公司专案管理案例

专案管理案例研究

FengRenjun,PMU

内容摘要

本文综述了专案管理的基本概念、知识、方法和工具，以安得滕MP公司的办公自动化专案管理为例，详细探讨了专案管理的诸过程。专案的成功与否取决于用前述的方法和工具良好地计划专案，有效执行和控制专案以及专案团队成员对成功的承诺。而且，专案经理和专案团队成员之间的有效沟通、团队合作以及获得高层管理者的支持，也是专案成功的保证。

一、前言专案管理是50年代后期发展起来的一种计划管理方式，它的一出现就引起举世瞩目。1957年，美国杜邦公司把这种方式应用到设备的维修，将维修停工时间由125小时锐减到78小时；1958年，美国人在北极星导弹设计中，应用专案管理技术，竟把设计完成时间缩短两年。由于专案管理成效显著，自从60年代以来，它被广泛地用到各行各业,以及国家和地区政府乃至联合国。它不仅适用于大公司，而且也适用于各种小型企业。

由此可见，专案管理在当今的商业世界里是一个非常重要的主题。由于专案变得日益复杂，资源和时间难以控制和竞争日益加剧，各个组织正在寻找更有效的方法去管理他们的专案。二、专案管理基本概念、知识、方法和工具专案是指一连串彼此相关联,目标相同且需耗费一段时间的作业。它包含三个要素：时间、成本和可用资源。

专案管理是指计划、指导且控制人力资源、设备、物料及时间,并满足专案的技术、成本、时间的限制，进而达到专案目标。

专案大体上分为以下七个阶段：

初步准备阶段、预备阶段、计划阶段、实行阶段、改变控制阶段、结论阶段以及专案后续阶段。

按照美国专案管理协会（PMI）的专案管理知识体系（PMBOK），专案管理知识共涵盖九个知识领域，亦即：集成、范围、时间、成本、质量、人力资源、沟通、风险和采购。而每个知识领域包含数量不等的专案管理过程，总计有39个。一般来讲，专案管理过程分为五大类：

1、启动：成立专案团队开始专案或进入专案的新阶段。启动是一种

认可过程，用来正式认可一个新专案或新阶段的存在。

2、计划：定义和确定专案目标，选择实现专案目标的最佳策略，制

定专案计划并包含风险管理。

3、执行：调动资源，执行专案计划。

4、控制：监控与评估专案偏差，必要时采取纠正行动，保证专案计

划的执行，实现专案目标。

5、结束：正式验收专案或阶段，使其按程序结束。

其中专案计划是专案管理的核心。自九十年代以来,专案管理的概念和方法得到了长足的发展,同时专案管理的软件也相继开发出来。结合专案管理的几个过程，基本上专案管理可用下述方法或工具进行：

A．启动与计划过程：

A1组织结构图

A2定义专案

A3确定专案目标

A4工作结构分析（WBS）

A5确定资源需求

A6职责划分矩阵（RAM）

A7确定工作完成顺序和时间〖网络图(NETWORKDIAGRAM),要径（CP）和甘特图(GANTTCHART)〗

A8资源安排

A9潜在问题分析（PPA）,亦即风险管理

A10潜在机会分析（POA）

B．执行与控制过程：

B1执行启动

B2专案控制

B3专案调整

C．结束过程：

结束专案和专案评估在整个专案运作过程中，除了使用上述方法或工具外，还有一个专案团队需要用的系统方法，就是专案管理讨论（PMD）:具体商讨专案的各个层面，维系与加强专案经理与成员之间的有效沟通，以确保专案顺利进行，并通过专案管理讨论增强团队成员的参与意识，以及对专案成功的承诺，明确希望并得到信息反馈，澄清与解决专案实施过程中有关技术层面与人员层面的诸问题。三、案例介绍本专案管理涉及的是安德滕MP公司的“办公自动化”专案公司简介：

安德滕MP公司（以下简称AMPC）是一家生产医疗保健产品的中型公司。该公司成功开发了三条生产线，提供高利润创新医疗保健产品。八年前，AMPC成功地研制出肺活量自动诊疗器（AutoSDS）。十八个月前该公司又开发出了ModelV自动化肺功能检测器,并投入生产。该产品性能好过AutoSDS。然而令人不解的是,其销售量一直无法突破预计的数额。存在的问题：

在季度之初，公司总裁安德滕作了一个内部运作调查,认为公司存在信息流通管理方面的问题:采购和物料部因未能及时收到生产信息，以致原材料与部件经常不能持有；生产经理缺乏调整后的销售数据，以致未能更好安排生产；销售部提供了信息，但是订单处理系统不能回答顾客关于价格、交货及帐单方面的询问；甚至财务部全然不知道即将来临的和正在处理的订单，因此也未能很好地管理现金流。解决办法：

安德滕设想通过程序化以及信息流计算机化来解决此问题。因而决定开展一个综合性的“办公自动化”专案,确定其返本期为一年，预算为18万元，责成产品开发部的副总裁阿瑟博士主导该专案,并对专案提出如下要求:

1、让现有的活动产品生产线满负荷运转。生产部要让市场部知道他

们的生产量并通过采购部与库存控制协调。销售要跟上生产线的生产能力，定期引入新产品或产品改良。客制化产品种类少但规模化。

2、AutoSDS与ModelV的生产数额视销售预测与历史订单数据来

定。销售部必须提供资料给生产部，接着生产部向采购部、材料部以及库存控制部门提出材料请求。

3、财务部能管理预算，追踪收入与费用，并且向有关部门报告变

更，管理现金流，并且向安德滕就公司面临的财务机会与威胁提出意见及建议。

4、该系统要例行给出订单、库存、生产进度、原材料订货的关联信

息，而且销售市场部也应有信息反馈给交货、数量折扣以及替换产品方面的咨询。

5、最主要的是，该办公自动化系统应只需少量时间的培训，就能使

用户快速掌握，并运用自如。作为专案经理的阿瑟博士，他需要集中各个部门的要求组建专案团队，开始思考专案的范围，分析信息流和开展系统设计。或许软件需要修改，更多的硬件需要选购。他也要思考系统如何配置人员？设施将作何修改？是否要做小规模测试？需要多少时间来完成专案？预算18万元是否足够？这些都是他需要思考并解决的问题。到底从何处着手呢？

四、启动和计划专案1、组建专案团队：

考虑到最大限度地利用公司的资源，分享职能专业知识，专案与职能部门分担资金成本，得到职能经理的支持和承诺以及良好的信息流通和更好的协调，应采用矩阵式组织结构，即专案团队的成员由不同职能部门的成员所组成，由专案经理决定工作内容与完成时间，而人员与资源由各职能经理控制，建议具有AUTOSDS和MODELV经历的人员参与专案。专案的组织结构见附图1。其余专案办公自动化专案阿瑟博士财务部人力资源部培训部采购部维修部工程部设计部研发部总裁安得滕其余专案办公自动化专案阿瑟博士财务部人力资源部培训部采购部维修部工程部设计部研发部总裁安得滕汗图江1拼专愧案组虑织结躁构辰2、式专芹案管翅理讨柜论（马PM系D）膊：

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哭五、事执旗行和愉控制堂专案饭1、卸专涉案执刮行启响动：

胸专案肚经理扣应召号开专僵案团费队有洪关人晚员参筑加的篮开球怎会议纵，回纺顾并兽让大唐家明芹确专歪案的殃意图蜻及范页围和绸目标轨，规稀定专权案团送队成贯员一值起工贷作的识基本打原则挤，回污顾专茄案计乘划以蒜澄清蔑有关晋的安朵排，玉进度挖绩效嗓以及科专案声完成友时间嗓，宣亿布专廊案正轨式启猛动。叉2、呼专盯案控福制：

轧这一匆过程巡是为苗了监生控专扁案实艘施的住进度美。它浅能确稠保专王案的喝成功减实施肚和对珍出现寺的问榨题和锋机会陪作出药快速样的反疼应。散虽然验它可芝以帮萄助专亡案经脂理，完但不网代替麦分析崖和作顾出决渔定。购有效虫的专偿案控门制系考统基掉于两仓类系淋统理量论：矩第一废,要宁有清拜晰的叹绩效曾标准员，这朵点已盏在上醋面讨侮论过御，即研专案虎目标丹，工市作细被分和烤专案纷计划妥；第好二，侨提供话清晰辟、准护确和畅及时妥的有和关专付案进佩度的爹反馈瞒，以泪便采市取有朴效的够措施严。专忠案控宴制采寨用下绒面三贤个步框骤：

臣2.信1糊测量衔进度怜：

丘这可半以通贷过监纲控各土个工岂作单煎元完俱成来芒实现茅。可缎以对梁照专援案目短标设美计进岁度，由预算露和里硬程碑灯（m搭il划es纤to伪ne踪s）奉来测话量进册度。蹲里程神碑是坚指对可专案宁成功什至关刘重要称的工叛作单患元的瞒完成导。本汽专案韵的里碌程碑终详见阀图6倘。

钉从技雕术上巷讲，恐里程难碑没断有持升续时就间并胡不消坐耗资第源。天其代马表工踏作单垄元完羊成的蚀那一瓣瞬间趁。专使案经制理密支切