费用支出及报销管理制度

费用支出及报销管理制度

程序及报销限制（一）、财务部门审核程序：1.审核单据的真实性、合法性、有效性；2.审核单据的填写是否规范、完整、准确；3.审核单据的费用是否符合公司规定的标准；4.审核单据的金额是否与票据一致；5.审核单据的报销时间是否符合公司规定。（二）、报销限制：1.各项费用支出必须符合公司的规定标准，不得超出预算；2.各项费用支出必须符合公司的实际需要，不得有浪费行为；3.各项费用支出必须有真实、合法、有效的票据，不得虚报、冒领、私分；4.各项费用支出必须经过规定的审批程序，不得擅自决策、违规操作。第四条责任追究对于违反本制度规定的行为，将按照公司的相关规定进行处理，对于严重违规行为将追究相关人员的责任，包括但不限于扣发工资、扣发奖金、调整职务、解除劳动合同等处罚措施。第五章附则本制度自发布之日起实施，如有需要修改，应经公司领导同意后方可修改。未尽事宜，按照集团公司有关规定执行。审核包括部门审核和财务审核。部门审核由各部门负责人负责，部门主管领导签字。财务审核则由财务部人员负责。部门审核的内容包括：1.审核支出及报销内容是否真实、合法、合理；2.审核支出及报销内容的归属；3.必要时部门负责人应对支出及报销费用的内容做出合理的解释。财务审核及付款审批的内容包括：1.原始凭证是否真实合法，内容是否完整，书写是否规范，数量、单价、金额填写是否正确；2.购买实物的原始凭证，是否有手续完备的验收证明；3.购买固定资产、无形资产等重大支出的合同要件是否齐全；4.相关的各级审批手续是否齐全；5.票据粘贴是否规范；6.如发现虚报、瞒报和使用非法票据等不法行为，财务部将不予报销，情节严重者将通过有关部门追究其法律责任。报销责任的界定如下：1.各部门人员对所报销项目的真实性、准确性、及时性负责；单据的合法性、完整性负责；2.各部门主管负责人对报销内容的真实性、完整性、必要性负责；3.财务部对报销项目审批手续的完整性、单据填写的规范性、费用计算的准确性、付款的安全性及单据的真实性负责。差旅费是指公司职工因公外出，发生的城市间交通费、住宿费、餐费、订退票手续费、托运费及各项出差补助等。对于差旅费的报销，各部门人员需要填写《出差人员申请表》，并经部门负责人确认，报总经理审批，送至人力资源部留存，作为记录考勤和报销凭证。员工出差完毕后一周内，凭有效日期证明（如机票、车票等）根据财务要求到财务部办理报销，申请出差补贴等手续。对于交通费、住宿费及餐费的报销标准，交通费在规定标准内据实列支，出差人员可根据不同情况选择出行方式，价位选择要适中，不得铺张浪费。餐费实行限额管理，员工外出出差在工作时间范围内（9:00-19:00）报销中餐，19:00之后报销中餐及晚餐；餐费标准为15元/餐，夏季高温期间(6月1日-9月30日)为20元/餐。限额内凭餐费发票或收据据实报销，超限自负。住宿费实行限额管理，根据不同地区分为A类、B类、C类，具体标准由公司规定。住宿费标准分为A类地区和B类地区，分别为260元以下/天和200元以下/天。超出限额的部分需要自行承担费用。报销住宿费必须提供正规发票，并填写单位名称、住宿日期、天数、单价和金额等信息。为了业务需要宴请客户，需要得到总经理的批准后才能报销招待费。同时，出差人员当天的餐费补贴也会根据总经理的要求适当扣减。业务招待费是为了满足企业业务经营的合理需求而支付的交际应酬费用。包括招待来访客人的烟酒、茶叶、水果费用，宴请客人的用餐费用和赠送客人的礼品费用等。在支付招待费时，应遵循对等接待、厉行节约，控制人数、减少次数的原则。办公费是各部门购买办公用品、书报资料、印刷品等所发生的费用。行政部门负责购置、管理和登记办公用品，其他部门自行购买的办公用品将不予审核和报销。领用办公用品时需要填写“办公用品领用表”并签名。报销办公费时，需提供办公用品购置清单，标明数量、单价、金额，并加盖供货单位公章。固定资产是指为生产经营管理而持有，使用寿命在一年以上的资产。各部门购置固定资产时需要填写请购单，报送总经理审批，董事长签字后，由采购部门主管负责采购。采购一万元以上的固定资产需要签订购销合同，50万元以上的固定资产采购需履行招标程序。购回固定资产后，需要到有关管理部门办理出入库手续，并将出入库单随发票一起报销。固定资产使用部门、管理部门和财务部门分别负责对固定资产进行管理和核对账目。低值易耗品是指不够固定资产标准又不属于物料消耗范围的劳动资料。各部门购置低值易耗品时需要填写请购单，报送总经理审批，董事长签字后，由采购部门主管负责采购。报销时需要提供发票，并注明品名、规格、数量、单价和金额等信息。低值易耗品的管理由仓管部门按照类别设置台账进行，财务部门负责数量和金额核算。如果低值易耗品的耐用时间超过一年，无论每次购置数量多少，都应视为固定资产管理。附则：第一条：本制度在总经理审批备案后生效。第二条：本制度的解释和修改权归公司财务部门所有。附件：《出差人员申请表》出差人员申请表申请人：部门