采购管理制度定购采购流程

采买管理制度文件编号：GB03

P871版本号：

定购采买流程奏效日期：共

页第页1、总则1．1拟定目的为落实物料、部件采买作业管理，保证采买工作顺畅，特拟定本规章。1．2合用范围本企业物料、部件之订购、采买管理业务。1．3权责单位1）采买部负责本规章拟定、改正、取消之草拟工作。2）总经理负责本规章拟定、改正、取消之同意。2．请购规定2．1请购的提出1）生管部物控员依物料需要情况、库存数目、请购前置期等要求，开立请购单。2）请购单应注明物料名称、编号、规格、数目、需求日期及注意事项，经权责主管审查，并依请购同意权限送呈有关人员同意。3）请购单调联送交采买部，一联自存，一联交财务部。4）交期同样的同属一个供给厂商之物料，请购部门应填具在同一份请购单内。5）紧迫请购时，请购部门应于备注栏注明，并加盖“紧迫”章。2．2请购同意权限2．2．1国内物料采买同意权限1）请购金额预估在人民币1万元以下才者，由经理同意。2）请购金额预估在人民币1万元以上，5万元以下者，由副总经理同意。3）请购金额预估在人民币5万元以上者，由总经理同意。2．2．2外国物料采买同意权限1）请购金额预估在美元1万元以下者，由经理同意。2）请购金额预估在美元1万元以上，5万元以下者，由副总经理同意。3）请购金额预估在美元5万元以上者，由总经理同意。2．3请购的取消（1）已开具请购单，并经同意后因各样原由需取消请购时，由请购部门以书面方式呈原同意人，并转采买部认识，必需时应先口头知会采买部。2）请购部门回收各联请购单，并加盖“取消”章。3）采买部门接获通知后，立刻停止全部采买动作。4）未能实时停止采买时，采买部应通知原请购部门并磋商善后工作。3．采买规定3．1采买方式本企业采买方式一般有以下几种：1）集中采买通用性物料，尽量采纳集中采买方式。2）合约采买常常性物料，尽量采纳合约采买方式，以保证货源与价钱之稳固。3）一般采买除（1）（2）之外之物料，采纳随需求而采买之方式。3．2国内采买作业规定3．2．1询价、议价1）采买人员接获同意后之《请购单》，应选择起码三家切合采买条件的供给商作为询价对象。2）供给商供给报价之物料规格与请购规格不一样或属代用品时，采买人员应送请购部门确认。3）专业资料、用品或项目，采买部应会同使用部门共同询价与议价。4）采买议价采买交互议价之方式。5）议价应注意质量、交期、服务兼备。3．2．2呈核及同意1）采买人员询价、议价达成后，于《请购单》上填写询价或议价结果，必需时附上书面说明。2）标准拟定购供给商、交货限期与报价有效限期，经主管审查，并依采买同意权限呈核。3）采买同意权限规定，无论金额多寡，均应先经采买经理审查，再呈总经理同意。3．2．3订购作业（1）采买人员接获经同意之《请购单》后，应以《订购单》形式向供给商订购物料，并以电话或传真形式确认交期。2）若属一份订购单多次分批交货的情况，采买人员应于订购单上明确注明。3）采买人员应控制物料订购交期，实时向供给商跟催交货进度。3．2．4查收与付款1）依有关查验与入库规定进行查竣工作。2）依财务管理规定，办理供给商付款工作。3．3外国采买作业规定3．3．1询价、议价参照国内采买作业方式进行。3．3．2呈核及同意参照国内采买作业方式进行。3．3．3订购作业1）采买部接获同意之《请购单》后，应以《订购单》形式向供给商订购物料，并以传真或E-mail形式确认交期。2）需与供给商签署长久合同者，应预先办好有关事项，并呈核示。3．3．4入口事务办理1）依国家法例办理入口签证。2）办理入口保险与公证。3）入口船务安排。4）入口结汇。5）依国家法律申办入口税。6）供给提货文件。7）办理入口报关手续。8）报关。9）公证。10）退汇。4．附件[附件]GB03--1《订购单》[附件]GB03-1订购单NO：日期：请购单号厂商编号地址电话订购内容交货日期数项次物料名称料号单位订购数目单价金额量123456合计万仟佰共计金额（大写）交货地址拾元交易条款一、交期承制厂商须依本订单交期或本企业采买部以电话或书面调整之交货期，如有延迟，每逾一日扣该批款的%。二、质量1．依据图纸要求。2．进料查验：依MIL-STD-I05DII抽样查验，AQL依本企业规定。三、不良