英文书信及信封格式详解

关于英文书信及信封格式详解第1页，讲稿共45页，2023年5月2日，星期三英文信封(Envelope)的寫法

（BlockFormat齐头式）寄件人姓名和地址收信人姓名和地址第2页，讲稿共45页，2023年5月2日，星期三英文信封(Envelope)的寫法

（右缩式IndentedFormat）寄件人姓名和地址收信人姓名和地址第3页，讲稿共45页，2023年5月2日，星期三※英文地址的寫法和中文相反，口訣：由小到大

(ex:號—弄—巷—路/街—城市—國家)第4页，讲稿共45页，2023年5月2日，星期三地址的书写顺序是由小到大:第一行写寄出信人的门牌号码，写街道名称;第二行先写县市、城镇名称，再写省或州名称，往右空两个字母的位置，再写上邮编。如果是寄往国外的信件，第三行写出寄信人所在国家的名称。第5页，讲稿共45页，2023年5月2日，星期三如要说明信件由何种邮路递送或信件为何种类别，一般在信封正面的左下角注明。航空

ByAirMail挂号

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PrintedMatter快件

Express内有照片

PhotoEnclosed第6页，讲稿共45页，2023年5月2日，星期三如信件需由别人或单位转交给收信人，则需在转交人前面加上C/O（careof）后跟转交人的姓名地址。如宋力托李娜转交一封信给李明，信封格式为：SongLiNo.1MiddleSchoolNantong,226000JiangsuLiMingC/OLiNaPekingUniversityBeijing,100871第7页，讲稿共45页，2023年5月2日，星期三如不需要邮寄，只需写上受托人和收信人的姓名即可。再用Bycourtesyof,Throughcourtesyof,Byfavorof引出所托之人的姓名。如：

LiMingBycourtesyofLiNa面交信(宋力本人当面交给收信人的信)：

SongLiPresent

第8页，讲稿共45页，2023年5月2日，星期三练习填写信封GeorgeWangwillwritealettertohispenpal(笔友),MikeClinton.Mike’saddress(住址)is:1025LongStreet,SanFrancisco,CA94101,U.S.A.AndGeorge’saddressis:23,Alley4,Lane130,Sec.IINankingEastRd.Taipei,Taiwan,R.O.C.Pleasewriteanenvelopeforhim.第9页，讲稿共45页，2023年5月2日，星期三GeorgeWang

23,Alley4,Lane130,

Sec.IINankingEastRd.

Taipei,Taiwan104

R.O.C.

MikeClinton1025LongStreet,SanFrancisco,CA94101

U.S.A第10页，讲稿共45页，2023年5月2日，星期三TheElementsof

EnglishLetterWriting

1.

信头Heading/Letterhead2.写信日期Date3.信内地址(收信人)InsideAddress4.称呼Salutation

5.正文BodyofLetter6.客套结束语ComplimentaryClosing7.署名Signature第11页，讲稿共45页，2023年5月2日，星期三Heading

信头包括寄信人地址（通常写在信笺的右上方）或某公司的名称、地址、电话、电传、传真、邮编、电子信箱地址或网址等。

第12页，讲稿共45页，2023年5月2日，星期三Date日期应写在寄信人地址下方，表达方式各不相同。通常英式按日/月/年的顺序，而美式按月日年的顺序。注意：年份写全，不可省略；月份用英文单词表示，不可用数字替代（一般信函可缩写，较正式的公函需写全）；日期用阿拉伯数字基数词表示即可，如May7,2006;23September,2005第13页，讲稿共45页，2023年5月2日，星期三Rewritethefollowingdateforstandardbusinessletters

6/5/0610-9-068June2006Oct.28,06Jan.13.2006第14页，讲稿共45页，2023年5月2日，星期三InsideAddress信内地址应写在信笺左上方，与信封上的地址完全一致。第一行写收信人姓名（称呼语+全名）；商务信函中还需另起一行写出职务；收信人地址应确切完整。第15页，讲稿共45页，2023年5月2日，星期三Arrangethefollowinginformationintoletterheadorinsideaddress:China/Beijing100021/BeijingMetal/President/LinFang/Eastlane/234LinFangPresidentofBeijingMetal234Eastlane,Beijing100021China第16页，讲稿共45页，2023年5月2日，星期三Salutation称呼应写在信内地址下，其左边要与信内地址第一行对齐。英文书信的称呼一般都是以Dear…或Mydear…开头的。1.亲近熟悉的人:Dear/Mydear+称呼或名字。2长辈、关系一般、不相识：Dear+“先生/女士/教授”3机关、团体、公司、工厂或学校：DearSirorMadam,ToWhomItMayconcern.有时直接用Gentlemen(复数)。第17页，讲稿共45页，2023年5月2日，星期三Body语言要得体，简单明了，措词礼貌。称呼下面隔一两行开始写正文。一般说来，开头直接表达写信的目的，中间对目的具体说明，结尾表达希望祝愿等。第18页，讲稿共45页，2023年5月2日，星期三ComplimentaryClosing开头字母要大写，末尾用逗号。结束语也称敬语，使用时也应因人而异，取决于发信人与收信人之间的关系或熟悉程度。1.家人亲戚:Yourlovingmother/son/brother;Yourslovingly,Withlove,Allmyloveetc.2.长辈或一般朋友：Yoursrespectfully/sincerely,Yourstrulyetc.3.机关、团体、学校等：Yoursfaithfully/sincerely,Yourstrulyetc.

第19页，讲稿共45页，2023年5月2日，星期三結尾的部份第20页，讲稿共45页，2023年5月2日，星期三Signature写信人要在结束语下面签名，以表示对信件中的全部内容负责。签名最好是写信人的亲笔，手写后可附打印的全名。第21页，讲稿共45页，2023年5月2日，星期三Blockformatxxxx(letterhead)June3,2005(date)xxxx(insideaddress)Dearxx,(salutation)Wereceivedyourxxxx(body)Yourssincerely(complimentaryclose)XX(signature)Joe(printedname)

第22页，讲稿共45页，2023年5月2日，星期三ModifiedFormat

xxxx(letterhead)June3,2005(date)xxxx(insideaddress)Dearxx,(salutation)Wereceivedyourxxxx(body)YourssincerelyXX(signature)Joe(printedname)第23页，讲稿共45页，2023年5月2日，星期三Practice格式：齐头式/混合式信头：本人名字和地址封内地址：美国纽约市第50大街10号Harper&Row出版公司邮编：NY10022写信日期：实际日期信文内容：从朋友处看到《成功沟通的秘决》一书。为提高沟通水平欲购一本。请出版商尽快告知购买方式希望9月底收到此书第24页，讲稿共45页，2023年5月2日，星期三书信书信是一种应用非常广泛的应用文形式之一。英文书信的种类很多，但可以把它们归为两大类，一类是私人书信（personalletters），另一类是商务书信（businessletters），例如：申请信、求职信、推荐信、证明信、感谢信等。英文书信的书写有一定的格式。一封完整的书信应包括寄信人的地址和日期；收信人的姓名和地址；称呼、正文、结尾和签名第25页，讲稿共45页，2023年5月2日，星期三TwoletterformsWriting—PracticalWriting第26页，讲稿共45页，2023年5月2日，星期三Writing—PracticalWritingDearSir/Madam,I’mwritinginresponsetoyouradvertisementforaPA/SecretarytotheManagingDirector.…AlthoughIdidnothavetotravelinmypreviousjob,Iwouldbeverywillingtodoso.Iwillbeavailableforinterviewatanytime,andlookforwardtohearingfromyou.Yoursfaithfully,WilliamJeremySmithPeaceHotelLingGongRoad1818Beijing,ChinaMailboxNo.23,GXuniversityNanning,Guangxi,China27Jan,2008缩进式发信人地址及发信日期收信人姓名和单位地址第27页，讲稿共45页，2023年5月2日，星期三Writing—PracticalWritingDearSir/Madam,I’mwritinginresponsetoyouradvertisementforaPA/SecretarytotheManagingDirector.…AlthoughIdidnothavetotravelinmypreviousjob,Iwouldbeverywillingtodoso.Iwillbeavailableforinterviewatanytime,andlookforwardtohearingfromyou.Yoursfaithfully,WilliamJeremySmithCompactSystem96RosewallDrive,Southtown,SO34BTMailboxNo.23,GXuniversityNanning,Guangxi,China27Dec,2007齐头式第28页，讲稿共45页，2023年5月2日，星期三书信题的写作方法：（一）信封格式：名字、信箱、地域范围由小到大，写在右下角（与我们相反）。（二）信纸格式：日期：本月份的缩写称呼（后面的标点是逗号,冒号）:DearSirorMadam,Towhomitmayconcern,

正文：空4个字节或者顶格写，段与段之间空行）签名：sincerelyyours第29页，讲稿共45页，2023年5月2日，星期三书信写作的五点要求：1、开门见山说意图2、咨询/建议1、2、3、3、不同内容可分段4、感谢客气不可少5、期待回信成老套第30页，讲稿共45页，2023年5月2日，星期三（三）开头段：1、告知对方你的身份（假如对方不认识你）DearSir/Mr.Smith,Iwasastudentatyourcollege,enrolledinPhilosophyDepartment./Iama…atyour…/Iama…atyourcollege,enrolledinthe…course./Mynameis…,Iam…第31页，讲稿共45页，2023年5月2日，星期三2、问候收信人（假如他/她是你的朋友）DearTom,Hello/Hi.Howareyou?/Ihopeeverythingisfine./Howarethingsgoingwithyou?/Howareyougettingonin/gettingalongwith…..?第32页，讲稿共45页，2023年5月2日，星期三3.解释写信的原因（1）致谢：

ThankyouforyourletteraboutstudyinginCanada./IamwritingtotellyouhowgratefulIamfor…/Iwouldliketothankyoumostsincerelyfor…第33页，讲稿共45页，2023年5月2日，星期三（2）抱怨：

Iamwritingtocomplainaboutthepoorserviceatyourdining-room./Iwishtomakeacomplaintabout…/Iamwritingtodrawyourattentionto….第34页，讲稿共45页，2023年5月2日，星期三（3）致歉：

IamwritingtoyoubecauseIamunableto…./Iamterriblysorrythat…./Iwouldliketoexpressmyapologiesfornotbeingableto….第35页，讲稿共45页，2023年5月2日，星期三4）询问：

Iwouldliketoobtain/request/seek/inquiresomeinformationabout…/Iamwritingtoaskifyoucandomeafavor./Iwouldlikesomedetailedinformationon/about….第36页，讲稿共45页，2023年5月2日，星期三（四）结尾段：

1、发出请求

（1）Pleasegivethismatteryourimmediateattention.

（2）Iwouldverymuchappreciateitif……assoonaspossible.

第37页，讲稿共45页，2023年5月2日，星期三2、提供帮助

（1）Ihopethese……willbehelpful,andpleasefeelfreetocontactmeformoreinformation.

（2）……willbetakingresponsibilityforyouandifyoushouldneedanyassistance,she/hewillbepleasedtohelpyou

第38页，讲稿共45页，2023年5月2日，星期三3、 再次表示歉意或感激（1）Thankyouforyourkindassistance.（2）Pleaseacceptmyheartfeltthanksanddeepestgratitude,nowandalways.（3）IamsorrythatIcannot……,andtrustthatyouwillunderstand.（4）Inaddition,letmeapologizeforanyinconvenienceImayhavecaused.（5）Onceagain,Iamsorryforanyinconveniencecaused.第39页，讲稿共45页，2023年5月2日，星期三4、 期盼回信：

（1）Ilookforwardtoyourpromptresponse.

（2）Lookingforwardtoapromptreply,

（3）Iexpecttohearfromyouverysoon.

（4）Ihopetoreceiveyourreplyshortly.

第40页，讲稿共45页，2023年5月2日，星期三

1.

给JohnBrown先生写一封短信．内容：已收到他３月１２日的来信．请他于本月２５来我公司，讨论合作细节．请他将航班告诉你．你公司的李小姐将去机场接他．

24thMarch,2000DearMr.JohnBrown,Thankyouverymuchforyourletterdated12thMarch.Couldyoucomeovertomycompanysothatwecandiscussthedetailsofourcooperation?Ifyes,pleaseinformmeofyourflight.IhavearrangedforMissLiofmycompanytomeetyouattheairport.Wishyouapleasantjourney.

Yourssincerely,WangDeming第41页，讲稿共45页，2023年5月2日，星期三

2.Directions:Forthispart,youareallowed30minutestowriteaLetterofApology.

Youshouldwriteatleast120wordsfollowingtheoutlinegivenbelowinChinese:1.表达自己对晚交论文一事的歉意。

2.说明未能按时交论文的原因。3.表示自己将尽快把论文补交上并表示以后将按时交作业。●审题概述●这是一封道歉信，写的时候要遵循道歉信的一般模式：开篇直奔主题，然后说明原因，最后提出可能的补救措施。第一段，对晚交论文及对此造成的后果表示歉意；第二段，说明理由（可信的理由，而不是随便应付老师的借口）；第三段，表示尽快完成论文。第42页，讲稿共45页，2023年5月2日，星期三【范文】

ALetterofApology24thOct.,2008DearMr.Wang,①Iamwritingtoapologizeformylatehomework.Thepaperwhichyou②assigned

touslastMondaywas③duethisFriday,buttomyregret,Ihaven’tevenstartedityet.Ifeelreallysorryfornothandinginthepaperontimeand④fortheinconvenience