医院电子邮件系统管理办法

目录第一章 目的 2第二章 适用范围 2第三章 本院电子邮件系统功能简介 2第四章 账号申请与注销 2第五章 邮箱使用 2第六章 用户隐私制度 3第七章 电子邮件用户必须遵守下列规定 3第八章 实施与修订 4

目的为了规范北京XX医院（以下称：本院）电子邮件系统的管理，保证其安全、稳定运行，特制定本办法。适用范围本办法适用于本院所有电子邮件系统用户。本院电子邮件系统功能简介3.1 本院电子邮件系统通过国际互联网络为用户提供发送和接收电子邮件服务。为用户提供xxx@形式的电子邮件名。邮箱容量500MB，包括收件箱、草稿箱、发件箱、垃圾箱和用户创建文件夹的总容量。发送邮件时，一封邮件的大小不能超过50MB。单一邮件最大容量为50MB（包括附件，单个附件最大为35MB）。同主题最多可以向100个电子邮件地址发送邮件。3.2 本着提高邮件系统的稳定性、可靠性、安全性和速度的原则，本院可能随时对邮件系统软件及邮件服务器操作系统进行升级。3.3 根据本院行政办公的要求，本院会向全体邮件用户或某些用户发送本院行政部门的通知以及其他一些必要的信息。账号申请与注销4.1 新入职的员工由单位人资部门为其开通邮箱账号。4.2 若需要申请其他邮箱账户，需填写《北京XX医院邮箱账户申请表》，经部门主管和院级主管审批后办理。4.3 当员工调离或辞职，本院将停用相应的邮件帐号，该帐号下的邮箱数据会被删除且删除后不可恢复；特殊情况需要保留邮箱账号或者数据的需报院级主管领导审批同意。邮箱使用5.1 基于Web界面收发邮件URL地址为：/，在Web界面输入邮箱账户名和密码登录即可。5.2 使用客户端软件邮件系统客户端软件设置如下：POP3服务器：IMAP服务器：SMTP服务器：用户隐私制度本院将尊重每个用户的个人隐私，本院不会公开、编辑或透露用户的邮件内容及注册资料，除非符合以下情况：1） 根据中华人民共和国国家安全机构、公安部门的要求及根据相应的法律程序要求。2） 符合其他相关法律规定的要求。电子邮件用户必须遵守下列规定用户自行承担传输内容的法律责任；不得存储、传输任何非法、反动、色情及中伤、侮辱等一切侵害他人合法权益的信息；不得利用电子邮件宣扬邪教和封建迷信，不得散布谣言，扰乱本院和社会秩序，破坏本院和社会安定；不能传输任何教唆他人构成犯罪行为的资料；不能传输道德规范不允许或涉及国家安全的资料；不能传输任何不符合地方、国家和国际法律、道德规范的资料；本院电子邮箱用户，在收到上述内容的电子邮件时应立即删除，不得保留和传播；向境内、境外传输技术性资料时必须遵守国家和医院有关保密法规；必须遵守所有使用网络服务的网络协议、规定、程序和惯例，不得未经许可利用连锁邮件、垃圾邮件、批量传送等手段向他人发送信息，不得干扰网络服务；不得转发接收的病毒邮件和其它一切与工作无关的电子邮件，不得制造和传播电子邮件病毒；用户不得向群组发送与工作无关的信息；不得将帐号借予他人使用；不得利用邮件发布商业广告；帐号拥有人应定期清理其过期邮件，以确保整个电子邮件系统的正常运作与顺畅；使用者应妥善保管其个人帐号及密码，帐号遭他人盗用时，应尽快通报本院的邮件管理员停止该帐号，并更换新密码。若用户的行为违反以上的规定，本院有权立即取消该用户的邮件帐号，并保留进一步追究责任的权利。由此相关的一切后果由用户自行负责。若情节严重涉及违法时，将移交公安部门处理。部门邮箱账号由部门负责人员使用，如负责人员异动，需以制度部门意见反应单告知信息管理处。个人邮箱密码强度以系统默认中度为主，编码原则为包含小写字母、大写字母、数字和特殊字符中最少两种，建议设置比较复杂的密码。邮箱使用量到达90%系统即会通知用户删除信件，如使用者未处理，使用量到达95%，将自动让账号停止发信功能，而使用量到达100%，将自动让账号停止收信及发信功能。个人邮箱达六个月(180天)内未登入使用，则自动停止使用权。如有出国进修或留职停薪者，视需求提出签呈申请保留。实施与修订本规章经北京XX医院院长核准后实施，修改时亦同。北京XX医院

北京XX医院邮箱账户申请表一式一联：申请部门院级主管信息管理处申请部门申请日期一式一联：申请部门院级主管信息管理处申请部门部门名称申请人拟申请邮箱账号@邮箱使用期限A：长期B：临时，使用截止日期：年月日申请理由申请部门院级主管部门主管经办联系方式信息管理处意见主管管理员北京XX医院邮箱账户申请表（回执）账号@密码注