水泥有限公司文件管制作业程序标书

xxxx水泥有限公司文件管制作业程序 文件编 号 第 2版制订单位：xxxx研磨厂总务组修订日期：生效日期： 核准后分发单位 总公司xxxx研磨厂√总经理室√制造组√业务处√栈务组√总务组√品管组√会计组xxxx水泥有限公司xxxx研磨厂总务组文件编号121－P－001标题文件管制作业程序页 次共16页第1页制订日期xxxx年7月17日版别2.0修订日期xxxx年9月1日目 录＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝1、目的22、适用范围23、名词定义24、权责区分25、作业程序26、附则157、参考资料158、附件15-16核 准复 核主 办 xxxx水泥有限公司xxxx研磨厂总务组文件编号121－P－001标题文件管制作业程序页 次共16页第2页制订日期xxxx年7月17日版别2.0修订日期xxxx年9月1日1.目的： 建立质量、能源、环境及职业健康安全管理系统文件之管制程序，确保本公司之质量、环境及职业健康安全管理系统能有效执行。2.适用范围：适用于本公司质量、能源、环境及职业健康安全管理系统文件之管制，本程序对文件表单编号、文件之制订、修订、颁行、废止、归档、储存、保管期限及审查等均加以规定，以确保文件之有效性。 3.名词定义：3.1文件：系指执行与本公司质量、能源、环境及职业健康安全管理系统有关之M、P、W、R、S类文件如5.1.2.2节所述之手册、作业程序、作业标准、操作说明、工作说明书、图面、表单规格．．．等。

3.2单位：在总公司为处、室，在制造厂为组。 3.3制订日期：系指文件原始制订日期。3.3.1封面改版，封面及内页之制订日期仍为原始制订日期。3.3.2文件内页如因修订而增加页数，则增加之页之制订日期以该页之生效日期填入，免填修订日期栏。3.4生效日期：系指整本文件最新版别之生效日期。3.5修订日期：系指文件修订页次之生效日期。 4.权责区分：4.1总务组为文件管制中心负责M、P类文件之管制。 4.2各单位负责W、S类文件之管制。5.作业程序：5.1文件编号规则(规格类除外)：5.1.1编号说明：文件编号共七码，其中单位码为３码、文件性质为１码、流水号为３码，详下表：─────────────────────单位代码文件性质 流水 号5.1.2各项代码说明：xxxx水泥有限公司xxxx研磨厂总务组文件编号121－P－001标题文件管制作业程序页 次共16页第3页制订日期xxxx年7月17日版别2.0修订日期xxxx年9月1日5.1.2.1单位代码对照表：表一：总公司之单位代码对照表代码单位名称代码单位名称代码单位名称代码单位名称011总经理室041业务处021稽核室031会计组表二：xxxx研磨厂之单位代码对照表121总务组131制造组141品管组151栈务组5.1.2.2文件性质码：一位数，详下表代码说 明Ｍ表示为手册(如质量手册、能源、环境/职业健康安全管理手册)Ｐ办法(如处理办法)程序(如作业程序)规则(如工作规则)Ｗ表示为工作说明书、作业标准、操作说明Ｒ表示为作业表单(均列入Ｐ类或Ｗ类文件之附件)Ｓ表示为规格(操作规格、产品规格、设备规格)、图面5.1.2.3流水号：由制订单位自行编列。(例如001...999)5.2文件之制订、修订、颁行、废止及申请补发流程：5.2.1文件之制订、颁行： xxxx水泥有限公司xxxx研磨厂总务组文件编号121－P－001标题文件管制作业程序页 次共16页第4页制订日期xxxx年7月17日版别2.0修订日期xxxx年9月1日5.2.1.1M、P类文件：责任者流程说明表单

(1)衡量本单位或相关单位管制文件制订制订单位起草主办 业务运作，主办起草文申请单(附件一)编撰 件内容及填写「管制文 件制订申请单」。 制订单位单位主管 复核 其它权责 单位会审(1)对文件内容表示意见。 厂长/管理者代表复厂长/管理者代表复核 (1)厂内所制订文件须先厂长/管理者代表 经厂长复核。 协理(1)协理或总经理认为需要 协理复核时，得召集相关单位讨论。 (2)依第5.13节办理。 总经理核准总务组文件影印(1)填写「管制文件分发一管制文件分发一览表」。览表(附件二)(2)按管制文件分发一览表 表列单位(人员)份数影印 文件。 (3)填写「管制文件分发单」。管制文件分发单 (附件三) (1)影印文件于每页加盖红 总务组文件管制章色管制文件戳记（如图一） 表示为核可后正式文件。 (1)于「管制文件分发一览管制文件分发一总务组编号登录表」上登录编号。 览表(附件二) (1)核可后正式文件发送各管制文件分发总务组原稿颁行单位。 一览表(附件二)存档(2)文件原稿存于文件管制 中心存查。 (3)受分发单位收到文件时管制文件分发于「管制文件分发单」单(附件三)

上签章。xxxx水泥有限公司xxxx研磨厂总务组文件编号121－P－001标题文件管制作业程序页 次共16页第5页制订日期xxxx年7月17日版别2.0修订日期xxxx年9月1日XXXX处(组室)图一.管制文件章5.2.1.2W.S类文件： 责任者流程说明表单(1)衡量本单位或相关单位管制文件制订申请制订单位起草主办 业务运作主办起草文件单（附件一)编撰 内容及填写「管制文件制订申请单」。 制订单位单位主管 复核 其它权责会审(1)对文件内容表示意见。 单位 (1)厂长或协理认为需要时， 厂长/协理核准得召集相关单位讨论。 (2)依第5.13节办理。 (1)填写「文件分发一览表」。文件分发一览表制订单位文件影印 (附件四) (2)按「文件分发一览表」表列单位(人员)份数影印文件。 (3)填写「管制文件分发单」管制文件分发单 (附件三) (1)影印文件于每页加盖红色制订单位文件管制管制文件戳记（如图一） 章 表示为核可后正式文件。 ┌────┐(1)于「文件分发一览表」上登 文件分发一览表制订单位│编号登录│录编号。(附件四)└────┘ xxxx水泥有限公司xxxx研磨厂总务组文件编号121－P－001标题文件管制作业程序页 次共16页第6页制订日期xxxx年7月17日版别2.0修订日期xxxx年9月1日颁行(1)颁行制订单位原稿单位指定人员。(附件四)存档(2)文件原稿存于制订单位 存查。 (3)各单位指定人员收到文 管制文件分发单 件时，须于「管制文件(附件三) 分发单」上签章。 5.2.2文件之修订、颁行：5.2.2.1M、P类文件： 责任者流程说 明表单┌────┐(1)由申请单位负责修订起管制文件修订申请单申请单位│起草主办│ 草主办并填写「管制文(附件一)│编撰│ 件修订申请单」。 └────┘(2)修订时以页次为单位进 行修订，修订次数未达 十次或仅修订表单时均 不必修改封面版次，惟 修订内容幅度过大时得 更改封面版次。 (3)封面版次更改时应重新发行。 ┌────┐ 申请单位│单位主管│ │复核│ └────┘ 原制订单┌────┐(1)对文件修订内容表示意 位及其它│会审│见。 权责单位└────┘ 厂长/管理者代表复核厂长/管理者代表复核 经厂长复核。厂长/管理者代表 (1)协理/厂长或总经理认为需 协理复核要时，得召集相关单位讨论。协理复核副总经理 (2)依第5.13节办理。

核准核准总经理文件影印(1)填制「管制文件修订记文件影印总务组录表」。 记录表(附件五)(2)调出该「管制文件分发 一览表」，依上列单位份 数影印修订之该页及「管 制文件修订记录表」。 (3)填写「管制文件分发单」。管制文件分发单 (附件三)xxxx水泥有限公司xxxx研磨厂总务组文件编号121－P－001标题文件管制作业程序页 次共16页第7页制订日期xxxx年7月17日版别2.0修订日期xxxx年9月1日文件管制章(1)影印文件于每页及文件 总务组 修订记录表加盖管制文 文件管制章 件红色戳记，表示为核 可后正式文件。如封面 重新影印时亦应加盖管 制文件章。 ┌────┐(1)将文件原稿中修订之页 总务组│文件原稿│更换。 │更换│(2)将「管制文件修订记录 └────┘表」加入于原稿封面后 存档。(3)更换之旧文件加盖作废┌───章(如图二)保留存查。 │ │┌────┐(1)核可修订文件及管制文 总务组│颁行│ 件修订记录表发送各 存档└────┘ 单位。 ┌────┐(1)收到文件时，须于管制管制文件分发单收文单位│更换原核│ 文件分发单上签章，同(附件三)│可文件│ 时将旧文件交由总务组└────┘销毁。(2)将原核可文件修订之页 及管制文件修订记录表 作废 更换，第一次修订时管 作废制文件修订记录表自行 加入于封面后。 图二.作废章5.2.2.2W、S类文件： 责任者流程说 明 表单┌────┐(1)由申请单位负责修订起管制文件修订申申请单位│起草主办│ 草主办并填写「管制文件请单(附件一)│编撰│ 修订申请单」。 └────┘(2)修订时以页次为单位进 行修订，修订次数未达 十次或仅修订表单时均 不必修改封面版次，惟 修订内容幅度过大时得 更改封面版次。 (3)封面版次更改时应重新发行。xxxx水泥有限公司xxxx研磨厂总务组文件编号121－P－001标题文件管制作业程序页 次共16页第8页制订日期xxxx年7月17日版别2.0修订日期xxxx年9月1日┌────┐ 申请单位│单位主管│ │复核│ └────┘ 原制订单位及┌────┐(1)对文件修订内容表示意 其它权责单位│会审│ 见。 └────┘ 核准(1)厂长或协理认为需要时，核准厂长/协理得召集相关单位讨论。 (2)依第5.13节办理。 ┌────┐(1)填写「管制文件修订记管制文件修订记录表制订单位│文件影印│ 录表」。 (附件五)└────┘(2)调出该「文件分发一览表」， 依上列单位(人员)份数影印管制文件分发单修订之该页及「管制文件修(附件三)订记录表」。 (3)填写「管制文件分发单」 ┌────┐(1)影印文件于每页及文件 制订单位│文件管│ 修订记录表加盖管制文 │制章│ 件红色戳记，表示为核 └────┘可后正式文件。如封面 重新影印时亦应加盖管 制文件章。 ┌────┐(1)将文件原稿中修订之页 制订单位│文件原│ 更换。 ││(2)将「管制文件修订记录表」 │稿更换│ 加入于原稿封面次页存档。 └────┘(3)更换之旧文件加盖作废 章保留存查。 ┌────┐(1)按照「文件分发一览表」, 制订单位││ 将上列单位(人员)所执原 │发行文│ 发行文件收回。 ││(2)将收回文件中修订之页 │件更换│更换。 ││(3)将「管制文件修订记录管制文件修订记录└────┘ 表」加入于原稿封面次页(附件五)存档。 (4)将旧文件盖作废章后不 再保留。 xxxx水泥有限公司xxxx研磨厂总务组文件编号121－P－001标题文件管制作业程序页 次共16页第9页制订日期xxxx年7月17日版别2.0修订日期xxxx年9月1日┌────┐(1)将文件按「文件分发 文件分发一览表制订单位│颁行│ 一览表」，发送所列单 (附件四)└────┘ 位(人员)。 (2)前述单位(人员)于收 管制文件分发单到新文件时须于「管 (附件三) 制文件分发单」签章。5.2.3文件废止： 5.2.3.1M、P类文件： 责任者流程说 明 表单┌────┐(1)由申请单位负责废止起管制文件废止申请单申请单位│废止起草│ 草主办并填写「管制文(附件一)└────┘ 件废止申请单」。 ┌────┐ 申请单位│单位主管│ │复核│ └────┘ 原制订单位及┌────┐(1)对文件废止表示意见。 其它权责单位│会审│ └────┘ 厂长/管理者代表厂长/管理者代表复核厂长/管理者代表(1)厂内所制订文件废止须先经厂长复核。协理复协理复核协理要时，得召集相关单位讨 论。 (2)依第5.13节办理。 核准核准总经理文件原稿盖作废章文件原稿盖作废章总务组(1)文件原稿所有资料加 盖作废章。 (2)文件原稿保留存查。 废废止总务组(1)填写「管制文件分发单」。管制文件分发单(2)调出该文件原「管制文件(附件三)单位分发一览表」依所列单位(人员)以「管制文件 废止通知单」通知废止后，管制文件废止通知单已分发之旧文件应予销毁。(附件六)xxxx水泥有限公司xxxx研磨厂总务组文件编号121－P－001标题文件管制作业程序页 次共16页第10页制订日期xxxx年7月17日版别2.0修订日期xxxx年9月1日┌────┐ 总务组及│登录废│(1)将文件废止日期注于文 文件总（一）览表

受分发单位│止日期│ 件总(一)览表上。 （附件七）└────┘ 5.2.3.2W、S类文件： 责任者流程说 明 表单┌────┐(1)由申请单位负责废止起管制文件废止申请单申请单位│废止起草│草主办并填写「管制文(附件一)└────┘件废止申请单」。 ┌────┐ 申请单位│单位主管││复核│└────┘原制订单位及┌────┐(1)对文件废止表示意见。 其它权责单位│会审│ └────┘ 核准(1)协理认为需要时，核准协理 得召集相关单位讨论。 (2)依第5.13节办理。 ┌────┐(1)文件原稿所有资料加盖制订单位│文件原稿│ 作废章。 │盖作废章│(2)文件原稿保留存查。 └────┘ ┌────┐(1)填写「管制文件分发单」。管制文件分发单制订单位│废止│ (附件三)└────┘ (2)调出该文件原「管制文 管制文件废止通知单 件分发一览表」依所列 (附件六) 单位(人员)以「管制文 件废止通知单」通知废 止后，已分发之旧文件应予销毁。(3)分发单位于收到作废文 件通知时，须于「管制 文件分发单」打勾注记。 ┌────┐ 分发及受分│登录废│(1)将文件废止日期注于「文 文件总(一)览表发单位│止日期│ 件总(一)览表」上。 (附件七)└────┘ xxxx水泥有限公司xxxx研磨厂总务组文件编号121－P－001标题文件管制作业程序页 次共16页第11页制订日期xxxx年7月17日版别2.0修订日期xxxx年9月1日5.2.4文件遗失、破损及因业务需要申请补发： 5.2.4.1M、P类文件遗失、破损、及因业务需要申请补发流程：责任者流程说 明 表单┌────┐ 文件补发申请单申请人│申请补发│(附件八)└────┘ ┌────┐ 单位主管│复核│ └────┘ ┌────┐ │核准│ └────┘ ┌─────┐否 │新增加分发│──┐ │单位││ └─────┘│ 是│ ┌─────┐│ │将新增加分││ │发单位补登││ 总务组│录于文件封││ │面及管制文││ │件分发一览││ │表原稿││ └─────┘│ │ │(1)影印文件于每页加盖红总务组影印─┘色管制文件红色戳记，表示为核可后正式文件。 (2)原发出之文件封面暂不修订，于下次重新发行 时一并修订。总务组分发 (1)核可影印文件发送申请人。 5.2.4.2单位已持有之文件，如单位内人员或工作场所须予分发以为作业之依据时， 应由单位自行影印加盖单位管制文件章（如图一），并登录于「文件分发一览表」内，其修订、废止均比照W.S类文件办理。5.5.2.4.3W.S类文件遗失、破损及业务需要申请补发由制订单位主办，但增加单位、人员时，应补登录于「文件分发一览表」内。 5.3公司内训练或参考用文件应加盖单位参考文件章（如图三）始可使用。所有对质量系统有效运作之重要作业场所，均应持有适当之文件。5.4M、P、W类文件如非本公司人员需要，须填写文件补发申请单（附件八）签请协理或厂长核准后，由申请单位影印，并加盖单位参考文件章后，方可发予需求人员。xxxx水泥有限公司xxxx研磨厂总务组文件编号121－P－001标题文件管制作业程序页 次共16页第12页制订日期xxxx年7月17日版别2.0修订日期xxxx年9月1日 图三.参考文件章5.5执行本公司质量管理系统之M、P、W类文件除原稿外，未加盖管制文件或参考文件章，各单位与人员不得持有或使用。 5.6文件生效日期应于起草时填入。 5.7文件条文之抵触规范及疑义解释(表单及规格类除外)﹕ 5.7.1抵触规范﹕ 5.7.1.1各类文件之条文如有抵触位阶较高文件之条文时，其抵触部份之规定无效,各类文件之位阶,依第5.1.2.2节文件性质码之排列顺序。

5.7.1.2相同位阶之文件条文，如有抵触时，以制订日期较晚之条文为准。 5.7.2条文疑义之解释:5.7.2.1各单位对文件条文有疑义时，负责解释之单位为该文件之制订单位。 5.7.2.2各单位对制订单位之解释仍有疑义时，应提请总经理或协理/厂长裁示。 5.8文件格式及缮写方式： 5.8.1M、Ｐ类文件依附件九－１、九－２、九－３、九－４，作业标准Ｗ类封面依附件十，M、Ｐ类目录页下方表框处应有主办、复核、及核准者等之签名或盖章，Ｗ类封面下方表框处应有主办、审查、核准者等之签名或盖章。

5.8.2M、P文件及W、S类文件所运用之表单视同文件之一部分，其制订、修订、废止依5.2节规定办理。5.8.3各表单编号XXＸ－Ｘ－ＸＸＸ〞空间不足，则加注于其它位置，以明显为原则。5.8.4其它未规定者由各制订单位依实际需要办理。 5.9文件用纸及装订方式: xxxx水泥有限公司xxxx研磨厂总务组文件编号121－P－001标题文件管制作业程序页 次共16页第13页制订日期xxxx年7月17日版别2.0修订日期xxxx年9月1日5.9.1为使文件存放整齐划一，原则上各类文件(规格类除外)所用之纸张大小，采用A4(长210×宽297mm)及A3(长420×宽297mm)。5.9.2为便于文件之翻阅及归档，所有文件之制作均应预留装订边，以确保文件内容之完整性，其装订方式如图四：图四. 装订孔 °° ───────── 装 ° 订 ° 孔─ 横式 直式 5.10文件管理： 5.10.1各类文件应由各单位自行管理，惟为便于查询，各单位应将各类文件以档案夹装订成卷，如档案夹之侧面空间足够时应书写内容如图五，并须注意防止文件损坏、变质及遗失。5.10.2原稿保管期限： 图五. ISO作业程序名称保管单位5.10.2.1M、ISO作业程序名称保管单位章后总务组须永久保存。5.10.2.2W类文件加盖作废章后，制订单位须永久保存。5.10.2.3S类保存期限由单位自行决定。5.10.3非原稿之文件废止前均应保存，当废止加盖作废章后不再保存。5.11文件交接：文件持有人于调离本职时,必须将所有文件交由单位主管指定的接任人员。5.12文件及表单改版方式(如图六)：xxxx水泥有限公司xxxx研磨厂总务组文件编号121－P－001标题文件管制作业程序页 次共16页第14页制订日期xxxx年7月17日版别2.0修订日期xxxx年9月1日制订日期表示该页第一版制订日期、修订日期表示该页最近一次修订日期，没有则表示未曾修订过。如果某页有修订时，其改版方式为由原版别2.0改为1.X；其它未修订页不须改版惟经十次修订或大幅修订文件内容时，则须更换版别，其改版方式由1.9改为2.0，封面与内页则全部一律更新，并重新分发。5.12.1第5.12节所述文件内页之某页经十次修订或大幅修订文件内容，须更换版别、封面与内页一律更新，但附件之各表单仍须维持其原有版别。图六.版别之修订方式。┌─────────────┬────────────┐││││├────┬───────┤││文件编号││├──┬──────────┼────┼───────┤││ │页次│共页第页│┌→│标题│ ├────┼───────┤│││ │制订日期│xxxx年9月1日││├──┼──────────┼────┼───────┤││版别│１．０ │修订日期│xxxx年9月1日││└──┴──────────┴────┴───────┘│ (修订之当页) │┌─────────────┬────────────┐││││││├────┬───────┤│││文件编号│││├──┬──────────┼────┼───────┤│││ │页次│共页第页│├→│标题│ ├────┼───────┤│││ │制订日期│年 月日││├──┼──────────┼────┼───────┤││版别│１．Ｘ │修订日期│年 月日││└──┴──────────┴────┴───────┘│ (修订后之当页) │┌─────────────┬────────────┐││││││├────┬───────┤│││文件编号│││├──┬──────────┼────┼───────┤│││ │页次│共页第页│└→│标题│ ├────┼───────┤│││制订日期│xxxx年9月1日│├──┼──────────┼────┼───────┤│版别│２．０│修订日期│年 月日│└──┴──────────┴────┴───────┘ (修订十次后之当页) xxxx水泥有限公司xxxx研磨厂总务组文件编号121－P－001标题文件管制作业程序页 次共16页第15页制订日期xxxx年7月17日版别2.0修订日期xxxx年9月1日5.13文件核准权责：5.13.1 文件类别 核准M、Ｐ类文件(含所附表单)、产品规格总经理Ｗ、Ｓ类文件(含所附表单) 协理／厂长5.13.2本作业程序所提核准，系指须经指定核准者或其以上人员核准。

5.14M、P、W类文件应发给与该文件相关单位。由总务组建立M、P类「文件总（一）览表」如附件七，且每月底制作「最新文件总览表」如附件十一发给各单位，以防止各单位使用无效或过期之文件，但当月该总览