河北集团档案管理办法

年4月19日河北集团档案管理办法文档仅供参考，不当之处，请联系改正。河北XX集团档案管理办法 集规字第004号文件（04号）签发人：总则为加强集团档案管理，科学地保存和利用档案，充分发挥档案在生产经营管理、科研和基本建设等工作中的作用，特制定本办法。本办法所称档案，是指集团各部门及所属各公司在生产经营和管理过程中形成并办理完毕的、具有保存和利用价值的各种文字、图样、计算材料、声像材料及有关实物、样品等材料。集团各部门及所属各公司都应高度重视档案管理工作，要明确一名领导负责档案管理，设置专门的档案室，并设立专职或兼职档案管理员，按照统一领导、统一制度、统一管理的要求，认真做好档案管理工作，逐步实现档案管理的规范化。归档范围企业在筹备、设计、生产、经营和管理过程中形成的记述和反映企业活动的、具有查考和利用价值的文件资料均应列入归档范围。根据文件材料的性质，集团归档材料分为产权管理、行政管理、生产技术管理、经营管理、产品、设备仪器、基建、科研等八类。会计档案、人事档案、非纸质档案作为专门档案，会计档案由财务部门保存，人事档案由人力资源部门保存，非纸质档案数量多时，由档案管理部门集中保存，数量少时可随文书档案中的关联文件保存。归档材料具体范围：产权管理类：知识产权类：含企业的各种专利权、商标专用权、著作权等；权证类：含所有权证如房产权证，许可权证如营业执照、税务登记证、排污许可证、进出口证等，使用权证如土地证、信誉等级证、荣誉证书等；企业机密：含企业的生产工艺、技术秘密、重要人员变动和重大投资经营计划等：行政管理类：会议材料。含董事会、股东会议议程、决议、董事长会议记录、总经理办公会记录、重要会议纪要、表彰会议材料、外出参会材料和其它重要会议材料等。行政事务：含工作总结、规章制度、信息宣传（网络建设方案、管理制度、企业宣传资料、评先评优材料等），奖惩表彰、领导文信（领导重要讲话、会议发言材料、祝词、贺信等）、大事记等；法律事务：含经济诉讼、合同纠纷、企业公证事务等；审计工作：指领导干部离任审计和监理审计等；人事管理：含员工岗位职责、员工手册、薪资管理制度、组织机构、干部调整任命、员工保险、人员奖惩等文件资料；后勤管理;含物业管理、食堂管理、安全保卫、事故处理、办公用品管理、劳保福利、医疗卫生、绿化工作等；外事活动：含领导出访情况及手续、外宾来访、出国考察、外事活动讲话、发言稿件等文件资料。生产管理类：生产调度：含生产的组织安排、计划统计、调度指挥和计划调整等；质量管理：含质量认证会议、评审记录、程序文件、认证证书等；能源管理：含生产中的能源消耗定额、节能降耗工作等；安全管理：含安全制度、安全教育培训、事故管理、消防工作等；科技管理：含现代化、信息化建设方案、科技创新奖励办法、产品开发及技术引进制度、合理化建议、科技成果转让等;标准计量：含生产技术标准、质量标准、计量检测等资料；环保工作:含环保评测、审批手续、排污许可、年检资料等；经营管理类：经营决策：含企业改革、重大经营战略、企业发展规划、发展方针及目标管理等；计划统计：含企业中长期经营计划、年、季度计划、各项专业发展规划、各种统计报表及企业综合性统计分析工作；物资管理：含物资供应、仓库管理、废旧物资回收与修旧利废措施；产品销售：含市场分析、市场需求信息、广告宣传、产品销售、运输单、用户调查和售后服务资料等；合同协议：含采购和销售的全部合同以及制作、维修、施工合同等；财务管理：含资金管理、价格管理、会计管理、资金流通等；资产管理：含企业登记变更资料、资本运作、对外投资、产权变动、清产融资材料等；境外项目管理：含境外招投标项目的立项、审批文件、招标设计、招标书、评标记录、中标通知书等；产品类：按产品品种型号设置类目：含产品开发设计、工艺、工装、加工制造、检验、包装、商标广告、产品评优、事故处理等全过程的文件资料；设备仪器类：按设备型号设置类目：分生产设备、生活设备、办公设备。归档范围含开箱验收记录、采购合同、工艺说明、图纸证书、操作规程、使用说明、装箱单、安装调试记录、维修保养记录、改装改造报废文件、事故分析处理文件、管理规定等；基建类：按工程项目设置类：同一工程项目内，包含工程的勘探测绘、设计、立项审批文件、施工竣工验收、工程创优等全过程文件资料；科研类：按科技或技改课题设置类目:同一科研项目内，包含课题立项、研究准备、研究试验、总结鉴定、成果报奖、推广应用和项目管理全过程文件资料；会计档案：会计凭证材料：含原始凭证、记账凭证、汇总凭证、银行存款余额调节表和其它会计凭证；会计账簿材料：含总账、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助账簿、涉外账簿和其它会计账簿；财务报告材料：含月度、季度、年度财务报告、包括会计报表、附表、附注及文字说明等；其它材料：含会计核算专业材料、会计移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册和银行对账单等。人事档案指干部员工个人档案：每份档案含应聘登记表、面试记录、个人履历、毕业证、任职资格证书复印件、职员登记表、培训记录、笔试试卷、培训鉴定、试工鉴定、试工合同、劳动合同、报到证、调令、职务任免手续等；非纸质档案：声像材料：含反映本单位重要活动或会议、知名人士参与本单位活动、本单位组织或参与重大外事活动、记录本单位或本地区重大事件、反映本地区风土民情的录音录像或照片等材料；电子文件材料：含存有重大事件记录、重要文件资料、重要活动信息的软盘、磁盘、光盘等；物品材料：含单位的荣誉性实物如奖状、锦旗、奖章、奖品、荣誉证书、牌匾、奖杯、字画（国内外知名人士、领导人题词、签名或书画）、产品实物（本单位生产的获奖产品或具有保存价值的首批产品实物）档案的归口管理及要求集团及各公司档案的归口：集团办公室负责集团系统档案管理办法的起草、制定和指导落实。同时负责集团及集团公司档案管理的全部工作。各公司办公室或指定的档案管理部门负责本公司全部档案管理工作。归档文件材料的日常管理分别由各部门负责。各部门每年底对本部门生成的应归档文件材料进行统一整理，凡办理完毕或已不再使用的文件材料，由专人整理造册后交办公室统一存档。已办理完毕但需使用的文件应先存档再办借出手续。技术文件材料中，基建类材料由基建部门负责日常管理，工艺设备、科研项目和产品类材料，由管理部门负责日常管理，项目完工或事项办理完毕后，除日常需继续使用的文件材料外，其余应于每年底统一整理并登记造册后移交办公室集中存档。各公司基本建设材料、主要设备资料，如基建项目审批、前期准备、施工及竣工材料，公司的生产、检测、动力及重要辅助设备资料，含设备清单、采购合同、使用说明书、设备图纸、维修纪录、事故记录、及相关技术资料等，除本公司存档外，还应备份复印件交集团办公室存档备案。会计文件材料由各公司财务部门按统一要求自行收集整理归档。非纸质文件材料中，依附于其它文件材料而产生并便于与其一同存放的奖状、照片、题词、光盘等材料，可依附于其主材料一同收集存档。如奖状、照片可依附于文书文件材料中的评先评优有关文件材料一同保存。不便依附及无依附物的非纸质文件材料，日常由各产生部门负责收集整理，每年底由各部门清理造册后移交办公室集中存档。文件材料的收集、归档由各部门指定专人负责，在日常工作中，随时主动向承办人收集办理完毕的文件和相关材料，并及时进行整理，加强日常管理，确保应归档文件材料的齐全、完整。技术设备与工程基建文件材料、图表材料的收集、归档，由项目负责人或承办人负责，从制定项目计划起，即应指定专人负责，及时收集整理，并在归档时交项目负责人或承办人统一汇总立卷。承办部门或承办人员应保证经办文件的系统性和完整性，工作完成后及时交由相应归口部门归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员移交清楚，并办理交接手续，不得擅自带出或销毁。归档的文件材料必须完整、准确地反映企业生产、经营、管理等活动的真实内容和历史过程，同时，应层次分明，符合其形成规律。对规定应当立卷归档的材料，必须注明保管期限和密级，按规定定期向档案工作归口部门移交，以便集中管理，任何个人不得据为己有。第四章文件材料的整理归档文件材料的整理一般按装订、分类、排列、编号、编目、装盒、排架的顺序进行。装订装订前应拆除金属物，对破损文件进行修裱，对褪变处进行复制，将超过A4规格的纸张进行折叠，使每份文件幅面保持一致。装订单位为自然件，即每一份文件单独装订。每份文件可包含正件与附件、正件与签发件、正件与修改件、正件与复印件，还能够是多份文件反映同一问题、报同一表报或是由来文加复文的组合件。装订部位一般应为左侧，装订时应将左侧和下侧对齐。装订工具：确定为永久和长期保存的文件材料一般应用线绳装订，短期和尚未归档的文件材料可用不锈钢夹、鱼尾夹或塑料夹条装订。分类集团统一实行“年度—保管期限—案卷类别—内容—案卷号”五级分类法。如产品档案“—永久—产品类—产品资料—XX卷”、会计档案为“—永久—会计类—会计账簿—01卷”。各部门整理分类时，同样按年度、保管期限、案卷类别、内容、案卷号的顺序分类保存，如管理中心“—永久—生产管理类—质量管理认证材料—01卷”、“—永久—行政管理类—人事管理—01卷”。分类顺序如下示意图：集团公司————永久—产品类—A356资料———01卷 案卷号案卷内容案卷类别保管期限年度全宗号排列经过分类的归档文件，应从最低一级类目开始，按事由、时间、重要程度的顺序排列。即全部文件按事由集中排列立卷，同事由文件按时间顺序排列，同事由同时间文件按重次要程度排列。编号 编号是对归档文件标注顺序号，加盖归档章，以固定每份文件在全宗中的位置。编号内容有：全宗号、年度、案卷类别、内容、保管期限、案卷顺序号等6项，用红色文件归档章压盖于文件右上角空白处。手工填写时须用钢笔，用黑色或兰黑色钢笔水，禁用铅笔和圆珠笔填写。集团和各公司归档章及填写格式示例如下：集团归档章示例： 全宗号案卷类别案卷内容集团行政管理会议资料年度保管期限编件号永久012广州锦山公司归档章示例：全宗号案卷类别案卷内容锦山公司经营管理合同协议年度保管期限编件号长期026 编目是指立档单位按照分类顺序编制归档文件目录。目录有编件号、责任者、文号、文件名、成文日期、页数、保管期限等内容。填写方法：编件号填立档单位整理的年度归档文件顺序号，责任者填文件承办单位。文号填发文字号，无字号可不填写。文件名填文件标题，无标题的需补充，标题过长的可用规范简称，文件后有附件的须填附件名。成文日期和页数如实填写，保管期限根据需要填永久、长期或短期。目录装订方法为每个立档单位每年1本。为了规范，目录均应用微机打印。目录的具体格式如下： 归档文件目录行政管理类：保管期限： 盒号：序号责任者文号文件名成文日期页数备注1办公室集发（）第21号关于…的通报.1.22……2………………目录前应加制目录封面。封面格式及填写示例如下：归档文件目录一、全宗名称：河北立中集团二、年度：三、保管期限：长期四、机构问题：行政类（或经营类、基建类）五、归档单位：办公室（或经营部、基建处）装盒归档文件要严格按照文件顺序号和类别装盒，逐盒装满。一份文件1盒装不完可装多盒。不同类目、不同处理年度、不同保管期限的文件不能装入同一盒。装盒后，文件顺序号、编目与文件实体三者应相一致。档案盒应统一规格，应为310MM×220MM、厚度为20-40MM的标准无酸纸盒，并将盒面盒脊的全宗号、卷宗号、年度、保管期限、案卷类别、起止件号等项目填写清楚，以便于查找。根据盒内文件情况需要填写备考表。排架入柜档案盒应折叠封装完好后按顺序一律竖排立放，防止歪倒挤压使归档文件变形受损。档案柜架应存放于专门的库房或便于保管的场所。并能通风、避阳、防潮、防火、防盗、防污染且方便利用。排架时应尽量将同一类目的文件存放在一起，各柜架应标注代码索引，以便于查找。文件较少的公司和部门，可将同类不同保管期限的文件同盒同柜保存。排架顺序一般按第一列、最左、最上排开始，往右排满后往下、第二列的顺序进行排列。组卷要求经过分类整理的文件资料即应按类别组卷，组卷以分类为基础，以文件的关联性为纽带进行。文书档案一般按问题或事由组卷，技术档案按项目、设备、产品组卷，财务档案按会计凭证、会计账簿、财务报告等科目组卷，非纸质文件按声像、电子、实物分别组卷。组卷中应注意以下问题：不同年度的文件材料一般不放在一起组卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷，没有复文的放在请示年立卷；跨年度的规划、计划放在针正确第一年立卷；跨年度的总结放在针正确最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度处理或落实的文件放在制发年立卷。在归档的文件材料中，应将每份文件的正件和附件，草稿与定稿，请示与批复，转发文件与原件，同一文件的多种文本组合在一起，不得分开，同一问题的文电应合并立卷。考察调研材料、制度、规定、办法等按单一问题组卷。会议文件，根据文件材料的多少，一会一卷或一会数卷。技术、基建工程按项目组卷时应坚持以下原则：项目（包括课题、产品、基建工程等）结束后，由项目负责人负责组织本项目所形成的应归档的科技文件材料的整理组卷工作。有关部门应将与项目关系密切的有关文件交项目负责人统一汇总整理组卷。科研项目、委托试验、产品生产、仪器设备、基建项目等方面的文件材料，应按其阶段、结构、部件等分别组合。根据文件材料的多少，一题数卷或一题一卷，不得将两个以上的项目、产品或设备资料合在一起组卷。文图兼有的文件材料应先文后图，图纸卷应先总图，后分图。卷内文件材料应真实完整，准确反映科研、生产、基建和有关管理活动的真实内容。每卷每页材料上应注明页号，每卷目录上应注明总页数。照片、底片应入册保存，并附说明。奖品、赠品应按类别、等级分类编号并附说明保存。电子产品应查清真实性，进行登记，并采取防磁措施。档案管理员在组卷工作中应该逐一检查卷内文件成分是否相符、材料是否齐全完整；文件资料的保管期限是否一致，以确保卷内文件质量。有条件的单位应实行计算机辅助整理归档，以计算机摸拟制作档案分类、组卷、排列、编目、拟题、编号等全套程序。第五章档案的保管档案保管单位应根据保存档案资料的数量，设置必须的档案专用柜架，做到防盗、防火、防潮、防鼠、防虫等。档案管理人员要定期对库藏档案进行清理核对，做到账、物相符。对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制。对不同类型的档案要分别保管，对档案的收进、转发、保管和使用等情况进行登记。要做到准确、清楚、心中有数。档案管理人员必须认真负责，确保档案材料的安全。档案柜、室必须加锁，随开随锁。档案管理人员要严守保密纪律，对所知档案中的机密不得私自外泄。不准擅自将机密文件、档案带出档案室或转借她人。第六章档案的借阅、利用集团及各公司保存的档案，主要供集团及各公司利用，其它单位或个人需查阅时，要报经主管领导同意后方可查阅。涉及企业机密的，需持有总经理批示方可查阅。重要或珍贵的档案材料应以复制件代替原件提供利用。借阅档案时，须办理登记借阅手续，并由借阅人、档案管理员双方签字；借阅的档案必须按时归还。因特殊原因不能按时归还的