销售公司经营物资管理制度物资的购、出、存、盘点规定

精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档XX有限公司文件川XX〔2014〕13号关于印发《XX有限公司各销售公司经营物资管理制度》的通知公司各部门、各销售公司：为规范销售公司经营物资管理行为，明确管理职责，提高工作效率，加快物资周转，保证物资销售正常需要，现将我公司制定的《四川XX管业有限公司各销售公司经营物资管理制度》予以印发，请相关部门与各销售公司遵照执行。附件：四川XX管业有限公司各销售公司经营物资管理制度四川XX管业有限公司二○一四年六月九日主题词：物资管理制度通知报：重庆XX实业有限公司及审计法务部、董事长、副董事长、总经理、副总经理、财务总监、总工程师、总经理助理。发：各部门、各销售公司。四川XX管业有限公司2014（共印15份）四川XX管业有限公司各销售公司经营物资管理制度第一章总则1.1制定目的：为规范四川XX管业有限公司各销售公司（以下简称销售公司）经营物资管理行为，加快物资周转，减少流动资金占有，保证物资销售正常需要，提升经济效益，根据四川XX管业有限公司（以下简称总公司）管理制度特制订本制度。1.2物资管理原则：物资管理必须坚持合理库存，防止积压原则；厉行节约，提高效益原则；简便快捷，便于及时供货原则；规范严谨，保护总公司和销售公司利益不收损原则。1.3适用范围：总公司控股或参股的销售公司执行本制度。1.4销售公司人员在物资管理方面主要职责1.4.1总经理职责：对物资管理工作负全面管理责任，主要履行物资需求计划和自主物资采购审批，物资出入库、结算、收款等全面监管职责。1.4.2副总经理职责：协助销售公司总经理管理物资工作，参与自主物资采购审核和督促发出物资的结算、收款等工作。1.4.3销售公司监事职责：主要履行自主物资采购和物资盘存、结算收款的监督工作。1.4.4销售经理职责：参与物资需求计划编制和具体负责发出物资的结算、收款工作。1.4.5内勤人员职责：物资需求计划、采购计划的汇总编制，计划执行情况的跟踪；物资收发、库管工作；建立客户发货登记台账，统计汇总报表；销售结算清单的复核、销售发票的开具和货款回收登记工作。1.4.6会计职责：采购物资的报销票据审核；物资入库、出库、结算开票、回款的审核监管；销售物资的收入记账及库存物资下账，销售成本与利润的核算。1.4.7出纳职责：`采购物资的资金支付，物资销售货款的存行记账工作。1.5本制度由总公司制定、修改，解释权归总公司。1.6本制度所称物资主要指销售公司用于经营销售的产品和商品。第二章物资采购入库管理销售公司物资采购入库管理包括：向总公司赊购物资（包括直发客户、直发销售公司仓库）管理，委托重庆聚锡物资有限公司（以下简称代购公司）代购物资管理、自主采购物资管理三种方式。2.1向总公司赊购产品管理：主要有直发客户和直销售公司仓库两种管理形式。2.1.1赊购产品直发客户管理：主要的业务环节是需求要货计划编制与审批、收货确认、收货登记等环节。2.1.1.1需求要货计划编制：由销售人员和内勤人员依据与客户签订的合同编制需求要货计划报销售公司总经理审批并加盖公章。内勤人员以电子邮件方式将总经理审批同意的需求要货计划（连同客户合同附件一起）报总公司生产计划部。2.1.1.2收货确认：总公司依据销售公司的需求要货计划，按内部流程审核，审核同意后将产品直接发到客户单位，收货确认由销售人员联系客户经办人员在发货单收货结算联上签字确认。总公司生产计划部调度人员将结算联用电子邮件回发销售公司内勤人员。2.1.1.3收货登记：由内勤人员依据客户收货结算联填制产品入库和出库单，并依据出入库审批意见登记产品入库出库保管台账和客户发货台账。2.1.2直发公司销售仓库赊购产品管理。主要的业务环节是需求要货计划编制与审批、收货确认、收货登记等环节2.1.2.1需求要货计划编制：由销售人员和内勤人员依据公司销售计划和工作会议安排决定编制需求要货计划，报销售公司总经理审批并加盖公章电子邮件方式将总经理审批同意的需求要货计划报总公司生产计划部。2.1.1.2收货确认：总公司依据销售公司的需求要货计划，按内部流程审核，通过后将产品直接发到销售公司仓库，收货确认由内勤人员在发货单收货结算联上签字确认，并将结账联返回总公司调度人员。2.1.1.3收货登记：由内勤人员依据收货签字联填制产品入库单，登记产品入库保管台账。2.2委托代购公司代购商品管理。主要涉及委托代购商品范围、代购流程等关键性业务环节。2.2.1委托代购商品范围的确定：是指总公司不生产和未批量贴牌生产或者定点采购的产品，且采购起点金额在一定标准以上的物资。起点标准：与总公司相邻区域销售公司（含广达公司、兴达公司、重庆片区、贵州汇仁公司）购买2万元以上的商品和非相邻区域（除相邻区域以外的地区）销售公司购买5万元以上的商品均纳入代购范围。代购选择决定：销售公司对所代购的商品要进行市场询价工作，由内勤人员和监事一起到所在地区市场进行询价，并将询价情况向销售公司总经理汇报，总经理再依据聚锡物资公司代购报价进行比较分析作出选择意见，同等品质和结算付款方式的前提下报价低于销售公司市场价格的，必须由代购公司代购；报价高于市场价格不纳入代购范围，须向销售公司执行董事报告并征得同意。2.2.2代购流程一是签订代购合同；由销售公司与代购公司签订代购商品合同。二是代购交货确认：代购公司按照合同将代购商品发到销售公司客户或仓库，由销售人员联系客户经办人在发货单结账联上签字确认或内勤人员在发货单结算联上签字确认。三是收货登记：对代购直发客户的，由内勤人员依据客户收货单结算联开具商品入库和出库单，并登记商品入库、出库保管台帐和客户发货商品台帐；对代购发销售公司仓库的，由内勤人员依据自己签字收货联开具商品入库单，并登记商品入库保管台帐。2.3销售公司自购商品管理。主要涉及自购商品范围确定、自购商品流程等关键性业务环节。2.3.1自购商品范围的确定：是指总公司不生产和未批量贴牌生产或者定点采购的产品，且采购起点金额在一定标准以下的物资或者不应代购的物资。起点标准：与总公司相邻区域销售公司（含广达公司、兴达公司、重庆片区、贵州汇仁公司）购买2万元以下的商品和非相邻区域（除相邻区域以外的地区）销售公司购买5万元以下的商品均纳入代购范围。2.3.2自购商品物资流程一是编制采购计划：由销售人员和内勤人员根据所需商品编制采购计划报销售公司总经理审批。二是签订采购合同：金额在1万元以上的或者可能涉及较大安全与质量问题的商品物资，采用比价或者招标方式选择供应商，应由销售公司与供货单位签订采购合同，合同须经监事审核通过后，报总经理批准后方可正式签署生效。三是具体商品采购工作：由销售公司监事或其他人员根据采购合同到供货单位采购商品。零星采购在销售公司总经理审批后由销售公司监事或其他人员当场采购，内勤人员不直接参与现场采购。四是收货确认：采购商品直接发到客户的，由内勤人员开具发货单（发货单一式四联：存根联、收货结算联、客户留存联、运输联），交销售人员；由销售人员联系客户经办人在发货单结算联上签字确认；采购商品交仓库的由内勤人员在发货单收货联上签字确认。五是收货登记：对采购直发客户的由内勤人员依据客户签收商品结算联开具商品入库和出库单，并登记商品入库、出库保管台帐和客户发货商品台帐；对采购入仓库的由内勤人员依据自己收货签字联开具入库单，并登记商品入库保管台帐。物资出库管理销售公司的商品出库主要指内勤人员保管的产品或商品销售出库和出库登记管理等业务内容。3.1商品销售出库管理：涉及销售合同签订、销售发货、收货确认、出库登记等业务环节。3.1.1销售合同签订：由销售公司销售人员草拟销售合同报监事审查，总经理审批后，与客户沟通无异议后，由销售公司与客户签订合同。需总公司批准的还需报总公司批准方可签字生效。3.1.2销售发货：由内勤人员依据销售合同开具发货出库单,由销售人员经办将商品或产品发到客户单位。3.1.3收货确认：客户经办人收货后在发货单结算联、运输联上签字确认。3.1.4出库登记：由内勤人员依据出库单登记商品或产品出库保管台账和客户发货台帐。3.1.5内勤人员应在当天登记入账，并做到账卡、账账、账实相符，不得遗漏。第四章物资盘存管理销售公司物资必须实行定期盘点制度，主要有盘存时间的规定、盘存人员的确定、盘存要求、盘存结果的处理等业务环节。4.1盘存时间的规定：每年盘存两次，期中盘存一次，年末盘存一次。期中盘存由销售公司自行安排，具体时间可以灵活安排；年末盘存按照总公司统一安排进行。4.2盘存人员及监盘人员的确定：期中盘存由会计或销售公司副总经理、内勤人员、监事参加。年末盘存按照总公司统一布置安排的人员确定。4.3盘存要求：所有参加盘存的人员必须在规定的时间完成盘存工作，盘存时必须实事求是，认真负责，不得走过场。盘存后必须填写好盘存表，由盘存人员和监盘人员签字。年终盘存汇总表应报总公司生产计划部统计员备案。对盘存中出现的物资盈余或短缺要如实反映，不得隐瞒。销售公司应按制度及时进行。4.4盘存结果的处理：盘存短缺由内勤人员全额赔偿，盘存升溢归销售公司，盘存短缺与升溢不得抵消。并由内勤人员和会计人员按照处理要求做好相应的物资保管台帐和会计核算账务的调整工作。结算管理销售公司物资结算管理主要指销售商品或产品的清理、销售发票开具、销售货款的回收等业务环节。5.1销售商品或产品的清理：由销售公司销售人员负责清理落实，将清理情况与内勤人员核对后报销售公司总经理审核确认；涉及总公司直发销售的再报总公司生产计划部复核。5.2销售发票开具：总公司直发销售的由总公司财务部开具销售发票交销售公司；销售公司自行经营的商品销售，由销售公司会计或内勤人员开具销售发票交销售人员。总公司开票后应及时将发票及清单扫描件由生产计划部以电子邮件方式发给销售公司留存。5.3销售货款的回收：由销售公司销售人员向客户办理收款。属总公司直发销售的货款由客户直接将款汇入总公司账户上，属销售公司自行经营的货款直接汇入销售公司账户上。销售公司任何人员不得私收货款或将货款挪为他用。5.4销售公司会计根据保管账、发票及清单对已发出产品或商品进行销售下账，结转销售成本，核算经营利润。处罚销售公司及人员违反上述管理规定，按照以下条款处罚：6.1需求要货计划未按要求编制，因误报或漏报给总公司或销售公司造成少结货款损失的，由销售公司责任人全额赔偿。给客户造成损失的，除赔偿损失外，并处责任人200—1000元/次的罚款。6.2盘存物资短缺由内勤人员全额赔偿。6.3销售公司人员弄虚作假等行为侵吞总公司或销售公司货款或利润的，由责任人全额赔偿，并处侵占所得5倍以上的罚款，涉及犯罪的依法追究法律责任。附件见附表。四川XX管业有限公司20附件：附表明细清单序号附表名称备注1×××公司申购计划2×××公司要货计划3×××公司采购入库单4×××公司货物发运单5付款通知单6费用报销单7出差费结算单8客户发货明细表应用软件程序文件9销售公司产品收发存汇总表应用软件程序文件精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档备品、配件、五金材料管理规程一、目的为维修设备和保证生产提供合格备品、配件、五金材料，确保备品、配件、五金材料的规范管理，本着有效、实用、强化管理的原则特制定本管理规程。二、适用范围 适用于公司五金库物资管理。三、职责设备维修主管：负责备品、配件、五金材料使用情况的统计和分析，提供其技术要求。综合维修人员：提供技术要求和设备备品、配件请购计划及请购手续，负责控制设备备品、配件消耗。五金库管理员：提供备品、配件、五金材料库存情况和通用物资请购计划及请购手续，负责备品、配件、五金材料的账面管理。物资采购员：提供入库凭证和合格的采购物资。物资使用部门：提供非通用物资请购计划、请购手续和齐全的领料手续。财务部：监督本规程的实施，负责备品、配件、五金材料盘点、账目数据的监督工作。四、内容1.库存管理1.1备品、配件、五金材料的存储1.1.1分类统一保管储备，有统一标识，做到摆放整齐、规范，不同性质、用途的产品不能混放在一起。1.1.1.1.31.1.41.1.5对备品、配件、五金材料质量有直接影响的包装袋（如灯具、精密件、易碎品、塑料制品等）不准随意拆除，避免造成划伤和进入灰尘。1.1.61.2备品、配件、五金材料的保管1.2.1对库存备品、配件、五金材料要进行定期或不定期检查，发现变质、损坏或超过保质期变质的不良物资（如粘得牢、油墨、溶剂、砂布等）采取报废等措施。1.2.2定期检查备品、配件、五金材料库存量，达到最低存储量的及时通知相关请购人员办理1.2.3每月与财务部核对账目进出及结存数据正确无误后，再根据正确的账目与财务部一起制作盘点表，然后共同对物资进行抽盘。1.2.4每年的7月和12月与财务部核对账目进出及结存数据正确无误后，再根据正确的账目与财务部一起制作盘点表，然后共同对物资1.2.5盘点中发现问题和差错，应及时查明原因，并进行相应处理。发现物资失少或因质量上的问题（如超期、受潮、变质或损坏等）需报废处理的，必须书面报告公司领导1.2.6库房管理员必须做好防火、防盗2.请购管理2.1请购单位职责2.1.1通用物资（如日光灯管、剪刀、油漆刷等）由库房管理员每月15号前做月计划并完成请购手续。2.1.2非通用物资（如贴标机色带、喷码机溶剂、2.1.3设备配件（如气缸、电磁阀、磁控管等）由综合维修人员计划并完成2.1.42.2请购方式2.2.1一般情况下采取请购单2.2.2请购物资相对而言属于单独的设备（如电子天平、磁力搅拌器等），用途为损坏性维修，金额较大（如智能崩解仪等）的和其它需要做情况说明的应采取请购报告2.3请购内容的填写2.3.1必须清楚填写请购单中要求的每一项2.3.2请购报告必须包含但不限以下内容：请购单位、请购时间和请购物资品名、规格型号、计量单位、用途、需用时间、请购数量，如有漏项物资采购员有权拒绝采购。2.3.32.4请购审批流程2.4.1采取请购单方式的，请购总价在300元以下的由请购部门负责人审核，设备管理部部长批准，请购总价在300元以上的由请购部门负责人审核，分管领导批准。2.4.2请购报告由请购部门负责人审核，公司领导批准。3.入库管理3.1入库时，库房管理员必须凭送货单、检验合格单、发票等为依据，办理入库手续，杜绝只见单据不见实物的现象（须提供合格证、使用说明书（或手册）或质保书的应随货同行，一并交予库房管理员）。3.2入库时，库房管理员必须当面查点物资的数量或重量、质量、规格型号等项目。3.2.1如发现物资3.2.2与请购单要求不相符的采购物资不得办理入库3.2.3因生产急需或其他原因不能形成入库的物资，采购员必须通知库房管理员到现场核对验收，未能现场核对验收的物资须设备管理部负责人签名确认后方可办理入库，否则不得办理入库3.3未经办理入库手续的物资不得与已入库物资混合放置。3.4已办理入