华为的时间管理培训讲义

1华为时间管理培训程时数：3．5小时授课方式：讲演、案例分析、管理游戏、录象必备条件：数字投影仪、便携课程简介:本课程通过对有效时间管理重要性的讲解，通过对人们日常工作中在时间管理上存在的误区的分析及时间管理根本方法、技巧的讲解，帮助学员进行有效的时间管理、提高工作绩效。适合对象:新员工培训目标学完本课程后，学员能够到达：在今后的工作中减少浪费时间现象学会正确的时间分配并充分有效地利用时间学会制定SMART的工作目标掌握制定有效工作方案的方法和过程课程要点v时间管理的概念和误区v时间管理的根本准那么……目标原那么……20/80原那么……四象限原那么……有序原那么祖貌…扑…对欣象原普那么称骨v赴时间界管理姻的方拼法和距技巧结艇伏…际…了位解自涌己使宽用时吊间的榨方式洗和状忙况违携…访…做组好工邀作计枪划窑翅…登…缩涨短别拼人干肝扰的弯时间洋牧螺…口…不削要拖如延牧想…历…第耐一次女就把己事情它做好魔贺恳…涌…时长间的酿判断就应有振弹性

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经常抱怨外部的打搅〔、来访等〕、突发事件！既然如此，我们是不是也应该站在对方的角度考虑问题，严格要求自己，提前做好方案与安排，与他人的时间取得协作，少一份慌乱，多一份沉着！2.6原那么之六：制定规那么、遵守纪律我们在成长的过程中，常被各种纪律所束缚，“没有规矩、不成方园〞，因为有纪律，我们才有秩序。在时间管理中，我们同样强调纪律与规那么。世界著名的音乐家莫扎特通常被描述成轻率而任性的天才，然而他从15岁到过世为止，终其一生的作曲数量都是非常固定的，甚至可以用代数程式来计算。历史学家梅尔·克朗兹勃呆在办公室里的每个早上都写10封信；杰出的演说学家乔·查伯纳教授要求手下的行销人员每个星期一、二都要打13个，星期三、四那么是12个，星期五那么是用来打给这个礼拜没有联络上的人。很多作家固定在每天某个时段工作，而且在停笔前必须完成一定的字数。这个方法很有效，假设你养成每天写1000字的习惯，连续一个月后，写1000字便易如反掌。接着你可以增加字数到大概1200字，过十几天后，或许可再增加几百字。因此，我们说，制定规那么、遵守纪律的核心主要表达在以下三个方面：1、在进行工作的时候，一定要念念不忘这个工作应于何时截止。2、即使外部没有规定截止的日期，自己也要树立一个何时完成的目标。3、由于不得已原因而不能按期完成时，一定要提前和相关部门取得联系，将影响缩小在最小范围内。在我们谈具体的时间管理的方法与技巧之前，先要有必要分析一下自己使用时间的方式和状况。3.2.1分析自己使用时间的方式和状况大多数人不喜欢好好地了解自己，逃避现实比观察及解释我们的行为更容易。面对自己并客观地制定我们对时间的使用，需要巨大的勇气。而假设你愿意花一个星期做这种功夫，将毫无疑问地发现，这是一种有益的经验。下面的练习将显示你以你的时间与生命真正去做的许多相关事项。在本项练习中列有一个你在一星期内花费时间的清单。这里要强调的这不是一个要你计算每一分钟的“时间难题〞练习，而是要求你记录下一星期每隔半小时的所有活动。请记住：时间管理并没有什么高超的技巧，关键就在于持之以恒。接下来就请按部就班地完成如何进行时间使用清单的分析，之后，你会考虑到一些问题，寻找指引你更适当的运用你的时间的答案。请先看表一和表二：表一：时间使用清单表时间统计工程活动每星期估计花费的时间〔小时〕每星期实际花费的时间〔小时〕上两项时间的差额〔小时〕占每星期的总时间的百分比〔%〕1一、公务活动1上下班2开会3打4阅读文件、整理通信5帮助下属6接待宾客7向上级汇报8公务出差9拜访客户10其它工作上的活动小计二、个人活动11整理仪容12饮食13睡觉小计三、家庭活动14煮饭15洗熨衣服16清扫房屋17杂务与家事18卖杂物19其它的逛街活动20缴款21看孩子22宗教活动23家庭外出24家庭沟通25其它家庭活动小计四、休闲活动26听播送与音乐27看电视28休闲阅读29嗜好30观看比赛31运动32休闲旅游33聚会与社交34其它休闲活动35其它活动小计1时间统计(小时)表二：一星期时间日志与简略分析表时间周一周二周三周四周五周六周日活动标号时间小计17:001上下班7:302开会8:003打8:304阅读文件、整理通信9:005帮助下属9:306接待宾客10:007向上级汇报10:308公务出差11:009拜访客户11:3010其它工作上的活动12:0011整理仪容12:3012饮食13:0013睡觉13:3014煮饭14:0015洗熨衣服14:3016清扫房屋15:0017杂务与家事15:3018卖杂物16:0019其它的逛街活动16:3020缴款17:0021看孩子17:3022宗教活动18:0023家庭外出18:3024家庭沟通19:0025其它家庭活动19:3026听播送与音乐20:0027看电视20:3028休闲阅读21:0029嗜好21:3030观看比赛22:0031运动22:3032休闲旅游23:0033聚会与社交23:3034其它休闲活动24:0035其它活动1实施步骤：1、熟悉并准备一份“时间使用清单表〞〔如表一〕。这份假设的清单是效率先生所作，效率先生，35岁，销售经理，有两个孩子，太太也是职业妇女，所以效率先生也分担了一些家务。2、在表一中效率先生列出约30项每星期中的主要活动，并分成五或六类。希望你按表一的要求类似地列出公务活动、个人活动、家庭活动与休闲及其它活动等类30余项，但你的分类与活动可能与效率先生很不一样。3、在列出在所有活动并予以分类后，将每一活动按顺序编号，如表一。4、准备一份的“一星期日志与简略分析表〞〔如表二〕，将表一中的活动对应地列在表二中。5、在下周一开始的时候，请注意随时携带你的表二，每半小时在表二的适当位置记上该活动的号码。例如效率先生星期一上午7点到7点半穿衣服去上班，他就把编号11记在星期一上午7点的空格里。6、该星期结束时，表二的所有空格都应该有一个号码。现在统计每一项活动出现的次数。例如效率先生在时间表上第二项活动出现了15次，即表示他花了7个半小时在工作时打。因此效率先生要在打这一栏的“时间小计〞中记上7.5。依上述方法填满表二，直到“时间小计〞中都有一个数目字〔可能是零〕。7、然后把表二中的“时间小计〞填到表一的“每星期实际花费时间〞上。8、将“每星期估计花费时间〞减“每星期实际花费时间〞的余数填在表一的“上两项时间的差额〞上。如果是负数，表示你花费在该活动上的时间多于你的估计；如果是正数，那么正好相反。9、为每项活动算出“占每星期总时间的百分比〞，公式如下：百分比〔%〕=〔每星期实际花费时间÷168〕×10010、检查数目字。“每星期实际花费时间〞的总计应该等于168，而“占每星期总时间的百分比〞的总计应该是100%。假设有些微差异，不必担忧。本项练习的目的在于显示你的时间去处，而不是一项讲精确的练习。11、再把每一类所有活动的数目字相加，并分门别类制成一表，可对你如何使用时间有更明显的印象。效率先生的总结清单如表三：表三一星期时间总结表时间统计工程活动每星期估计花费的时间〔小时〕每星期实际花费的时间〔小时〕上两项时间的差额〔小时〕占每星期的总时间的百分比〔%〕公务活动小时4550-529.8%个人活动小时4540523.8%家庭活动小时3246-1427.4%休闲活动小时4027.512.516.4%其它活动64.51.52.6%时间总计1681680100%一旦你完成了时间使用清单，并对资料完成通晓，下一步就是应用这份信息，帮助你在未来把时间使用得更好。毫无疑问地，你真的会有一些惊讶，可能它们并不全让你愉快。现在，请你完成老实地做到以下练习。拿出几张纸、你的时间使用清单以及你写下来的目标，详细考虑后，写出你对以下问题的答案：1、我如何浪费我的时间？未来有何算途径可预防或减低时间的浪费？2、我如何浪费别人的时间？我浪费了谁的时间？我应如何预防不使其发生？3、哪些活动我现在可以减少、不予考虑或交给别人做？4、别人如何浪费我的时间？未来有没有方法减少或排除其发生？如果有的话，是什么方法？5、我做的哪些事既重要又紧急？6、我做的哪些事对我的目标很重要？7、我是否花费时间追求那些对我很重要的事？如果没有，原因何在？如果有，是哪些事？这些问题的答案应能提供许多使你将时间使用得更理想的设想。每6个月做一份一星期时间使用清单，也是极佳的设想，第二次做的时候就轻松多了。你知道如何做，就不会感到吃惊。在努力拟定方案与设定目标之后，你大概会发现你的时间管理技巧有了进展。新的坏习惯在根深蒂固之前，即可迅速暴露并加以排除。如同萨缪尔·约翰生所言：“习惯的束缚平常是感觉不出来的，等到发现时又已经变得难以破除了。〞定期使用清单，使你有一个更好的时机打破那些束缚。第七章、如何制定方案]在我们对自己时间使用的方式和状况有了一个初步的了解后，就可以根据部门/个人的工作/生活目标来制订方案了。首先，让我们对方案的根底概念有一些认识：3.2.1方案的类型分类标准类型按广度分战略性方案、作业性方案按时间框架分短期方案、长期方案按明确性分具体性方案、指导性方案应用于组织，为之设立总体目标和寻求组织在环境中地位的方案成为战略方案；而规定目标如何实现的细节的方案称为作业方案。战略方案趋向于覆盖较久的时间间隔，通常以年为单位，涉及较宽的领域和不规定具体的目标；作业方案趋向于覆盖较短的时间间隔，如月度方案、周方案、日方案，主要偏重于实现的方法。短期方案与长期方案短期是指一年以内的期间；长期一般超过5年以上；而中期界于两者之间。具体方案与指导性方案具体的方案具有明确规定的目标，不存在容易引起误解的问题；指导性方案只规定一些一般的方针，指出重点而不限定在特定的行动方案上。例如一个增加利润的具体方案，可能具体规定在未来6个月中，本钱要降低4%，销售额增加6%；而指导性方案也许只提出未来6个月使利润增加5%—10%。显然，指导性方案具有内在的灵活性，具体方案那么更具有明确性。刚刚我们已经介绍了如何确定目标，实际上目标是方案的根底，确定了方向，怎么走就清楚多了。3.2.2考前须知1、事先的了解：1、所在部门的业务定位2、所在岗位的业务定位3、上级主管的业务目标4、上级主管对你的期望和要求5、与其它相关岗位的业务接口关系2、遵循5W2H原那么Why:为什么要做这项任务，对工作目标是否有支持What：任务的内容和达成的目标When：在什么时间段进行Where：任务发生的地点Who：哪些人员参加此任务，由谁负责Howto：用什么方法进行Howmuch：需要多少本钱3、设置控制点〔milestone〕1、在目标或任务中设置阶段性的里程碑，通过检查，可以及时发现问题，对自己难以解决的，还可以获得同事或领导的支持。比方说，我们方案在3天之内给六层楼的地面刷上油漆，那么第一天就要设立控制点，如果不能刷完2层，显然后面就要利用增加人手、提高效率等方式，才能保证任务最后的如期完成。2、坚持工作周记和工作日记，对方案的执行情况进行总结，发现和纠正各种偏差，同时对方案进行调整和滚动。另外，还可以对前期的工作时间分配进行分析，不断改良时间管理。3.2.3利用方案工具3.2.3.1方案管理－－WBS1、定义WBS〔工作任务分解〕是创造出产品所必须进行的全部活动的清单，它是PERT、GANTT分层方案以及预算和人员分配的根底。2、WBS根本构架阶段、步骤、任务、活动3、衡量标准v是否全局部解完毕vWBS分解的所有活动是否全部定义了工程的工作v所分解的活动是否可行v是否包含临时的里程碑和监控点vWBS的分解结构是否适宜v分解后的活动在逻辑上是否能形成一个大的活动v是否集成了所有的关键因素v逻辑上是否合理、清楚和简单3.2方案管理－－PERT1、定义PERT〔网络方案评审技术〕是以网络图的形式制定方案，求得方案的最优方案，并据以组织和控制开发进程，到达预定目标的一种科学管理方法。具体来讲，网络方案评审技术是：首先，用网络图来表达一项开发方案中各工作〔阶段、模块等〕的先后顺序和相互关系；然后，通过计算找出方案中关键工序和关键路线；第三，通过不断改善网络方案，选择最优方案并付诸实施，最后，在方案执行过程中进行有效的控制和监督，保证合理地使用人、财、物，按预定目标完成任务