基础27报表管理系统（二）

—报表的主要内容一、销售史记录二、客户档案资料28报表管理系统（三）

——报表的主要形式月报表周报表日报表客户档案表（医药商业、医院、药店）进货销售及库存统计表（医药商业、医院、药店）29报表管理系统（四）

—从报表可发现的问题一、报表上每次都列出相同的拜访客户二、报表中很少有具体的拜访记录三、报表中拜访客户人数太多或太少四、报表中很少记录人名及电话等五、报表中销售的动态变化六、竞争产品情况七、存在的问题及建议八、下一步工作计划30《化妆品术语》起草情况汇报中国疾病预防控制中心环境与健康相关产品安全所一、标准的立项和下达时间2006年卫生部政法司要求各标委会都要建立自己的术语标准。1ONE二、标准经费标准研制经费：3.8万三、标准的立项意义术语标准有利于行业间技术交流、提高标准一致性、消除贸易误差，作为标准体系中的基础标准，术语标准在各个领域的标准体系中均起着重要的作用。随着我国化妆品卫生标准体系建设逐步加快，所涉及的术语和定义的数量也在迅速增长，在此情形下，化妆品术语标准的制定就显得尤为重要。四、标准的制订原则1.合法性遵守《化妆品卫生监督条例》、《化妆品卫生监督条例实施细则》中关于化妆品的定义。2.协调性直接引用或修改采用的方式，与相关标准中的术语和定义相协调。3.科学性对于没有国标或定义不统一的术语，在定义时体现科学性的原则。4.实用性在标准体系中出现频率较高，与行业联系较紧密的术语优先选用。五、标准的起草经过

第一阶段：资料搜集

搜集国内外相关法规、标准、文献并对国外文献如美国21CFR进行翻译。第二阶段：2007年末形成初稿

初稿内容包括一般术语、卫生化学术语、毒理学术语、微生物术语、产品术语、人体安全和功效评价术语，常用英文成份术语等７部分。第三阶段：专家统稿1.2007年12月第一次专家统稿会（修订情况：1.在结构上增加原料功能术语、相关国际组织和科研机构等内容；2.在内容上增加一般术语、产品术语的种类，将化妆品行业的新产品类别纳入本标准；3.对于毒理学、卫生化学、微生物学术语进行修改；4.删除与化妆品联系不紧密、无存在必要的常用英文成分术语。2.2009年1月第二次专家统稿会会议意见：1.修改能引用国家标准的尽量引用国家标准；对存在歧义的个别用词进行修改。2.删除由于本标准中的“产品术语”一章和香化协会所制定的某个标准存在重复，因此删除“产品术语”一章的内容；对“原料功能术语”的内容进行梳理，删除了20余条内容。3.增加专家建议增加“化妆品限用物质”等若干项术语。第四阶段：征求意见2009年2月面向全国公开征求意见。第五阶段：征求意见的处理与形成送审稿。在征求意见的处理阶段再次征求了相关专家的意见。六、标准的内容依据1.《化妆品卫生监督条例》、《化妆品卫生监督条例实施细则》;2.《化妆品卫生规范》;3.美国21CFR；4.相关领域国家标准如：GB5296.3-2008消费品使用说明化妆品通用标签，GB/T14666-2003分析化学术语等；5.国内外化妆品的相关文献，如《化妆品监督管理及安全性评价》等。七、标准的结构和主要内容（一）结构：1.范围2.一般术语3.毒理学试验方法术语4.卫生化学检验方法术语5.微生物检验方法术语6.人体安全性和功效性评价术语7.常用原料术语8.缩写9.中英文索引（二）主要内容：1).一般术语39条涉及化妆品的基本定义、化妆品生产和监督管理中出现频率较高的术语。2).毒理学试验方法术语40条收录了《化妆品卫生规范》中涉及的术语，以及在毒理学领域出现频率较高、与化妆品毒理学试验方法联系较密切的术语。3).卫生化学检验方法术语22条收录了化妆品的卫生化学检验方法中较常用的术语。

4).微生物检验方法术语6条收录了《化妆品卫生规范》中所涉及的术语。5).人体安全性和功效性评价术语38条收录了人体安全性和功效性评价的常用术语。6).常用原料术语55条收录了常用原料术语，与《化妆品管理及安全性和功效性评价》保持一致，并根据企业、专家的意见进行了适当修改。7).缩写涉及国际机构缩写以及化妆品毒理学、化学、人体安全性和功效评价等领域专业术语的缩写34条。七、征求意见处理情况2009年2月20日，《化妆品术语》在全国公开范围内公开征求意见，截止到2009年3月末共收到来自企业、和社会各界的意见和建议共146条，分布情况如下：征求意见来源统计图二一般术语三毒理学四化学五微生物六人体七原料八缩写各部分征求意见采纳情况统计图二一般术语