档案管理系统业务需求规格书

第38页共38页档案管理系统业务需求规格书实体分类配置分类号分类名称A党群工作类A01党务工作A02组织工作A03宣传工作A04纪检监察工作A05工会工作A06共青团工作A07协会工作B行政管理类B01政务工作B02企业策划、管理工作B03法律事务工作B04人事管理工作B05劳薪管理工作B06教育工作B07后勤管理B08审计工作C经营管理类C01经营决策管理C02经营业务管理C03服务质量管理C04计划管理C05财务管理C06股票管理D生产技术管理类D01运行维护管理D02基本建设管理D03科技工作管理E基本建设类E01通信工程E02基建工程E03建筑工程F设备仪器类F01生产设备F02非生产设备G电信产品类G01电信产品G02通用产品G03其它产品H科学技术研究类H01电信基础理论研究H02电信技术研究H03软科学研究I会计档案类I01账簿I02凭证I03报表I04其它J员工档案类J01公司人员J02死亡员工K声像档案类KGP光盘档案KLX录像带档案KLY录音带档案KZP照片档案L实物档案类LJB奖杯LJNP纪念品LJP奖牌LJQ锦旗LJZ奖章LZS证书M图书资料档案类M01书籍M02杂志M03图册M04信息Q全宗卷Q01档案管理Q02档案收集Q03档案整理Q04档案鉴定Q05档案统计Q06档案保管Q07档案利用ZM专门档案ZY重要档案LT联通划转WT卫通划转HS华盛划转档案库配置档案类别档案库名称备注原系统历史数据文书档案传统立卷科技档案传统立卷会计档案传统立卷实物档案传统立卷声像档案传统立卷待组卷档案传统立卷电子档案传统立卷划转档案联通划转-工程档案传统立卷卫通划转-文书档案传统立卷卫通划转-工程档案传统立卷华盛划转-财务档案传统立卷，分公司无此类档案文书档案文书档案一文一件专门档案一文一件重要档案一文一件全宗卷档案一文一件合同档案合同档案一文一件审计档案审计档案一文一件科技档案工程档案项目库传统立卷工程档案案卷库工程档案卷内库设备仪器档案项目库传统立卷设备仪器档案案卷库设备仪器档案卷内库会计档案会计凭证档案一文一件，分公司无会计档案库。会计报表档案会计账簿档案会计其他档案特殊载体档案声像档案一文一件实物档案一文一件权证档案一文一件图书档案一文一件员工档案员工档案一文一件数据字典配置名称数据编码名称数据编码保管期限永久01密级明文01长期02秘密02短期03机密035年05绝密0410年10企业秘密0515年15企业机密0625年25实物类别奖杯0130年30纪念品02文件类型公司收文01奖牌03公司发文02锦旗04部门收文03奖章05部门发文04证书06签报05印鉴07传真电报06资料类型书籍01任免通知07杂志02合同08图册03审计材料09信息04会计类别账簿01编研类型组织机构沿革01凭证02大事记02报表03文件汇编03其他04年鉴04载体类型纸质01权证类别土地证01电子02房产证02胶片03营业执照03磁盘04组织机构代码证04实物052.1.2流程管理文书档案移交工作流程文员（申请）本部门领导（审批）综合档案管理员（审批）具体说明如下：1、OA系统定时推送文书档案到档案管理系统文书档案收集库。2、各部门收发文文员对本部门文件应于次年3月份前在档案管理系统中提起移交申请，由本部门领导进行审批，审批通过后由档案馆综合档案管理员进行审批。3、审批通过后各部门文员带着纸质档案去档案馆，综合档案管理员根据移交的电子档案检查纸质档案，无误后打印移交清单，并在移交清单上双方手工签字，档案馆接收纸质档案。4、纸质档案移交过程不在系统中体现。5、对于没有人移交的电子条目数据，由综合档案管理员自行从收集库移交到整理库。鉴定销毁审批流程档案管理员（申请）鉴定小组（审批）综合档案管理员（销毁）具体说明如下：档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。电子借阅审批流程借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。实体借阅审批流程借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。合同档案移交工作流程合同管理员（申请）本部门领导（审批）综合档案管理员（审批）具体说明如下：1、合同系统定时推送合同档案到档案管理系统合同档案收集库。2、合同管理员对合同文件应于次年3月份前在档案管理系统中提起移交申请，由本部门领导进行审批，审批通过后由档案馆综合档案管理员进行审批。3、审批通过后合同管理员带着纸质档案去档案馆，综合档案管理员根据移交的电子档案检查纸质档案，无误后打印移交清单，并在移交清单上双方手工签字，档案馆接收纸质档案。4、纸质档案移交过程不在系统中体现。5、对于没有人移交的电子条目数据，由综合档案管理员自行从收集库移交到整理库。鉴定销毁审批流程档案管理员（申请）鉴定小组（审批）综合档案管理员（销毁）具体说明如下：档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。电子借阅审批流程借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）备注：1、对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。2、只显示部分合同著录项，如：合同名称，年度，经办人，经办部门，合同编号。实体借阅审批流程借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。科技档案移交工作流程工程兼职档案员（申请）本部门领导（审批）综合档案管理员（审批）具体说明如下：1、工程系统定时推送工程档案到档案管理系统工程档案收集库。2、各部门工程兼职档案员对本部门文件应于竣工3月后在档案管理系统中提起移交申请，由本部门领导进行审批，审批通过后由档案馆综合档案管理员进行审批。3、审批通过后各部门工程兼职档案员带着纸质档案去档案馆，综合档案管理员根据移交的电子档案检查纸质档案，无误后打印移交清单，并在移交清单上双方手工签字，档案馆接收纸质档案。4、纸质档案移交过程不在系统中体现。5、对于没有人移交的电子条目数据，由综合档案管理员自行从收集库移交到整理库。鉴定销毁审批流程档案管理员（申请）鉴定小组（审批）综合档案管理员（销毁）具体说明如下：档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。电子借阅审批流程借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。实体借阅审批流程借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。会计档案移交工作流程无档案系统移交工作流程。鉴定销毁审批流程档案管理员（申请）鉴定小组（审批）综合档案管理员（销毁）具体说明如下：档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。电子借阅审批流程无电子借阅流程。条目不挂接原文。实体借阅审批流程财务共享中心/财务管理部（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）备注：1、对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。2、实体借阅不提供对其他部门人员的直接借阅申请，由财务共享中心/财务管理部的人发起申请。声像档案移交工作流程无档案系统移交工作流程。鉴定销毁审批流程档案管理员（申请）鉴定小组（审批）综合档案管理员（销毁）具体说明如下：档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。电子借阅审批流程借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。实体借阅审批流程借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。实物档案移交工作流程无档案系统移交工作流程。鉴定销毁审批流程档案管理员（申请）鉴定小组（审批）综合档案管理员（销毁）具体说明如下：档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。电子借阅审批流程无电子借阅流程。实体借阅审批流程借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。权证档案移交工作流程无档案系统移交工作流程。鉴定销毁审批流程档案管理员（申请）鉴定小组（审批）综合档案管理员（销毁）具体说明如下：档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。电子借阅审批流程无电子借阅流程。条目不挂接原文。实体借阅审批流程借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。图书档案移交工作流程无档案系统移交工作流程。鉴定销毁审批流程档案管理员（申请）鉴定小组（审批）综合档案管理员（销毁）具体说明如下：档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。电子借阅审批流程无电子借阅流程。条目不挂接原文。实体借阅审批流程借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。专门档案移交工作流程无档案系统移交工作流程。鉴定销毁审批流程档案管理员（申请）鉴定小组（审批）综合档案管理员（销毁）具体说明如下：档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。电子借阅审批流程借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。实体借阅审批流程借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。0重要档案移交工作流程无档案系统移交工作流程。鉴定销毁审批流程档案管理员（申请）鉴定小组（审批）综合档案管理员（销毁）具体说明如下：档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。电子借阅审批流程借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。实体借阅审批流程借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。1全宗卷档案移交工作流程无档案系统移交工作流程。鉴定销毁审批流程档案管理员（申请）鉴定小组（审批）综合档案管理员（销毁）具体说明如下：档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。电子借阅审批流程无电子借阅流程。实体借阅审批流程无实体借阅流程。2审计档案移交工作流程审计部门的文员在档案系统的收集状态下录入审计档案的条目信息，然后把电子文件挂接到条目上（纸质需扫描）。审计部门文员对本部门文件应于次年3月份前在档案管理系统中提起移交申请，由本部门领导进行审批，审批通过后由档案馆综合档案管理员进行审批。审批通过后文员带着纸质档案去档案馆，综合档案管理员根据移交的电子档案检查纸质档案，无误后打印移交清单，并在移交清单上双方手工签字，档案馆接收纸质档案。纸质档案移交过程不在系统中体现。对于没有人移交的电子条目数据，由综合档案管理员自行从收集库移交到整理库。鉴定销毁审批流程档案管理员（申请）鉴定小组（审批）综合档案管理员（销毁）具体说明如下：档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。电子借阅审批流程借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。实体借阅审批流程借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。3员工档案移交工作流程无档案系统移交工作流程。鉴定销毁审批流程档案管理员（申请）鉴定小组（审批）综合档案管理员（销毁）具体说明如下：档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。电子借阅审批流程无流程实体借阅审批流程无流程。2.1.3权限管理权限管理分为两类：对系统功能的操作权限和对档案数据的查看权限。权限管理涉及系统中的所有模块的功能使用及数据呈现。综合档案管理员对角色进行授权，将相应的角色分配给用户。用户进入系统后，根据不同的角色权限，转到不同的工作模块。用户进入系统后，根据自己的相应权限，查看相应的数据。对于档案的利用查询，都是在档案的已归档基础上进行的，收集移交整理过程中的数据不对外提供利用查询。老系统数据老系统的历史数据条目默认全部可见，原文默认全部不公开，需走借阅流程。公司领导和档案室人员可以直接查看条目和原文，不需要借阅。文书档案文书档案条目默认全部可见。文书档案著录项密级为“明文”的条目，原文公开，不需要走借阅流程；其他全部走借阅流程。公司领导和档案室人员可以直接查看条目和原文，不需要借阅。合同档案合同档案条目默认全部可见。对著录项要进行可见筛选。合同档案原文全部不公开，全部走借阅流程。档案室人员可以直接查看条目和原文，不需要借阅。科技档案科技档案条目默认全部可见。科技档案著录项密级为“明文”的条目，原文公开，不需要走借阅流程；其他全部走借阅流程。档案室人员可以直接查看条目和原文，不需要借阅。会计档案会计档案条目默认财务管理部、财务共享中心、审计部可见。会计档案不挂接原文。声像档案声像档案条目默认全部可见。声像档案著录项密级为“明文”的条目，原文公开，不需要走借阅流程；其他全部走借阅流程。公司领导和档案室人员可以直接查看条目和原文，不需要借阅。实物档案实物档案条目、原文默认全部公开，不需要借阅。权证档案权证档案条目默认全部可见。权证档案不挂接原文。图书档案图书档案条目默认全部可见。图书档案不挂接原文。0专门档案专门档案条目默认全部可见。专门档案著录项密级为“明文”的条目，原文公开，不需要走借阅流程；其他全部走借阅流程。档案室人员可以直接查看条目和原文，不需要借阅。1重要档案重要档案条目默认全部可见。重要档案著录项密级为“明文”的条目，原文公开，不需要走借阅流程；其他全部走借阅流程。档案室人员可以直接查看条目和原文，不需要借阅。2全宗卷档案全宗卷档案对外不开放。条目和原文都不公开。3审计档案审计档案条目默认全部可见。审计档案著录项密级为“明文”的条目，原文公开，不需要走借阅流程；其他全部走借阅流程。档案室人员可以直接查看条目和原文，不需要借阅。4员工档案员工档案对外不开放。条目和原文都不公开。5人员权限在收集库中做收集整理的人员，只能看本公司本部门内的条目和原文。省公司领导拥有省公司文书、声像、实物已归档档案的条目和原文查看权限。省公司综合档案管理员拥有省公司及各分公司所有档案的条目和原文查看权限。分公司领导拥有分公司文书、声像、实物已归档档案的条目和原文查看权限。分公司综合档案管理员拥有本分公司所有档案的条目和原文查看权限。省公司及各分公司的普通用户只能看本公司所有已归档且条目公开密级为“明文”的档案原文，其他不公开的档案原文需要走借阅。2.2档案业务配置需求2.2.1文书档案整理规则一文一件整理方式档号规则档号规则：年度-分类代码-保管期限-件号档号例子：2012-A01-01-0001流水号长度：四位排序关键字：按档号规则和成文日期排序文书档案著录项序号字段名大小备注1全宗名称60默认值为公司名称。OA导入。2档号90根据规则自动生成或手工输入3件号8自动生成或手工输入，4位数字如00014年度4默认为当前年度。OA导入。5分类代码100选填。显示：代码+文字6文号128必填。OA中的收文导入时导入原文号。OA导入。收文编号OA导入。7文件题名128必填。OA导入。8文件类型64OA类型，如签报，通知等。选填，OA导入。9拟稿人20必填。OA导入。10成文部门64必填，OA导入。11成文日期10必填，日期格式如2007-03-27，OA导入。12责任者64选填。发文默认为各公司名称。收文按OA中的来文机关导入。OA导入。13页数12选填，手工填写。14密级12选填，默认为明文。OA导入。15保管期限12选填，默认为永久。OA导入。16载体类型20选填，默认为纸质。OA导入。17导入日期24选填，OA导入。18归档日期10选填，日期格式如2007-03-2719整理人24选填20整理日期24选填21备注128选填。OA导入。附件标题300选填，手工填写。22盒号20选填.3位数字，年度大流水。23份数4选填，默认为1。OA导入。文书档案报表归档文件目录(A4纵向每页10行)归档文件目录序号档号责任者文号题名日期页数备注1盒内备考表盒内文件情况说明整理人：检查人：整理日期：脊背无文书档案要求1、各分公司和省公司文书档案需求一致。2、导入OA系统里面的所有文书档案。2.2.2合同档案整理规则一文一件整理方式档号规则档号规则：年度-分类代码-保管期限-件号档号例子：2012-B03-01-0001流水号长度：四位排序关键字：按档号规则和签约日期排序合同档案著录项序号字段名大小备注1全宗名称60合同系统导入。默认为公司名称。2档号90自动生成或手工填写3年度6合同系统导入。默认为当前年度4件号4选填。5发起号60合同系统导入。必填6合同编号60合同系统导入。必填7合同名称120合同系统导入。必填8合同金额60合同系统导入。必填9合同类型6合同系统导入。10承办部门60合同系统导入。必填11承办人20合同系统导入。12承办人电话60合同系统导入。13签约日期20合同系统导入。14生效日期20合同系统导入。15终止日期20合同系统导入。16有效期20合同系统导入。17对方名称60合同系统导入。必填18分类代码60选填19页数8手工填写。选填20责任者128合同系统导入。选填。默认为各公司名称21密级8合同系统导入。默认为企业秘密22保管期限12合同系统导入。默认为永久23整理人24选填24整理日期10选填25载体类型20默认为纸质26盒号90选填27归档日期20系统默认日期。手工填写。28备注128合同系统导入。29导入时间20合同系统导入。30份数4合同系统导入。默认为合同档案报表同文书档案报表样式。合同档案要求各分公司和省公司合同档案需求一致。2.2.3科技档案整理规则传统立卷整理方式档号规则档号规则：年度-分类代码-保管期限-案卷号档号例子：2012-E03-01-0001流水号长度：四位科技档案著录项科技档案项目库序号字段名大小备注1全宗名称60默认值为公司名称。工程系统导入。2年度4默认当前年度。工程系统导入。3项目编号20必填。工程系统导入。4项目名称128必填。工程系统导入。5项目承办部门60必填。工程系统导入。6项目负责人60必填。工程系统导入。7分类代码30选填。8备注128选填。工程系统导入。9导入日期20选填。工程系统导入。科技档案案卷库序号字段名大小备注1全宗名称60默认当前全宗名称。2档号20根据档号规则自动生成3案卷号20选填4年度20必填，默认为当前年度5题名200必填6密级20必填，默认企业秘密7保管期限20必填，默认永久8分类代码20必填，参照实体分类9总页数4选填10编制单位100选填11编制日期20选填12载体类型20选填13立卷日期20选填14整理人20选填15盒号20选填16份数4选填，默认为117备注100选填科技档案文件库序号字段名类型备注1全宗名称60默认值为公司名称。工程系统导入。2档号903卷内流水号8自动生成或手工输入，四位数字如00014年度4默认为当前年度。工程系统导入。5分类代码100必填6所属部门60必填7所属阶段30必填。下拉（前期文件，设计文件，施工文件，竣工文件）。默认为空8文件题名120必填。工程系统导入。9成文日期12必填。工程系统导入。10文（图）号20选填11图符4选填。默认空。A0,A1,A2,A3,A4,其他12版本号20选填13文件页数10必填14图纸张数10选填15责任者60必填16保管期限8必填，默认永久17密级8必填，默认企业秘密18载体类型10纸质，光盘，磁带，磁盘。默认为纸质19整理人12选填20整理日期12选填21归档日期12选填22导入日期1223备注128选填24份数4默认为1。工程系统导入。科技档案报表同文书档案报表样式。科技档案要求各分公司和省公司科技档案需求一致。2.2.4会计档案整理规则档号规则档号规则：全宗-年度-分类代码-保管期限-件号举例说明：01-2012-I02-15-0001件号为4位数字，件号排序依赖Excel表格中的顺序号导入到件号中。会计档案著录项序号字段名类型备注1全宗名称4选填。2档号20自动生成。只读3件号4只读4分类代码8选填5文件题名128必填6年度4必填7月份4选填（凭证档案须必填）8第几册4选填9共几册4选填10起止日期24选填11总张数4选填12凭证编号100选填（凭证档案须必填）13责任者64必填14编制日期10必填15编制单位60必填16归档日期10选填。默认为当前日期17保管期限8必填。默认为永久18密级8必填。默认为企业秘密19载体类型16选填。默认为纸质20盒号90选填。21备注128选填22整理人8选填。23整理日期10选填。默认当前日期24份数选填。默认为会计档案报表同文书档案报表样式。2.2.5员工档案整理规则一文一件整理方式档号规则档号规则：年度-分类代码-保管期限-件号档号例子：2012-J01-01-0001件号长度：四位排序关键字：按档号规则排序员工档案著录项序号字段名大小备注1全宗名称20默认当前全宗2年度20必录项，默认为当前年度3档号20根据档号规则自动生成4件号20自动生成或手工输入，四位数字如00015题名300必录项6人员名称30必录项7职务选填8工作单位必填9材料名称选填10材料形成时间20必录项，格式化编码：YYYY-MM-DD11何时何地转来300必录项12何时转向何处100必录项14分类代码20选填15密级20选填，默认为企业秘密16保管期限20选填，默认为永久17页数20选填18载体类型20选填，默认为纸质19整理人选填20整理日期选填21归档日期选填22盒号20选填23备注200选填24份数选填，默认为员工档案报表同文书档案报表样式。员工档案要求各分公司和省公司员工档案需求一致。2.2.6实物档案整理规则一文一件整理方式档号规则档号规则：年度-分类代码-保管期限-件号档号例子：2012-L01-01-0001件号长度：四位排序关键字：按档号规则及发放时间排序实物案著录项序号字段名大小备注1全宗名称60默认值为全宗名称2档号50根据规则自动生成3件号8自动生成或手工输入，四位数字如00014题名128必填5文字说明200必填6年度4必填7归档部门64必填8发放单位64必填9发放时间10必填10责任者64选填11分类代码36选填12密级12选填，默认明文13保管期限8默认为永久14归档日期10选填15备注128选填16移交人12选填17移交部门60选填18移交时间12选填19整理人12选填20整理时间12选填21份数4选填，默认为实物档案报表无报表实物档案要求各分公司和省公司实物档案需求一致。2.2.7声像档案整理规则一文一件整理方式档号规则档号规则：年度-分类代码-保管期限-件号档号例子：2012-K01-01-0001件号长度：四位排序关键字：按档号规则及拍摄时间排序声像档案著录项序号字段名类型备注1全宗名称60默认值为全宗名称2档号50根据规则自动生成3件号8自动生成或手工输入，四位数字如00014题名128必填5文字说明200选填6年度4必填7部门64必填8责任者64选填9作者24必填10时间24必填11地点64必填12分类代码32默认为照片13份数10选填。默认为114保管期限8默认为永久15归档日期10选填16载体类型12选填，默认为光盘17密级8选填，默认为企业秘密18备注128选填19整理人选填20整理时间选填声像档案报表同文书档案报表样式。声像档案要求各分公司和省公司声像档案需求一致。2.2.8权证档案整理规则一文一件整理方式档号规则档号规则：年度-分类代码-保管期限-件号档号例子：2012-L01-01-0001件号长度：四位排序关键字：按档号规则排序权证档案著录项序号字段名大小备注1全宗名称60默认值为全宗名称2档号90根据规则自动生成3件号8自动生成或手工输入，四位数字如00014权证名称128必填5分类代码50选填6权证编号200必填7权证说明200必填8年度4必填9发放单位50必填10发证时间24必填11责任者64选填12密级12选填，默认为企业秘密13保管期限8默认为永久14归档日期10选填15备注128选填16整理人12选填17整理时间12选填18份数4选填，默认为权证档案报表同文书档案报表样式。权证档案要求各分公司和省公司权证档案需求一致。2.2.9图书档案整理规则一文一件整理方式档号规则档号规则：年度-分类代码-保管期限-件号档号例子：2012-M01-01-0001件号长度：四位排序关键字：按档号规则排序图书档案著录项序号字段名大小备注1全宗名称60默认值为全宗名称2档号90根据规则自动生成或手工输入3件号8自动生成或手工输入，四位数字如00014年度4默认为当前年度5资料名称128必填6资料来源128必填7作者64选填8时间20必填9份数12必填。默认为110保管期限8默认为30年11密级8默认为明文12分类代码24选填13载体类型12默认为纸质14归档日期20默认当前日期15备注128选填16整理人12选填17整理日期12选填权证档案报表同文书档案报表样式。图书档案要求各分公司和省公司图书档案需求一致。2.2.10全宗卷档案整理规则一文一件整理方式档号规则档号规则：年度-分类代码-保管期限-件号档号例子：2012-Q01-01-0001件号长度：四位排序关键字：按档号规则排序全宗卷档案著录项序号字段名大小备注1全宗名称60默认全宗名称2年度90默认当前年度3档号8选填，自动或手工生产4件号4选填，自动或手工生产5文件标题128必填6分类代码64选填7密级12选填，默认明文8保管期限12选填，默认永久9整理部门64选填，默认办公室10整理人12选填11整理日期12选填12文件日期12选填13责任者64选填14页数12选填15归档日期12选填16载体类型12选填，默认为纸质17份数12选填，默认为118盒号12选填19备注256选填全宗卷档案报表同文书档案报表样式。全宗卷档案要求各分公司和省公司全宗卷档案需求一致。2.2.11专题、重要、审计档案整理规则一文一件整理方式档号规则档号规则：年度-分类代码-保管期限-件号档号例子：2012-ZY01-01-0001件号长度：四位排序关键字：按档号规则及成文日期排序档案著录项专题、重要及审计档案的著录项统一。序号字段名大小备注1全宗名称60默认值为全宗名称2档号90根据规则自动生成或手工输入3件号8自动生成或手工输入，4位数字如00014年度4默认为当前年度5分类代码100选填。显示：代码+文字6文号128必填7文件题名128必填8成文部门64必填，默认为空9成文日期10必填，日期格式如2007-03-2710责任者64选填11页数12选填。12密级12选填，默认为企业秘密13保管期限12选填，默认为永久14载体类型20选填，默认为纸质15归档日期10选填，日期格式如2007-03-2716整理人24选填17整理日期24选填18备注128选填19盒号20选填.3位数字，年度大流水。20份数4选填，默认为档案报表同文书档案报表样式。档案要求各分公司和省公司的重要、专题及审计档案需求一致。3档案功能需求3.1管理配置功能需求3.1.1全宗配置可添加、修改、删除全宗，如果该全宗下已建立档案库或存在用户则不允许删除该全宗。3.1.2实体分类配置可添加、修改、删除、实体分类。3.1.3数据字典配置可添加、修改、查询、删除常用数据，做成数据字典形式。在档案著录时直接选择而不需要录入。3.1.4档案模板配置档案库的建立要通过选择档案模板建立。实现档案模板的添加、修改、查询、删除。实现档案模板中著录项目的自定义，如必填，只读等。实现档案模板的导入导出功能。实现档号的自定义配置。3.1.5档案库配置档案库的建立要通过选择档案模板建立。实现档案库的添加、修改、查询、删除。实现档案库中著录项目的自定义，如必填，只读，默认等。3.1.6报表配置可以添加、修改、查询、删除报表。能自定义报表的样式，大小和字体。根据检索要求打印报表。报表可以导入导出。3.1.7角色管理系统中的功能权限按照模块中的功能划分到不同的角色，每一个角色可以访问特定的一个或者多个模块并使用这些模块的部分或者所有功能。每个用户可以由管理员赋予一个或者多个角色而拥有不同的功能。系统管理中要包含添加、修改、查询、删除系统中的各个用户角色的功能。系统中的数据权限按照档案的类别划分到不同的群组，每一个群组可以浏览指定的档案。用户可以由管理员赋予一个或者多个群组而拥有不同的数据权限。系统管理中要包含添加、修改、查询、删除系统中的各个用户群组的功能。对查阅的档案原文要能控制文档的打印、下载和修改。3.1.8流程配置系统提供四种流程定义，包括电子档案借阅、实体档案借阅、部室档案移交、档案销毁，通过指定流程才能实现档案的收集及利用，保证了档案的安全性、保密性以及完整性。工作流管理总共分成四个部分包括常用步骤定义、工作流定义、工作流规则定义和流程调度。3.1.9日志管理用户在系统中的重要操作要有日志记录。记录时要记录操作人员的姓名，时间，操作说明。可以查询、删除、导出日志。3.1.10光盘打包将档案条目与文件附件，组织起来供光盘刻录并可离线利用。3.1.11系统表字段管理系统表字段管理主要是对系统常用表中相关数据进行修改及数据查询。3.1.12系统参数管理系统参数的定义主要是通过定义一些参数来控制系统中相应操作是否生效。此功能的设置使系统能够灵活地定义功能的可用性，满足更多用户的不同需求。3.1.13元数据管理元数据使系统档案库模板建立更加方便，可以适当的减少工作量。3.1.14自动升级配置自动升级成功配置并启用后，服务端一旦有新的更新包或升级包，客户端登陆时可自动检测出新版本，自动升级。不需人为的重新安装客户端。3.1.15存储管理存储管理提供系统设置电子文件存放路径的配置管理功能，通过存储设置，可以实现电子文件从一台计算机向另一台计算传送。系统在实现传送功能基础上增加了SSL文件传输加密功能，保证和确保数据发送到正确的客户机和服务器，维护数据的完整性，确保数据在传输过程中不被改变。3.1.16组织机构管理提供部门管理。3.1.17用户管理用户体系是系统中非常重要的部分，提供用户的档案权限和角色的功能权限赋予等功能。3.1.18权限规则管理权限规则的配置是系统管理用户以及用户的数据权限的一种重要方式，本系统从功能权限和数据权限两个方面对角色权限进行控制，进而控制系统中每个用户的权限。3.1.19来访用户管理提供访问非本全宗管辖权限的数据的用户管理功能。3.1.20流程调度管理流程调度的功能可以方便用户根据流程的状态、类型、时间等信息进行检索和统计。用户还可以通过流程调度功能强行干预到一些未完成的工作流中，可以同意或拒绝该工作流，也可以更改某个节点的审批人员。3.1.21主题词管理主题词库主要是用来存储和管理系统中所有主题词信息。3.2业务功能需求3.2.1档案收集可添加、修改、查看、删除、查询条目及原文，同时包含移交的功能。在添加条目时某些著录项目支持复制上条记录数据。3.2.2档案整理卷内文件整理：可添加、修改、删除、查看、查询卷内文件同时需包含新建卷、组卷、调件、撤件、移卷、批量自动关联、批量自动组建等的功能。在添加条目时某些著录项目支持复制上条记录数据。新建卷：将文件组入新卷。组卷：将文件组入已有案卷。调件：调整文件顺序。撤件：将选定的文件撤出其所在的案卷。移卷：将选定的文件移至选定的案卷。案卷整理：可添加、修改、删除、查看、查询案卷条目同时需包含合卷、拆卷、生成档号、正式归档、撤销归档的功能。在添加条目时某些著录项目支持复制上条记录数据。通过案卷条目可以查看卷内文件。合卷：合并选定的案卷。拆卷：将组好的案卷拆散。一文一件：可添加、修改、查看、删除、查询一文一件条目同时需包含生成档号、正式归档和撤销归档的功能。在添加条目时某些著录项目支持复制上条记录数据。3.2.3档案鉴定需提供档案数据的到期鉴定、销毁鉴定、开放鉴定、受控鉴定、濒危鉴定、遗失鉴定。档案销毁鉴定：根据档案的归档日期和保管期限筛选出到期待销毁处理的文件目录，并可打印该目录清单。以规范格式在目录数据库中输入销毁鉴定意见、结论等，并可打印销毁处理单、销毁文件目录清单。档案销毁清册应永久保存。遗失鉴定和濒危鉴定的数据不允许进行实体借阅。传统立卷方式的档案鉴定只对案卷鉴定。一文一件方式的档案鉴定对文件进行鉴定。3.2.4档案保管提供库房安全检查登记的添加、删除、修改、查询功能。提供库房温湿度登记的添加、删除、修改、查询功能。3.2.5档案检索模糊查询：按照关键词对目录数据库所有字段进行模糊查询。高级查询：可选择检索项、比较关系符（如大于、等于、包含等）、逻辑匹配关系符（如“与”、“或”）、检索词等进行自定义查询。跨库查询：按照关键词对跨库目录数据库所有字段进行模糊查询。全文检索：对存有原文的条目可以进行对整个原文内容的检索，然后匹配到条目上去。3.2.5档案借阅对查阅的档案要能控制文档的打印、下载和修改。档案借阅审批时需短信提醒审批人。3.2.6档案统计需提供利用效果统计，利用目的统计和基本年报。需提供档案分类统计和馆藏统计。3.2.7档案编研根据要求查询出所需要的档案数据，自动生成到文本中形成初稿，然后用于编写专题，大事记等。3.3档案业务辅助功能需求3.3.1数据导入导出实现按一定规则下的EXCEL数据导入导出功能。3.3.2批量修改实现一次替换或修改多条记录的某个著录项内容。3.3.3分组查看将档案库目录按照不同的状态或著录项分成各个组进行查看。3.3.4数据回收站删除的条目信息不直接删除，提供类似WINDOWS操作系统的功能。3.3.5保存布局可根据需要调整各列的显示宽度、先后顺序和字体的大小，以符合自己的工作习惯。3.3.6冻结列当某列被冻结后，滚动条横向滚动时从这列以前的几列（包括该列）将不随滚动条的移动而被隐藏，便于查看信息。3.3.7目录排序对档案目录按照某一著录项进行排序查看。3.3.8查找重复数据根据著录项来查找重复的数据。3.3.9保存到其他档案库保存到其他档案库是指将一个档案库中根据检索条件检索出来的档案信息复制保存到其他档案库中。同时在原条目中的备注著录项目说明此题目被保存到哪个库里面。3.3.10批量挂接原文指档案库中对档案条目的原文按一定的规则进行批量挂接原文的功能。3.4网站功能需求3.4.1待办事宜实现电子借阅、实体借阅、档案协查、档案销毁、档案移交等申请的历史记录查询。实物电子借阅、实体借阅、档案协查、档案销毁、档案移交等审批的历史记录查询。综合档案员提交给领导审批时，如果领导点击同意或拒绝并结束流程，则不需要再返回到综合档案管理员处进行审批；直接根据领导的审批意见来判断是否借阅给申请人。实现电子档案移交功能。3.4.2档案查阅根据不同权限角色的用户实现档案数据网上检索利用。对没有权限查看档案数据的用户提供借阅申请功能。3.4.3个人维护我的日志：查看登录人自己登录系统所做操作的日志。设定网站风格：根据自己的习惯设置网站风格。常用审批意见：常用审批意见是当前用户做审批操作时用于快速输入审批意见而建立的字段属性，对于经常重复输入相同字段，可以建立常用审批意见，适时节省时间，提高工作效率。3.4.4信息资源留言信息：类似于留言板功能。方便问题交流。资料下载：提供一些常用资料的发布供用户下载。在线帮助：提供在线帮助功能。关于系统：系统介绍。3.5其他普通用户登录网站查询档案时，对会计档案、全宗卷档案、员工档案看不到任何条目，但对于这种看不到任何条目的档案库时，要提示“你没有权限查看该档案类型。”网站板式风格不在此处需求中。最终确认后单独形成文档。接口需求不在此文档体现。4非功能需求应用服务端须使用WINDOWS服务器1台WEB服务中间件为TomcatFTP服务用户要有对FTP目录下所有文件夹和文件的添加、删除权限数据库：Oracle11g企业版数据库用户具有创建、修改、删除表，视图，索引，函数及过程的权限；用户需具有对表数据添加、修改、删除的权限该系统需要安装客户端基于内网用户使用，外网无法访问和使用该系统该系统的所有参数信息都由客户提供该系统的浏览、操作权限设置和管理方式都由客户规定所有系统上传的原文都以附件形式上传目录第1章 总论 31.1. 项目背景与概况 31.2. 主要技术经济指标 71.3. 问题与建议 8第2章 项目投资环境与市场研究 92.1. 投资环境分析 92.2. 区域房地产市场分析 112.3. 销售预测 152.4. 营销策略 19第3章 建设规模与项目开发条件 213.1. 建设规模 213.2. 项目概况现状 213.3. 项目建设条件 22第4章 建筑方案 264.1. 设计依据 264.2. 项目设计主题和开发理念 264.3. 项目总体规划方案 274.4. 建筑设计 284.5. 结构设计 294.6. 给排水设计 30第5章 节能节水措施 325.1. 设计依据 325.2. 建筑部分节能设计 32第6章 环境影响评价 336.1. 编制依据 336.2. 环境现状 336.3. 项目建设对环境的影响 346.4. 环境保护措施 34第7章 劳动卫生与消防 357.1. 指导思想 35HYPERLIN