政府采购档案管理

政府采购档案管理对政府采购档案的归档、收集、保管、鉴定、借阅、销毁等各个环节的总称01内容积极意义功能几点建议目录030204基本信息政府采购档案管理是指对政府采购档案的归档、收集、保管、鉴定、借阅、销毁等各个环节的总称。内容内容(一)政府采购档案管理原则

1．全面性。收集档案要具有完整性，政府采购由于与部门预算、国库集中支付相连接，大大丰富了会计凭证的内涵，使发票原始凭证项下的会计信息清楚和明了，解决了发票与实际品目不符的问题。应按照归档内容要求负责收集、整理、立卷、装订、编制目录、保证项目档案的标识清晰有效。尽量避免残缺不全、支离破碎的档案，削弱档案应有的资料功能。2．客观性。档案必须真实客观地反映政府采购全过程，关键内容不得涂改、调换、遗失、残破，需要特别强调的是现场记录的真实性，记录人必须掌握当事人的原话精神，若当事人拒绝现场签字认可，要取得旁证者的证明。3．保密性。采购资料以及整理到位的档案不得随意借出，特别是刚刚结束的采购数据与评审意见，更加需要严格保密，非开标人员不得接触采购资料；公开中标结果期间所有资料一律不得外借，待公示结束以后再转给专职档案管理人员。功能功能政府采购档案管理具有多种功能。

一是实录功能，采购档案具有记录采购数据与过程的真实情形的作用。二是实证功能，目前人们对政府采购中某些现象的置疑与投诉不断，而采购档案能够证明采购过程与本身的合规性与否。三是使用功能。比如验收报告可用于证明物品的质量，会计凭证可以证明货款的支付等。四是倡廉功能，完整的政府采购档案，可以保全采购行为的原貌，这对于防腐倡廉具有积极的作用。积极意义积极意义一是政府采购档案管理可以帮助记录政府采购活动的真实过程。政府采购部门要按照公开、公平、公正的“三公”原则进行招标投标活动，既要体现采购活动的合法与合规的阳光操作，更要提高政府采购资金的使用效益，切实维护采购当事人的合法权益，促进廉政建设；

二是政府采购档案管理可以成为防范政府采购风险的有效手段。完善的政府采购档案管理，有利于促进政府采购工作的规范性，并将保证政府采购工作沿着正确的方向运行；三是政府采购档案管理可以确保政府采购工作的质量。规范政府采购行为，提高政府采购资金的使用效益，维护国家利益和社会公共利益，保护政府采购当事人的合法权益，促进廉政建设，是政府采购的目的，“公开、公平、公正、诚实信用”是政府采购的原则。几点建议几点建议(一)建立健全政府采购档案管理法规迫在眉睫

政府采购是一项新兴的事业，其人员基本上都是原财政部门的工作人员，各地的工作重点也都放在了采购业务上，对政府采购档案的管理意识十分谈薄。因此，要搞好政府采购档案工作，可从以下三个方面着手：首先，要加强对《档案法》及有关规定的宣传，提高政府采购部门的档案意识和法制观念，创造一个良好的政府采购档案工作的外部环境，形成自觉依法加强档案管理，主动为社会经济服务的工作秩序；其次，要尽快出台《政府采购档案管理条例》等全国性法规，统一全国政府采购档案管理工作，可以在综合现行各地政府采购档案管理办法的基础上，取其精华，同时大胆借鉴国外先进做法而立法；再次，建立必要的政府采购档案管理法规的运行与监督机制，对贯彻政府法规不力或者不执行者给予必要的政纪、法纪处分。(二)制