会议管理办法

会议管理办法1目的为切实加强会议管理，规范管理程序，理顺会议流程，确保各类会议切实发挥领导决策、统筹协调、交流信息、推动工作等作用，特制定本管理办法。2适用范围本办法适用于公司召开的各类重大会议。3释义3.1公司会议：是指公司通过集众议事的工作形式，贯彻上级指示、制定方针政策、决定重要事项、部署和检查工作。公司会议主要有例会、专题协调会、年终总结暨表彰大会等。3.2会议管理：是指对各类会议会前、会中、会后相关事务性工作的管理。3.3承办部门：是指根据职责分工和公司领导批示，具体承接工作任务的部门。4职责4.1公司领导4.1.1召集、主持相关会议。4.1.2审核、确定会议议题和参会人员。4.1.3集中正确意见做出会议决议。4.1.4签发会议纪要。4.2会议承办部门4.2.1承办收集会议议题、拟定与会范围、通知会议、准备会议相关材料等会前管理工作。4.2.2承办会议签到、会议记录等会中管理工作。4.2.3承办制发《会议纪要》、保存会议有关材料、确保会议决议执行等会后管理工作。4.3会议与会部门4.3.1根据会议主办部门的要求，及时提供会议材料、准时与会。4.3.2协助会议主办部门拟写会议纪要。4.3.3配合会议决议的有效执行。4.4总经理办公室4.4.1督办会议决议的执行情况；4.4.2协助会议承办部门，做好相关会议管理工作。5步骤和方法会议承办部门应遵循“承办责任制”原则，承办会前、会中和会后的管理工作。5.1会前管理5.1.1确定会议议题议题提出须经公司领导审核后，方可安排上会。5.1.2会议名称、时间、地点、与会人员、列席人员的确定（1）会议名称应准确、简练、恰当的概括会议的主题思想，做到一目了然（2）会议承办部门应与公司领导、与会人员事先沟通，确保会议必须参加者可达到会议要求出席的人数后，方可确定会议时间。（3）根据会议议题，列出与会人员、列席人员名单或参加人员的部门、职务、人数等要求，限定会议规模。5.1.3通知会议由会议承办部门预定会议室，视会议规模下发备忘或会议通知至各部门，将会议要求明确、及时告知与会部门。如对会场布置、横幅、音响服务、拍摄、录音有相关要求的，需及时知会相关部门。5.1.4准备会议材料与会部门如有会议材料，应在会议前1个工作日提交会议承办部门；承办部门务必在会前1个工作日内，将会议议程分送与会人员阅知。5.2会中管理5.2.1会议签到会议承办部门在与会人员入场时，组织签到工作，掌握与会人员的出席情况，准确统计到会人员情况，并填写《会议签到表》。5.2.2会议记录会议承办部门如实记录会议情况、反映会议内容和进程。主要记录会议名称、时间、地点、出席人员、主持人、议题、发言内容等，务必做到真实、准确、完整，不得随意增删改动。5.2.3会场场务会议承办部门注意会议进程，灵活应变突发事件，确保会议进展顺利。5.3会后管理5.3.1制发《会议纪要》会议承办部门将会议决议、要求记录后，形成《会议纪要》于会议召开后2个工作日内以公司名义制发，由此会议决议方才有效。同时由会议纪要的经办人将纪要及时抄送总经理办公室，便于其执行会议决议的督办情况。5.3.2保存会议有关资料如有会议资料，承办部门应妥善保管，以备核查。5.3.3督办会议决议的落实情况（1）总经理办公室根据《会议纪要》，确定督办标准与完成时限。在会议决议的执行期间，总经理办公室依据完成时限，随时通过口头询问、书面沟通等方式，向会议承办部门和相关执行部门了解决议的执行情况，并予以督促；（2）会议承办部门和相关执行部门自《会议纪要》下发之日起，应严格履行职责，确保会议决议按期落实、执行，如在决议规定的完成时