公司档案管理制度7篇

公司档案管理制度7篇一、目的

加强档案治理，标准公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、精确性和系统性。供应符合公司需求和保证治理体系有效运行的证据。

二、适用范围

1、公司内部经营形成的各种资料。

2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。

三、术语和定义

1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业治理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

2、档案治理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、供应利用等活动。

四、职责

1、行政部：

1）负责公司档案的集中治理和制度执行及检查工作，并负责催促指导部门档案治理；

2）建立健全公司档案治理制度，指导、监视和检查执行状况；

3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；

4）负责公司档案的利用和销毁治理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案治理工作；

5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；

6）负责组织学习和培训档案治理方法、使用学问。

2、其他各部门相关人员：

1）负责在工作变动时，做好或帮助移交工作，并准时通知行政部；

2）向行政部移交合同或文件资料原件或复印件；

3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；

4）财务治理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；

3、各部门档案主管人员

1）负责部门档案的治理。

4、各部门负责人

1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置；

2）负责对本部门档案治理的监视检查。

5、各公司总监/副总

1）负责对档案治理监视检查报告的审批。

五、工作程序

1、档案资料的收集

1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进展收集，并编制部门《文件（合同）治理记录名目》。

2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进展整理，并编制《移交名目》，每季度向行政部移交。

a)归档范围及移交时间：每季度完毕后次月10日前。

b)档案资料的标识行政部及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规章见《公司档案治理规定》。

c)档案资料的日常治理：

⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当准时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作特地光盘进展编号保存；

⑵文件、合同资料要登记具体信息，并编制《文件（合同）治理记录名目》，以便检索利用；

⑶文件资料、合同要科学排列，按编号挨次存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。

d)档案借阅

⑴借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内，不能带出；确因工作需要将档案带出公司的必需经部门主管、副总经理和行政部批准，且只带复印机，不带原件；

⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必需当面点交清晰，如发觉遗失或损坏，应马上报告直接上级；

⑶借阅档案用完后，应准时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；

⑷借档人必需爱惜档案，严禁擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏行为，如发觉一次罚款200-20xx不等的罚款元。情节严峻者，按《档案法》和《保密法》赐予行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。

⑸非本公司职工或单位需查阅档案时，必需持单位介绍信或本人身份证复印件，经本公司高管领导批准后，方能在阅览室阅览，不行将档案带出档案室。

e)档案销毁

⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必需写申请销毁报告，编制销毁名目，报部门经理和部门分管副总鉴定，最终报总经理的批准，方可销毁。

⑵执行销毁任务时，必需由行政部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁名目上签字。最终，把销毁名目和部门经理、部门分管和总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。

2、档案治理细则

1）档案资料的归档范围

⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；

⑵公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、打算、决议、指示、规划、核准文件、证书等文件；

⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；

⑷公司领导的批示、指示等；

⑸重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；

⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；

⑺公司的各种工作规划、规划考核/总结、报告、统计报表及简报；

⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；

⑼本公司干部任免的文件材料、员工嘉奖、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；

⑽本公司公布的各类广告、宣传材料；

⑾本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；

⑿外出公务活动（如学习、考察、调查讨论、参与会议等）所获得或形成的档案资料；

⒀财务档案资料；

⒁各种实物档案；

⒂其他具有利用和保存价值的文件资料。

3、档案资料的归档要求

⑴归档的文件资料必需完整、真实、精确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必需齐全。

⑵一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以依据需要，按二份原件存档。经办部门依据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥当保存，行政部以影印本归档。

⑶声像档案摄录必需具体记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必需是原版，在清楚、完整的特别状况下可归档拷贝件。

⑷电子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。

⑸各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必需原件归档，并保持其完好无损。

4、档案资料的归档时间

⑴即时归档以下文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理完毕或取得后即时归档：

a)公司规定的密级文件；

b)重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；

c)合同、协议书等正本及过程资料；

d)公司干部任免的文件材料以及关于职工嘉奖、处分、考核的文件材料；

e)其他认为需要即时归档的资料。

⑵定期归档

a)部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行政部；

b)部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政部；

⑶电子声像档案的归档

a)重要电子声像档案应实时进展、随办随归。

b)一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。

c)每年3月底前必需向行政部移交上一年度的全部归档电子文件数据集，行政部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。

5、档案交接

⑴部门内档案交接部门档案治理人员（兼）工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政部见证。

6、档案移交公司的流程

a)移交前，应对破损、字迹集中或纸张太小的文件进展修裱、复制或加边，对大小不一、长短不齐的文件折叠理齐。

b)采纳碳素墨水钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔或铅笔填写，要求字迹工整、清晰、精确。

c)结合文书材料的形成时间、彼此联系进展排列。批复在前，请示在后；

正件在前，附件在后；

正本在前，定稿在后；

结论在前，依据在后。

d)经办部门检查文件或档案，编制移交清单；

e)行政部依据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；

f)档案完整、齐全且符合公司要求，移交纸质移交清单及电子档移交清单，确认无疑后双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份；

7、档案保管

⑴档案编号

a)档案按类别应给予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有肯定范畴，不能笼统模糊。

b)档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将全部分类各级名称及其代表数字编号，用肯定挨次依次排列，以便查阅。

c)档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。

d)档案分类及编号的增补、修订等由行政部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随便修改。

e)建立《档案名目》存于案卷盒内，便于查阅。

8、附则：本方法由公司行政部制定并负责解释。

公司档案治理制度篇二

1、员工原始档案是指员工的正式人事资料。凡本企业录用的具有本市城镇户口的员工，其原始资料由本企业调入、保管。

2、凡本企业录用的具有城镇常住户口的员工，自签订劳动合同试用期满后，按本企业调档要求，将本人档案调至人资行政部。因特别状况不能再指定期限内完成调档手续的，本人须向人资行政部提交具体的书面说明材料，未经批准不调档者或逾期未调档者企业有权与期解除劳动合同。

3、原始人事档案资料的验收、补充、鉴别、归档和保管由人资行政部负责办理。

4、查阅原始人事档案治理规定：

（1）查阅员工原始人事档案前必需填写《查阅员工人事档案申请单》，经主管领导审批后，由人资行政部统一办理，其它任何部门无权查阅员工原始档案。

（2）查阅员工原始人事档案所获资料，由人资行政部统一保存或使用后统一销毁。

（3）员工存档卡由人资行政部负责统一保管，员工离职办理完毕各种手续后，退回本人或由人资行政部负责办理原始档案调出手续。

（4）非本企业人员查阅原始档案，原则上不予办理，政府职能部门如查阅员工原始人事的档案，按原始人事档案查阅审批程序，人资行政部协调办理。

（5）员工在本企业工作期间，如有些状况需存入其原始人事档案中，需填写《员工原始人事档案补充资料申请表》，经主管领导审批后，由人资行政部办理。

5、员工业绩、培训档案：

员工业绩、培训档案是自员工上岗之日起建立的档案资料，包括员工的身份证、学历证书等相关证件的复印件，员工在工作期间的各种培训及对员工评价、考核等。

（1）人资行政部负责员工的培训、业绩档案的整理归档及日常治理。

（2）员工培训、业绩档案实行分级治理。部门主管级以上的员工档案单由人资行政部部长或其指定负责人进展日常治理。主管级以下（不含主管级）培训、业绩档由人事文员治理。

（3）部门部长可以调阅本部门员工的培训、业绩档案。

（4）员工培训、业绩档案按国家有关档案治理规定记入员工的人事档案。

（5）员工离职后，员工的培训、业绩档案由人资行政部留存作为备查。

公司档案治理制度篇三

一、档案的建立。

1.1档案的建立按以下流程建立：收集--整理--分类--编号--登记--输入电脑--入柜--利用--检查

1.2明确建档内容，实行系统收集、集中治理。

1.2.1房屋档案：包括本物业的设计、施工文件、资料、图纸、工程竣工验收资料等；

1.2.2设备设施档案：包括各种设施设备的线路图纸、使用说明书、购入使用时间、使用许可证、年检合格证、修理保养合同及修理保养记录等；

1.2.3业主档案：包括业主入住时所填写的“业主概况表“、“业主公约“、“入住契约“、“前期效劳协议“、“接房登记表“等。

1.2.4文秘档案：包括业主公约、商家公约、业委会决议、物管政策法规、市区房管局的文件以及对本物业进展治理的各项规章制度等；

1.2.5员工档案：包括员工供职申请表、简历、身份证复印件、上岗证、学历证复印件、职称证复印件、工作变动记录、奖惩记录等；

1.2.6财务档案：包括各种帐簿、会计记帐凭证、财务报表、纳税报表、修理基金使用的预算、规划、业委会批准使用的文件等。

1.3建档要求：制度化、标准化、电脑化。

二、档案治理

2.1为避开档案的损坏、遗失，使重要档案能永久保存，而又便利常常使用，对使用频率较高的档案实办公室对原始档案进展严密治理，并保存复印件。

2.2档案治理要求：

2.2.1进展标准化的档案治理。

2.2.2采纳多种形式的信息储存方式，如电脑磁盘、胶卷、照片、图表等，并采纳适当的保存方法。

2.2.3加强保密意识培育，确保档案在使用过程中的安全、不丧失、不泄密。

2.2.4实行档案治理手段的现代化，运用计算机检索手段，开发多媒体信息查询系统。

2.2.5坚持档案资料收集的系统化。

2.2.6作到档案分类科学化。档案按内容分类，逐一编号，登记造册，编辑名目，按工作部门分柜保存。

2.2.7实行档案治理工作检查常常化。每季度对档案文件的形成、积存、整理、归类要进展一次全面的检查。

公司档案治理制度篇四

第1条档案的治理：

（一）办公室是档案的执行治理部门，并由专人负责档案治理；

（二）但凡能精确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必需准时归档；

（三）档案治理人员坚持文书随时立卷归档，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作，档案内容包括从成立之日起每年在经营治理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料；

（四）档案治理使用专用电脑，建立电子档案和索引名目以备科学查档；未经办公室同意，其它员工一律不得擅自使用。

第2条档案归档范围：

（一）公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；

（二）政府、工程批文、合同，公司董事会形成的文件材料；

（三)反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）；

（四)资金借贷、业务往来方面的文件材料(含合同、重要报表、银企联系函件等）；

（五)公司制度体系、会议纪要、内部发文(工作流程、公司打算等），进展规划、工作总结等；

（六)工程进度规划掌握文件(含业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸，工程部门留用复印件备份等；

（七)公司各部门年度工作规划(财务资金规划由财务部归档）；

（八）公司有效证照、证件；

（九）具有法律效力及保存价值的文件；

（十）公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；

（十一）员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等；

（十二）公司获得的各种社会荣誉资料；

（十三）会计统计、年度规划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关财务类文件材料（此类档案由公司财务部自行保管存查）；

（十四）组织人事教育培训、员工变动表、花名册、教育培训；

（十五）其他需要归档治理的资料，包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位供应和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

第3条档案立卷要求：

（一）办公室应准时做好档案归档分类保管工作；财务和物业应自行准时的将需归档的文件、报表等材料整理立卷以便存查；

（二）公司各部门应准时向办公室移交发生的档案材料，如材料还需使用，也应向交办公室立卷归档后再办理借阅手续；各部门必需严格遵守归档制度，不得无故延期或不交归档的文件材料；

（三）各部门向办公室提交档案时，要严格履行移交手续；档案治理人员按文件材料分类造册，并在存档资料表上注明移交人、存档人、存档时间；

（四）档案立卷要求遵循公司档案的形成规律和特点，保持档案质检的有机联系，区分不同的价值，便于保管和利用；

（五）卷内档案材料应按材料排序，依次编写页号；

（六）有关卷内材料的状况说明，都应逐填写在名目备注内；

（七）案卷封面，应逐项按规定用钢笔或签字笔书写，字迹要工整、清楚。

第4条档案归档时间:

（一）公司每半年进展一次集中清理归档工作并作出归档结论；

（二）财务部门需按时间要求将档案归档清整结论状况以书面形式报总经理批示后交办公室存查；

（三）物业公司档案按公司工作要求清整状况及结论报办公室存查；依据公司要求独立建立清查归档并将结果书面报办公室存查。

第5条档案的借阅:

（一）借阅档案需按规定办理借阅手续，在规定的范围内查阅。不得在档案上涂改、勾画、裁剪、抽取、拆散、调换、撕毁等损坏档案行为，并应准时归还。

（二）各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案治理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅；

（三）公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门负责人批准，否则不予借阅；

（四）借阅档案必需严格履行登记手续，归还的档案要进展检查、清点，并在登记薄上注销；

（五）借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特别状况需要转借或携带档案外出时，须经公司总经理批准；

（六）借阅的档案用完后，应准时归还，借用时间一般不得超过10天；档案治理责任人需追述借阅归还并做好记录；

（七）借阅人对档案要妥当保管，不得遗失；

（八）凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理；

（九）会计档案一律不准外借。内部调阅应经财务同意并报总经理批准。外单位因特别需要，查阅有关会计档案时，应持正式公文，并经总经理同意。查阅会计档案时不得将档案带出公司；如需摘抄、复印，应经总经理同意方可办理。

第6条档案保密级别:

（一）档案分一般档案和密级档案两类。档案的密级由公司总经理核定签注；

（二）有密级的档案需经公司总经理或授权办公室主任同意翻阅和复印使用；

（三）有密级档案只限档案治理员治理；

（四）一般档案治理，属业务工作使用范畴，对内予以准时供应利用；对外按借阅手续经办公室主任批准办理。

公司档案治理制度篇五

一、制度内容

为做到客户效劳部与客户的良好沟通，把握客户的人员构成、公司性质、物业费交纳状况等，有必要建立一套综合的客户信息系统，而客户档案可以帮助客户效劳部以最便捷的方式供应以上信息。因此，为充分利用客户信息并治理好这些信息，特建立此制度。

二、治理目标

客户档案资料全面、精确、有效。

三、适用范围

客户档案资料的治理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。

一般客户档案包括以下的。资料：

1、收集客户单位资料

2、客户缴费记录包括各样应付之押金

3、客户装修工程文件

4、客户迁入时填具之资料

5、客户资料补充

6、客户联络资料

7、紧急事故联络人的资料

8、客户与治理处往来文件

9、客户违规事项与欠费记录

10、客户修理记录

11、客户投诉记录

12、客户单位有关的工程档案（与二次装修工程有关资料）与工作程序

四、留意事项

1、准时上行下达客户与治理之间的学问、报告、通知、通报，传送文件应准时、精确，仔细地登记并制作各种表格。

2、协调与客户之间的关系，加强横向沟通；

3、做好与客户有关各类文件的档案工作，并定期整理，以备随时查询及跟进；

4、接听客户投诉，解决客户投诉；

5、接听客户工程报修电话，准时联系修复。

4、物业公司档案治理规章制度

1、办公室负责指定接待员、档案员负责业主档案的信息收集、治理及整理工作；

2、专管人员须将业主的档案资料分户建立、逐一保存，建立统一名目，同时建立电子档备份。各类信息具体排列，以便查阅；

3、客户信息档案的内容包括：业主收楼及验收文件、装修文件、日常修理文件、缴费文件、回处理文件及投诉建议等其他文件；

4、专管人员须仔细填写各项记录表，纸文档与电子文档同时进展。准时跟进业主档案的变更，保证信息的精确性；

5、业主档案信息应严格治理，留意保密。严禁非相关人员查阅，以爱护业主的隐私，维护公司良好形象；

6、为确保文档安全，文件柜要做好防火、防盗、防潮、防虫工作；

7、业主档案永久保存，准时与业主沟通，准时变更业主信息，保证其精确性。

公司档案治理制度篇六

一、目的

加强文件档案治理，标准公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、精确性和系统性。供应符合公司需求和保证治理体系有效运行的证据。

二、适用范围

适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。

三、术语和定义

1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业治理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

2、档案治理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、供应利用等活动。

四、职责

1、行政人事部：

1）负责公司档案的集中治理和制度执行及检查工作，并负责催促指导部门档案治理；

2）建立健全公司档案治理制度，指导、监视和检查执行状况；

3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；

4）负责公司档案的利用和销毁治理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；

5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；

6）负责组织学习和培训档案治理方法、使用学问。

2、其他各部门相关人员：

1）负责在工作变动时，做好或帮助移交工作，并准时通知行政人事部；

2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；

3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；

4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；

3、各部门档案主管人员

1）负责部门档案的治理。

4、各部门负责人

1）负责对部门档案治理监视检查。

五、工作程序

1、档案资料的收集

1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进展收集，并编制部门《文件（合同）治理记录名目》。

2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进展整理，并编制《移交名目》每季度向行政人事部移交。

a)归档范围及移交时间：每季度完毕后次月10日前。

b)档案资料的标识各部门对各自保管的档案资料编号，编号规章见后。

c)档案资料的日常治理：

⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当准时存放于指定电脑硬盘内。

⑵文件、合同资料要登记具体信息，并编制《文件（合同）治理记录名目》，以便检索利用。

⑶文件资料、合同要科学排列，按编号挨次存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。

d)档案借阅

（1）借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内，不能带出；必需带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；

⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必需当面点交清晰，如发觉遗失或损坏，应马上报告直接上级；

⑶借阅档案用完后，应准时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；

⑷借档人必需爱惜档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；

e)档案销毁⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必需写申请销毁报告，编制销毁名目，报部门总经理批准，批准前方可销毁。

⑵执行销毁任务时，必需由行政人事部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁名目上签字。最终，把销毁名目和批准手续文件，一并存档永久保存。

2、档案治理细则

1）档案资料的归档范围

⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；

⑵公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、打算、决议、指示、规划、核准文件、证书等文件；

⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；

⑷公司领导的批示、指示等；

⑸重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；

⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；

⑺公司的各种工作规划、规划考核/总结、报告、统计报表及简报；

⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；

⑼本公司干部任免的文件材料、员工嘉奖、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；

⑽本公司公布的各类广告、宣传材料；

⑾本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；

⑿外出公务活动（如学习、考察、调查讨论、参与会议等）所获得或形成的档案资料；

⒀财务档案资料；

⒁各种实物档案；

⒂其他具有利用和保存价值的文件资料。

3、档案资料的归档要求⑴归档的文件资料必需完整、真实、精确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必需齐全。

⑵一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以依据需要，按二份原件存档。经办部门依据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥当保存，行政人事部以影印本归档。

⑶声像档案摄录必需具体记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必需是原版，在清楚、完整的特别状况下可归档拷贝件。

⑷子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。

⑸各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必需原件归档，并保持其完好无损。

4、档案资料的归档时间⑴即时归档以下文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理完毕或取得后即时归档：

a)公司规定的密级文件；

b)重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；

c)合同、协议书等正本及过程资料；

d)公司干部任免的文件材料以及关于职工嘉奖、处分、考核的文件材料；

e)其他认为需要即时归档的资料。

⑵定期归档a)部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行政人事部；

b)部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政人事部；

⑶电子声像档案的归档a)重要电子声像档案应实时进展、随办随归。

b)一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。

c)每年3月底前必需向行政人事部移交上一年度的全部归档电子文件数据集，行政人事部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。

5、档案交接⑴部门内档案交接部门档案治理人员（兼）工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政人事部见证。

6、档案移交公司的流程a)经办部门检查文件或档案，编制移交清单；

b)行政人事部依据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；

c)档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份；

7、档案保管⑴档案编号a)档案按类别应给予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有肯定范畴，不能笼统模糊。

b)档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将全部分类各级名称及其代表数字编号，用肯定挨次依次排列，以便查阅。

c)档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。

d)档案分类及编号的增补、修订等由行政人事部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随便修改。

e)建立《档案名目》存于案卷盒内，便于查阅。

8、附则：本方法由公司行政人事部制定并负责解释。

六、相关记录

1、《文件（合同）治理记录名目》

2、《文件档案移交名目》

3、《档案移交清单表》

4、《档案借阅审批单》

5、《档案分类编号表》

6、《档案治理流程》文件（合同）治理记录名目记录编号:日期：

序号文件（合同）编号标题需抄送的相关部门接收原/复接收人备注部门移交名目记录编号:日期：

序号文件（合同）编号标题名称页数原/复备注移交单位移交人日期收件单位日期注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。

记录编号:移交性质档案类别合计移交说明接收意见档案移交清单表日期：

□离职□调岗□归档档案所属年度保管期限数量永久长期短期移交人：

公司档案治理制度篇七

为标准和加强公司安全生产档案（台账）、记录治理工作，确保各项安全生产档案（台账）的精确和完善，通过安全生产档案（台账）的记录、整理和归档，不断增加安全治理工作的针对性、系统性和可追溯性、闭合性，提高公司安全生产监视治理水平，结合公司实际，特制定本制度。

1、安全生产档案（台账）：是指各部门、工程部全生产治理过程中形成的具有保存价值的各种文件资料、图像、声像、电子等不同形式的历史记录。

2、数据电文：是指以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收和储存的信息。

3、公司安全治理部负责公司安全生产档案（台账）的综合治理工作，对各工程部、各部门安全生产的档案治理工作进展监视、检查。负责依据公司的相关规定拟定公司安全记录归档和保管、使用、统计等相关规章制度。负责公司各类安全生产记录的分类、编号和备案工作。

4、各部门分别负责本部门职责范围内的安全生产档案（台账）治理工作。统一使用公司制定的格式进展安全生产记录。

5、各工程部负责本工程部安全生产档案、记录治理，填写、收集、整理、保管、利用本工程部在安全生产治理活动中形成的各类记录。

6、各工程部的安全生产治理部门及各职能部门根据本单位的《安全生产治理体系文件》及相关制度履行相应职责。

7、安全生产委员会或安全生产领导小组人员名单及变动记录。

8、安全生产组织机构、安全生产治理网络图等。

9、安全生产责任制度、安全生产治理制度（云南省安全生产条例规定的11项制度必需建档）等文件。

10、与工种岗位和设备工具相对应的安全操作规程和使用规程。

11、上级有关安全生产监视治理部门制定和下发的制度性文件、通知、通报等。

12、安全治理人员花名册、相关人员证书（含三类人员证书、注册安全工程师等相关资格证书）。

13、年度安全生产工作总结和规划、阶段性专项安全生产工作总结。

14、安全生产责任书、安全生产责任目标分解、执行、考核记录。

15、安全生产教育培训台账包括以下方面内容：

16、安全宣传教育培训规划（含特种作业人员教育）、学习、活动资料；

17、危急化学品治理人员花名册及相关身份证明、资格证书；

18、依据安全生产工作需要，临时组织的各类会议，包括传达贯彻上级文件，收看收听电视电话会议通知、记录、纪要等；

19、重大危急源的检测、评估、监控报告或记录；

20、针对重大危急源制定的应急预案，包括危急性分析、可能发生的事故特征、应急组织机构与职责、预防措施、应急处置程序、应急培训和应急保障等内容；

21、重大危急源监视治理：名称、负责人、地点（部门）、联系人、联系方式；

22、职业安康目标治理和责任制，单位负责人及治理人员职业卫生培训证明（复印件）；

23、职业安康治理制度，职业病防治法律、法规、标准、标准、文件；

24、年度职业安康规划和实施方案，个人防护用品发放（使用）记录，职业安康宣传教育培训记录（培训规划、培训考核记录、宣传图片、纸质和摄像资料）等；

25、用人单位职业监护档案，职工个人职业安康监护档案，接触职业危害人员登记表及体检记录（上岗前、在岗、离岗时的职业安康检查表），职业病人登记表，职业病人诊断证明等；（假如有）

26、相关方单位资质及签订的安全协议（合同）、安全告知等；

27、相关方特种作业人员资质证明（复印件）；

28、外用工、外包工等外来务工人员的教育记录；

29、专业安全检查、季节性检查、重大节假日安全检查记录及考核记录（或安全检查表）；

30、专项安全检查及考核记录（或安全