公司物资采购管理制度

公司物资采购管理制度第一章总则第一条为了规范XXXX公司的物资、设备采购管理工作，完善物资、设备采购管理监督机制，保证物资设备采购管理工作规范、廉洁、高效运作，降低生产经营成本，增加采购工作的透明度，实现资源共享，制定本办法。第二条适用范围：公司工程建设、运营所需大型设备及维修工具、运营消耗品的物资采购工作。第二章采购运作方式第三条服务商选择各项物资采购必须遵循“公开、公平、公正”和“集体采购、坚持保证质量、价格合理、储运经济、批量优惠的原则，做到“货比三家，价比三家、择优选购”的原则，选定符合使用要求、性价比较高的物资设备。物资采购应遵循XX中泰公司（以下简称总部）及XXXX公司采购规则。优先选用总部服务商市场准入名单中企业，对比入选服务商准入商品的质量、价格、售后服务、服务态度等，择优选择信益较好、质量可靠、服务较好且在总部已被评优的服务商。第四条物资采购形式物资采购根据实际情况可采用公开招标、邀请招标、询标竞价、询价谈判、认质认价、商务关系存续等六种工作方式选定供应商。其中公开招标、邀请招标、询标竞价为招标采购(结合公司工程合同和物资采购合同管理办法合并实施)；询价谈判、认质认价、商务关系存续为非招标采购。第三章采购管理第五条物资采购实行计划管理,严格按审核确定的设计图纸、材料表及施工用料计划进行采购。工程技术部提交确认的设计图纸、材料表等相关资料经部门领导及主管领导签字。经营计划部库管员平衡现有库存资源，杜绝积压和浪费，修证采购计划表上报部门领导及副总经理，待同意后报总经理审批。第六条急需物资采购工作经相关领导批准后，允许建设及生产部门自行采购少量急需的材料，使用部门采购完毕后需到经营计划部补办手续，提交审批的《材料采购审批单》（见附件55）由经营计划部办理《入库》，同时使用部门填写《材料领用审批单》等相关手续，采购费用转交经营计划报销。第七条物资采购信息管理采购资源信息库实行滚动优选，动态管理。经营计划部汇总物资采购《材料采购审批单》，建立台账。公司物资采购的价格以XX中泰公司的采购资源信息库作为参考依据。每年对公司项目的物资采购情况进行统计分析，以规范公司的采购行为。第八条采购申请时间申请采购计划按月度申报，每月25日前上报材料采购审批单统一进行材料采购。依批准的投资项目、日常及运营维护材料的费用总控制进行物资采购。第九条采购办理依审批的《材料采购审批单》进行物资询价工作、采购合同会签，审批通过由经营计划部独立完成采购工作。物资采购合同由使用部门、财务资产部、经营计划部、主管领导、总经理等审签通过；依据签订购销合同经营计划部组织相关部门、人员验收，验收合格后依据发票填写《付款申请》（见附件54）、《报销单》等报送财务资产部办理付款。计划外投资项目物资采购：增加的投资项目物资采购需经公司总经理及总部审批，项目通过后（依审批文件）工程材料设备采购计划需使用前1个月申请采购（如需特订加工的材料、设备请使用部门结合施工计划适时申请）。第十条采购合同管理1、订立合同应符合《合同法》及相关法律、法规，应严格履行规定的程序，合同技术条款由使用部门根据实际情况确定采购材料制备的要求，采购部门一般应采取书面合同形式；2、合同履行由经营计划部及使用部门监督实施，使用部门如出现不能或不能完全履行时，应及时通知经营计划部或公司，及时采取措施减少损失。经与供应商协商一致，同意变更合同实质性条款应形成补充合同；解除原有合同，应报请公司同意；3、物资设备、材料等采购过程中形成的文件材料必须规范。各项内容要真实、准确、完整。采购活动必须形成的重要文件材料，应由业务部门专人负责及时归档备案。第五章物资验收、保管管理第十一条物资的验收由采购部门、使用部门、财务资产部共同进行，由采购部门填写《采购物资入库单》（见附件56），使用部门和财务资产部签字，如发现数量短缺，假冒伪劣，质次价高等问题，库房不予接收，财务不准报销，由经办人员尽快办理退料索赔等工作。如库房办理验收入库1个工作日内使用部门或监证部门无提出异议，视为物资验收符合要求且合格。第十二条物资到达指定地点（库房）采办人员、库房管理人员会同供应商对收到的物资进行逐一检查，核对到货清单的物资名称、规格、型号、数量（件数、吨位）及随机技术资料是否一致，库房作好物资到货接收记录。第十三条对于公司采购和施工单位采购的材料，即使具备有效的合格证，工程部牵头应组织专人进行抽查和试验，以确保工程质量。第十四条对于设计图纸上的设备、材料的型号、规格等不够明确的，工程部人员在设计交底时及时询问设计单位，以免预算和材料计划失误。第十五条物资到达指定地点（库房）库房管理人员必须与送货人员或供应商按照清单（《采购合同附采材料表》）及装箱单共同验收，进行外观检查，验尺或清点数量、核对出厂产品检验报告（合格证），检验是否符合使用相关技术性能，确认无误后方可办理入库。第十六条主要设备及施工主材的检验内容：1、标准大型设备、仪表的厂家图纸、说明书、使用鉴定、装箱单、合格证是否齐全，附属设备零部件的配套情况等；2、金属材料的规格、尺寸、材质、机构性能，特殊要求的分析，试验合格证，出厂的炉号、批号和日期等，以及有无损伤，严重锈蚀及严格变形；3、阀门、管件、容器的型号、规格、材质、压力及严密性试验记录；4、电气产品的绝缘是否良好，绝缘电瓷有无破损，电缆端头密封是否符合要求等。第十七条物资验收后，库房管理人员应做好物资验收记录，根据现场库房条件对实物分类摆放，挂好料签，依据申请部门《材料采购审批单》及验收情况进行登记上账。如采购实物物资与原申请采购物资发生变化时，使用部门应补签《材料采购审批单》或《材料领用审批单》（见附件53）并附说明调整原因。如申请支付施工单位包干工程费用时需有工程详细计量表或签证。第十八条对引进到货物资（设备、材料）的验收，在供应商或代理商及聘请的商检人员未到前，一律不准开箱或拆开包装，要保持原状。库房管理人员接货只按件数和外观验收，给送货人员签发书面接受合同。第十九条物资入库验收中，发现物资名称、规格不符、数量短缺、质量残次或损坏、资料不全等，库房管理人员应及时向经营计划部反映，由采办人员通知有关供应商进行处理。第二十条库管账务处理做到“日清月结”，账面字迹工整、整洁，做到料、帐、卡﹑资金四对口，报表数字准确及时。第二十一条库管人员对所保管的物资要定期检查、保养，露天存放的物资做到下垫上苫，易燃易爆物资要远离火源，挂上危险标记，库房要整洁，达到货架无灰尘，料厂无垃圾，库存区无散失废旧物资。第二十二条对物资外观检查有疑义或有关要求必须进行无损检和试验的物资，使用部门及采办人员按规定取样委托有资格的质检单位进行相关项目复检，复检后其结果应保留备案并通知采办人员。第二十三条复检后的数据、资料、库管要认真核对，并将其结果填入材料检验记录或器材验收记录。第二十四条经检验物资符合技术要求时，库房管理人员在器材入库存单上签字或盖章认可或放行到施工（生产）中。属不合格的物资挂好标识单独存放，填写不合格品种表。第七章出库管理第二十五条物资出库原则上实行先进先出，按程序发放，做到手续齐全，发放无误。第二十六条库房管理人员应定期组织计划、财务、保管人员对账，做到账目准确、账物相符。物资出库发放应严格履行程序，库房管理人员要严格按审批的项目物资计划材料表及《材料采购审批单》，审查材料领用部门出具的《材料领用审批单》上的材料名称、规格、型号等，检查填写是否齐全，经主管领导审批后确认无误后方可发放，并做好详细的记录。第二十七条原材料出库时需经财务部门检验。第二十八条所有单项工程物资必须有详细的使用记录，汇总、统计单项工程实际用量。第二十九条所属单位应根据物资采购计划组织供应，需要进行安装或售后服务的，应安排服务人员到达现场，对生产急需和需要送货的物资应组织配送。所属单位应当跟踪物资供应情况，对供应过程中出现的问题及时协调解决。第三十条公司定期开展调剂余缺，盘活库存物资，加快周转，减少积压和闲置物资。第三十一条对积压物资，应通过调剂、代用等措施加以利用或上报经营计划部领导采取其他合理措施。第三十二条采购物资库房管理人员建立生产、维修材料台帐，台帐以工程项目为单位分别设置，按预算量、供应量和消耗量（包括设计变更数）记载，按月编制报表，各种材料资料必须齐全准确，做到项目全、内容清、数量准，并附有使用分析说明，如为项目工程材料在工程项目结束后10个工作日内报经营计划部及公司主管领导，材料主要品种钢材、管材、管件、阀门、燃气表等原材料。第三十三条库房管理人员（生产物料管理人员）根据工程（生产）进度情况，进行分析物资消耗和使用情况，采购物资质量，价格情况，库存结构和库存积压情况，同时分析物资节约和经济效益情况。第八章退库管理第三十四条所有项目在竣工验收完成后，必须由领用申请部门协同施工单位清点、核查无误后至材料管理部门办理退库手续，7日内完成。库房管理人员结合项目实际完成量核对、确认后办理退库手续。第九章报废管理第三十五条物资报废条件：1、设备（备件）的主要结构、主要部件已经损坏，虽经修理，技术能力达不到最低生产使用要求和不能保证安全生产的；2、修理费用高，在经济上不如更新合理的；3、设备（备件）老化，技术性能落后，耗能高、效率低、经济效益差，无改造价值的；或因磨损、腐蚀、事故或其他灾害使设备严重损坏，无法修复的。4、物资报废程序：材料、在用设备（备件）的报废，由使用部门附明报废原因提出申请，由有关技术人员进行技术鉴定同意后，由财务部门审核其经济，最后报送公司主管领导审批，经主管领导审批后方可实施。经审批同意后的报废设备送至库房统一存放，