客人来访会务接待流程及标准

客人来访会务接待流程及标准

客人来访会务接待流程及标准为了树立集团良好形象，提高工作效率，我们制定了以下的会务接待标准。本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则，我们希望能够给客人留下良好的印象。适用范围：该标准适用于集团各部门因业务发生的各种会务接待工作。管理：综合部为集团接待工作的归口管理部门，负责协调相关部门接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调、物业公司落实接待任务，提供后勤保障。集团各部门在接到重要来访预约后，首先报综合部备案，并协助拟定接待计划。对于需要集团领导出面、综合部协调的重要接待，应提前2天告知综合部。计划与准备：在接到集团领导通知或相关部门来访预约时，物业公司应了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、目的和要求等。在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准。综合部根据来宾情况按计划通知公司相关部门，通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。因特殊会议需要，综合部负责准备安排会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备、电子屏、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员，安排摄影摄像等，物业公司需积极配合，完成任务。会前的准备标准：1、会场物品摆放标准（所有会议准备工作必须在半小时前准备完毕）待参会人数确定后摆放桌牌，桌牌摆放要正，并配齐相应椅子，椅子摆放在会议桌前并与会议桌保持约为一人的距离，椅子左右之前的摆放距离要均匀约为一人距离，椅子摆放完毕后竖看要成一条直线。桌牌定位后，矿泉水成45度（标签正对落座人员）摆放在桌牌右侧，后依次摆放玻璃直杯及茶杯，杯把朝右，桌牌左侧摆放香巾碟及香巾，香巾碟上方与桌牌上方在一条水平线上。根据椅子的位置在会议桌上摆放稿纸，稿纸摆放在每个椅子的正中间位置，稿纸正中间摆放接待明白纸，稿纸底边与桌子的底边成一条水平线，笔放在稿纸右侧，笔尖朝上。纸巾盒根据两人一盒的标准，摆放在两人话筒麦克正中间。话筒固定在桌面上，话筒麦克方向角度一致摆在同一侧方向。如有吸烟客人，根据需要摆放香烟及烟灰缸，香烟及烟灰缸摆放在茶杯右侧，与桌牌在同一水平线。2、会场设备设施的准备标准检查照明是否正常，灯具是否全部完好，有损坏的及时上报维修。会议前提前检查音响设备是否完好，话筒音量调节适中，并检查无线网络是否正常使用。投影设备必须在会议开始前进行检查，确保完好无损，并且通讯连接电脑，全部调试到位。会议室内的空调必须正常运作，会场温度应该设定在规定的范围内，夏季不高于23度，冬季不低于26度。会场及周围环境的卫生必须符合标准。会议室必须进行彻底清扫，会议桌必须干净无手印和水渍，椅子必须无灰尘和毛发，桌子抽屉必须无杂物无灰尘。会议室死角的卫生必须清洁到位，窗台必须无灰尘，墙角处必须无蜘蛛网，墙面必须干净无灰尘。地板必须打蜡，地上必须无杂物无脚印，地板必须干燥无水渍。会议室内的网线及投影电源线必须摆放整齐，不允许杂乱避免绊倒客人。会议室外的卫生间必须干净无异味，并摆放卫生间指示牌。会议室外环境的卫生必须由专人清洁保持，地面必须明亮无脚印，垃圾桶及痰桶必须干净，加强巡视随时清理。在客人到达后，迎宾人员必须面带微笑，对所有来开会的客人都使用礼貌用语“您好”“上午好”“下午好”。主要领导到达后，有专人引领到领导座位，并进行拉椅服务。客人到达后，进行倒水服务，倒水时动作要轻，不要发出太大的声响，一般都由两人在会议桌两边同时倒水，倒完水后立即返回，并在会议室门口处站立观察会场动态。盯会者必须大脑精神集中，观察领导及每一位客人的动态，从客人眼神或动作中领会客人需求并及时上前询问解决。会议进行中，盯会人员根据会议议程，提前将要讲话人的话筒打开，并将话筒对准讲话人。开始使用投影汇报时，要关闭投影幕布前的灯，使会场的灯光变为投影模式，汇报结束后，要立即打开幕布前的灯，改为正常模式。根据客人大部分喝水情况，约为15分钟添一次茶水。若主要领导喝水较快还不到倒水时间，可根据情况先给领导添水。若大部分客人刚进会场喝水较快，可以根据情况全场提前倒水。烟灰缸有3个及3个以上烟头或者有水果干果皮，要及时更换烟灰缸。主要领导香巾若使用要及时更换。所有更换的物品都按照先宾后主的原则进行。会议期间可根据会场情况适当的调节空调温度，会场温度不能过低或过高。若抽烟人数多，烟味大，可将窗户打开1-2扇通风，使会议室内空气保持流通。会议期间，若领导有重要事情要谈不需要会议服务，服务人员应倒完水后退出会议室在门外等候。会议快结束时，提前安排部属送客人员站门，提前做好工作。会议结束后，应立即将所有会议室的门打开，热情送客，并使用礼貌用语“请慢走”。同时，盯会人员要给领导拉椅，以显示我们的周到服务。客人离开会议室后，应立即查看会议室是否有客人遗留物品。若发现遗留物品，应及时通知客人。如果不清楚是哪位客人的物品，可以与经理办联系帮忙转交。会议结束后，应立即清理会场物品，打扫会场卫生，关闭设备设施，并锁好会议室门，以确保会场的安全和整洁。在接待来宾时，应注意仪表得体，面容清洁，衣着得体。举止要稳重端庄，从容大方。言语应温和礼貌，态度诚恳热情，不卑不亢。迎接来宾时，要注意把握迎候时间，提前等候在公司门口或车站机场。接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序，以显示我